استراتيجيات التعاون عبر البريد الإلكتروني لعلب الوارد المشتركة

عندما بدأت للتو العمل في Trengo ، اعتقدت أنه من الغريب أنه ليس لدي عنوان بريد إلكتروني شخصي (luuk@trengo.com) أو فريق (marketing@trengo.com). افترضت أن العمل وعملياته ستكون في حالة من الفوضى الكاملة ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالتعاون عبر البريد الإلكتروني.

كيف كنت سأرد على رسائل البريد الإلكتروني بطريقة فعالة ، دون البحث في آلاف رسائل البريد الإلكتروني للعثور على الأشخاص المعينين لي أو لفريقي؟

في الواقع ، يعد استخدام عنوان بريد إلكتروني واحد فقط مع أعمالنا بالكامل أفضل عرض منتج يمكنني تقديمه على الإطلاق.

في هذه المدونة ، سأشرح لماذا يجب عليك إعادة التفكير في الطريقة التي يعمل بها عملك عندما يتعلق الأمر بالتعاون عبر البريد الإلكتروني.

البريد الإلكتروني موجود ليبقى

كان هناك الكثير من الحديث عن قنوات اتصال جديدة تحل محل القنوات التقليدية مثل البريد الإلكتروني. ربما تكون قد رأيت العناوين الرئيسية التي تصرخ "WhatsApp سيحل محل البريد الإلكتروني" ، "سيحل Messenger محل البريد الإلكتروني" وبعد ذلك "البريد الإلكتروني موجود لتبقى".

تناقض أليس كذلك؟ ذلك لأن الكثير من هذه العناوين مكتوبة ببساطة لجذب القراء. تغذيها الآراء لإطلاق مشاركة جماعية في كل منشور ، لأن هذا هو ما يعمل على الإنترنت.

تزداد سرعة الابتكارات وتوافر التكنولوجيا الجديدة مع قفزنا إلى المستقبل بسرعة أعلى من أي وقت مضى. أولا ، كان لدينا بريد إلكتروني في عام 1971 ، ثم كان لدينا WhatsApp في عام 2009 والآن ، أنت تستخدم كليهما.

بعض التقنيات تحل محل غيرها ، وبعضها يضيف إليها فقط. إذا لم تكن من الجيل Z ، فمن المحتمل ألا يتم استبدال البريد الإلكتروني لك أبدا. إن التبني الجماعي للبريد الإلكتروني ، وفي الواقع أول طريقة مناسبة ويمكن الوصول إليها للتواصل رقميا مع بعضنا البعض ، يضمن أننا سنستخدم البريد الإلكتروني حتى نهاية الوقت. أو على الأقل وقتنا.

على الأرجح لن يكون هناك يوم يتخلى فيه الجميع عن عنوان بريدهم الإلكتروني ويستخدمون فجأة التخاطر للتواصل. ومع ذلك ، عندما يصبح التخاطر شيئا ، فقد يكون البريد الإلكتروني في ورطة.

حتى تلك اللحظة ، سنحتاج إلى حل لاستخدامه بأفضل طريقة ممكنة.

قيود Gmail و Outlook

Gmail (المملوكة لشركة Google) و Outlook (المملوكة لشركة Microsoft) هما عملاء البريد الإلكتروني الأكثر استخداما والأكثر شهرة. ربما تكون قد سجلت عنوان بريد إلكتروني من خلال أحد هؤلاء المزودين بنفسك. هل ما زلت تستخدم Hotmail؟ نفس القصة. تعمل هذه الأدوات بشكل جيد إذا كنت ترغب في إدارة بريدك الإلكتروني الفردي.

ولكن بمجرد أن يتعلق الأمر بالتعاون عبر البريد الإلكتروني ، فإن هؤلاء العملاء محدودون للغاية. في الواقع ، لم يتم إنشاؤها أبدا للعمل معا في المقام الأول. كان البريد الإلكتروني مخصصا دائما للمحادثات من 1 إلى 1.

فيما يلي بعض الأمثلة على الأخطاء التي يمكن أن تحدث عند العمل معا على البريد الإلكتروني في Gmail أو Outlook:

• إذا كنت ترغب في العمل معا على استفسار أحد العملاء ، فيجب عليك إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى زميلك
• لا يمكنك التواصل داخليا داخل البريد الوارد ، ولكنك تحتاج إلى أداة أخرى. مثل Slack ، على سبيل المثال.
• من شبه المستحيل إدارة أداء فريقك ، إلا إذا كنت CC'ed في كل محادثة بريد إلكتروني واحدة.
• إذا ذهب أحد الزملاء في إجازة ، فسيتعين عليك تولي محادثاته ، مما يعني أنه سيتعين عليك إدارة صندوقي بريد الوارد.

لحل هذه المشكلة ، تأتي الشركات بجميع أنواع الحلول المختلفة. من العمليات المعقدة للتعامل مع البريد الإلكتروني إلى جميع أنواع البرامج المختلفة. لكن الحل بسيط. أنت بحاجة إلى برنامج التعاون عبر البريد الإلكتروني المناسب.

