ما هو التعاون الجماعي في عام 2024: الفوائد وأفضل الأدوات والمزيد

نعلم جميعًا ما هو التعاون الجماعي، ونقوم به بأشكال وأشكال وأدوار عديدة بشكل يومي. بالطبع، نحن نتحدث عن عملية عمل أعضاء الفريق معًا لتحقيق هدف مشترك، ومشاركة الموارد والخبرات والأفكار لتحقيق هدف مشترك.

غالبًا ما يتم استخدام العمل الجماعي والتعاون الجماعي بشكل متبادل - وفي بعض الأحيان، يتداخلان بالفعل. ومع ذلك، هناك فرق دقيق: عندما يقدم أعضاء الفريق الذين يتمتعون بمهارات متشابهة تقريبًا وتحت قيادة قائد مساهماتهم كأفراد كأفراد, فهذا هو العمل الجماعي. عندما يستكشف الأفراد ذوو المهارات المتنوعة، وعادة ما يكونون بدون تسلسل هرمي صارم، المهام ويكتشفون الحلول معًا, فهذا هو التعاون.

التعاون الفعال بين فرق العمل في الموقع أو عن بُعد هو الجزء الأساسي في بيئات العمل الحديثة. ومع ذلك، فقد أدى التحول نحو نماذج العمل عن بُعد ونماذج العمل المختلطة إلى تغيير طريقة تعاون الفرق بشكل كبير. فمع وجود أعضاء الفريق في أجزاء مختلفة من العالم، أصبحت التفاعلات الشخصية التقليدية - أو يمكن أن تكون - هي الطريقة الوحيدة للتعاون.

للحفاظ على الإنتاجية والأمان، تحتاج فرق العمل إلى اعتماد حلول تعاون حديثة تسهل التواصل في الوقت الفعلي وإدارة المهام بكفاءة ومشاركة المعلومات بشكل آمن. والآن، أريد أن أتعمق في فرق خدمة العملاء، فهذا هو تخصصي وسبب وجودنا هنا. إذن لماذا يعتبر التعاون الجماعي مهمًا لفريق الخدمة لديك، وكيف يمكنك تحسينه؟ هذا ما سنستكشفه في هذه المدونة.

أهمية التعاون الجماعي (والمهارات المناسبة)

التعاون ليس مهمًا فحسب، بل هو مطلب أساسي لبيئة العمل الحديثة. وقد جاء في تقرير أعدته شركة Deloitte لصالح Google أنه عندما يتعاون الموظفون: 

• تعمل بشكل أسرع بنسبة 15% في المتوسط; 
• 73% للقيام بعمل أفضل; 
• 60% مبتكرة؛ و 
• 56% راضون أكثر من غيرهم.

سنتعمق في هذا الأمر - لكن أولاً، بعض الأساسيات. 

ما أهمية العمل الجماعي في التعاون؟

نعلم جميعاً ما هو، ولكن ماذا يعني التعاون الجماعي ولماذا هو مهم جداً؟

العمل الجماعي هو أساس التعاون. من خلال العمل الجماعي، يمكن للأفراد تجميع مواردهم وخبراتهم وتجاربهم لتحقيق هدف مشترك. عندما تعمل المجموعة بشكل جيد إلى حد معقول، فإنها ستتفوق على الأداء الفردي - يمكن للعمل الجماعي أن يرفع بالفعل معدل ذكاء المجموعة (مجموع أفضل مواهب كل عضو في الفريق. يقول بحث أجرته مجلة ساينس: "في فريق العمل الجماعي الذكي للغاية، كانت الحلول التي قدمتها المجموعة أفضل بشكل منهجي من الحلول التي قدمها أي فرد، بما في ذلك أذكى شخص في الغرفة" ، كما ورد هنا. 

وهذا أمر منطقي - فكل فرد يجلب شيئًا مختلفًا إلى الطاولة ربما تم تجاهله. في العمل الجماعي، يمكن للأعضاء الأفراد الاستفادة من وجهات النظر والمهارات المتنوعة ودفع الابتكار والإبداع. وعلاوة على ذلك، يمكنهم تعزيز الإنتاجية والكفاءة، والوفاء بالمواعيد النهائية، وتحقيق الإنجازات وبناء علاقات قوية وثقة - وكل ذلك يؤدي إلى ثقافة فريق إيجابية وداعمة. 

ما هي فوائد التعاون الجماعي

1. تعزيز الإنتاجية والكفاءة ‍

يساعد التعاون على تبسيط سير العمل وتوزيع المهام بناءً على نقاط القوة والخبرة الفردية. عندما يتواصل أعضاء الفريق بشكل مفتوح وينسقون جهودهم، يمكنهم تجنب الازدواجية في العمل وضمان إنجاز المهام بسرعة ودقة أكبر، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية الإجمالية.

2. تحسين حل المشاكل

يعزز تعاون الفريق الفعال من قدرات حل المشاكل. فمن خلال العمل معاً، يمكن لأعضاء الفريق تجميع معارفهم ومهاراتهم لمواجهة التحديات بكفاءة أكبر. ويتيح حل المشاكل بشكل تعاوني إجراء تحليل أكثر شمولاً للمشاكل ووضع حلول أكثر قوة وفعالية.

