Cómo usar WhatsApp Business con varios usuarios y varias cuentas de WhatsApp Business

WhatsApp Business se está convirtiendo poco a poco en uno de los canales de mensajería más populares para las empresas. La aplicación permite conversaciones rápidas, cómodas y personales. Y eso es una gran noticia para cualquier negocio que quiera llevar a Internet la experiencia de una tienda en la vida real.

Lamentablemente, la aplicación WhatsApp Business sólo es permitida para usarse por cuatro usuarios al mismo tiempo. Las empresas que reciben muchos mensajes entrantes de WhatsApp Business necesitan más que eso. ¡Por suerte!...Hay una solución.

En este artículo, te explicaremos cómo empezar a utilizar WhatsApp Business con varios usuarios.

Trataremos los siguientes temas:

• Cómo usar WhatsApp Business varios usuarios a través de la app
• Cómo usar WhatsApp Business con varios usuarios a través de la API
• ¿Se puede utilizar WhatsApp Business en varios dispositivos?
• Cómo Hubo gestiona un número de teléfono de WhatsApp Business con más de 130 tiendas
• Cómo gestionan los equipos de atención al cliente WhatsApp Business con varios agentes

¿Quieres empezar ahora mismo? Solicite una cuenta API de WhatsApp Business a través de Trengoy empieza a utilizar WhatsApp Business con varios usuarios en 10 minutos.

WhatsApp Business con varios usuarios para grandes empresas: la app

La aplicación oficial WhatsApp Business se creó para pequeñas empresas con un número reducido de mensajes entrantes. Por ese motivo, está pensada para que acceda a ella un grupo reducido de personas. Hasta septiembre de 2021, la aplicación WhatsApp Business solo podía utilizarse en dos dispositivos.

Con el nuevo programa beta, los equipos pueden utilizar la aplicación en cinco dispositivos Android, incluido un número de teléfono. Esto significa que todavía no puedes usar la app gratuita WhatsApp Business en dos teléfonos.

Utilizar la aplicación WhatsApp Business con varios dispositivos debe considerarse sólo como una solución rápida. A largo plazo, empezarás a tener problemas:

• Sin opciones de comunicación interna
• No hay posibilidad de seguir el rendimiento de agentes específicos
• Posibilidades de automatización limitadas

La única forma de ser totalmente profesional es utilizar la API con los datos de tu cuenta de WhatsApp para empresas.

WhatsApp Business con más de cuatro usuarios para grandes empresas: la API

Para las grandes empresas que quieran utilizar WhatsApp Business con una cuenta de empresa con más de cuatro usuarios, WhatsApp introdujo la API de WhatsApp Business. Con esto, usted puede:

• Gestionar WhatsApp Business con varios usuarios: Asigna mensajes a compañeros, mantén conversaciones internas y ayuda a más clientes.
• Automatizar las conversaciones: Despliega chatbots, crea reglas y envía respuestas rápidas y automáticas.
• Obtener información valiosa: Controla el número de conversaciones, los tiempos de cierre, las preguntas más frecuentes y mucho más.

La API de WhatsApp tiene una ventana de mensajería de 24 horas. Si un cliente se pone en contacto contigo, tu empresa tiene 24 horas para responder. Después, sólo puede responder enviando mensajes planificados. Se trata de mensajes aprobados por WhatsApp.

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Cómo usar WhatsApp Business varios usuarios a través de la app

Si quieres utilizar la aplicación WhatsApp Business con varios dispositivos o usuarios en una cuenta de empresa, tendrás que unirte a la beta. Este proceso es sencillo y solo lleva unos minutos.

1. En primer lugar, ve a tu aplicación WhatsApp Business
2. A continuación, pulse el icono "más opciones".
3. Dale clic "Dispositivos vinculados".
4. Pulsa "Beta multidispositivo".
5. Pulsa "unirse a beta".

Ahora que te has unido al programa, puedes vincular otros dispositivos a tu teléfono. También puedes hacerlo en la sección "Dispositivos vinculados".

Cómo usar WhatsApp Business con varios agentes a través de la API

La API de WhatsApp Business no viene con su propia interfaz. Para utilizarla, necesitarás una plataforma de atención al cliente como Trengo. Estarás configurado en un abrir y cerrar de ojos:

1. Regístrate para obtener una cuenta de prueba gratuita.
2. Conecta tu número de teléfono de WhatsApp Business a Trengo
3. Solicitar la API de WhatsApp

En diez minutos estarás listo para empezar a utilizar WhatsApp Business con tu equipo. Mientras tanto, el equipo de Trengo te ayudará a superar el proceso de aprobación de WhatsApp.

