إحداث ثورة في الكفاءة: أفضل أدوات أتمتة سير العمل لعام 2024

التكرار هو عدو الإنتاجية. فهو لا يمنع مهارات حل المشكلات الإبداعية للموظفين فحسب ، بل يؤثر أيضا على الأداء العام للفريق. 

ولكن هناك ما هو أكثر من ذلك: ضعف التواصل ، والأخطاء المتكررة ، وتأخير المشروع ، وعدم الامتثال والتكاليف المتزايدة - كل هذه هي أعراض مكان العمل حيث يتم تنفيذ المهام وإدارتها يدويا.

الآن ، تخيل مساحة عمل تعمل فيها المهام الروتينية بنفسها ، وتحدث الموافقات في لحظة ، ويتم تعيين المهام تلقائيا ويكون تدفق المعلومات سلسا بين الأقسام. كيف يمكن أن يحدث هذا؟ 

أدخل أدوات أتمتة سير العمل. 

أصبحت أدوات أتمتة سير العمل ميزة أساسية لمساحات العمل في كل صناعة ، من الحملات التسويقية إلى الموارد البشرية ومن المعاملات المالية إلى دعم العملاء. ومع ذلك ، يمكن أن يكون إجراء الأتمتة مهمة شاقة ، خاصة عند اختيار برنامج أتمتة سير العمل الذي يجب استخدامه. 

وهذا ما يدور حوله هذا المقال. نريد أن نقدم لك نظرة عامة على بعض من أفضل أدوات أتمتة سير العمل الموجودة. لكن أولا ، بعض الأساسيات. 

فهم أتمتة سير العمل

بعبارات واضحة ، تعمل حلول أتمتة سير العمل على أتمتة المهام المتكررة واليدوية ، مثل الموافقة على إجازة ، وإرسال بريد إلكتروني للتذكير ، وإضافة عميل متوقع إلى حملة بالتنقيط ، والاستجابة للعملاء وما إلى ذلك. الهدف هنا هو تحريرك أنت وفريقك من المهام التي تستغرق وقتا طويلا وتتيح لك التركيز أكثر على المناورات الإستراتيجية التي تدفع عملك إلى الأمام حقا.

فيما يلي بعض حالات الاستخدام التي يمكن أن تساعدك فيها هذه الأدوات:

• توجيه البيانات - نقل المعلومات بين التطبيقات والأنظمة الأساسية المختلفة ، من منصات التسويق إلى CRM أو المبيعات إلى التمويل ، كل ذلك دون القيام بأي شيء يدويا. 
• أتمتة المهام - جدولة المهام المتكررة وتنفيذها مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني وإضافة عميل إلى الحملة بمجرد تنزيل مورد وإنشاء التقارير وتحديث قواعد البيانات وما إلى ذلك.  
• مهام سير عمل الموافقة—توجيه المستندات وطلبات الموافقة من خلال قنوات محددة مسبقا. على سبيل المثال ، الموظف الذي يطلب الإجازة والمدير يوافق - أو يرفض - نفس الشيء دون كتابة الطلبات يدويا. أو موافقة الإدارة المالية على طلب مصروفات.  
• الإجراءات المستندة إلى المشغل—يمكنك إعداد الإجراءات التلقائية استنادا إلى أحداث معينة، مثل إرسال إشعارات عند وصول عميل محتمل جديد، وإنشاء التذاكر، وتحديث سجلات العملاء عند إجراء عملية شراء، وما إلى ذلك. 

ولكن لماذا تعتبر هذه الأدوات حاسمة للغاية في مشهد الأعمال اليوم؟ تكمن الإجابة في تأثيرها على العمليات التجارية الحديثة. 