3. زيادة الابتكار والإبداع

يجمع التعاون الجماعي بين وجهات النظر والخبرات المتنوعة، مما يعزز بيئة يمكن أن تزدهر فيها الأفكار الإبداعية. عندما يتشارك أعضاء الفريق وجهات نظرهم الفريدة ويطرحون أفكارهم معاً، يمكنهم تطوير حلول مبتكرة ربما لم تكن متاحة بشكل فردي.

ما هي المهارات الثلاث المهمة للتعاون الجماعي؟

يتطلب التعاون الفعال مهارات أساسية معينة، ولكن ما هي المهارات الأكثر أهمية؟ لا توجد إجابة واحدة تناسب الجميع. فالكثير يعتمد على نوع بيئة العمل (في الموقع أو عن بعد)، وحجم الفريق، وتوزيع الفريق والصناعة. ولكن على العموم، فإن المهارات الثلاث التالية هي المهارات الأكثر أهمية لتعاون الفريق والتي يمكن أن تعمل بشكل افتراضي لكل فريق. 

1. التواصل

أولاً وقبل كل شيء، التواصل مهم جدًا، بغض النظر عما إذا كان التواصل شخصيًا أو من خلال أداة تعاون الفريق. وفقًا لتقرير ماكنزي، يمكن أن يؤدي تحسين التواصل والتعاون إلى زيادة الإنتاجية بنسبة 20 إلى 25%. وعلى العكس من ذلك، يعتقد 70% من الموظفين أن الوقت الضائع هو أحد أسوأ عواقب ضعف التواصل.

في أي بيئة عمل، يجب أن يكون أعضاء الفريق قادرين على التعبير عن أفكارهم وأفكارهم بوضوح، والاستماع بنشاط إلى الآخرين، وطرح الأسئلة التوضيحية وطلب الملاحظات. ويجب عليهم تقديم ملاحظات بناءة ومحددة وفي الوقت المناسب وقابلة للتنفيذ. ويتضمن ذلك أيضًا استخدام قنوات وأدوات التواصل المناسبة، مثل الأداة التي خصصتها الشركة أو البريد الإلكتروني أو الهاتف أو مؤتمرات الفيديو.

يقترن بالتواصل التعاطف. لأنه عندما تفهم وجهات نظر الآخرين، يمكنك توصيل أفكارك بطرق يمكن للأعضاء الآخرين فهمها. ويؤدي التعاطف المعرفي، إلى جانب قراءة مشاعر الشخص الآخر بدقة، إلى التواصل الفعال.

💡عندما يتعامل فريق الخدمة الخاص بك مع التواصل مع العملاء يومًا بعد يوم، فأنت تريدهم أن يتقنوا التواصل الداخلي أولاً. لأنه كيف يمكنهم العمل معًا لتزويد العملاء بإجابات رائعة (بسرعة)، إذا لم يتمكنوا من التواصل بشكل جيد داخليًا.

2. القدرة على التكيف

هناك مهارة أخرى بالغة الأهمية - وغالبًا ما يتم تجاهلها - وهي القدرة على التكيف. لكن القدرة على التكيف لا تتعلق فقط بالتكيف مع البيئة المحيطة، بل تتعلق أكثر بالقدرة على الارتداد. تقول جاكلين براسي، كبيرة العلماء في شركة ماكنزي آند كومباني لممارسات الأفراد والأداء التنظيمي: "إنها تعني أنك تجاوزت مجرد تحمل التحدي إلى الازدهار بعد ذلك"، كما ورد في هذا المقال الممتاز الذي نشرته بي بي سي عن القدرة على التكيف في مكان العمل. 

يجب أن تكون الفرق التعاونية مرنة وقابلة للتكيف، وقادرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة والمواعيد النهائية والأهداف. يجب أن يكونوا قادرين على التحول عندما لا تنجح الخطط أو عندما تظهر تحديات جديدة، وأن يكونوا منفتحين على الأفكار ووجهات النظر الجديدة وأن يكونوا على استعداد للتعلم والنمو حتى عندما تواجههم التحديات. كوفيد-19 هو أحد الأمثلة التي أجبرنا فيها الإغلاق على البقاء في المنزل - لكن المؤسسات التي تكيفت مع الوضع الطبيعي الجديد ازدهرت ووجدت طرقاً جديدة ليس فقط لتقبل التحدي بل لتجاوزه. 

💡الأسئلة حول الحجوزات أو الحجوزات أو تقييمات 5 نجوم أو تقييمات نجمة واحدة، كل نقطة اتصال تتطلب نهجاً محدداً. إذا كان فريقك يريد تلبية توقعات العملاء، فيجب أن يكون قابلاً للتكيف.

3. الوعي (بالذات وبالآخرين)

وأخيراً، الوعي - سواء بالذات أو بالآخرين. خلال مسيرتي المهنية التي امتدت لأكثر من عقد من الزمن، وجدت أن الوعي هو إحدى السمات الرئيسية للفرق التعاونية الناجحة. لا يجب أن يكون الموظفون على دراية بما يجري مع زملائهم في المحادثات الفردية فحسب، بل يجب أن يكونوا قادرين أيضًا على التقاط الحالة المزاجية والمشاعر السائدة في بيئة عملهم.

