إليك كيف يمكن لفريقك الانتقال بسهولة إلى العمل عن بعد

في الوقت الذي تضطر فيه العديد من الفرق إلى العمل عن بعد ، يتم بالفعل اختبار بعض البرامج التي تعمل معها. وعندما يتضح أن أدواتك الحالية لا تسمح لفريقك بأن يكون منتجا وتعاونيا وفعالا كما هو الحال في المكتب ، فقد حان الوقت للانتقال.

قد يكون تغيير الأداة أمرا مرهقا ، ناهيك عن القيام بذلك مع فريق بعيد. ولأن هذه المهمة تبدو صعبة للغاية بالنسبة للمديرين، فإن العديد منهم يتمسكون حاليا بأدواتهم القديمة والمعيبة.

لهذا السبب تأكدنا من أنه من السهل تشغيل Trengo وتشغيله في أي وقت من الأوقات. Trengo هي طريقة للفرق للتعاون على جميع قنوات الاتصال الخاصة بهم (مثل البريد الإلكتروني والصوت و WhatsApp و Facebook Messenger والدردشة الحية) في صندوق وارد واحد. بغض النظر عن المكان الذي تعمل منه.

1. إعداد صندوق الوارد الخاص بك بسهولة في أي وقت من الأوقات 📖

لا أحد يريد أن يضيع الكثير من وقته الثمين في الاضطرار إلى معرفة كيفية استخدام برنامج الدعم عن بعد الجديد. خاصة وأن إدارة فريق بعيد ربما تستغرق بالفعل ما يكفي من وقتك.

لهذا السبب ركز مطورونا على تبسيط عملية الإعداد قدر الإمكان. الآن ، يمكن توصيل قنوات الاتصال الخاصة بك وإعداد الفرق في أي وقت من الأوقات.

عندما تحتاج أنت أو أعضاء فريقك إلى مزيد من المعلومات الشاملة حول موضوع معين ، يمكنك ببساطة النقر فوق "مزيد من المعلومات". يقودك هذا إلى مقالة متعمقة في مركز المساعدة الخاص بنا. هل لديك المزيد من الأسئلة؟ اكتب سؤالك في شريط البحث في مركز المساعدة وسيزودك بالإجابة. 

2. تنطبق الإعدادات على جميع المستخدمين 👬

بغض النظر عن عدد المستخدمين الذين تخطط لمنحهم حق الوصول إلى صندوق الوارد الخاص بك في Trengo ، فلن يكلفك ذلك أنت أو أعضاء فريقك أي وقت إضافي. تنطبق جميع الإعدادات في البريد الوارد على جميع المستخدمين. لذلك لا داعي للذهاب من خلال عملية الإعداد مرارا وتكرارا. عملية الإعداد سهلة:

1. أولا ، تقوم بإنشاء حسابك
2. إضافة قنوات الاتصال الخاصة بك
3. إضافة المستخدمين الذين سيستخدمون الأداة
4. إعداد الفرق وتعيين المسؤوليات ذات الصلة

هذا لا يعني أنه يجب عليك منح جميع المستخدمين نفس الحقوق. يمكنك وضع كل عضو في الفريق في فريقه الخاص ، بحيث لا يمكنهم الوصول إلا إلى جزء معين من الرسائل الواردة.

3. صندوق الوارد الخاص بفريقنا سهل ✋✨ الاستخدام 

يتيح Trengo سير عمل بديهي. أول شيء تراه عند الدخول هو كيف تكون نظرة عامة على البريد الوارد واضحة تماما مثل Outlook أو Gmail على سبيل المثال.

هذا يجعل من السهل على المستخدمين الحصول بسرعة على تعليق استخدام البريد الوارد. خاصة عند إعداد أعضاء جدد في فريقك البعيد ، ستقضي وقتا أقل في شرح الأداة.