Añadir usuarios

Configurar Trengo para gestionar múltiples usuarios de cuentas de WhatsApp Business es fácil y rápido. Añadir un nuevo usuario, por ejemplo, se hace en cuestión de minutos.

Cuando añades un usuario, le das derechos específicos, también llamados "permisos de personal". Hay cuatro tipos diferentes:

• Administrador de la cuenta (Tienes permiso para invitar a nuevos miembros, consultar las estadísticas y gestionar las conversaciones)
• Supervisor (Desde gestionar conversaciones, ver el historial de conversaciones de los contactos)
• Usuario (Solo puedes responder a los mensajes que se le han asignado)
• Usuario ligero (Tienes acceso solo a asignar conversaciones, pero no responderlas)

Asignación de conversaciones a uno mismo o a los compañeros

Cuando tienes un equipo reducido y una cantidad relativamente baja de mensajes de WhatsApp recibidos, tanto tú como tu equipo pueden adjudicarse mensajes manualmente. De este modo, no habrá nunca consultas sin respuestas.

Cuando tienes un equipo grande o un gran volumen de mensajes entrantes de WhatsApp Business, asignar todo manualmente te llevará mucho tiempo. Por eso puede automatizar este proceso. Con la regla round-robin, todos los agentes de tu equipo reciben exactamente la misma cantidad de mensajes al día.

Colaborar en conversaciones de WhatsApp Business con varios usuarios

Un equipo que gestiona varios usuarios de WhatsApp Business también necesita poder comunicarse entre sí. En una solución de bandeja de entrada compartida para equipos, esto puede hacerse enviándose mensajes internos, lo que también se denomina etiquetado.

De este modo, no tendrás que alternar constantemente entre tus mensajes de WhatsApp Business y la aplicación de chat de tu equipo para hablar con tus compañeros.

Automatiza las conversaciones con chatbots

La atención al cliente puede ser un trabajo abrumador, sobre todo cuando hay mucho trabajo. Antes de que se dé cuenta, sus tiempos de respuesta son cada vez más largos. Y eso perjudicará sus resultados de satisfacción del cliente. Por eso un poco de automatización no hace daño.

En Trengo, puedes activar un chatbot para WhatsApp que recopile clientes potenciales, responda a preguntas comunes y reenvíe automáticamente a los clientes al compañero adecuado. Así, aunque colabores con varios usuarios, los mensajes nunca pasarán desapercibidos.

Establecer respuestas automáticas cuando no hay usuarios disponibles

Otra ventaja de utilizar Trengo para gestionar WhatsApp Business con varios colaboradores es que puedes utilizar respuestas automáticas. Tus clientes siempre recibirán una respuesta, incluso fuera del horario comercial.

Se trata de una función importante, sobre todo porque no es posible "cerrar" la cuenta de WhatsApp fuera del horario comercial. Los clientes pueden decidir enviar un mensaje a cualquier hora del día, lo que significa que siempre tiene que haber una respuesta.

Respuestas rápidas para todo su equipo

También puede utilizar Trengo para enviar respuestas rápidas a través de WhatsApp Business. Con una respuesta rápida, puedes seleccionar respuestas estandarizadas a preguntas que te hacen con frecuencia. Esto ahorra mucho tiempo. Cuando varios usuarios utilizan WhatsApp Business, las respuestas rápidas garantizan que toda la empresa mantenga el mismo tono y la misma voz.

Decidir entre la app de WhatsApp Business y la API de WhatsApp Business

Elegir entre la aplicación WhatsApp Business y la API de WhatsApp Business puede ser un poco complejo al principio. Por eso hemos creado la siguiente imagen para simplificar el proceso de toma de decisiones.

Casos prácticos: cómo el servicio de atención al cliente, marketing y ventas se benefician del uso de WhatsApp Business a través de Trengo

Cómo utilizan WhatsApp Business los equipos de atención al cliente con varios agentes

Los equipos de atención al cliente que utilicen WhatsApp Business a través de Trengo se beneficiarán de un mejor flujo de trabajo. Cuando llega un mensaje de WhatsApp Business, es posible automatizar por completo el proceso de asignarlo al usuario adecuado. Para ello, solo hay que basarse en las palabras clave del mensaje o simplemente hacer un sorteo, lo que garantiza que todos los usuarios reciban el mismo volumen de trabajo. Si lo deseas, también tienes la posibilidad de asignar mensajes de forma manual al compañero adecuado.