وهذا يجعل مكان العمل مكانًا مرحبًا للعمل فيه. يمكن لأعضاء الفريق الذين يتمتعون بوعي عالٍ أن يتعرفوا على نقاط قوتهم وضعفهم وعواطفهم - ويستخدمون هذا الوعي الذاتي لإثراء تصرفاتهم وقراراتهم. ويمكنهم فهم وجهات نظر الآخرين واحتياجاتهم وعواطفهم بشكل أفضل، بالإضافة إلى تحديد وإدارة تحيزاتهم وافتراضاتهم الخاصة. 

💡العملاء بشر، أليس كذلك؟ يريدون أن يتم التعامل معهم بتعاطف كلما تواصلوا مع فريقك. وبغض النظر عن مدى انزعاجهم في البداية، فإن التعاطف سيساعد فريق الخدمة لديك كثيرًا. يمكن أن يكون الفرق بين خسارة عميل، أو تحويل شخص ما إلى سفير مخلص للعلامة التجارية.

ما هو تعاون الفريق الجيد؟ دعونا نواصل القراءة!

ما هو المثال الجيد على التعاون الجماعي؟

التعاون الجيد في الفريق أمر ضروري لتحقيق النجاح في أي مشروع أو مؤسسة - الجميع يعلم ذلك. ولكن ما هو تعاون الفريق الجيد؟ يتضمن تعاون الفريق الجيد التواصل المفتوح والاحترام المتبادل والرؤية المشتركة بين أعضاء الفريق.

عندما يفهم أعضاء الفريق ما هو التعاون الجماعي الجيد ويتبنونه، يمكنهم العمل بفعالية وكفاءة أكبر، مما يؤدي إلى نجاح أكبر. ويمكن أن يختلف ذلك من فريق إلى آخر.

كيف يبدو تعاون الفريق الجيد؟ وما هو التعاون الجماعي في مكان العمل؟ الآن، عندما أنظر من حولي (أعمل في شركة SaaS التي أنشأت منصة لتفاعل العملاء) أعتقد أن فريق تطوير المنتجات لدينا مثال رائع على التعاون الجماعي في العمل، خاصة عندما يتعلق الأمر بالشراكة الحاسمة بين المصممين والمهندسين. إن مراقبتهم تقدم إجابة واضحة على سؤال ما هو التعاون الجماعي في مكان العمل، حيث أنهم يجسدون أفضل الممارسات في تفاعلاتهم اليومية. يوضح نجاحهم ماهية التعاون الجماعي في مكان العمل وتأثيره الكبير على الإنتاجية والابتكار.

عمليات تطوير المنتجات

تتألف فرق تطوير المنتجات عادةً من أفراد ذوي خبرات متنوعة، مثل المصممين والمهندسين ومديري المشاريع، وفي معظم الحالات، حتى المسوقين. يقدم المصممون رؤيتهم الإبداعية ونهجهم الذي يركز على المستخدم، بينما يقدم المهندسون خبراتهم التقنية ومهاراتهم في حل المشكلات. يقدم المسوقون رؤى قيمة حول احتياجات العملاء واتجاهات السوق، ويضمن مديرو المشاريع بقاء المشروع على المسار الصحيح وتحقيق أهدافه.

تخيل عدم وجود تعاون بينهما وقد يستغرق المشروع الذي قد يستغرق شهرًا واحدًا شهورًا. ومع ذلك، عندما يتعاون المصممون والمهندسون بشكل فعال، يمكنهم إنشاء منتجات مبتكرة وناجحة تلبي المتطلبات الجمالية والوظيفية على حد سواء. يمكن للمصممين تزويد المهندسين، في الوقت الحقيقي، بفهم عميق لاحتياجات المستخدم وتفضيلاته، بينما يمكن للمهندسين تزويدهم برؤى حول الجدوى التقنية للتصميم. 

لقد قرأت مؤخرًا السيرة الذاتية لإيلون ماسك التي كتبها والتر إيساكسون، حيث يتحدث عن فلسفة ماسك في التصميم والإنتاج بإسهاب. ومن أهم ما استخلصته من الكتاب والذي يرتبط كثيراً بما نناقشه الآن هو تأثير التعاون بين فريقي التصميم والإنتاج. وعلى حد تعبير فرانز فون هولزهاوزن، كبير المصممين في شركة تسلا، الذي ورد ذكره في الكتاب: "كانت الرؤية هي أننا سنصنع مصممين يفكرون مثل المهندسين ومهندسين يفكرون مثل المصممين." وهذا يلخص أهمية التعاون في فريق تطوير المنتجات. 

من دعم العملاء إلى نجاح العملاء

بالطبع، عندما أنظر إلى فريقي الخاص أرى الكثير من التعاون الفعال. وهذا أمر جيد لأنه ضروري لتقديم خدمة استثنائية وضمان رضا العملاء.

