أفضل 9 ممارسات لإنشاء قوالب البريد الإلكتروني لخدمة العملاء

خدمة العملاء الرائعة هي ما سيجعل عملك يتدفق وينمو ويزدهر. ولكن كيف يمكنك التأكد من أنك تقدم أفضل خدمة عملاء ممكنة ، دون إعادة إنشاء العجلة مع كل قطعة اتصال؟

هذا سهل. ضع قوالب البريد الإلكتروني لخدمة العملاء في مكانها الصحيح والتي تتناول الأسئلة الشائعة ونقاط الألم الأكثر شيوعا. سيوفر هذا الوقت الثمين لفريقك ، ويوفر وقت عملائك ، ويبني ولاء العملاء.

في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على أفضل الممارسات لإنشاء قوالب البريد الإلكتروني وصيانتها ، وكيف تساعد علامتك التجارية ، وكيف ستعزز ولاء العملاء.

أفضل الممارسات لإنشاء قوالب البريد الإلكتروني وصيانتها

سيساعد وجود قوالب البريد الإلكتروني في مكانها في إنشاء صوت وولاء متسقين للعلامة التجارية ، ولكن ما هي أفضل الممارسات لإنشاء قالب البريد الإلكتروني الخاص بك وصيانته؟

لنلق نظرة على العناصر التي يجب تضمينها ونوع الأشياء التي يجب مراعاتها عند إنشاء قوالب البريد الإلكتروني الخاصة بك. تريد إنشاء عملية لكتابة قوالب البريد الإلكتروني الخاصة بك والموافقة عليها والتي ستضمن بقاءك على العلامة التجارية وتقديم الرسالة الصحيحة في الوقت المناسب.

1. استخدم سطر موضوع واضح لجذب انتباه عميلك. "متابعة خدمة العملاء" أو "الخطوات التالية من خدمة العملاء" أظهر لعملائك أن البريد الإلكتروني يحتوي على معلومات الخدمة بدلا من الرسائل التسويقية.

2. كن موجزا حتى لا تضيع وقت عميلك.

3. قم بإضفاء الطابع الشخصي كلما أمكن ذلك حتى يشعر عملاؤك وكأنك تتحدث إليهم مباشرة.

4. استخدم اللغة والشعارات والخطوط والألوان المعتمدة لشركتك وعلامتك التجارية. يجب على فريق التسويق الخاص بك التوقيع على القوالب الخاصة بك مع تصميم شعار علامتك التجارية.

5. قم بتسمية القوالب الخاصة بك بشكل صحيح حتى يتمكن فريق خدمة العملاء من الحصول على القالب الصحيح وتخصيصه بسهولة.

6. قم دائما بتضمين معلومات الاتصال في قوالب البريد الإلكتروني الخاصة بك ، في حال كان لدى العملاء أسئلة متابعة.

7. تذكر تضمين رابط إلغاء الاشتراك في بريدك الإلكتروني.

8. قم بمراجعة وتحديث قوالب البريد الإلكتروني الخاصة بك بانتظام للتأكد من أن المعلومات والعمليات وجهات الاتصال التي تتضمنها حديثة.

9. تتبع الأداء لمعرفة القوالب التي تعمل بشكل أفضل وأيها يحتاج إلى تغييرات لخدمة العملاء بشكل أفضل.

أمثلة على قوالب البريد الإلكتروني

هناك الكثير من قوالب البريد الإلكتروني لخدمة العملاء التي يمكنك إنشاؤها. فيما يلي بعض الأمثلة:

• يؤكد الترحيب / إعداد العميل الجديد للعميل أنه تمت إضافته إلى نظامك ويتيح له معرفة ما يمكن أن يتوقعه بعد ذلك.
• يمكن أن تخبر الاستجابات الجديدة للمشاكل عملائك بأن مشكلتهم هي أولويتك القصوى.
• استجب للمشكلات المستمرة وطلبات الحصول على مزيد من المعلومات ورسائل رضا العملاء بطريقة تخبر عملائك أنك تلقيت رسالتهم وستعود إليهم قريبا بمزيد من المعلومات.
• دع عملائك السعداء يعرفون أنهم موضع تقدير وأنك سعيد بخدمتهم بشكل جيد.
• اضرب النغمة الصحيحة مع العملاء الغاضبين ، الذين قد يكون من الصعب الاستجابة لهم. يمكن أن يقلل قالب البريد الإلكتروني المعد من إغراء الرد بنفس النغمة ، مع التأكيد لهم أنك تعمل بجد لتصحيح المشكلة.
• يمكن الاعتراف بطلبات الميزات مع شكرك وتقديرك لمشاركة فكرة.
• أخبر عملائك أنه ستتم معالجة تجديد خدمتهم قريبا.
• استجب بشكل مناسب لطلبات الإرجاع والاسترداد بالخطوات التالية.
• يمكن الرد على طلبات الخصم بنعم أو لا وكيفية المتابعة.
• قم بتوجيه العملاء إلى مورد موجود للإجابة على أسئلتهم.
• يمكن الاستجابة لانقطاع الخدمة بسرعة وسهولة ، حتى يعرف عملاؤك أنك تهتم بمشكلاتهم.
• يمكن إرسال طلبات المراجعة بعد تنفيذ الخدمة، أو بعد حل مشكلة، لتقييم عملياتك و/أو فعالية فرقك.

