كيفية منع فوضى البريد الوارد للفريق

إذا كنت مثل موظف مكتب نموذجي ، فيجب أن تكون 121 رسالة بريد إلكتروني غير مقروءة في صندوق الوارد الخاص بك الآن.  

بحلول الوقت الذي تنتهي فيه من قراءة هذا المنشور ، يجب أن يكون هذا الرقم مرتفعا بعدد قليل (نعم ، تحقق من ذلك!). وهذا فقط لرسائل البريد الإلكتروني التي تلقيتها اليوم.

ومما زاد الطين بلة ، إذا كان فريقك يستخدم صندوق وارد مشترك ، فتوقع عددا أكبر من رسائل البريد الإلكتروني.

الآن لمواكبة كل رسائل البريد الإلكتروني هذه ، ربما تقضي 2.5 ساعة يوميا في التحقق باستمرار من صندوق الوارد الخاص بك. قم بإجراء العمليات الحسابية ليلة الجمعة ، وكنت ستقضي 13 ساعة عمل في صندوق الوارد.

في عالم يتم فيه إرسال 347 مليار بريد إلكتروني يوميا ، و 241 مليون بريد إلكتروني في الدقيقة ، و 4.1 مليون بريد إلكتروني في الثانية - فإن مواكبة جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك يكاد يكون مستحيلا. وبالتالي ، فإن فرصك في الحصول على " البريد الوارد صفر" هي حرفيا - صفر!

ومع ذلك ، إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني هذه غير مدارة ، فسرعان ما تشوش صندوق الوارد الخاص بك. 

وكما قال بيتر والش - 

"الفوضى ليست مجرد أشياء على أرضيتك - إنها أي شيء يقف بينك وبين الحياة التي تريد أن تعيشها."

يضغط صندوق الوارد المزدحم على الموظفين ، ويزيد من اضطراب العملاء ، ويقلل من إنتاجية الفريق ، ويعيق نمو الشركة. 

كيف تمنع هذه الفوضى؟ ما هي الأسباب؟ وما هي الاستراتيجيات التي تضعها للتأكد من أنها لن تزعج فريقك مرة أخرى -؟ كل هذه وأكثر هي ما سنغطيه في هذه المقالة. 

لكن أولا:

ما هي فوضى البريد الوارد للفريق؟

فوضى البريد الوارد للفريق هي التراكم الهائل لرسائل البريد الإلكتروني في صندوق وارد مشترك يستخدمه الفريق. 

بسبب هذه الفوضى ، غالبا ما يجد أعضاء الفريق صعوبة وتستغرق وقتا طويلا للعثور على المعلومات ذات الصلة لحل المشكلات الداخلية والخارجية. 

على سبيل المثال ، يتلقى صندوق الوارد للفريق الذي يستخدمه فريق دعم العملاء مئات رسائل البريد الإلكتروني يوميا من العملاء. إذا لم يتم تنظيم رسائل البريد الإلكتروني وتحديد أولوياتها بشكل كاف ، فسيصبح صندوق الوارد الخاص بفريقك مزدحما قريبا. في هذه الحالة ، سيكون لدى فريق الدعم الخاص بك مزيج من مشكلات العملاء التي تم حلها والتي لم يتم حلها ورسائل البريد الإلكتروني المكررة. كل هذا يمكن أن يؤدي إلى خلاف مستمر بين أعضاء الفريق ، مما يجعل من الصعب عليهم الأداء بفعالية. 

📚 → ذات الصلة كيفية إدارة صندوق وارد مشترك مثل المحترفين.

ما الذي يسبب فوضى البريد الوارد للفريق؟

عندما يكون صندوق الوارد الخاص بفريقك غير منظم ومليء بالمعلومات ذات الصلة وغير ذات الصلة ، تصبح الفوضى هي الأخرى في اليوم. 

ومع ذلك ، فإن البريد الوارد للفريق المزدحم ليس سوى جزء من مشكلة أكبر ناتجة عن "الحمل الزائد للبريد الإلكتروني".

ما هو الحمل الزائد للبريد الإلكتروني؟

الحمل الزائد للبريد الإلكتروني هو ببساطة عدم القدرة الساحقة على إدارة صندوق الوارد الخاص بك. يحدث هذا عندما يكون صندوق الوارد الخاص بك "ممتلئا جدا" برسائل البريد الإلكتروني التي لا يمكنك مواكبة ذلك. 