Cuando necesites comentar una consulta de un cliente con un compañero, hazlo dentro de la conversación de WhatsApp. No es necesario cambiar a un chat de equipo externo.

Todos los miembros de atención al cliente tienen que responder a preguntas frecuentes. "¿Cuándo se entregará mi paquete?". "¿Cuál es su política de devoluciones? "¿Cuál es su horario comercial?". y un largo etcétera. Con respuestas rápidas, tanto tú y el equipo pueden responder a estas preguntas con sólo pulsar un botón. Esto te ahorra tiempo, al tiempo que ofrece a los clientes una respuesta en un abrir y cerrar de ojos.

Envía automáticamente una encuesta CSAT una vez finalizada una conversación. Además, realiza un seguimiento del tiempo medio de respuesta, el número total de conversaciones y el tiempo que tardan los trabajadores en responder a las preguntas.

Cómo utilizan WhatsApp Business los equipos de marketing y ventas con varios agentes

Si te dedicas al marketing digital, probablemente conozcas los anuncios "click-to-WhatsApp". Se trata de anuncios que redirigen a las personas que hacen clic en ellos a un chat de WhatsApp con tu empresa. Es una excelente manera de iniciar una conversación de WhatsApp Business con clientes potenciales y recopilar clientes potenciales. Utilizando la configuración de WhatsApp adecuada, tu equipo de ventas recibe notificaciones para recoger estos mensajes de WhatsApp Business de inmediato.

Cada cliente potencial que llega debe ser cualificado. Este proceso puede llevar mucho tiempo a tu equipo de ventas. Con Trengo, puedes automatizar este proceso creando un bot sin código. El bot hace un par de preguntas de opción múltiple para obtener más información sobre el cliente. Piensa en el país, el nombre de la empresa, el tamaño de la empresa, etc. Después, sabrá exactamente a qué agente de ventas debe remitirse la conversación.

También puedes ir un paso más allá y permitir que todo el recorrido del comprador tenga lugar en WhatsApp. Aquí tienes un ejemplo:

Inspiración: así gestionan los usuarios de Trengo WhatsApp Business con varios dispositivos y usuarios

Cómo Hubo gestiona un número de WhatsApp Business con más de 130 tiendas

El gigante minorista holandés Hubo tiene más de 130 tiendas repartidas por toda Holanda. Se puede acceder a todas ellas a través del mismo número de WhatsApp Business de su sitio web.

Todos los mensajes entrantes se reenvían automáticamente al lugar correcto.

Esto significa que pueden comunicar un número de WhatsApp Business en todo su marketing y, al mismo tiempo, asegurarse de que los clientes se ponen en contacto con la ubicación correcta.

Si quieres ofrecer el mismo servicio que Hubo, sigue los siguientes pasos:

• Conecta tu número de WhatsApp Business a Trengo.
• Active el localizador para asegurarse de que los mensajes van a parar a las tiendas correctas.
• Comunica el número de WhatsApp Business en todas tus acciones de marketing.

Cómo el equipo del concesionario de coches Muntstad ofrece un servicio rápido y eficaz a través de WhatsApp Business

Hace un tiempo, hablamos con uno de los mayores concesionarios de coches de los Países Bajos sobre por qué y cómo utilizan una cuenta compartida de WhatsApp Business.

La empresa recibe unas 900 consultas nuevas a través de WhatsApp Business cada mes. Al añadir WhatsApp Business como chat en su sitio web los clientes siempre pueden contactar con ellos.

Muntstad es una gran empresa, con múltiples equipos centrados en el cliente. En lugar de tener que comprobar cada mensaje de WhatsApp entrante y reenviarlo manualmente al equipo adecuado, han automatizado este proceso en Trengo para permitir un proceso eficiente para múltiples usuarios.

Han creado reglas que etiquetan automáticamente los mensajes entrantes de WhatsApp, basándose en determinadas palabras clave. Un ejemplo de etiqueta que utilizan es "consulta posventa". Los mensajes con esta etiqueta pueden ser recogidos por el equipo de posventa. Esto les permite trabajar juntos de forma eficiente para responder a los mensajes de WhatsApp Business con varios usuarios.

