9 buone pratiche per creare modelli di email per il servizio clienti

Un ottimo servizio clienti è ciò che fa fluire, crescere e prosperare la tua attività. Ma come puoi essere sicuro di fornire il miglior servizio clienti possibile, senza ricreare la ruota con ogni comunicazione?

È facile. Crea dei modelli di email per il servizio clienti che rispondano alle domande più frequenti e ai punti dolenti. In questo modo risparmierai il tempo prezioso del tuo team, quello dei tuoi clienti e li fidelizzerai.

In questo articolo analizzeremo le migliori pratiche per la creazione e la manutenzione dei modelli di email, come aiutano il tuo brand e come rafforzano la fedeltà dei clienti.

Le migliori pratiche per creare e mantenere i modelli di email

Disporre di modelli di email aiuterà a creare una voce coerente del marchio e a fidelizzarlo, ma quali sono le migliori pratiche per creare e mantenere il tuo modello di email?

Vediamo quali sono gli elementi da includere e quali sono le cose da considerare quando crei i tuoi modelli di email. Devi creare un processo di scrittura e approvazione dei tuoi modelli di email che ti garantisca di rimanere in linea con il marchio e di fornire il messaggio giusto al momento giusto.

1. Utilizza un oggetto chiaro per catturare l'attenzione del cliente. "Follow-up del servizio clienti" o "Prossimi passi del servizio clienti" indicano ai tuoi clienti che l'e-mail contiene informazioni sul servizio piuttosto che messaggi di marketing.

2. Sii conciso per non far perdere tempo al tuo cliente.

3. Personalizza ogni volta che è possibile , in modo che i tuoi clienti sentano che stai parlando direttamente con loro.

4. Usa il linguaggio, i loghi, i font e i colori approvati per la tua azienda e il tuo marchio. Il tuo team di marketing deve approvare i modelli con il logo del tuo marchio .

5. Etichetta correttamente i tuoi modelli in modo che il tuo team di assistenza clienti possa facilmente prendere e personalizzare il modello corretto.

6. Inserisci sempre le informazioni di contatto nei tuoi modelli di email, nel caso in cui i clienti abbiano domande di approfondimento.

7. Ricorda di includere un link di opt-out nell'e-mail.

8. Rivedi e aggiorna regolarmente i tuoi modelli di email per assicurarti che le informazioni, i processi e i contatti che includono siano aggiornati.

9. Traccia le prestazioni per capire quali modelli funzionano meglio e quali devono essere modificati per servire meglio i clienti.

Esempi di modelli di email

Ci sono tantissimi modelli di email per il servizio clienti che puoi creare. Ecco alcuni esempi:

• L'onboarding di benvenuto o di un nuovo cliente conferma al cliente che è stato aggiunto al tuo sistema e gli fa sapere cosa può aspettarsi.
• Le risposte ai nuovi problemi possono far capire ai tuoi clienti che il loro problema è la tua massima priorità.
• Rispondi ai problemi in corso, alle richieste di ulteriori informazioni e ai messaggi di soddisfazione dei clienti in modo da comunicare ai tuoi clienti che hai ricevuto il loro messaggio e che li ricontatterai presto con ulteriori informazioni.
• Fai sapere ai tuoi clienti soddisfatti che sono apprezzati e che sei felice di averli serviti bene.
• Cerca di trovare il tono giusto con i clienti arrabbiati, che possono essere difficili da contattare. Un modello di email preparato può ridurre la tentazione di rispondere con lo stesso tono, assicurando loro che stai lavorando diligentemente per correggere il problema.
• Le richieste di funzionalità possono essere accolte con un ringraziamento e un apprezzamento per la condivisione dell'idea.
• Fai sapere ai tuoi clienti che il rinnovo del servizio verrà elaborato a breve.
• Rispondere in modo appropriato alle richieste di reso e di rimborso con i passi successivi.
• Alle richieste di sconto si può rispondere con un sì o un no e come procedere.
• Indirizza i clienti verso una risorsa esistente per rispondere alle loro domande.
• Le interruzioni del servizio possono essere gestite in modo rapido e semplice, in modo che i tuoi clienti sappiano che ti stai occupando dei loro problemi.
• Le richieste di revisione possono essere inviate dopo l'esecuzione di un servizio o dopo la risoluzione di un problema, per valutare i processi e l'efficacia dei tuoi team.