فيما يلي علامات الحمل الزائد للبريد الإلكتروني: 

• تتلقى رسائل بريد إلكتروني زائدة للمتابعة
• أنت تتحقق باستمرار من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك فقط لمواكبة
• لديك عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة
• تواجه صعوبة في تنظيم رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها في الوقت المحدد 
• تشعر بالإحباط في أي وقت تتحقق فيه من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك
• تواجه صعوبة في العثور على المعلومات ذات الصلة في صندوق الوارد الخاص بك

عندما تلاحظ واحدة أو أكثر من هذه العلامات ، يكون صندوق الوارد الخاص بفريقك مزدحما. وبعض الأسباب تشمل: 

عدد كبير جدا من رسائل البريد الإلكتروني من مصادر خارجية (البريد العشوائي)

عندما يتلقى البريد الوارد لفريقك رسائل بريد إلكتروني غير مرغوب فيها بشكل متكرر، فإنك تعرض سلامة هذا البريد الوارد للخطر - خاصة إذا كانت تحتوي على محتوى ضار. سيعطي هذا أعضاء فريقك صعوبة في العثور على معلومات مهمة ، حيث سيتعين عليهم التمييز بين رسائل البريد الإلكتروني الشرعية والبريد العشوائي. 

إليك مثال سريع ، لنفترض أن فريقك يستخدم علبة وارد مشتركة للرد على استفسارات العملاء. ومع ذلك ، يتلقى نفس البريد الوارد أيضا مئات رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها يوميا التي تحتوي على العديد من محاولات التصيد الاحتيالي. إذا لم يكن فريقك مجهزا جيدا لإدارة البريد الوارد الخاص به ، فمن المحتمل أن يقدم معلومات قيمة عن العملاء إلى مرسلي البريد العشوائي.  

📚 → ذات الصلة 27 قوالب خدمة عملاء مضمونة للبريد الإلكتروني

💡نصيحة للمحترفين → يمكنك استخدام ميزات محادثة Trinko لوضع علامة على محادثة كرسائل غير مرغوب فيها.

عدم وجود اتصال واضح وتواصل داخل الفريق

عندما لا يفهم أعضاء الفريق أدوارهم ومسؤولياتهم داخل الفريق وينقلونها بشكل كامل ، يعاني صندوق الوارد للفريق. هذا يؤدي إلى تكرار الجهود ورسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم الرد عليها والمواعيد النهائية الفائتة. 

إذا استمر هذا لفترة كافية ، يصبح صندوق الوارد للفريق فوضويا ومثقلا بالعديد من رسائل البريد الإلكتروني. 

إليك سيناريو ، افترض أنك تقود فريقا مكونا من 100 شخص ، ويرسل أحد أعضاء الفريق بريدا إلكترونيا إلى الفريق بأكمله للاستفسار عن حالة المهمة. 

ومع ذلك ، فشل عضو الفريق هذا في تحديد من كان المقصود من البريد الإلكتروني. قد يشعر أعضاء الفريق الآخرون بأنهم ملزمون بالرد على البريد الإلكتروني بمساهمتهم في المهمة. 

لسوء الحظ ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة التحميل على البريد الوارد دون أي تأثير ذي مغزى على تقدم المهمة الأولية. 

📚 → ذات الصلة كيفية تدريب أعضاء الفريق على الاستخدام الفعال لصندوق الوارد للفريق

💡نصيحة احترافية → عند إنشاء فريق في Trengo ، يمكنك استخدام ميزة " أذونات الموظفين" لتعيين أدوار مختلفة (المسؤول ، المشرف ، المستخدم ، المستخدمون الخفيفون) لأعضاء الفريق المختلفين.

عدم وجود نظام لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني وتحديد أولوياتها

عندما ترسل وتستقبل كميات كبيرة من رسائل البريد الإلكتروني يوميا ، يمتلئ صندوق الوارد الخاص بك بسرعة. بدون وجود نظام لتنظيم وتحديد أولويات جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة ، قد يصبح من الصعب إدارة ذلك. 

