كيفية إعداد صندوق وارد للفريق لنشاطك التجاري

فرق الخدمة والدعم هي الأبطال المجهولون لأي علامة تجارية تواجه العملاء. 

يحتاج ممثلو خدمة العملاء إلى تحقيق أقصى استفادة من وقتهم وأدواتهم في كل تفاعل لتقديم أفضل تجربة ممكنة. لدى فرق المبيعات مهمة مماثلة - فهم بحاجة إلى حل مشاكل العملاء بالطريقة الصحيحة تماما لحملهم على الشراء.

هذه دعوات سامية. وعندما تقضي يومك في الإجابة على الأسئلة ومتابعة الطلبات ومساعدة العملاء المرتبكين (أو الساخطين تماما) ، يجب أن يكون كل عضو في الفريق على نفس الصفحة. 

يحول التعاون قائمة لا حصر لها من المهام واستعلامات العملاء إلى سير عمل مبسط وقابل للإدارة. بالإضافة إلى ذلك ، تساعدك أدوات التعاون على التأكد من عدم انزلاق أي مهمة من خلال الشقوق وأنك لا تكرر الجهود أو تضيع الوقت في الاتصال المكتمل بالفعل. 

هذا هو المكان الذي يأتي فيه صندوق الوارد للفريق . 

يبقي البريد الوارد للفريق الجميع على نفس الصفحة مع كل تفاعل مع العميل. يؤدي مركز الاتصال الموحد إلى تجارب أفضل لعملائك وفريق الدعم الخاص بك. كما يسمح لك بتبسيط المهام المتكررة ويجعل إسعاد العملاء أسهل من أي وقت مضى. 

في هذه المقالة ، سنغطي ما تحتاج لمعرفته حول صندوق الوارد للفريق ، وكيف يمكن أن يساعد فرق المبيعات وخدمة العملاء على تحسين عملهم اليومي ، وكيفية إعداد واحد. 

ما هو صندوق الوارد للفريق؟

علبة الوارد للفريق هي موقع مشترك لتلقي جميع اتصالات العملاء في مكان واحد. يمكن أن تكون خاصة بقناة اتصال واحدة (مثل البريد الإلكتروني) أو قنوات متعددة.

على سبيل المثال ، بدلا من الانتقال إلى أربعة مواقع منفصلة لفتح الرسائل المرسلة إلى عناوين sales@ و info@ و hello@ و support@ ، يعد صندوق الوارد للفريق مكانا مركزيا لكل منها. فكر في صندوق الوارد للفريق كمتجر اتصالات شامل لخدمات العملاء وفرق المبيعات.

يمكن للعديد من أعضاء الفريق إدارة علبة الوارد للفريق والرد على الرسائل ، والرجوع إلى محفوظات المحادثة وإعطاء بقية الفريق رؤية لحالة المحادثة. توفر صناديق البريد الوارد للفريق تعاونا وإنتاجية محسنين للفريق بأكمله - وهو في النهاية فوز للعميل أيضا.

ما هو صندوق الوارد للفريق متعدد القنوات؟

أفضل تجربة للعملاء لا تقدم طريقة واحدة فقط للتواصل. يتيح للعملاء التواصل وفقا لشروطهم ، من خلال قنواتهم المفضلة. 

يجعل البريد الوارد للفريق متعدد القنوات (يسمى أيضا omnichannel) هذا الهدف حقيقة واقعة ، مما يوفر تجربة سلسة لصندوق الوارد للفريق ولكن مع القدرة على إدارة جميع قنواتك. 

مثل علبة الوارد المشتركة التي تجمع جميع رسائل البريد الإلكتروني في مكان واحد ، يقوم صندوق الوارد للفريق متعدد القنوات بنفس الشيء ولكن مع الاتصالات التي تأتي من أي مكان. بأي طريقة يمكن لعملائك من خلالها الحصول عليك - فكر في الرسائل القصيرة أو الرسائل الاجتماعية أو أدوات الدردشة على موقع الويب - يتيح لك صندوق الوارد للفريق متعدد القنوات تلقي هذه الرسائل والرد عليها.  

بالإضافة إلى البريد الإلكتروني، يتيح لك البريد الوارد متعدد القنوات (أو متعدد القنوات) إدارة هذه القنوات:

• واتس اب
• وي تشات
• رسائل Google للأعمال
• الدردشة الحية
• الرسائل القصيرة
• فيس بوك
• انستغرام
• وأكثر من ذلك

يحافظ البريد الوارد متعدد القنوات على تعاون فريقك عبر جميع الطرق التي يتواصل بها عملاؤك معك. وهذا يعني سير عمل اتصال أعمق وأفضل. 

