استبدال رسائل البريد الإلكتروني الداخلية بالطريقة الصحيحة

لنبدأ بسؤال. كم منكم لا يزال يرسل رسائل بريد إلكتروني داخلية اليوم؟ ومع رسائل البريد الإلكتروني الداخلية أعني ، استخدام Gmail و Outlook لإرسال بريد إلكتروني إلى زملائك؟ ربما الجواب هو "ليس أنا". على الرغم من أن إرسال رسائل البريد الإلكتروني الداخلية لا يزال يحدث كثيرا ، إلا أن هذا نقاش لوقت لاحق.

لنفترض أن الجميع في هذا العالم نفوا تماما رسائل البريد الإلكتروني الداخلية. لقد سمعنا للتو في الأخبار "رسائل البريد الإلكتروني الداخلية ميتة رسميا" ويتم إجراء جميع اتصالاتك الداخلية عبر - دعنا نسقط الأسماء - إما فرق Slack أو Microsoft (أو هذا المنتج بواسطة Google).

بالنسبة لكثير من الناس ، قد يبدو هذا مثل الجنة. هذا الزميل ، دائما إرسال رسائل بريد إلكتروني داخلية للجميع؟ ذهب. ليس الزميل ، ولكن رسائل البريد الإلكتروني الداخلية.

ماذا لو أخبرتك أن الجميع يقومون برسائل بريد إلكتروني داخلية بشكل خاطئ؟ هل تصدقني؟

لا...

تابع القراءة لاكتشاف كيف نستبدل البريد الإلكتروني الداخلي بالطريقة الصحيحة (وبدأنا العمل بطريقة أكثر كفاءة).

لعبة Slack لاستبدال البريد الإلكتروني الداخلي

هل تعلم أن Slack تحول من تطبيق ألعاب؟

كان ستيوارد باترفيلد (مؤسس Slack) في مهمة لإنشاء تطبيق ألعاب يسمى Glitch ، مع شركته Tiny Speck. في عام 2012 ، أعلنت الشركة أن Glitch لم تجتذب جمهورا كبيرا بما يكفي للحفاظ على نفسها. وفي الوقت نفسه، أثبتت أداة الاتصال الداخلي التي تم تطويرها لربط مكاتبهم المختلفة أنها لا تقدر بثمن.

وفي عام 2013 ، ولد سلاك رسميا.

حددت الشركة مهمتها لاستبدال رسائل البريد الإلكتروني الداخلية وهبطت معظم شركات Fortune 500 كعميل. لدى Slack اليوم أكثر من 12 مليون مستخدم نشط وتقدر قيمتها بأكثر من 16 مليار دولار أمريكي. مما يجعلها الشركة الناشئة الأسرع نموا على الإطلاق.

ولكن بعد ذلك ، انضم شخص آخر إلى اللعبة.

في عام 2016 ، هدفت Microsoft إلى الاستحواذ على Slack مقابل 8 مليارات دولار. ومع ذلك ، بعد اجتماع بين بيل جيتس وساتيا ناديلا ، قرروا بناء دردشة جماعية بأنفسهم.

ورحب سلاك بمايكروسوفت بأذرع مفتوحة. "نحن متحمسون حقا لخوض بعض المنافسة."

هذه الإثارة لم تدم طويلا. في غضون عامين ، أصبحت Microsoft Teams أكبر بكثير من Slack. أدى ذلك إلى شكوى منافسة مقدمة من Slack.

قد تعتقد أن Slack هو مجرد خاسر مرير لا يمكن أن يتحمل بعض المنافسة الودية ولكن هذا لن يكون عادلا تماما. لأن Microsoft تقوم بالفعل بتثبيت Microsoft Teams مسبقا مع بعض المنتجات الأخرى في Office Suite (فكر في Word و Excel و Powerpoint) على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. حزمة حزمة ، إذا جاز التعبير. بمعنى آخر ، إنهم يستفيدون من هيمنتهم على السوق. لذا ، فإن Slack لديه نقطة - أود أن أقول.

بينما تخوض Microsoft و Slack معركتهما ، دعنا نطرح موضوعا آخر.

مشكلة منتجات مثل Slack

أولا ، دعنا نخرج القرد من الشجرة. أنا لست هنا لسحق Slack ، كما قد يوحي هذا العنوان الفرعي. أعلم أن الكثير من الشركات تحلم بتسمية شركتها بجوار Slack. العلاقات العامة التي لا تقدر بثمن. لكن لا ، ليس هذا هو الهدف هنا.

أنت تعرف السبب؟ ليس لدي مشكلة مع Slack. إطلاقًا.

