Wie man Erinnerungsnachrichten auf WhatsApp verschickt: Tipps & Vorlagen

Sie haben einen Kunden, der um 9:00 Uhr kommen soll. Es ist gerade 8:45 Uhr, alles ist vorbereitet und bereit zum Loslegen. Es ist 9:00 Uhr, dann 9:15 Uhr, 9:30 Uhr – jetzt ist es 10:00 Uhr und Ihr Kunde ist immer noch nicht da. Sie fragen sich sicherlich, wie jemand einen so wichtigen Termin vergessen kann. Hätten Sie doch nur die WhatsApp Terminerinnerung aktiviert! 

Sie kontaktieren den Kunden, um ihn an den Termin zu erinnern, und bekommen dann die typische Antwort, die leider oft das Nichterscheinen erklärt: 

• Oh, das war heute? Verdammt!
• Tut mir leid, ich hab es vergessen. Können wir den Termin verschieben? - oder eine andere Ausrede. 

Auch wenn dieses Nichterscheinen unschuldig wirkt, kann es für Ihr Unternehmen erhebliche Verluste bedeuten, die sich direkt auf Ihre Ergebnisse auswirken. Jüngsten Berichten zufolge liegt die durchschnittliche Nichterscheinen-Quote 10-15%. Das bedeutet, dass Sie bei einem Umsatz von 300.000 € jährlich einen Verlust von 30.000 bis 45.000 € hinnehmen müssen 

Zum Glück können Sie die Zahl der Nichterscheinungen reduzieren, indem Sie eine automatische Terminerinnerung per WhatsApp einrichten. In diesem Blog erklären wir Ihnen die Vorteile, geben Vorlagen und zeigen Ihnen, wie Sie einen WhatsApp Reminder einrichten können.

Vorteile einer automatischen Terminerinnerung

Minimiert Nichterscheinen von Kunden

Der Hauptgrund, eine WhatsApp automatische Terminerinnerung zu versenden, ist, dass die Nachricht auch wirklich gelesen wird. E-Mails und SMS haben eine geringe Öffnungsrate von nur 20 %. Mit WhatsApp hingegen liegt die,Öffnungsrate bei 98%, was die Plattform ideal macht, um Kunden an anstehende Termine, Veranstaltungen oder Fristen zu erinnern.  

Wenn Sie automatische Terminerinnerungen mit WhatsApp zusammen mit konsequenten Follow-up-Nachrichten vor dem Termin kombinieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen in den Köpfen der Kunden präsent bleibt. 

Verbessert die Kundenbeziehung

Da WhatsApp eine freundliche und persönliche Kommunikationsform bietet, reagieren Kunden deutlich positiver auf Ihre WhatsApp Erinnerung. So können Sie Ihre Nachricht individuell auf jeden Kunden anpassen – je nach Termin, Bedürfnissen und Art der Dienstleistung

Hier ein Beispiel, wie eine WhatsApp Terminerinnerung Vorlage aussehen könnte:

Wie man eine WhatsApp Terminerinnerung Nachricht einrichtet

Sie können ganz einfach eine automatische Terminerinnerung per WhatsApp einrichten, indem Sie die folgenden Schritte befolgen: 

• Melden Sie sich für ein Trengo-Konto an, um ihre WhatsApp Business API zu aktivieren. 
• Navigieren Sie zur Registerkarte „Abläufe“ und klicken Sie auf „Ablauf erstellen“.
• Geben Sie Ihrem Flow einen Namen und wählen Sie „WhatsApp“ als bevorzugten Kanal aus. 
• Navigiere zu Trengo > Broadcasting > New Broadcast. 
• Richten Sie Ihren Broadcast ein und wählen Sie Ihre bevorzugte Vorlage. 
• Planen Sie das Broadcast. 
• Füge deine Kunden einzeln oder als Liste unter "Empfänger" hinzu.
• Speichere und versende sie sofort oder plane sie für einen späteren Zeitpunkt. 

Hinweis: Ihre Vorlage muss von WhatsApp vorab genehmigt werden, bevor Sie sie zu Ihrem Broadcast hinzufügen. Dies können Sie ganz einfach über Trengo erledigen.

Sobald dies aktiviert ist, wird WhatsApp Ihre automatische Terminerinnerung zur festgelegten Zeit an die gewünschten Empfänger senden. 

💡Pro-Tipp → Mit Trengo können Sie die Zustellung Ihrer WhatsApp Terminerinnerung verfolgen und den Status der Nachrichten und Antworten einsehen. 

Relevant → Wie man Nachrichten auf WhatsApp Business plant

Wie man den Versand von WhatsApp Terminerinnerungen automatisiert

Falls Sie ein Unternehmen führen, bei dem mehrere Kunden Termine buchen, kann das manuelle Versenden von WhatsApp Terminerinnerungen zeitaufwändig sein. Hierbei kann die Automatisierung des Prozesses eine enorme Erleichterung darstellen.

Um dies zu ermöglichen, können Sie einfach einen Chatbot in Trengo erstellen, der den Erinnerungsprozess automatisch auslöst. 