التعاون عبر البريد الإلكتروني: الطريقة الحديثة

كما قلت ، نحن ندير أعمالنا بعنوان بريد إلكتروني واحد فقط (team@trengo.com) لفريقنا بأكمله. يتكون فريقنا حاليا من أكثر من 50 شخصا. هؤلاء أكثر من عدد كاف من البشر الذين يعملون من نفس عنوان البريد الإلكتروني ، إذا أردنا استخدام عميل بريد إلكتروني عادي ، فمن المحتمل أن نكون قد قتلنا بعضنا البعض في غضون أسبوع.

ومع ذلك ، مع صندوق الوارد المشترك الخاص بنا ، لا يتعين علينا أبدا إعادة توجيه بريد إلكتروني أو قراءة سلاسل CC أو تبديل البوابات باستمرار أو الانتقال إلى زملائنا لطلب المساعدة.

التفويض: تعيين رسائل البريد الإلكتروني لزملاء العمل أو الفرق

عندما تأتي رسالة بريد إلكتروني ، يمكننا بسهولة استلامها بأنفسنا أو تعيينها لزميل أو فريق آخر. هذا يمنع شيئين من الحدوث:

1. يتم تجاهل البريد الإلكتروني.
2. يتم الرد على البريد الإلكتروني أكثر من مرة.

لقد قمنا حتى بأتمتة هذه العملية من خلال وضع القواعد في أداتنا. على سبيل المثال ، إذا وردت رسالة بريد إلكتروني تحتوي على "فاتورة" في سطور الموضوع ، تعيينها على الفور إلى فريقنا المالي.

التعاون: العمل معا على صياغة الردود

هل تحتاج إلى مساعدة في الرد على رسالة بريد إلكتروني؟ ما عليك سوى وضع علامة على زملائك في سلسلة المحادثات وبدء الدردشة داخليا. دون أن يلاحظ عميلك أي شيء بالطبع.

إذا كنت قد تعرضت للإرسال إلى الوراء عن طريق الخطأ بدلا من نسخة مخفية الوجهة لشخص ما ، أو نسيت إزالة جهاز استقبال قبل التحدث عنه في سلسلة رسائل بريد إلكتروني ، فمن المحتمل أنك لا تزال تشعر بالقلق من البريد الإلكتروني. صدقني ، لقد كنت هناك. ما زلت أحصل على ذكريات الماضي في الليل.

ومع ذلك ، باستخدام ميزة التعاون الداخلي هذه ، يمكنك بسهولة إجراء محادثات خاصة دون أي CC'ing معقدة وحساسة للأخطاء.

يمكنك هذا أيضا من تخزين جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وكل ما تمت مناقشته داخليا حول حالة واحدة في سلسلة رسائل واحدة. هذا يجعل من السهل البحث عن المحادثات القديمة في السياق الكامل.

المؤسسة: إضافة تصنيفات إلى الرسائل الإلكترونية

إذا كنت تتعاون عبر البريد الإلكتروني مع فرق كبيرة ، فستحتاج إلى طريقة للحفاظ على البريد الوارد مرتبا. إذا كان لديك يوم حافل ، فأنت تريد التأكد من سهولة تحديد الأولويات.

على سبيل المثال ، إذا كان لدى العميل شكوى ، فأنت تريد التأكد من حصوله على رد في الوقت المناسب.

ومع ذلك ، فإن الاضطرار إلى قراءة جميع رسائل البريد الإلكتروني يستغرق وقتا طويلا. لهذا السبب يوفر حلنا خيار إضافة ملصقات. بهذه الطريقة ، يتعين على شخص واحد فقط قراءة رسالة بريد إلكتروني وإرفاق ملصق ، حتى يعرف بقية الفريق الفئة التي ينتمي إليها.

لقد قمنا أيضا بأتمتة هذه العملية باستخدام القواعد ، بحيث يتم تصنيف رسالة إلكترونية تحتوي على "شكوى" في سطر الموضوع على الفور على أنها "عاجلة".

لن أعود أبدا

بعد العمل مع عنوان بريد إلكتروني واحد لعدة أشهر حتى الآن ، يمكنني القول بثقة أنني لن أعود أبدا.

يمكنك إضافة المزيد من عناوين البريد الإلكتروني إلى البريد الوارد إذا كنت ترغب في ذلك ، لكنني أقدر حقا حقيقة أنه يتعين علينا فقط توصيل نقطة اتصال واحدة. نحن فقط في الوضوح بهذه الطريقة. ولكن ما الذي يناسبك بالطبع.

بالمناسبة ، نستخدم أيضا صندوق الوارد هذا لإدارة رقم WhatsApp Business واحد بشكل تعاوني ، ورقم SMS واحد ، ورقم WeChat واحد ، ورقم Telegram واحد ، وحساب Twitter واحد ، وما إلى ذلك. كل ذلك دون أن تفقد نظرة عامة واضحة على جميع محادثاتنا. 

الآن ، أغمض عينيك وتخيل التعاون مع زملائك من صندوق وارد مشترك دون الغرق في الارتباك. جميع المشاكل حلها في وقت واحد. إحباطاتك تذوب مثل الثلج في الصحراء.

المهتمه؟ جرب صندوق الوارد المشترك الخاص بنا بنفسك. أعدك أنك لن تندم على ذلك.