الركود هو حل رائع. وإذا كنت ستستخدم ميزات أكثر من مجرد الدردشة أو مكالمات الفيديو - كما يفعل معظمنا - فستكتشف قيمتها الحقيقية. Slack مثالي للتواصل الداخلي حول أي شيء تقريبا! حتى أنهم أطلقوا Slack Connect من أجل التواصل مع الشركات الأخرى.

ولكن هل فكرت يوما في التواصل الداخلي حول المحادثات مع العملاء؟

هذه لعبة كرة مختلفة تماما. اسأل نفسك. كم عدد المناقشات مع زملائك التي تدور أساسا حول محادثة مع أحد العملاء؟ قد يكون هذا أي شيء ، من أسئلة العملاء التي لا تعرف الإجابة الدقيقة عليها - إلى المناقشات حول صفقة كبيرة توشك شركتك على توقيعها.

دعني أخبرك ما الخطأ الذي يحدث هنا.

في أي من الحالات المذكورة أعلاه ، يمكنك:

أ. اسأل الزميل الجالس بجانبك.

ب. قم بإجراء مكالمة هاتفية مع زميلك.

ج. إرسال رسالة عبر Slack.

دعنا نختار C ، الطريقة الأكثر ملاءمة (ولضمان ألا تصبح هذه المقالة غير ذات صلة تماما).

لذا ، تخيل أنك ترسل رسالة إلى زميلك عبر Slack. إذا كان هذا مجرد سؤال سريع ، مثل "متى يغلق متجرنا؟" ، والذي يرد عليه زميلك: "8 مساء" ، فلا بأس بذلك.

للأسف ، فإن معظم أسئلة العملاء التي تحتاج إلى مساعدة بشأنها ليست بهذه السهولة.

ينتج عن هذا اضطرارك إلى نسخ سؤال العميل إلى Slack أو إرسال لقطة شاشة أو إعادة كتابة القصة بأكملها.

تخلق طريقة العمل هذه مشكلتين كبيرتين:

1. إنه غير فعال: تأخذ المعلومات من أداة واحدة وتضعها في أداة أخرى. كل ذلك للتعاون في محادثة كنت تجريها في الأداة الأخرى. مع الكثير من الشرح الإضافي ، لأن السياق غير واضح. عندما تحل المشكلة معا أخيرا ، يجب عليك العودة إلى أداتك الأخرى ، والرد أخيرا على عميلك.
2. لن تجده مرة أخرى: تخيل اتخاذ قرار مبيعات مهم. بعد عام واحد ، تحتاج إلى معرفة ما تمت مناقشته. يتم توثيق المحادثة مع العميل في مكان واحد ، ولكن يتم تخزين أي مناقشات مع فريقك حول نفس الأمر في مكان آخر. حظا سعيدا في العثور على كل شيء مرة أخرى.

ليست مريحة للغاية ، أليس كذلك؟

كيف نستبدل رسائل البريد الإلكتروني الداخلية الخاصة بك ، بالطريقة الصحيحة.

حتى الآن ، علمنا أن Slack و Microsoft Teams منتجات رائعة. أنها تحل محل كمية كبيرة من رسائل البريد الإلكتروني الداخلية.

لقد تعلمنا أيضا أنها ليست الحل المثالي عندما يتعين عليك العمل معا على استفسارات العملاء.

لذا ، كيف نتغلب على هذه المشكلة في ترينجو؟

أولا ، تأكدنا من أن جميع الاتصالات تتم داخل نفس المنتج. هذا يعني أنه يمكنك إجراء محادثات مع كل من عملائك وفريقك في أداة واحدة.

ثم نضع التواصل في المكان المناسب. عندما تريد مناقشة محادثة عميل ، يكون لديك ببساطة محادثة داخلية في نفس الموضوع. مباشرة بين الرسائل الواردة والصادرة مع عميلك. علاوة على ذلك ، يمكنك حتى التبديل إلى دردشة فريقك ، مباشرة داخل نفس البريد الوارد.

بهذه الطريقة ، يكون لدى زملائك دائما السياق الصحيح ، لأن لديهم إمكانية الوصول إلى نفس المعلومات بالضبط. هذا يعني أنك تحصل على إجابات أفضل وأسرع. يمكنك أيضا إنشاء نظرة عامة واضحة على جميع الرسائل ، بحيث يمكنك دائما العثور على ما حدث بالضبط.

لم نجعل هذا ممكنا للبريد الإلكتروني فحسب ، بل فعلنا ذلك لجميع القنوات. لقد فعلنا ذلك من أجل Messenger و WhatsApp و WeChat و Telegram والدردشة الحية على موقع الويب الخاص بك وأي قناة أخرى تستخدمها للتواصل مع العملاء.

لقد أنشأنا البريد الوارد الذي يتيح التعاون الحقيقي. لقد أنشأنا Trengo ، لوضع التواصل في المكان المناسب.