لنأخذ حالة حديثة: يريد أحد العملاء إعداد تكامل مع Trengo. يتلقى فريق الدعم السؤال الأولي حول إعداد التكامل، وبعد إجراء تقييم أولي، يدرك فريق الدعم أنه لإعداد التكامل يحتاجون إلى مدخلات من عدة أقسام.

ولحل هذه المشكلة بكفاءة، يتعاون عضو فريق الدعم الخاص بي مع مدير نجاح العملاء، والدعم الفني، وحتى فريق تطوير المنتج باستخدام منصتنا ومنتجنا الخاص Trengo، وهو عبارة عن منصة تواصل موحدة. تسهّل Trengo التواصل السلس من خلال دمج قنوات مختلفة مثل البريد الإلكتروني والدردشة ووسائل التواصل الاجتماعي في واجهة واحدة، وهذا أمر رائع للعملاء. ولكن داخلياً، تتيح Trengo أيضاً لجميع الفرق العمل معاً بسهولة.

1. تم تصنيف المحادثة تحت عنوان السؤال والتكامل. يمكننا أن نرى على الفور ما يدور حوله

2. نظرًا لأن التسمية تتيح لنا معرفة أنه سؤال للدعم، يتم توجيه المحادثة إلى هذا الفريق تلقائيًا

3. تقوم الأتمتة بإبلاغ العميل مباشرة بأننا نهتم بطلبه، والمدة التي نخطط لاستغراقها

4. من خلال وضع علامة @ على بعضها البعض في سؤال العميل الأولي، يمكن لفرق الدعم والنجاح والمنتج الوصول إلى الإجابة الصحيحة. دون أن ينزعج العملاء من أي مناقشات.

5. يتم تحديث أي تحديثات على "حالة المحادثة" في الملف الشخصي للعميل، بحيث يكون فريق الدعم بأكمله على اطلاع على هذه المسألة.

6. بمجرد تكوين الإجابة الصحيحة، يتم تحديث العميل من قِبل زميلي في الدعم، ويتم إجراء هذه المحادثة بشكل نمطي. لذلك عندما نواجه سؤالاً آخر مثل هذا السؤال، يكون لدينا الإجابة!

ويضمن هذا التعاون السلس أن يشعر العميل بالتقدير والدعم، مما يعزز ثقته في التزام الشركة برضاه.

ما هو الهدف من تعاون الفريق؟

الهدف الأساسي من تعاون الفريق هو تحقيق الأهداف أو النتائج المشتركة بشكل أكثر فعالية. كيف يحقق التعاون الجماعي هذا الهدف النهائي؟ 

إليك الطريقة: 

• تجميع الموارد والخبرات - يمكن للفرق الوصول إلى مجموعة أوسع من المعارف والمهارات عندما يجتمع أشخاص من خلفيات وتجارب وخبرات مختلفة. لا توجد مشكلة أكبر ولا يوجد حل مستحيل! 
• توليد حلول مبتكرة - يمكن لوجهات النظر المختلفة أن تؤدي إلى مقاربات وحلول جديدة ربما لم يفكر فيها الأفراد الذين يعملون بمفردهم. ووفقًا لدراسة أجرتها شركة نيوز كورب، فإن الشركات التعاونية تبتكر 17% من الوقت وتزيد احتمالية قيامها بذلك بنسبة 70% عن الشركات التي لا تتعاون. 
• تحسين عملية صنع القرار - من المرجح أن تتجنب الشركات التي لديها آليات تعاون فعالة أنماط السلوك الشائعة التي تؤدي إلى اتخاذ قرارات دون المستوى الأمثل. لأنه عندما يتعاون الأفراد، يمكنهم تحديد المشاكل والمخاطر والفرص المحتملة التي قد يغفلها فرد واحد.
• زيادة الكفاءة والإنتاجية - عندما يتم تقسيم المهام بين أعضاء الفريق بناءً على نقاط قوتهم وخبراتهم، يمكن إنجاز العمل بكفاءة أكبر وبجودة أفضل. وفقًا لدراسة أجرتها جامعة ستانفورد، فإن الفرق التي تعمل معًا بشكل جيد تكون أكثر إنتاجية بنسبة 50%.
• علاقات أقوى - تعاون الفريق يبني الثقة والاحترام والتعاطف بين أعضاء الفريق. عندما يكونون مرتاحين، فإنهم سيكونون على طبيعتهم ويطرحون أفكارًا رائعة على الطاولة. ومن الطبيعي أن الفرق التي تتمتع بعلاقات أقوى تميل إلى تحقيق أداء أفضل مقارنة بتلك الفرق التي يكبح فيها الأفراد أفكارهم. 

استراتيجيات تعزيز التعاون الجماعي

التعاون الفعال بين الفرق هو مهارة يمكن تطويرها وتعزيزها باستخدام الاستراتيجيات والعقلية الصحيحة. دعونا نستكشف السمات والاستراتيجيات الرئيسية التي يمكن أن تساعد الفرق على العمل معًا بأفضل ما يمكن.