يوفر استخدام برنامج الدعم عن بعد المناسب لك ولفريقك الكثير من الوقت ، لأنه يتيح التنسيق الداخلي السهل لجهود الاتصال الخاصة بك. لن أخوض في جميع الاحتمالات المحددة ، لأن الأداة توفر الكثير من الميزات الرائعة. ومع ذلك ، سأقدم لك فهما أساسيا لكيفية تحسين سير عمل فريقك بسرعة.

أولا ، يمكنك توصيل جميع قنوات الاتصال الموجودة مسبقا بالبريد الوارد. هذا يعني أن جميع الرسائل التي تتلقاها على منصات مختلفة مثل WhatsApp والبريد الإلكتروني و Facebook Messenger والدردشة الحية وما إلى ذلك ، يمكن قراءتها والرد عليها في صندوق وارد واحد.

أكبر ميزة للفرق البعيدة هي مدى سهولة التعاون داخل الأداة. في غمضة عين ، يمكنك معرفة من يلتقط المحادثات ومن هو متاح للمكالمات الهاتفية. التقط محادثة بنفسك بسرعة أو قم بتعيينها إلى عضو أو شخص معين في الفريق. يمكنك أيضا @tag زميلك في رسالة لمناقشة محادثة معينة. إلى جانب ذلك ، يمكنك تسمية المحادثات الواردة بأسماء مثل "عاجل" لتحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني.

4. أتمتة سير العمل وتوفير الوقت 🤖

مع وجود فريقك في وضع الانتقال الكامل ، تحتاج إلى أكبر قدر ممكن من الوقت لتعتاد على صندوق الوارد الجديد لفريقك أثناء تشغيل جميع الأعمال كالمعتاد. لحسن الحظ ، مع Trengo يمكنك أتمتة الكثير من المهام التي تستغرق وقتا طويلا.

• روبوتات المحادثة وروبوتات التدفق
• القواعد
• الردود التلقائية
• ردود سريعة

يمكن أن تكون روبوتات المحادثة منقذة حقيقية للفرق المشغولة. يمكن استخدامها للإجابة على الأسئلة المتداولة عبر جميع قنوات الاتصال الخاصة بك. إلى جانب ذلك ، يمكنهم حتى جمع العملاء المتوقعين عن طريق سؤال العملاء عن معلومات الاتصال الخاصة بهم.

باستخدام القواعد، يمكنك أتمتة مهام محددة داخل علبة الوارد للفريق. على سبيل المثال، يمكنك تلقائيا تصنيف الرسائل الواردة أو تعيينها لفرق محددة.

تعد الردود التلقائية مفيدة جدا عندما يحاول عملاؤك الاتصال بك خارج ساعات عملك. يمكنك تنشيط هذه الرسالة لجميع قنواتك ، مثل Twitter و Facebook Messenger والبريد الإلكتروني والدردشة المباشرة.

الردود السريعة هي شكل مفيد آخر من أشكال الأتمتة التي توفر لك الكثير من الوقت. يمكنك صياغة بعض الإجابات التي يتم تقديمها بشكل متكرر ، والتي يمكنك استخدامها لاحقا في جميع محادثاتك.

5. مواكبة أداء 📊📈 فريقك

خاصة عندما يكون فريقك في مرحلة انتقالية ، يرغب المديرون في إيلاء اهتمام وثيق لأداء فريقهم. ضمن إحصائيات Trengo ، ستتمكن من القيام بذلك. في غضون بضع نقرات ، ستكون على اطلاع دائم بعدد التذاكر الجديدة والمغلقة والقنوات التي يستخدمها العملاء أكثر من غيرها. يتيح لك وجود هذه النظرة العامة الواضحة إدارة مواردك وفقا لذلك. 

لن تكون أعمى البصر أبدا. هل يتزايد عدد التذاكر وهل لم يعد فريقك قادرا على مواكبة ذلك؟ سوف تعرف في الوقت المناسب. هذا يجعل إدارة برنامج الدعم عن بعد الخاص ب Tringo أسهل بكثير من غيره.