• تعمل أتمتة سير العمل على تحسين الكفاءة والدقة في مكان العمل. خفضت وكالة تأمين مقرها كاليفورنيا وقت إنشاء عروض الأسعار من 14 يوما إلى 14 دقيقة من خلال أتمتة سير عملها. 
• تحرر هذه الأدوات الموظفين من التركيز أكثر على المهام المهمة وعالية القيمة. ينسب 85٪ من قادة تكنولوجيا المعلومات الفضل إلى الأتمتة لمساعدة أعضاء فريقهم على توفير 10-15٪ من الوقت الذي كانوا سيقضونه في المهام المتكررة واليدوية. 
• تساعد الأتمتة على تجنب الأخطاء عند إنجاز المهام يدويا. يقلل برنامج أتمتة سير العمل من الأخطاء بنسبة 37٪ أثناء عملية الالتقاط.
• كما أنه يزيد من الرؤية في العمليات ويتيح تتبع الأداء. أفادت 91٪ من الشركات التي تبنت أتمتة سير العمل أنها اكتسبت رؤية أكبر في عملياتها التجارية.
• يقول 54٪ من المديرين أن التحدي الأكبر لسير العمل الذي يواجهونه هو ضعف التواصل. يمكن لأتمتة سير العمل معالجة هذا التحدي من خلال القضاء على الاختناقات وتعزيز التواصل بين الموظفين والإدارات. 
• تعمل أتمتة سير العمل على تعزيز إنتاجية كل من الأعضاء والفرق. لوضعها في نصابها الصحيح ، يتم فقدان 40٪ من الإنتاجية بسبب تبديل المهام ، وهو أمر يمكن أتمتته.  

ولكن كما قلت سابقا ، يمكن أن يحدث كل هذا عندما تختار النظام الأساسي المناسب ، والذي قد يأتي مع مهام سير العمل التي تحتاجها - أو التي قد تسمح لك بتصميم مهام سير العمل الخاصة بك عند الحاجة إليها. في القسم أدناه ، قمت بإدراج بعض أفضل أدوات أتمتة سير العمل. اختر ما يناسب احتياجاتك الفريدة. 

8 من أفضل أدوات أتمتة سير العمل

1. زابير

أولا في القائمة ، لدينا زابير. تفتخر بالتكامل مع أكثر من 6,000+ تطبيق ، أود أن أسمي Zapier بطل الاتصال بلا منازع. فكر في تطبيق ، وقد أداره Zapier ، ونسج بريدك الإلكتروني ، وإدارة علاقات العملاء ، وأدوات إدارة المشاريع ، وقنوات الاتصال ، ومنصات دعم العملاء ، وما إلى ذلك. 

تسمح لك واجهته سهلة الاستخدام و "Zaps" المبنية مسبقا بأتمتة أي نوع من العمليات التجارية تقريبا ، الأساسية والمتقدمة. لديها خطة "مجانية إلى الأبد" ، مع توفر الميزات الأساسية ولكن الأساسية. تشمل الخطط المدفوعة Starter و Professional و Team بسعر 19.99 دولارا و 49 دولارا و 69 دولارا شهريا على التوالي. هناك أيضا خطة شركة ، لكنك ستتواصل مع فريق المبيعات لمعرفة الأسعار. 

إيجابيات زابير 

• تكامل لا مثيل له - قم بتوصيل أي تطبيق تقريبا ، بغض النظر عن مدى غموضه
• واجهة السحب والإفلات سهلة الاستخدام و Zaps مسبقة الصنع تجعل التشغيل الآلي سهلا ، حتى بالنسبة للأقسام غير الفنية
• بأسعار معقولة - خطة مجانية مع الميزات الأساسية ، والخطط المدفوعة توفر قدرات أكثر قوة.

سلبيات زابير

• منحنى تعليمي أكثر حدة ، وخاصة إعداد "Zaps". 
• ضعف دعم العملاء. "لا أجد دعم المساعدة مفيدا للغاية. معظمها خطوات قصيرة وغامضة حول كيفية إكمال المهام ولكن ليس في الحقيقة كيفية استكشاف الأخطاء وإصلاحها ، "يكتب أحد المستخدمين. 
• على الرغم من أنه يوفر عمليات تكامل مع العديد من التطبيقات ، إلا أن عمليات الدمج ليست كلها سلسة كما هو متوقع. 

