Cómo enviar un mensaje de invitación a un evento de WhatsApp con plantillas

Si hay algo que no puede faltar en ningún evento son los invitados. Por eso, enviar la invitación perfecta es esencial. Tus invitados no acudirán si no ven tu invitación por correo electrónico. Pero, ¿cómo asegurarte de que realmente vayan a tu evento?

Lo primero que debes tener en cuenta es elegir el medio adecuado para interactuar con los clientes. Con una tasa media de apertura del 98% y una tasa de respuesta en torno al 50%, WhatsApp es una opción que no debes dejar pasar. Enviar a tus clientes invitaciones a eventos a través de WhatsApp es una forma estupenda de informarles de tus eventos y de conseguir que confirmen su asistencia.

En este artículo, te mostraré cómo enviar invitaciones y recordatorios de eventos por WhatsApp, además de compartir algunos breves e interesantes ejemplos que puedes usar para tus eventos.

Las ventajas de enviar mensajes de invitación y recordatorios de WhatsApp

• WhatsApp permite a las marcas crear un contacto más personal con sus clientes. Los mensajes se reciben entre chats de amigos y familiares, lo que se traduce en mayores tasas de apertura y más clics. Tus clientes son más propensos a responder cuando reciben invitaciones por WhatsApp.

• WhatsApp permite una comunicación rápida y sencilla, lo que lo convierte en una gran herramienta para los organizadores de eventos. Te da la opción de enviar rápidamente actualizaciones del evento, responder a las consultas de los clientes y proporcionar información sobre el evento en tiempo real.

• WhatsApp es conversacional por naturaleza. Te permite usar emojis, GIFs y stickers para hacer tus mensajes más humanos.

• Tus clientes están acostumbrados a estar en WhatsApp. Y tus competidores no. Eso te da una gran oportunidad de destacar entre la competencia.

•  El marketing por WhatsApp es una alternativa de bajo coste en términos de gastos de marketing. Tiene costes fijos, independientemente de cuándo envíe una campaña o una difusión. Esto significa que tienes un mejor control de tus gastos, ya sea durante las temporadas altas o en periodos competitivos. Por otro lado, realizar campañas publicitarias de marketing en Facebook durante las horas punta o las temporadas altas puede suponer unos costes mucho más elevados. Esto se debe a que estás compitiendo con muchas otras empresas que están tratando de aprovechar el mismo período de tiempo, por lo que tienes que pujar más alto para conseguir que tu campaña publicitaria sea vista.

Cómo enviar un mensaje de invitación o recordatorio de un evento de WhatsApp

Puedes enviar tus invitaciones a eventos o recordatorios a tus clientes como mensajes masivos a través de la aplicación WhatsApp Business y la API de WhatsApp Business.

Un mensaje masivo es un mensaje que se envía desde un único usuario de WhatsApp Business a varios números de teléfono al mismo tiempo. Todos los receptores del mensaje lo verán llegar como un mensaje privado.

Diferencia entre la app WhatsApp Business y la API de WhatsApp Business?

❌ Con la aplicación WhatsApp Business, solo es posible enviar un mensaje masivo a un número máximo de 256 contactos a la vez.

✅ WhatsApp Business API te permite enviar un mensaje masivo a un máximo de 1000 destinatarios al día.

❌ Con la aplicación WhatsApp Business, los clientes deben tenerte guardado como contacto para que puedas enviarles un mensaje masivo.

✅ Con la API, llegas a clientes que no te tienen guardado como contacto.

La API no viene con una interfaz, por lo que tendrás que utilizar una solución como Trengo para acceder a ella.

Al enviar un mensaje masivo a través de la API, debes usar mensajes de plantilla. Estos mensajes tienen que ser aprobados por WhatsApp antes de poder enviarlos.

Una vez que estés en la plataforma y hayas solicitado correctamente tus plantillas de mensajes de WhatsApp Business, sigue estos pasos:

1. En el menú de la barra lateral, haz clic en el icono de difusión.
2. A continuación, haz clic en "Nueva difusión".
3. Rellena los campos como se explica en las secciones siguientes.

Debes rellenar la siguiente información:

• Nombre interno del mensaje
• Desde qué número enviará el mensaje
• Qué plantilla utilizar
• Qué destinatarios recibirán el mensaje
• Cuándo debe entregarse el mensaje

Cómo automatizar la confirmación de asistencia a un evento por WhatsApp

Ya sabes cómo enviar una invitación por WhatsApp, pero ¿cómo conseguir que la gente confirme su asistencia?

Tienes la opción de pedirle a los invitados que confirmen su asistencia poniendo botones de "sí" y "no" al final del mensaje. Para ello, tienes la opción de establecer una regla en Trengo para que cuando los clientes hagan clic en el botón "sí", se etiquete automáticamente como RSVP. De esta forma podrás medir cuántos invitados asistirán a tu evento.