كيف يبدو تعاون الفريق الجيد؟ أهم 3 سمات للتعاون الفعال

التعاون الجيد في الفريق أمر ضروري لتحقيق النجاح في أي مشروع أو مؤسسة - الجميع يعلم ذلك. ولكن ما هو تعاون الفريق الجيد؟ يتضمن تعاون الفريق الجيد التواصل المفتوح والاحترام المتبادل والرؤية المشتركة بين أعضاء الفريق. عندما يفهم أعضاء الفريق ما هو التعاون الجيد في الفريق ويتبنونه، يمكنهم العمل بفعالية وكفاءة أكبر، مما يؤدي إلى نجاح أكبر.

فيما يلي أهم 3 خصائص أعتقد أنها ضرورية لتعاون الفريق الفعال:

1. يعرف الجميع ما هو متوقع منهم

بالنسبة لأي فريق، وقبل أي شيء، يبدأ تعاون الفريق بملكية واضحة للأدوار الموكلة إليه. عندما يكون لدى أعضاء الفريق ملكية واضحة لمهامهم ومسؤولياتهم، فمن المرجح أن يتحملوا المسؤولية عن عملهم - وبالتالي ضمان إنجازه. تساعد الملكية الواضحة أيضًا على منع الارتباك وتداخل العمل، حيث يعرف كل عضو في الفريق ما هو متوقع منه بالضبط. 

درست مجلة هارفارد بيزنس ريفيو فرق هيئة الإذاعة البريطانية المسؤولة عن بث حفلات البرومز لعام 2006، والفريق الذي قام ببث كأس العالم 2006 وفريق مسؤول عن الأخبار التلفزيونية النهارية. تألفت هذه الفرق من 271 شخصاً في المجموع. وقد تم تقسيم الفرق إلى فرق أصغر لمختلف الوظائف، مع تحديد دور كل شخص بوضوح، "بدقة كبيرة بحيث يتم تقليل الاحتكاك إلى أدنى حد ممكن". تحديد الأدوار بوضوح: هكذا نجحت بي بي سي في ذلك. 

ومن ناحية أخرى، يمكن أن يؤدي غياب الملكية الواضحة إلى تقويض معنويات الفريق - وعرقلة روح التعاون بين أعضاء الفريق. 

2. التواصل واضح

التعاون الجيد يعني أن أعضاء الفريق يتواصلون بصراحة وشفافية، ويتبادلون الأفكار ويبحثون عن الملاحظات ويحترمونها. إذا كانت هناك أي مخاوف أو سوء فهم، يتم التعامل معها بطريقة محترمة وبناءة. ويشمل ذلك عقد اجتماعات منتظمة للفريق والاستماع الفعال والتواصل الواضح للأهداف والأدوار والتوقعات. 

يجب أيضًا أن يكون واضحًا ما هي منصة التواصل التي سيتم استخدامها رسميًا للتعاون. على سبيل المثال إذا كانت قناة الاتصال الرسمية هي Slack، فيجب على أعضاء الفريق استخدامها بدلاً من Skype أو WhatsApp. 

على الرغم من أهمية التواصل بين الفرق الداخلية، إلا أن التواصل بين الإدارات أمر بالغ الأهمية أيضاً. في ترينجو، يكون فريق الدعم لدينا على اتصال دائم مع الفريق التقني من خلال أدوات التعاون الدولي في منصة ترينجو. وبخلاف هذين الفريقين، فإن جميع فرقنا مترابطة فيما بينها، مما يساعدنا على توفير منتج ممتاز ودعم سريع وفعال لعملائنا. 

3. يفهم الفريق "لماذا"

التعاون هو وسيلة لتحقيق غاية وليس غاية في حد ذاته - ويجب أن يفهم فريقك "السبب" وراء عملهم واستخدامه لتغذية جهودهم. وهذا يشمل أهدافاً وغايات محددة بوضوح، ومواءمة الأدوار والمسؤوليات الفردية مع أهداف الفريق وتحديثات منتظمة للتقدم المحرز والتغذية الراجعة. على سبيل المثال، لن يكون هدف فريق دعم العملاء هو الاستجابة السريعة فحسب، بل تحقيق النجاح الشامل للعملاء. قد يتخصص بعض الأعضاء في دعم المكتب الأمامي، والبعض الآخر تقني والبعض الآخر في التأهيل. ولكن عندما يتشارك أعضاء الفريق هدفًا مشتركًا - في هذه الحالة، نجاح العملاء - يكونون أكثر تركيزًا والتزامًا بتحقيق النجاح. 

أفضل الممارسات لإنشاء بيئة فريق عمل تعاوني

يتطلب إنشاء بيئة فريق تعاوني جهداً مقصوداً وتخطيطاً استراتيجياً. فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يجب مراعاتها أثناء العمل على مشروع تعاون فريقك. 