لا يمكنك فقط إنشاء قوالب بريد إلكتروني للمشكلات الشائعة ، ولكن يمكنك إنشاء مهام سير عمل لنقل فريقك خلال عملية خدمة العملاء.

على سبيل المثال، يتم تلقي مشكلة.

1. ستبدأ بنموذج استجابة المشكلة.
2. التالي سيكون نموذج متابعة للتأكد من حل المشكلة بشكل صحيح.
3. الأخير هو طلب مراجعة حتى تتمكن من تقييم خدمتك وعمليتك.

إليك ما يمكن أن يبدو عليه ذلك إذا أرسل إليك أحد العملاء طلب استرداد عبر البريد الإلكتروني.

1. يستخدم فريقك نموذج "تم استلام طلب استرداد الأموال" للإقرار باستلام الطلب وإعلام العميل بخطواته التالية.
2. بمجرد إرجاع العنصر ومعالجة الإرجاع ، سيتم إرسال البريد الإلكتروني لنموذج "الإرجاع مكتمل" إلى العميل ، مما يؤكد إتمام المعاملة.
3. يمكنك أيضا إرسال بريد إلكتروني لطلب التعليقات لمعرفة كيف يمكن أن يكون لديك نتيجة مختلفة. ربما يحتاج وصف المنتج إلى مزيد من التفاصيل ، أو يجب أن يكون الشحن أسرع.

كيف يمكن لقوالب البريد الإلكتروني أن تساعد علامتك التجارية

يمكن أن تكون تكلفة خدمة العملاء السيئة أو السيئة كبيرة. إذن كيف يمكن أن تساعدك قوالب البريد الإلكتروني في إنقاذ العملاء؟ يمكن أن تساعد قوالب البريد الإلكتروني فريقك على الاستجابة بشكل أسرع واستخدام نغمة متسقة تحدد علامتك التجارية بشكل صحيح.

أكثر من نصف المستهلكين الأمريكيين (58٪) سيغيرون الشركات بسبب سوء خدمة العملاء ، وفقا لمايكروسوفت. هذا أكثر من نصف عملائك الذين يمكنهم الخروج من الباب بسبب تجربة خدمة العملاء السيئة. لا أعرف العديد من الشركات التي يمكنها تحمل خسارة 58٪ من قاعدة عملائها.

ليس ذلك فحسب ، بل يكلف الحصول على عميل جديد 5 مرات أكثر مما يكلفه الاحتفاظ بواحد. لذلك ، من المنطقي ماليا وتسويقيا أن تبقي عملائك الحاليين سعداء.

كيف يمكن لقوالب البريد الإلكتروني بناء ولاء العملاء

ولاء العملاء هو نتيجة لخدمة العملاء الجيدة. عندما يكون عملاؤك مخلصين ، يزداد معدل الاحتفاظ ، وكذلك قيمة عمر العميل.

وفقا لدراسة تحقيق دهشة العملاء لعام 2020 ، فإن 96٪ من المستهلكين سيتخلون عن العلامة التجارية بعد تجربة خدمة عملاء سيئة. ومع ذلك ، فإن 62٪ على استعداد لدفع المزيد مقابل خدمة العملاء الجيدة.

لطالما اعتقدت أن المشكلة هي فرصة لجعل العميل سعيدا بموقف سيء. سيساعد وجود قوالب بريد إلكتروني للمشكلات الشائعة على ضمان استجابة فريقك بسرعة وبالنغمة الصحيحة.

على سبيل المثال ، تخيل أن هناك تأخيرا في الشحن لمنتج معين يحتاجه العديد من عملائك. رأى فريقك هذا التأخير قادما ووجد حلا بديلا قد يعمل مع بعض عملائك. لذلك ، أنشأ فريق خدمة العملاء الخاص بك قالب بريد إلكتروني لتحديد المشكلة وتقديم حل ممكن بسرعة وبدقة.

عندما يتمكن فريقك من تخصيص قوالب البريد الإلكتروني التي يستخدمونها، استنادا إلى ملف تعريف العميل وتفاعلات خدمة العملاء السابقة عبر القنوات، يمكنك تحسين تجربة العملاء بشكل أكبر، مما يؤدي إلى زيادة ولاء العملاء.

يمكن أن تساعد قوالب البريد الإلكتروني لخدمة العملاء في ضمان استجابة فريقك بالطريقة التي تريد أن تعرف بها علامتك التجارية: متفوقة.

التعرف على المزيد

هل تريد المزيد من الإلهام لتحسين خدمة العملاء في مؤسستك؟ تعرف على المزيد حول استخدام Trengo لإدارة البريد الإلكتروني وإصدار التذاكر واحصل على المستند التعريفي التمهيدي الخاص بنا حول أفضل الممارسات لخدمة عملاء التجارة الإلكترونية.