وعندما يحدث هذا ، قد يواجه فريقك مشكلات مثل: 

• الردود المتأخرة و / أو المكررة على رسائل البريد الإلكتروني الداخلية والخارجية.
• انخفاض كفاءة الفريق بسبب الوقت المستغرق في البحث عن المعلومات ذات الصلة في صندوق الوارد للفريق.
• تأخر الردود على رسائل البريد الإلكتروني بسبب سوء عملية الفرز.
• زيادة فرصة فقدان أو فقدان الرسائل المهمة. 

📚 → ذات الصلة كيفية استخدام حساب بريد إلكتروني واحد مع عدة مستخدمين

💡نصيحة احترافية → يمنحك Trengo جميع الميزات المفقودة للبريد الإلكتروني في صندوق وارد مشترك قوي - كل ذلك مع الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك منظما. جربه الآن!

الافتقار إلى الأتمتة (القواعد والردود التلقائية والردود السريعة)

تعد إدارة رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة يدويا في صندوق وارد مشترك غير فعالة وتستغرق وقتا طويلا وغالبا ما تكون عرضة للخطأ. يمكن أن يؤدي القيام بذلك للفريق بأكمله إلى إرباك صندوق الوارد الخاص بك ، مما يؤدي إلى اتصال غير منظم أو مفقود. 

هنا مثال. لنفترض أن فريق المبيعات الخاص بك يعالج العملاء المتوقعين يدويا. بدون نظام أتمتة ، قد يتم تسمية العملاء المتوقعين بشكل خاطئ أو تركهم دون تعيين أو عدم متابعتهم بشكل صحيح. عندما يحدث هذا ، يصبح البريد الوارد لفريقك مليئا بالعملاء المتوقعين المكررين وغير المكتملة التي يصعب إدارتها. 

استراتيجيات لمنع فوضى البريد الوارد للفريق

وضع مبادئ توجيهية واضحة للتواصل الداخلي

يساعدك تنفيذ إرشادات وبروتوكولات واضحة لجميع الاتصالات الداخلية على ضمان أن جميع أعضاء الفريق على دراية كاملة بأدوارهم ومسؤولياتهم عند التواصل. 

مع هذا ، يعرف أعضاء الفريق تجنب إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني غير ذات الصلة وغير الضرورية. يساعدك هذا على تقليل الفوضى حيث يفهم الجميع نوع المعلومات المسموح بها في علبة الوارد للفريق. بالإضافة إلى ذلك ، يصبح من الأسهل إدارة تدفق المعلومات والحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك منظما. 

فيما يلي أمثلة على إرشادات واضحة يمكنك تنفيذها: 

• يجب أن تكون جميع رسائل البريد الإلكتروني موجزة ومباشرة في صلب الموضوع. 
• يجب التعامل مع المحادثات وجها لوجه من خلال قنوات الاتصال الأخرى. 
• يجب على أعضاء الفريق إرسال الرسائل ذات الصلة بالمستلم فقط. 
• لا يسمح بنسخ الرسائل - بدلا من ذلك ، ضع علامة (على سبيل المثال ، @teammember) على المستلم المعني في رسائل البريد الإلكتروني. وهذا يمكنهم من فهم سياق البريد الإلكتروني المذكور بشكل كامل.

💡نصيحة احترافية → يساعدك Trengo على دمج جميع المحادثات من قنوات مثل WhatsApp Business و SMS و Instagram DMs ورسائل Google Business والبريد الإلكتروني وما إلى ذلك - كل ذلك في صندوق وارد ذكي واحد. جرب ترينغو اليوم!

إنشاء نظام لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني باستخدام عوامل التصفية والمجلدات والتسميات

لجميع أنواع الشركات التي تتعامل مع قاعدة عملاء كبيرة ؛ من الطبيعي أن تتلقى مئات أو حتى آلاف رسائل البريد الإلكتروني يوميا. 

في هذه الحالة ، سيؤدي استخدام النظام تلقائيا إلى فرز رسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى فئات محددة بناء على الأولوية والملاءمة والمعايير الداخلية الأخرى. 