تحديد أدوار ومسؤوليات واضحة

أولاً، تحديد الأدوار والمسؤوليات. يعد التحديد الواضح لدور كل عضو من أعضاء الفريق ومسؤولياته وتوقعاته أحد أهم العناصر لتجنب الارتباك وتداخل العمل. وليكن هذا التحديد للأدوار والمسؤوليات هو بداية التعاون بين الفرق وأعضائها. أي أنه ينبغي استشارة الفريق بشأن الأدوار الجديدة، وينبغي النظر في ملاحظاتهم حول وظائف أدوارهم. يجب تحديد أدوار من يقوم بالعمل، ومن يوافق عليه، ومن يجب استشارته ومن يجب إبلاغه بوضوح. عندما يتم تحديد الأدوار، يكون الجميع على دراية بما هو متوقع منهم ولا يفلت أي شيء من بين أيديهم. 

ما علاقة ذلك بالتعاون؟ وفقًا لأبحاث هارفارد بيزنس ريفيو، "يتحسن التعاون عندما تكون أدوار أعضاء الفريق الفردية محددة بوضوح ومفهومة جيدًا - عندما يشعر الأفراد أن بإمكانهم القيام بجزء كبير من عملهم بشكل مستقل." 

بالإضافة إلى ذلك، فإن الموظفين الذين يعانون من وضوح الأدوار يكونون أكثر كفاءة بنسبة 53% وأكثر فعالية في العمل بنسبة 27% من الموظفين الذين لديهم غموض في الأدوار. وبشكل عام، يمكنك أن تشهد زيادة بنسبة 25% في أداء فريق العمل لديك.

وضع أهداف وغايات مشتركة

تساعد الأهداف والغايات المشتركة أعضاء الفريق على التركيز على ما هو مهم، وتحديد أولويات عملهم وقياس تقدمهم. يمكن الاستجابة لطلبك بالتعاون مع أحد أعضاء الفريق بشكل أفضل إذا رأى أنه يتماشى مع الهدف العام. طوّر فهمًا مشتركًا لغرض الفريق ومهامه وأهدافه ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs). وجدت دراسة أجريت على أكثر من 1100 شركة - ثلثيها -والتي تشمل التعاون كقيمة تنظيمية معلنة - أن الفرق بين التعاون المثمر وغير المثمر يمكن تلخيصه في كلمة واحدة: الغرض. 

وهذا أمر منطقي تمامًا - فبدون هدف مشترك، قد تكون الأدوار محددة بوضوح، لكن الفرق لن يكون لديها تركيز. فوفقًا لدراسة أجرتها شركة Fierce Inc. يعتقد أكثر من 97% ممن شملهم الاستطلاع أن عدم وجود توافق داخل الفريق يؤثر بشكل مباشر على نتائج أي مهمة أو مشروع معين.

كما يجب تحديد الأهداف على مستويات مختلفة ولكل مهمة رئيسية. على سبيل المثال، كما يحدث عادة، يتم تحديد الأهداف على المستوى الأعلى ويطلب من الفريق تحقيق تلك الأهداف. لا بأس بذلك. ومع ذلك، قد يكون النهج الأفضل هو إشراك أعضاء الفريق المعنيين في تحديد الأهداف، وخاصة تشجيعهم على ابتكار طرق لكيفية تحقيق تلك الأهداف بشكل أفضل. 

وبالمثل - وقد لاحظت عدم وجود ذلك في بعض أماكن العمل - تحديد الأهداف على مستوى المهام. هل هناك اجتماع؟ حدد الغرض من الاجتماع مسبقًا حتى يكون فريقك مستعدًا. هل يتطلب المنتج تغييرًا؟ أبلغ فريقك بذلك! 

الأدوات التعاونية الفعالة لفريق العمل الجماعي

بعد ذلك، اختيار الأدوات المناسبة - واستخدامها بفعالية. إذن ما هي أفضل أدوات التعاون لفرق العمل عن بُعد؟

هناك العديد من أنواع أدوات التعاون المتاحة، مثل إدارة المشاريع، ومشاركة الملفات، ومؤتمرات الفيديو، والدردشة وغيرها. يمكن أن يؤدي استخدام مثل هذه الأدوات إلى تعزيز التعاون وإدارة الأذونات والحفاظ على الرؤية. رأى 46% من الذين لديهم أدوات فعالة للتعاون أن مؤسستهم تتسم بالشفافية مقارنة بـ 22% ممن لا يستخدمون هذه الأدوات. توفر بعض الأدوات، على الرغم من استخدامها لأغراض أخرى، إمكانات التعاون من أجل تجربة سلسة. 

يحتاج فريق الخدمة الخاص بك إلى منصة، أو مساحة، للعمل معاً. مع Trengo، على سبيل المثال، يمكنهم التعاون مع أي فريق في التعامل مع محادثات العملاء. إن منصة المشاركة التي تلبي أيضاً احتياجات التعاون هي المفتاح لتقديم تجارب عملاء سلسة.

تعزيز التواصل المفتوح

تتسم المؤسسات اليوم بالتعقيد، حيث تعمل في بيئات عمل مختلفة في مهام لا تتطلب تعاون الأفراد فحسب، بل تتطلب تعاون فرق العمل أيضاً. وفقًا لدراسة أجرتها مؤسسة Grammarly، أفاد قادة الأعمال بزيادة الإنتاجية (72%)، وزيادة رضا العملاء (63%)، وزيادة ثقة الموظفين (60%) كأهم ثلاث فوائد للتواصل الفعال.