بالإضافة إلى ذلك ، نظرا لأن العملاء يمكنهم اختيار قناتهم ، فلن يضطروا إلى الانتظار للحصول على إشعار في مكان ما لن يتذكروا التحقق منه لاحقا. إنها "اختر مغامرتك الخاصة" لتجارب العملاء المذهلة. 

📚 → ذات الصلة خدمة عملاء متعددة القنوات: كل ما تحتاج إلى معرفته والمزيد

ما هي فوائد استخدام صندوق الوارد للفريق؟

كيف يمكن لصندوق الوارد للفريق مساعدة فريقك على تحقيق أقصى استفادة من كل يوم وإسعاد العملاء في كل تفاعل؟ فيما يلي ثلاث طرق رئيسية لا تستطيع بها فرق خدمة العملاء والمبيعات تحمل عدم استخدام واحدة.

1. الشفافية

يستفيد الجميع من وجود "مصدر حقيقة" واحد للإشارة إلى الخلفية والسياق ، والذي غالبا ما يوضح لنا إلى أين نذهب بعد ذلك. 

هذا صحيح بشكل خاص عند دعم العملاء. إذا كانوا قد تواصلوا مع فريقك سابقا - مع وجود مشكلات متعددة أو عدة مرات حول سؤال واحد - فمن المهم أن تعرف من أين أتوا. خلاف ذلك ، يفقد أي عميل صبره بسرعة لتكرار نفسه ؛ إنها مضيعة لوقتهم ووقتك .

إن وجود صندوق وارد لشفافية الفريق يحد من هذا التكرار لأنه يتيح لفريق خدمة العملاء مراجعة سجل العميل. علاوة على ذلك ، يعرض لك صندوق الوارد للفريق متعدد القنوات الصورة الكاملة عندما يتواصل العميل بطرق متعددة. عندما يكون الفريق مسلحا بالمعلومات ، فإنهم مجهزون ليكونوا مفيدين وفعالين قدر الإمكان. 

💡 موصى به: دراسة حالة البريد الوارد للفريق: 5 قصص نجاح في العالم الحقيقي

2. تحسين التعاون

لا تفيد شفافية البريد الوارد للفريق العميل فقط. كما أنه يضمن تشغيل مهام سير العمل بسلاسة ويتيح للفرق العمل معا بشكل أفضل. 

من خلال عرض المحادثة الجارية مع أحد العملاء ، يمكن لخدمة العملاء ومندوبي المبيعات معرفة متى (وكيف) قام شخص آخر بالمتابعة. يتيح لك ذلك معرفة ما تم الاعتناء به حتى تتأكد من تجنب مضاعفة المهام أو تكرارها. 

يساعد صندوق الوارد للفريق أيضا عندما يكون لديك أسئلة لزميل في الفريق أو تحتاج إلى الاتصال بشخص ما دون علم العميل. على سبيل المثال ، يتيح لك Trengo @tag الزملاء في سلسلة محادثات: يظل التبادل داخليا ولا يراه العميل أبدا. 

هذا يحد من تبديل السياق المطلوب لاستخدام تطبيق آخر مثل Slack أو Teams. (بالإضافة إلى ذلك ، ليس عليك الارتباط بالموضوع أو شرح الموقف مرة أخرى. تأخذهم علامتك مباشرة إلى الموضوع المطروح.)  

💡 موصى به: كيفية تدريب أعضاء الفريق على الاستخدام الفعال لصندوق الوارد للفريق

3. أتمتة سير العمل

تشارك فرق المبيعات ونجاح العملاء في عدد لا يحصى من محادثات العملاء كل يوم. يمكن أن تكون هذه تستغرق وقتا طويلا وتفرض ضرائب ومعقدة ، خاصة عند العمل على توفير تجربة عملاء مخصصة للغاية. 

كلما تمكن فريقك من تبسيط المهام المتكررة التي تأتي مع قوائم المهام الخاصة بهم ، كان ذلك أفضل. 

هذا هو المكان الذي تكون فيه الأتمتة مفيدة. في Trengo ، يمكنك إنشاء قواعد تقوم بتعيين مجموعة متنوعة من المهام لإكمالها تلقائيا عندما تلبي المحادثة مشغلات معينة.