على سبيل المثال ، يمكنك إعداد نظام لتصفية رسائل البريد الإلكتروني بناء على "رقم علامة العميل" و " اسم العميل" و "سطر الموضوع" ، ثم إرسالها إلى المجلدات الخاصة بها وتصنيفها وفقا لذلك. 

👀 ملاحظة → التسميات ضرورية ، خاصة في تصنيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. على سبيل المثال ، من المحتمل أن تكون رسائل البريد الإلكتروني المسماة " الإجراء مطلوب" أو "مراجعة" أو "إشعار مهم" أو " إشعار عاجل" ذات أولوية. 

تدريب أعضاء الفريق على تقنيات إدارة البريد الإلكتروني الفعالة

في معظم الأوقات ، لا يكفي إعداد نظام. في بعض الحالات ، قد لا يتبع أعضاء فريقك الإرشادات أو لا يعرفون كيفية استخدام النظام. 

لذلك ، ستحتاج إلى تزويد جميع أعضاء الفريق بالمهارات والمعرفة اللازمة لإدارة التدفق الداخلي للاتصال بشكل فعال. 

فيما يلي بعض التقنيات لتدريب أعضاء فريقك: 

• استخدام قوالب البريد الإلكتروني أو الردود الجاهزة على رسائل البريد الإلكتروني الواردة المتكررة أو المشابهة
• جدولة تسجيل الوصول المنتظم عبر البريد الإلكتروني والتنظيف والتنظيم. 
• تجنب المحادثات المطولة لتقليل عدد الرسائل الزائدة عن الحاجة والمتابعات غير الضرورية. 

→ ذات الصلة قم بتحسين خدمة العملاء الخاصة بك من خلال إدارة البريد الإلكتروني من الدرجة الأولى 

إعداد التنفيذ التلقائي

تساعدك أتمتة علبة الوارد الخاصة بفريقك على تبسيط تدفق المعلومات عبر الفريق بأكمله. بهذه الطريقة ، لا يتعين على أعضاء الفريق إضاعة الوقت في المهام المتكررة. 

على سبيل المثال ، مع Trinko ، يمكنك أتمتة العديد من جوانب خدمة العملاء الخاصة بك. بهذه الطريقة، لن يضطر وكلاء الدعم إلى نسخ الرسائل نفسها ولصقها يدويا للعملاء الذين يعانون من نفس المشكلة. 

أيضا ، يمكنك إعداد الأتمتة لمساعدتك في توجيه رسائل البريد الإلكتروني أو " اختبار الاتصال" إلى أعضاء الفريق المناسبين بناء على سمات المستلم. هذا لضمان عدم التغاضي عن أي رسالة أو تسميتها بشكل خاطئ أو تفويتها. 

https://www.youtube.com/watch?v=oyOEuJ8QbXk&ab_channel=Trengo

صندوق وارد نظيف ، عقل نظيف - مع Trengo

لا يتطلب الأمر عبقريا لمعرفة أن صندوق الوارد المزدحم يعطل سير عمل الفريق ويؤثر على التواصل ويقلل الإنتاجية. لحسن الحظ ، ستساعدك جميع الاستراتيجيات التي ناقشناها هنا على تقليل حجم بريدك الإلكتروني وتمنحك إحساسا أفضل بإدارة صندوق الوارد الخاص بك. 

على الجانب الآخر ، يعد القيام بالرفع الثقيل لإدارة تدفق اتصالات الفريق مهمة شاقة. هذا هو السبب في أننا نوصي باستخدام أداة مثل Trengo لمساعدتك في إدارة صندوق الوارد الخاص بفريقك وصيانته - وحتى تنظيمه حتى تتمكن من قضاء المزيد من الوقت في المهام المهمة. 

على سبيل المثال ، باستخدام Trengo ، يمكنك إضافة تصنيفات قابلة للتخصيص إلى المحادثات للحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك واضحا ومنظما. يمكنك أيضا إنشاء مجلدات لعرض المحادثات ذات التصنيفات المحددة بسرعة. 

مع Trengo ، لا إعادة توجيه ، CCs ، BCC ، سلاسل لا نهاية لها ، أو رسائل بريد إلكتروني داخلية مرة أخرى.

هل تريد صندوق وارد للفريق خال من الفوضى؟ → ابدأ تجربتك المجانية لمدة 14 يوما مع Trengo