لهذا السبب يعد التواصل الواضح والمفتوح أمرًا مهمًا. إذا كان التواصل غير فعال، فإن الفشل في مكان العمل أمر شائع، على الأقل بالنسبة لـ 86% من الأشخاص. ولكن من خلال التواصل المفتوح، يمكن للفرق أن تصطف حول هدف مشترك، والتأكد من فهم الجميع لأدوارهم ومسؤولياتهم، ومشاركة المعرفة والخبرات، وتقديم الملاحظات والنقد البناء، ومعالجة النزاعات والمشاكل على الفور. 

كما أن هذا التواصل لا ينبغي أن يكون بين أعضاء الفريق فقط بل بين القيادة والموظفين أيضًا. يعتقد 90% من المشاركين في استطلاع للرأي أنه يجب على صانعي القرار البحث عن آراء الآخرين قبل اتخاذ القرار النهائي. لكن المشكلة؟ رأى 40% تقريباً أن القادة وصناع القرار فشلوا باستمرار في القيام بذلك.

مصدر الصورة

أهمية الحفاظ على الأمن في الأدوات التعاونية

لقد جعلت الأدوات التعاونية الحياة أسهل في مكان العمل - حيث أصبح التواصل ومشاركة الملفات وإدارة المشاريع أمراً سهلاً. ومع ذلك، مع زيادة استخدام هذه الأدوات تأتي زيادة مخاطر الاختراقات الأمنية وتسريب البيانات. فوفقاً لاستطلاع أجرته شركة Insight Partners، يعتقد 43% من قادة تكنولوجيا المعلومات أن أدوات التعاون عبر الإنترنت تشكل خطراً أمنياً. ولكن يمكنك اللعب بأمان، إذا كان بإمكانك تنفيذ تدابير قوية للأمن السيبراني. 

على سبيل المثال: 

1. استخدم منصات التعاون الآمنة - اخترأدوات التعاون التي تحتوي على ميزات أمان مدمجة، مثل التشفير وضوابط الوصول وسجلات التدقيق. لا تعتمد فقط على أي أدوات عبر الإنترنت - اقرأ عن الأداة ومراجعات المستخدمين وبياناتهم الخاصة بالأمن السيبراني. 
2. تعيين ضوابط وصول واضحة - لايحتاج جميع أعضاء الفريق إلى نفس مستوى الوصول. حدد أدوار المستخدم والأذونات للتحكم في من يمكنه الوصول إلى المعلومات الحساسة أو تعديلها أو مشاركتها. يجب توثيق أي تعديلات يتم إجراؤها وإجراؤها من قبل من لديهم الصلاحية. 
3. استخدم مشاركة الملفات الآمنة - استخدمأدوات التعاون التي توفر ميزات مشاركة الملفات الآمنة، مثل نقل الملفات المشفرة وعناصر التحكم في الوصول.
4. إدارة الأسرار -لإدارة الأسرار، يمكنك استخدام الأدوات التي تخزن المعلومات الحساسة وتديرها بشكل آمن مثل مفاتيح واجهة برمجة التطبيقات وكلمات المرور والشهادات. 
5. تطبيق منع فقدان البيانات-استخدمأدوات التعاون التي توفر ميزات منع فقدان البيانات (DLP) لاكتشاف البيانات الحساسة ومنع مشاركتها أو تسريبها. لن توفر معظم الأدوات خاصية DLP؛ وفي هذه الحالة، يمكنك اختيار أدوات الطرف الثالث المصممة خصيصاً لهذا الغرض.  
6. استخدم المصادقة الثنائية -يجب أن تكون هذهممارسة قياسية لجميع الأدوات والمنصات التي تتطلب تسجيل الدخول. 
7. وضع سياسات أمنية واضحة - ضعسياسات وإرشادات أمنية واضحة لاستخدام أدوات التعاون ومشاركة المعلومات الحساسة. احرص أيضًا على الامتثال لقوانين الخصوصية ذات الصلة، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات وقانون حماية خصوصية التأمين الصحي والمسؤولية المهنية للملكية الفكرية وقانون خصوصية الشركات وقوانين الخصوصية المحلية الأخرى في مكان العمل. 
8. توفير تدريب التوعية الأمنية - توفيرتدريب التوعية الأمنية للمستخدمين لتثقيفهم حول أفضل الممارسات الأمنية وأهمية الحفاظ على الأمن في مكان العمل لجميع الأدوات المستخدمة.

تطور أدوات التعاون

على مر السنين، ظلت الإجابة عن ماهية برنامج التعاون الجماعي كما هي، لكنها تغيرت أيضًا (بأفضل طريقة!).

