Interne E-Mails auf die richtige Weise ersetzen

Lass uns mit einer Frage beginnen. Wie viele von euch verschicken heute noch interne E-Mails? Und mit internen E-Mails meine ich, dass ihr Gmail und Outlook benutzt, um euren Kollegen E-Mails zu schicken? Wahrscheinlich lautet die Antwort "ich nicht". Obwohl das Versenden interner E-Mails immer noch häufig vorkommt, aber das ist eine Diskussion für später.

Nehmen wir mal an, dass jeder auf dieser Welt interne E-Mails komplett abgeschafft hat. Wir haben es gerade in den Nachrichten gehört: "Interne E-Mails sind offiziell tot" und die gesamte interne Kommunikation erfolgt über - nennen wir die Namen - entweder Slack oder Microsoft Teams (oder das Produkt von Google).

Für viele Menschen klingt das wie der Himmel. Dieser eine Kollege, der immer interne E-Mails an alle schickt? Vorbei. Nicht der Kollege, sondern die internen E-Mails.

Was wäre, wenn ich dir sagen würde, dass jeder interne E-Mails falsch bearbeitet? Würdest du mir glauben?

Nein...

Lies weiter, um zu erfahren, wie wir interne E-Mails auf die richtige Weise ersetzen (und viel effizienter arbeiten).

Slacks Spiel, um interne E-Mails zu ersetzen

Wusstest du, dass Slack von einer Spiele-App abstammt?

Steward Butterfield (der Gründer von Slack) war mit seinem Unternehmen Tiny Speck auf der Mission, eine Spiele-App namens Glitch zu entwickeln. Im Jahr 2012 gab das Unternehmen bekannt, dass Glitch nicht genug Publikum angezogen hatte, um sich selbst zu erhalten. In der Zwischenzeit hatte sich ein internes Kommunikationstool, das entwickelt wurde, um die verschiedenen Büros miteinander zu verbinden, als unschätzbar erwiesen.

Und im Jahr 2013 wurde Slack offiziell geboren.

Das Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, interne E-Mails zu ersetzen und konnte die meisten der Fortune-500-Unternehmen als Kunden gewinnen. Heute hat Slack mehr als 12 Millionen aktive Nutzer und wird mit über 16 Milliarden USD bewertet. Damit ist es das am schnellsten wachsende Startup aller Zeiten.

Aber dann kam jemand anderes ins Spiel.

2016 wollte Microsoft Slack für unglaubliche 8 Milliarden Dollar übernehmen. Nach einem Treffen zwischen Bill Gates und Satya Nadella beschlossen sie jedoch, selbst einen Team-Chat zu entwickeln.

Und Slack hat Microsoft mit offenen Armen empfangen. "Wir sind wirklich begeistert, dass wir Konkurrenz bekommen.

Die Aufregung hielt nicht lange an. Innerhalb von ein paar Jahren wurde Microsoft Teams viel größer als Slack. Dies führte zu einer Wettbewerbsbeschwerde von Slack.

Du denkst vielleicht, dass Slack nur ein verbitterter Verlierer ist, der keine freundliche Konkurrenz verträgt, aber das wäre nicht ganz fair. Denn Microsoft installiert Microsoft Teams zusammen mit einigen anderen Produkten in seiner Office Suite (z. B. Word, Excel und Powerpoint) auf deinem Computer vorinstalliert. Ein Bundle-Paket sozusagen. Mit anderen Worten: Sie nutzen ihre Marktdominanz aus. Slack hat also nicht ganz unrecht - würde ich sagen.

Während Microsoft und Slack ihren Kampf ausfechten, lass uns ein anderes Thema ansprechen.

Das Problem von Produkten wie Slack

Zuerst wollen wir den Affen aus dem Baum holen. Ich bin nicht hier, um über Slack herzuziehen, wie der Untertitel vielleicht vermuten lässt. Ich weiß, dass viele Unternehmen davon träumen würden, ihren Namen neben Slack zu haben. Unbezahlbare PR. Aber nein, das ist hier nicht das Ziel.

Weißt du warum? Ich habe kein Problem mit Slack. Ganz und gar nicht.

Slack ist eine großartige Lösung. Und wenn du - wie die meisten von uns - mehr Funktionen als nur Chatten oder Videoanrufe nutzen würdest, würdest du seinen wahren Wert entdecken. Slack ist perfekt für die interne Kommunikation über, nun ja, fast alles! Sie haben sogar Slack Connect eingeführt, um mit anderen Unternehmen zu kommunizieren.