• Navigieren Sie zu Einstellungen > Automatisierung > Flowbot. 
• Klicken Sie auf das grüne "+"-Zeichen, um Ihren Bot zu erstellen. 
• Beginnen Sie mit der Gestaltung Ihres Flowbots, indem Sie Schritte und Aktionen perDrag&Drop verschieben. 

• Sobald Sie fertig sind, speichern Sie den Bot. 
• Kehren Sie zurück zu Einstellungen > Automatisierung > Flowbot, wählen Sie den WhatsApp-Bot aus, den Sie gerade erstellt haben, und klicken Sie auf "Konfiguriere deinen Flowbot".
• Füllen Sie das Formular aus, um Informationen wie Datum, Uhrzeit und die Telefonnummer des Empfängers zu sammeln. 

• Sobald der Chatbot alle Daten erfasst hat, können Sie die "Regel" -Funktion von Trengo nutzen, um die automatische WhatsApp Terminerinnerung auszulösen. 
• Verwenden Sie Schlüsselwörter wie "Erinnerung setzen" oder "Nachricht planen", um die Regel auszulösen, die eine vordefinierte Broadcast-Nachricht zur festgelegten Zeit an den/die Ziel-Empfänger sendet.

WhatsApp Vorlagen für automatische Terminerinnerungen

1. Webinar-Erinnerung

"Hallo [Name], 

Wir freuen uns, wenn du an unserem nächsten Webinar zu [Thema] teilnimmst! 

Nur eine kurze Erinnerung, dass es am [Datum] um [Uhrzeit] stattfindet. 

Wir schicken dir bald den Link, um dich anzumelden. 

Wir sehen uns dort!

[Absendername]"

2. Konferenz-Erinnerung

"Hallo [Name], 

Es ist wieder soweit. 

Die [Name der Konferenz] ist gleich um die Ecke. 

Wir freuen uns, dich am [Datum] um [Uhrzeit] bei uns begrüßen zu dürfen. 

Wenn du den Zeitplan einsehen möchtest, antworte einfach mit "Zeitplan", und wir schicken ihn dir sofort zu. 

Wir können es kaum erwarten, dich dort zu sehen. 

[Absendername]"

3. Erinnerung - Produkteinführung

"Hallo [Name], 

Dies ist nur eine freundliche Erinnerung daran, dass unser neues Produkt - der [Produktname] - am [Datum] um [Uhrzeit] auf den Markt kommt. 

Wir wollen, dass du der Erste bist, der es in die Finger bekommt, indem du es jetzt vorbestellst. 

Begrenzter Vorrat verfügbar. Warte nicht zu lange!

[Absendername]"

4. Terminerinnerung

"Hallo [Name], 

Danke, dass du dich für eine Zusammenarbeit mit [Name des Unternehmens] entschieden hast. 

Dies ist nur eine freundliche Erinnerung daran, dass du am [Datum] um [Uhrzeit] einen Termin bei uns hast. 

Bitte sei pünktlich und sag uns Bescheid, wenn du den Termin verschieben musst. 

Wir freuen uns darauf, dir das beste Erlebnis zu bieten. 

Genieße den Rest deines Tages. 

[Name des Absenders]".

5. Konzert-Erinnerung

"Hallo [Name], 

Das Konzert, auf das du gewartet hast, ist fast da!

Vergiss nicht, am [Datum] um [Uhrzeit] zum [Veranstaltungsort] zu kommen. 

Bring dein Ticket mit und mach dich bereit für eine unvergessliche Nacht!

[Absendername]"

6. Workshop-Erinnerung

"Hallo [Name], 

Der Workshop von [Name des Unternehmens] findet demnächst am [Datum] um [Uhrzeit] statt. 

Komm und lerne von den Profis, um deine Fähigkeiten auf das nächste Level zu bringen. 

Es sind noch ein paar Plätze frei. 

Verpassen Sie diese Gelegenheit nicht! 

[Name des Absenders]".

7. Zahlungserinnerung

"Hallo [Name], 

Dies ist eine freundliche Erinnerung, dass deine Zahlung bald fällig ist. 

Bitte stelle sicher, dass du die Zahlung bis zum [Fälligkeitsdatum] leistest, damit du unseren Service weiterhin nutzen kannst und keine Säumnisgebühren anfallen. 

Wenn du irgendwelche Fragen hast, zögere nicht, uns das mitzuteilen. 

[Name des Absenders]".

Tipps für die Erstellung einer effektiven WhatsApp Terminerinnerung Nachricht 

• Halte Sie sich kurz. WhatsApp begrenzt Nachrichten auf 4096 Zeichen. Das mag viel erscheinen, jedoch ist es am besten, Ihre Erinnerungsnachricht prägnant zu gestalten. Als Faustregel gilt, dass die Empfänger alle Informationen ohne Scrollen sehen können.
  