Non solo puoi creare dei modelli di email per i problemi più comuni, ma puoi anche creare dei flussi di lavoro per accompagnare il tuo team nel processo di assistenza clienti.

Ad esempio, viene ricevuto un problema.

1. Inizierai con un modello di risposta ai problemi.
2. Il prossimo passo sarà un modello di follow-up per assicurarsi che il problema sia stato risolto correttamente.
3. L'ultima è una richiesta di revisione per valutare il servizio e il processo.

Ecco come potrebbe apparire se un cliente ti invia una richiesta di rimborso via e-mail.

1. Il tuo team utilizza il modello "richiesta di rimborso ricevuta" per confermare la ricezione della richiesta e far sapere al cliente quali sono i passi successivi.
2. Una volta che l'articolo è stato restituito e il reso è stato elaborato, il modello di e-mail "reso completato" viene inviato al cliente, confermando che la transazione è stata effettuata.
3. Potresti anche inviare un'e-mail di richiesta di feedback per capire come avresti potuto ottenere un risultato diverso. Forse la descrizione del prodotto deve essere più dettagliata o la spedizione deve essere più veloce.

Come i modelli di email possono aiutare il tuo brand

Il costo di un servizio clienti scadente può essere significativo. In che modo i modelli di email possono aiutarti a salvare i clienti? I modelli di e-mail possono aiutare il tuo team a rispondere più velocemente e a utilizzare un tono coerente che definisca correttamente il tuo marchio.

Secondo Microsoft, più della metà (58%) dei consumatori americani cambierà azienda a causa di un servizio clienti scadente. Si tratta di oltre la metà dei tuoi clienti che potrebbero abbandonare la porta a causa di una cattiva esperienza con il servizio clienti. Non conosco molte aziende che possono permettersi di perdere il 58% della loro clientela.

Non solo, ma costa 5 volte di più trovare un nuovo cliente che mantenerne uno. Per questo motivo, ha senso dal punto di vista finanziario e del marketing mantenere i clienti esistenti.

Come i modelli di email possono fidelizzare i clienti

La fedeltà dei clienti è il risultato di un buon servizio clienti. Quando i tuoi clienti sono fedeli, il tasso di fidelizzazione aumenta, così come il valore della vita del cliente.

Secondo lo studio 2020 Achieving Customer Amazement, il 96% dei consumatori scaricherà un marchio dopo una cattiva esperienza di servizio clienti. Tuttavia, il 62% è disposto a pagare di più per un buon servizio clienti.

Ho sempre pensato che un problema sia un'opportunità per rendere felice un cliente che si trova in una situazione negativa. Avere dei modelli di e-mail per i problemi più comuni ti aiuterà a garantire che il tuo team risponda rapidamente e con il tono giusto.

Ad esempio, immagina che ci sia un ritardo nella spedizione di un prodotto specifico di cui hanno bisogno molti dei tuoi clienti. Il tuo team ha previsto questo ritardo e ha trovato una soluzione alternativa che potrebbe andare bene per alcuni dei tuoi clienti. Quindi, il tuo team di assistenza clienti ha creato un modello di e-mail per identificare il problema e fornire una possibile soluzione in modo rapido e accurato.

Se il tuo team può personalizzare i modelli di email che utilizza, in base al profilo del cliente e alle interazioni passate con il servizio clienti attraverso i canali, puoi migliorare ulteriormente l'esperienza del cliente, portandolo a una maggiore fedeltà.

I modelli di email per il servizio clienti possono aiutare a garantire che il tuo team risponda nel modo in cui vuoi che il tuo marchio sia conosciuto: superiore.

Per saperne di più

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