Aber hast du schon einmal über die interne Kommunikation bei Gesprächen mit Kunden nachgedacht?

Das ist ein ganz anderes Spiel. Frag dich selbst. Bei wie vielen Gesprächen mit deinen Kollegen geht es im Wesentlichen um ein Gespräch mit einem Kunden? Das kann alles Mögliche sein, von Kundenfragen, auf die du die genaue Antwort nicht kennst, bis hin zu Diskussionen über einen wichtigen Vertrag, den dein Unternehmen demnächst abschließen wird.

Ich will dir sagen, was hier schief läuft.

In jeder der oben genannten Situationen kannst du:

A. Frage den Kollegen, der neben dir sitzt.

B. Telefoniere mit deinem Kollegen.

C. Sende eine Nachricht über Slack.

Entscheiden wir uns für C, den bequemsten Weg (und um sicherzustellen, dass dieser Artikel nicht völlig irrelevant wird).

Stell dir also vor, du schickst deinem Kollegen eine Nachricht über Slack. Wenn es nur eine kurze Frage ist, wie "Wann schließt unser Laden?", und dein Kollege antwortet: "20 Uhr", dann ist das völlig in Ordnung.

Leider sind die meisten Kundenfragen, für die du Hilfe brauchst, nicht so einfach.

Das führt dazu, dass du die Kundenfrage in Slack kopieren, einen Screenshot schicken oder die ganze Geschichte neu schreiben musst.

Diese Art zu arbeiten schafft zwei große Probleme:

1. Das ist ineffizient: Du nimmst die Informationen aus einem Tool und gibst sie in ein anderes Tool ein. Und das alles nur, um an einem Gespräch mitzuarbeiten, das du in dem anderen Tool geführt hast. Und das mit einer Menge zusätzlicher Erklärungen, weil der Kontext nicht klar ist. Wenn ihr das Problem schließlich gemeinsam gelöst habt, musst du zu deinem anderen Tool zurückkehren, um deinem Kunden zu antworten.
2. Du wirst es nie wiederfinden: Stell dir vor, du triffst eine wichtige Verkaufsentscheidung. Ein Jahr später musst du wissen, was besprochen wurde. Das Gespräch mit dem Kunden ist an einem Ort dokumentiert, aber alle Diskussionen mit deinem Team über dieselbe Angelegenheit sind an einem anderen Ort gespeichert. Viel Glück dabei, alles wiederzufinden.

Nicht sehr praktisch, oder?

Wie wir deine internen E-Mails ersetzen, auf die richtige Art und Weise.

Bis jetzt haben wir gelernt, dass Slack und Microsoft Teams coole Produkte sind. Sie ersetzen eine große Menge an internen E-Mails.

Wir haben auch gelernt, dass sie nicht die ideale Lösung sind, wenn man gemeinsam an Kundenanfragen arbeiten muss.

Wie überwinden wir also dieses Problem bei Trengo?

Erstens haben wir dafür gesorgt, dass die gesamte Kommunikation innerhalb desselben Produkts stattfindet. Das bedeutet, dass du sowohl mit deinen Kunden als auch mit deinem Team in einem einzigen Tool kommunizieren kannst.

Dann bringen wir die Kommunikation an den richtigen Ort. Wann immer du ein Kundengespräch besprechen willst, führst du das interne Gespräch einfach im selben Thread. Genau zwischen den eingehenden und ausgehenden Nachrichten mit deinem Kunden. Außerdem kannst du im selben Posteingang auch zum Team-Chat wechseln.

Auf diese Weise haben deine Kolleginnen und Kollegen immer den richtigen Kontext, weil sie Zugang zu genau denselben Informationen haben. Das bedeutet, dass du bessere und schnellere Antworten bekommst . Außerdem schaffst du einen klaren Überblick über alle Nachrichten, sodass du immer genau zurückfinden kannst , was passiert ist.

Wir haben das nicht nur für E-Mails möglich gemacht, sondern für alle Kanäle. Wir haben es für Messenger, WhatsApp, WeChat, Telegram, den Live-Chat auf deiner Website und jeden anderen Kanal gemacht, den du für die Kommunikation mit deinen Kunden nutzt.

Wir haben den Posteingang geschaffen, der echte Zusammenarbeit ermöglicht. Wir haben Trengo geschaffen, um die Kommunikation an den richtigen Ort zu bringen.