يعتمد الناس على بعضهم البعض - لا يمكن أن يأملوا أبدًا في تقديم خدمة عملاء ممتازة دون العمل معًا. إذن، كيف تطور التعاون من مجرد التفاعل البسيط وجهاً لوجه إلى المنصات الحديثة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي؟

أدوات التعاون المبكر (الثمانينيات - العقد الأول من القرن العشرين)

أصبحت الحواسيب شائعة ببطء وظهر مصطلح العمل التعاوني المدعوم بالحاسوب (CSCW) في هذه الحقبة (1986). ظهرت أدوات التعاون الأولى، على الرغم من بساطتها، إلا أنها كانت لا تزال تتيح التواصل عن بُعد والتعاون الأساسي. أصبح البريد الإلكتروني (Outlook) وسيلة أساسية للتواصل، كما أن منصات المراسلة الفورية مثل AOL Instant Messenger جعلت الدردشة في الوقت الحقيقي أسهل. وساعدت برامج مثل Microsoft Project وLotus Notes وMicrosoft Exchange Server فرق العمل على تنظيم وتتبع التقدم المحرز. 

على الرغم من أن هذه الأدوات كانت خطوة إلى الأمام، إلا أنها كانت في الغالب ثقيلة ومحدودة في وظائفها. يأتي عام 2000

الويب 2.0 ووسائل التواصل الاجتماعي (2000-2010)

أدى ظهور الويب 2.0 ووسائل التواصل الاجتماعي إلى إحداث ثورة في التعاون الجماعي. فمع إطلاق Skype في عام 2003، أصبح التواصل في الوقت الفعلي ومشاركة المعرفة أمراً ممكناً. وبطريقة ما، كانت هذه هي الحقبة التي بدأت فيها الشركات ذات التفكير المستقبلي في إعادة تصور عمليات العمل التقليدية. كما ساعدت منصات التواصل الاجتماعي مثل فيسبوك وتويتر فرق العمل على التواصل خارج أماكن العمل. 

وظهرت أدوات إدارة المشاريع عبر الإنترنت مثل Basecamp و Asana، وبرمجيات إدارة علاقات العملاء مثل Salesforce، والتي وفرت منصة مركزية للفرق للعمل معاً.

الحوسبة السحابية والبرمجيات كخدمة (2010 - حتى الآن)

على الرغم من أن الحوسبة السحابية والبرمجيات كخدمة كانت موجودة حتى قبل عام 2010، إلا أنها بدأت تكتسب زخمًا في عام 2010. وقد مكّنت كل من الحوسبة السحابية والبرمجيات كخدمة (SaaS) الفرق من الوصول إلى أدوات التعاون من أي مكان وفي أي وقت. 

وقد جعلت منصات الاجتماعات الافتراضية مثل Zoom وGoogle Meet العمل عن بُعد حقيقة واقعة، حيث يمكن للفرق عقد اجتماعات افتراضية والتعاون من أي مكان في العالم. سمحت منصات التخزين السحابية مثل Google Drive وDropbox للفرق بمشاركة الملفات والتعاون في المستندات. وتُستخدم منصات التعاون مثل Slack وMicrosoft Teams يومياً، بالإضافة إلى أدوات إدارة المشاريع مثل Trello وJira. 

بالإضافة إلى ذلك أصبحت المنصات التي تركز على مساعدة فرق محددة، مثل فرق خدمة العملاء وفرق الدعم، في وظائفهم أكثر فأكثر. في الوقت الحاضر، إذا كنت ترغب في تلبية احتياجات العملاء عبر أي قناة عبر الإنترنت، فأنت بحاجة إلى أداة متقدمة لمشاركة العملاء للعمل بها إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على المنافسة.

أدوات التعاون الحديثة (في الوقت الحاضر)

اليوم، أصبحت أدوات تعاون الفريق أكثر تقدماً من أي وقت مضى، مع ميزات مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي والواقع الافتراضي. الذكاء الاصطناعي في كل مكان، بدءاً من أدوات إدارة المشاريع المدعومة بالذكاء الاصطناعي إلى منصات عمليات العملاء المدعومة بالذكاء الاصطناعي إلى التحليلات التنبؤية وسير العمل الآلي. بالإضافة إلى ذلك، ونظراً لتعقيد عمليات سير العمل، هناك أدوات وحلول خاصة بالصناعة. ولا يتوقف الأمر عند هذا الحد - يمكنك أن تتوقع أن الأفضل لم يأتِ بعد. 

التعاون على أفضل خدمة

سواء كنت شركة كبيرة أو شركة ناشئة صغيرة، فقد حان الوقت للبدء في بناء بيئة تعاونية تمكّن فريقك. لا يمكنهم إسعاد العملاء بمفردهم. فهم يحتاجون إلى الإعداد الصحيح، من أجل التعاون بشكل جيد على طلبات العملاء.

إن الشركات التي تعطي الأولوية للعمل الجماعي وتستثمر في خلق بيئات مواتية تشهد زيادة في الإنتاجية وسعادة الموظفين ونتائج أفضل في نهاية المطاف. فكّر في موظفين وعملاء سعداء في كل مكان.

ما هو أفضل برنامج تعاون فريق العمل الجماعي؟

وإذا كنت تريد موظفين أكثر سعادة وعملاء أكثر سعادة، ففكر في Trengo. بفضل إمكانات التعاون القوية لفريق العمل، يمكن أن يساعدك Trengo على إطلاق الإمكانات الكاملة لفريق دعم العملاء لديك.

‍قمبالتسجيل للحصول على عرض توضيحي اليوم وابدأ التعاون بشكل أفضل!