El uso de esta herramienta de automatización simplifica la gestión de eventos para los anfitriones y organizadores.

Aquí tienes un mensaje de invitación a un evento de WhatsApp que puedes usar:

"Estimado [nombre],

Organizamos un [nombre del taller] el [fecha], de [hora de inicio] a [hora de finalización]. Los mejores expertos, como [nombres destacados], te ayudarán a alcanzar tus objetivos empresariales.

Esto es lo que podrás aprender:

[Aprendizaje clave nº 1] [Aprendizaje clave nº 2] [Aprendizaje clave nº 3]

Esperamos verte allí.

Por favor, haznos saber si asistirás a nuestro taller.

Confirma tu asistencia aquí:

Sí o no".

Recoger confirmaciones de asistencia en WhatsApp mediante un código QR

El año pasado organizamos un evento llamado WhatsApp Commerce en Trengo. Servimos a nuestros invitados pequeños bombones con los códigos QR de nuestra marca. 🍫

Cuando los asistentes escaneaban el código QR que lleva adjunto, iniciaban una conversación con nuestra cuenta de WhatsApp Business con un mensaje listo para enviar. Lo único que tenían que hacer era pulsar "enviar" para suscribirse al boletín.

También puedes recoger confirmaciones de asistencia enviando folletos del evento con un código QR.

Con este código QR, los invitados podrán iniciar fácilmente una conversación de WhatsApp y responder a tu invitación con un solo escaneo.

6 plantillas de invitación a eventos de WhatsApp listas para usar

Cuando envíes la invitación al evento, tus invitados se harán la pregunta: "¿Qué gano yo?". En el mensaje debes dar respuesta a esa pregunta. Asegúrate de incluir los puntos de venta exclusivos de tu evento.

Personaliza tus invitaciones para eventos incluyendo toda la información esencial. Usa marcadores de posición como [nombre del cliente], [lugar de celebración] y [fecha] para personalizar tus mensajes.

¿Necesitas inspiración? Échale un vistazo a estos ejemplos de invitaciones para eventos de WhatsApp.

1. "Vamos a lanzar nuestra nueva línea de productos y queremos que estés ahí 🤩 De [hora] a [hora] el [fecha], pásate por la tienda de [dirección] y conoce nuestra nueva línea de productos. ¡Podrás ganar un [producto] gratis! ¡Esperamos verte allí!"

2. "¡Hola, [nombre]! Ha pasado mucho tiempo. ¡Tenemos una noticia muy emocionante! 🥁

Organizaremos una Happy Hour virtual con los miembros de nuestra comunidad el [fecha/hora]. ¿Qué están planeando las principales marcas del mundo para 2023 y más allá? Escucha las últimas noticias de nuestros fundadores y líderes de opinión del sector.

Con presentaciones de:

[Speaker#1] [Speaker#2] [Speaker#3]

Confirma tu asistencia: [enlace]"

3. "¡Hola, [nombre]! Sabemos que estos mensajes suelen ser sobre lo que pasa en [nombre de la empresa], pero este mensaje va por ti. 😍

Hoy no estaríamos aquí sin ti, así que hemos decidido celebrar a nuestros clientes en un evento especial. Nos reuniremos en [lugar] el [fecha y hora].

Además de la oportunidad de conocerse y relacionarse, también disfrutarán de: [beneficios]

Reserva tu plaza aquí: [enlace]"

4. "¡Hola, [nombre]! ¡Este fin de semana celebramos nuestro 30 aniversario e invitamos a nuestra comunidad a una fiesta para celebrarlo! 🎉🎉🎉 Durante todo el fin de semana, ¡podrás pasarte de [hora] a [hora] para conseguir grandes ofertas y regalos exclusivos como agradecimiento por seguir con nosotros todos estos años! ¡Queremos verte por allí!".

5. "[Nombre], ¡no querrás perderte esto! 🎸

[Festival de Música] Comienza la preventa para nuestros miembros VIP.

Echa un vistazo a algunos de los increíbles artistas que se presentarán este año:

[artista1] [artista2] [artista3]

Haz clic aquí para comprar tu entrada ahora: [enlace]"

6. "Las mejores sugerencias para ti esta semana.

Echa un vistazo a lo más destacado según tus intereses.

➡️ Cumbre sobre estrategias de medios sociales [fecha] [lugar de celebración]

Reserva tu plaza [enlace].

➡️ Global Virtual MarTech Summit [fecha]

Reserva tu plaza [enlace].

➡️ Lead Generation World Londres [fecha] [lugar].

Reserva tu plaza [enlace].