Más información sobre cómo Muntstad ofrece atención al cliente a través de WhatsApp Business

Empieza a gestionar WhatsApp Business con varios inicios de sesión

Entonces, ¿pueden utilizar WhatsApp Business varios usuarios? Sí. 

La API asegura que WhatsApp Business con múltiples usuarios se haga fácilmente. ¿Listo para empezar a utilizar la API de WhatsApp Business? Con Trengo, puedes empezar a gestionar tus mensajes de WhatsApp Business con múltiples usuarios en no menos de diez minutos después de registrarte.

Solicite una demostración gratuita

Lea todo lo que hay que saber sobre los usuarios múltiples de Business WhatsApp:

• Cómo gestionar varias cuentas de WhatsApp Business en una sola vista‍
• La guía definitiva para triunfar en tu negocio de WhatsApp‍
• Precios de WhatsApp Business‍

Preguntas más frecuentes (FAQ)

1. ¿Pueden utilizar WhatsApp Business varios usuarios?

Sí, varios usuarios pueden utilizar WhatsApp Business, pero el método depende de si se utiliza la WhatsApp Business App o la WhatsApp Business API. La app permite hasta cuatro usuarios (a través de dispositivos vinculados), mientras que la API, utilizada con una plataforma como Trengo, permite a un número ilimitado de usuarios gestionar conversaciones de forma colaborativa.

2. ¿Cuántas personas pueden utilizar una cuenta de WhatsApp?

Utilizando la app normal de WhatsApp Business, solo un usuario puede acceder a la cuenta a la vez, además de hasta cuatro dispositivos adicionales a través de WhatsApp Web. Sin embargo, si utiliza la API de WhatsApp Business conectada a una plataforma de bandeja de entrada compartida como Trengo, puede añadir tantos miembros del equipo como sean necesarios para gestionar las conversaciones con los clientes de forma simultánea.

3. Cómo utilizar WhatsApp Business con varios usuarios?

Para utilizar WhatsApp Business con varios usuarios a través de la aplicación, únete a la beta multidispositivo y vincula hasta cuatro dispositivos adicionales a través del menú "Dispositivos vinculados". Para equipos más grandes, conecta tu número de WhatsApp Business a una plataforma de atención al cliente como Trengo mediante la API. Esta configuración te permite asignar mensajes, automatizar flujos de trabajo y colaborar en una bandeja de entrada compartida.

4. ¿Puedo utilizar la misma cuenta de WhatsApp Business en 2 teléfonos?

No, la aplicación WhatsApp Business no permite utilizar la misma cuenta en dos teléfonos al mismo tiempo. Solo puede tener un teléfono conectado, pero puede enlazar hasta cuatro dispositivos distintos (como ordenadores) para usuarios adicionales.

5. ¿Cuál es la diferencia entre WhatsApp Business App y WhatsApp Business API para varios usuarios?

La aplicación WhatsApp Business está diseñada para equipos pequeños y permite hasta cinco dispositivos (un teléfono y otros cuatro). Tiene funciones limitadas de colaboración, automatización e informes. La API de WhatsApp Business está pensada para equipos más grandes y ofrece funciones avanzadas como usuarios ilimitados, automatización, reglas de asignación, análisis e integración con plataformas de atención al cliente para una colaboración perfecta.

6. ¿Necesito la API de WhatsApp Business para añadir varios usuarios?

Si necesita más de cuatro usuarios o funciones avanzadas como automatización, asignación y análisis, necesita la API de WhatsApp Business. La aplicación por sí sola solo es adecuada para equipos muy pequeños con necesidades básicas.

7. ¿Cómo añado varios usuarios a mi cuenta de WhatsApp Business?

Para añadir varios usuarios:

• Solicite acceso a la API de WhatsApp Business.
• Elija un proveedor de soluciones como Trengo.
• Conecta tu número de WhatsApp a la bandeja de entrada compartida de Trengo.
• Invita a los miembros de tu equipo a tu espacio de trabajo en Trengo: todos podrán acceder a los chats de WhatsApp y responder a ellos.

Esta configuración proporciona a cada usuario su propio inicio de sesión, función y permisos, lo que resulta perfecto para gestionar las conversaciones con los clientes a gran escala.

8. ¿Cuántos usuarios pueden utilizar WhatsApp Business API?

No hay un límite máximo fijo para el número de usuarios con la API de WhatsApp Business. El número real depende de tu plataforma de atención al cliente (como Trengo), que te permite añadir tantos miembros del equipo como requiera tu negocio, con permisos y reglas de asignación personalizables.