جرب عمليات التشغيل التلقائي مثل هذه:

• استخدم كلمات أو عبارات محفزة في سطور الموضوع (فكر: "مشكلة" أو "مشكلة") أو أسماء جهات اتصال محددة لتعيين تصنيفات للرسائل. هذا يضمن إرسالهم إلى المكان الصحيح.
• قم بتعيين رسائل جديدة تفي بمعايير معينة لشخص معين (مثل مدير الحساب) أو لفريق ، باستخدام منطق راوند روبن لتقسيم أعباء العمل بشكل عادل. 
• قم بإنشاء متابعات تلقائية بعد الدردشة المباشرة (لطلب رضا العملاء ، على سبيل المثال) حتى تتمكن من الانتقال مباشرة إلى المحادثة التالية.

هذه ليست سوى عدد قليل من الطرق لأتمتة المهام التي يمكن أن تتولى يومك بسهولة. بمساعدة صندوق الوارد للفريق ، ستأخذ إنتاجية فريقك وتنظيمه وتعاونه إلى آفاق جديدة.

📚 → ذات الصلة كيفية أتمتة المهام في صندوق الوارد الخاص بك: 5 قواعد الأكثر استخداما في Trengo

كيفية إعداد صندوق وارد للفريق في Trengo

تم بيعه بالفعل في صندوق وارد للفريق وجاهز للقفز؟ لا قلق. فيما يلي تفصيل خطوة بخطوة لكيفية إعداد صندوق الوارد لفريقك في Trengo.

• الخطوة 1: ابدأ نسخة تجريبية من Trengo. أجب عن بعض الأسئلة القصيرة للتسجيل ، ثم أول 14 يوما من Trengo مجانية.
• الخطوة 2: إنشاء فرق. بعد إعداد حسابك ، انتقل إلى الإعدادات > المؤسسات > Teams ، وحدد "إنشاء فريق" أو انقر فوق علامة الجمع الخضراء. يمكنك إعداد الفرق حسب القسم أو الموقع أو قناة الاتصال (على سبيل المثال: WhatsApp).
• الخطوة 3: إضافة مستخدمين. توجه إلى الإعدادات > المؤسسات > المستخدمون ، ثم حدد "دعوة مستخدم". قم بدعوة الأفراد باستخدام عنوان بريدهم الإلكتروني والاسم الكامل والدور. إذا كنت قد قمت بالفعل بإعداد فرق ، فيمكنك أيضا إضافتها إلى الفريق (الفرق) المناسبة في الوقت الحالي.
  

• الخطوة 4: قم بتوصيل قنوات الاتصال. الآن ، حان الوقت لتوصيل أي وجميع قنواتك ب Trengo. انتقل إلى الإعدادات > القنوات، وحدد القنوات التي تنطبق على فريقك، واتبع الخطوات المتوفرة. تختلف العملية قليلا لكل قناة ، لكننا قسمنا الخطوات لجعل هذه العملية مباشرة قدر الإمكان.
• الخطوة 5: إعداد الأتمتة. هذا هو المكان الذي يحدث فيه السحر! لقد خدشنا فقط سطح قوة الأتمتة في هذه المقالة. عندما تكون مستعدا للبدء ، ابدأ بوضع القواعد - ثم تنفس بسهولة ، مع العلم أن الأتمتة قد غطيت.

ها أنت ذا! ستبدأ هذه الخطوات الخمس البسيطة رحلة البريد الوارد لفريقك إلى النجاح. مع مدى صعوبة إبقاء عملائك سعداء ، فقد فعلنا كل ما في وسعنا لجعل الإعداد بسيطا ويمكن التحكم فيه ، حتى بدون أي معرفة تقنية. 

أثناء استخدام البريد الوارد لفريقك ، من المحتمل أن تجد أفضل الممارسات الجديدة على طول الطريق - مثل إنشاء "ردود سريعة" نموذجية للرد الفوري دون الحاجة إلى إعادة اختراع العجلة. تأكد من أن أعضاء فريقك على دراية بهذه الأدوات وتذكر أن قاعدة معارف Trengo هي مكان رائع للبدء في أي أسئلة أو إرشادات تفصيلية قد تحتاجها.

كلما اتجهت إلى الإمكانات الهائلة لصندوق الوارد الخاص بفريقك ، زاد خروج فريقك منه كل يوم. 

سنراك في بريدك الوارد

نأمل أن نكون قد أثارنا بعض الأفكار حول ما يمكن أن يأخذه صندوق الوارد للفريق من لوحة فريقك وكيف يمكن أن يساعدك في خدمة عملائك بشكل أفضل. حظا سعيدا وأنت فرق تسد!

ابدأ تجربتك المجانية لمدة 14 يوما