• Verwenden Sie einen freundlichen, aber respektvollen Ton. Da WhatsApp häufig für informelle Nachrichten genutzt wird, ist es wichtig, eine freundliche, aber professionelle Erinnerung zu verfassen. So fühlen sich die Empfänger wohler und engagieren sich stärker.
  
• Fügen Sie alle notwendigen Details hinzu. Ihre Erinnerungsnachricht sollte wichtige Informationen wie Datum, Uhrzeit, Veranstaltungsort und den Namen der Veranstaltung enthalten. Dies stellt sicher, dass der Empfänger alle Informationen hat, um teilzunehmen oder die Aufgabe zu erledigen.
  
• Machen Sie die Nachricht persönlich. Indem Sie den Namen des Empfängers erwähnen oder sich auf vorherige Interaktionen beziehen, wirkt die Nachricht persönlicher und bleibt besser im Gedächtnis.
  
• Stellen Sie klare Anweisungen bereit. Geben Sie in der Nachricht klare Anweisungen, was der Empfänger tun soll, wo und wann. So sorgen Sie dafür, dass der Empfänger genau weiß, was von ihm erwartet wird. 

Nichterscheinen reduzieren, indem man mit Trengo automatische WhatsApp Terminerinnerungen versendet

Durch das Befolgen dieser Schritte können Sie nun effektivere WhatsApp Terminerinnerungen versenden.  

Das manuelle Versenden ist jedoch hingegen zeitaufwendig, vor allem wenn Sie einen großen Kundenstamm haben. Das können Sie sich definitiv sparen :) 

Daher bietet Trengo eine Lösung, um Ihre WhatsApp Terminerinnerungen für Termine, Veranstaltungen oder andere wichtige Aufgaben zu automatisieren. Dies spart Zeit, minimiert Fehler und steigert die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe. Trengo übernimmt den Rest für Sie! 

Schließen Sie sich über 3.000 Unternehmen an, die Trengo nutzen, und beginnen Sie noch heute mit der Automatisierung Ihrer WhatsApp Erinnerungen!

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Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Kann ich WhatsApp-Erinnerungsnachrichten automatisieren?

Ja, du kannst WhatsApp-Erinnerungsnachrichten mit Plattformen wie Trengo automatisieren. Mit der WhatsApp Business API ermöglicht es dir Trengo, automatisch Erinnerungen zu planen und zu versenden, die auf Auslösern wie Terminen, Zahlungen oder Ereignissen basieren. So sparst du Zeit, verringerst die Zahl der Nicht-Erscheinen und stellst sicher, dass deine Kunden immer rechtzeitig benachrichtigt werden.

Was sollte ich in einer WhatsApp-Erinnerungsnachricht schreiben?

Eine gute WhatsApp-Erinnerungsnachricht sollte klar und höflich sein und alle relevanten Details wie den Namen des Empfängers, den Zweck der Erinnerung (z.B. Termin, Zahlung, Veranstaltung), das Datum und die Uhrzeit sowie alle notwendigen Links oder Anweisungen enthalten. Die Personalisierung der Nachricht erhöht das Engagement und macht sie effektiver.

Gibt es Tools oder Apps, die bei der Automatisierung von WhatsApp-Erinnerungen helfen?

Ja, es gibt mehrere Tools, die dabei helfen, WhatsApp-Erinnerungen zu automatisieren, darunter Trengo, AiSensy usw. Trengo zeichnet sich durch seine nahtlose Integration mit der WhatsApp Business API aus, die es dir ermöglicht, Erinnerungen zu automatisieren, Nachrichten zu personalisieren und die gesamte Kundenkommunikation über eine einzige Plattform zu verwalten.

Kann ich Termin- oder Besprechungserinnerungen über WhatsApp versenden?

Auf jeden Fall. Termin- und Besprechungserinnerungen gehören zu den häufigsten Anwendungsfällen für WhatsApp-Automatisierung. Mit Trengo kannst du automatisierte Terminerinnerungen einrichten, die alle notwendigen Details enthalten und es den Kunden sogar ermöglichen, direkt über WhatsApp zu bestätigen, den Termin zu verschieben oder Fragen zu stellen.

Kann ich WhatsApp-Erinnerungsnachrichten mit Kundennamen personalisieren?

Ja, die Personalisierung ist mit Trengo und ähnlichen Plattformen ganz einfach. Du kannst Variablen oder Platzhalter verwenden, um automatisch den Namen jedes Kunden und relevante Details in deine Erinnerungsnachrichten einzufügen, so dass sie sich persönlicher anfühlen und die Antwortquote steigt.

Wie verwende ich die WhatsApp-API, um Erinnerungen in großem Umfang zu versenden?

Um in großem Umfang Erinnerungen zu versenden, verbinde deine WhatsApp Business API mit Trengo. Lade deine Kontaktliste hoch, erstelle genehmigte Nachrichtenvorlagen und richte Automatisierungsregeln ein, die auf deinen Geschäftsanforderungen basieren. Trengo kümmert sich um die Planung, Personalisierung und Zustellung von Erinnerungen an Tausende von Empfängern und verfolgt die Zustellungs- und Antwortraten zur Optimierung.