Consulta todos los próximos eventos para obtener más ideas y sugerencias.[enlace]"

Empieza a utilizar los mensajes de invitación a eventos de WhatsApp para tu negocio

Las invitaciones de WhatsApp para eventos te ayudan a aumentar la participación y a ofrecer una comunicación más personalizada con tu público. Es una estrategia de marketing rentable que puede ayudarte a promocionar tus eventos con éxito.

Trengo te permite personalizar y crear plantillas para tus invitaciones a eventos, automatizar el flujo y difundirlas a todo tu público objetivo en WhatsApp. Gracias a su gran número de usuarios activos y sus elevadas tasas de apertura, WhatsApp es el lugar idóneo para impulsar el engagement y crear experiencias memorables con tus invitados.

¿Listo para empezar a enviar invitaciones de alta conversión?

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Preguntas más frecuentes (FAQ)

¿Qué debo incluir en un mensaje de invitación a un evento de WhatsApp?

Una invitación a un evento de WhatsApp convincente debe ser concisa, clara y orientada a la acción. Inclúyala siempre:

• Nombre o propósito del evento
• Fecha y hora
• Lugar de celebración o enlace en línea
• Principales ventajas o aspectos destacados (por ejemplo, ponentes invitados, ofertas especiales)
• Una llamada a la acción clara (como "RSVP here" o botones de respuesta)
• Personalización, como el nombre del destinatario, para un toque más atractivo

Con Trengo, puede personalizar fácilmente invitaciones a escala utilizando marcadores de posición y automatización.

¿Existen plantillas de mensajes de invitación de WhatsApp ya preparadas que pueda utilizar?

Sí, hay muchas plantillas que puede utilizar o adaptar. Por ejemplo:

• "Hola [Nombre], estamos encantados de invitarle a nuestro próximo taller, 'Mastering Digital Marketing', el [Fecha] a las [Hora]. Lugar: [Lugar]. Haga clic aquí para confirmar su asistencia: [Enlace]. Nos encantaría verte allí".
• "Vamos a lanzar nuestra nueva línea de productos y queremos que estés allí. De [Hora] a [Hora] del [Día], pásate por la tienda de [Dirección]. ¡Podrás ganar un [Producto] gratis! Esperamos verte allí!"

El blog de Trengo ofrece varias plantillas de invitaciones a eventos de WhatsApp listas para usar, adecuadas para diferentes ocasiones y públicos.

¿Cómo puedo enviar invitaciones masivas a eventos en WhatsApp sin que me bloqueen?

Para enviar invitaciones masivas a eventos de forma segura:

• Utilice la API de WhatsApp Business con un proveedor oficial como Trengo para enviar mensajes de difusión, en lugar de mensajes masivos manuales o no autorizados.
• Asegúrese siempre de que los destinatarios han optado por recibir sus mensajes.
• Personalice los mensajes para evitar los filtros de spam y fomentar la participación.
• Evite enviar demasiados mensajes en poco tiempo.
• Con Trengo, puedes utilizar la función de difusión para enviar invitaciones a muchos invitados a la vez, cada destinatario recibe el mensaje como un chat privado, no como un mensaje de grupo, manteniendo el proceso conforme y personal.

¿Puedo añadir botones o enlaces de confirmación de asistencia en mi invitación de WhatsApp?

Sí. Con flowbot de Trengo, puedes añadir botones de respuesta interactivos (como "Sí" o "No") a tus invitaciones de WhatsApp, para que los destinatarios puedan confirmar su asistencia con un solo toque. También puedes incluir enlaces en los que se pueda hacer clic para registrarse en el evento, obtener más información o añadir eventos al calendario. Las automatizaciones en Trengo pueden etiquetar y realizar un seguimiento de estas respuestas para una gestión eficiente del evento.

¿Puedo utilizar WhatsApp Business API para automatizar las invitaciones a eventos?

Absolutamente. La API de WhatsApp Business, integrada con Trengo, te permite automatizar todo el proceso de invitación y confirmación de asistencia. Puedes:

• Enviar invitaciones masivas con personalización
• Establezca un seguimiento y etiquetado automatizados de las RSVP
• Enviar mensajes instantáneos de confirmación y recordatorio
• Integración con herramientas de gestión de eventos y CRM para un flujo de datos fluido
• Esto agiliza la gestión del evento y garantiza que no se pierda ningún invitado.

¿Cómo puedo saber quién ha recibido o leído mi invitación de WhatsApp?

Puede realizar un seguimiento de la entrega y el estado de lectura utilizando los recibos de lectura integrados de WhatsApp (ticks grises y azules) y la pantalla "Información del mensaje". Para un análisis más profundo, la API de WhatsApp Business (con Trengo) proporciona informes detallados sobre la entrega de mensajes, las tasas de lectura y las respuestas RSVP. También puede utilizar las funciones de etiquetado e informes de Trengo para ver exactamente quién ha respondido y gestionar el seguimiento de forma eficaz.