مثالي ل: الشركات التي تبحث عن أتمتة أساسية بين التطبيقات المتنوعة ، والمستقلين الذين يربطون سير العمل الخاص بهم وأي شخص يحتاج إلى نقطة دخول سهلة الاستخدام وبأسعار معقولة.

أمثلة على حالة الاستخدام: Zapier مفيد بشكل خاص لأقسام التسويق والخدمات. تشمل حالات الاستخدام (على سبيل المثال لا الحصر) إرسال إشعارات البريد الإلكتروني الآلية ، وتحديث قواعد البيانات بناء على عمليات إرسال النماذج ، ومزامنة الملفات بين خدمات التخزين السحابية. 

‍

2. كليك أب

ClickUp هي أداة أخرى لأتمتة سير العمل تجمع بين إدارة المشاريع وأتمتة المهام والتواصل ضمن نظام أساسي واحد. تجعل واجهته المرئية من السهل تتبع التقدم وإدارة المواعيد النهائية والتعاون مع فريقك. يتألق ClickUp في قابليته للتخصيص ، حيث يمكن للفرق تخصيص النظام الأساسي الخاص باحتياجاتهم وسير العمل باستخدام قوالب العمليات. في حين أنه مفيد لأي فريق ، إلا أنه مفيد بشكل خاص لفرق تطوير البرمجيات والتسويق والتصميم والعمليات التي تبحث عن منصة موحدة لإدارة كل شيء ، من المهام الصغيرة إلى المشاريع المعقدة. 

مثل Zapier ، لدى ClickUp أيضا خطة مجانية إلى الأبد. ولكن على عكس Zapier ، فإن خططها المدفوعة ميسورة التكلفة ، حيث يبلغ سعر Unlimited 7 دولارات لكل مستخدم شهريا و Business بسعر 12 دولارا لكل مستخدم شهريا. بالنسبة لخطة Enterprise ، ستحتاج إلى الاتصال بفريق المبيعات للحصول على معلومات التسعير.  

إيجابيات كليك أب

• غني بالميزات - يجمع بين أدوات إدارة المشاريع والأتمتة والاتصالات.
• واجهة بديهية - سهلة التعلم والاستخدام ، حتى للمستخدمين غير التقنيين.
• تعمل أدوات التعاون - الدردشة في الوقت الفعلي والتعليقات ومشاركة المستندات على تعزيز التواصل السلس للفريق.

سلبيات كليك أب

• لديها منحنى التعلم. على الرغم من أنه بديهي ، إلا أن العمل حول إمكانات ClickUp الكاملة يتطلب بعض الجهد. 
• توفر الخطة المجانية إمكانية الوصول إلى ميزات محدودة ، وقد تم تصميم الخطط المدفوعة بحيث قد تجدها بعض الفرق باهظة الثمن أثناء توسعها. 
• "ليس رائعا ل Design Ops أو UX Design أو الفرق الإبداعية" ، يشكو المستخدم. 

مثالي ل: الشركات التي تبحث عن حلول لإدارة المشاريع ، والشركات التي تعطي الأولوية للتعاون والتواصل الجماعي أو الفرق التي تحتاج إلى أتمتة قوية مع الاستعداد لاستثمار الوقت في التعلم.

مثال على حالة الاستخدام: إدارة سير عمل تسويق المحتوى ، وتعيين المهام للكتاب ، وتتبع المواعيد النهائية والتعاون في المراجعات. 

3. سير عمل Kissflow

Kissflow Workflow هي أداة لإدارة عمليات الأعمال منخفضة التعليمات البرمجية (تقدم أيضا بدون رمز) تتجاوز الأتمتة. باستخدام Kissflow ، يمكنك إنشاء النماذج وتصميم مهام سير العمل وإنشاء لوحات المعلومات وتفويض المهام وإنشاء اتفاقيات مستوى الخدمة الثابتة أو المستندة إلى الصيغة وإنشاء قواعد تؤدي إلى تشغيل الإجراءات - كل ذلك بدون ترميز أو الحد الأدنى منه. ما يميز Kissflow هو مزيجه المثالي من التحليلات القوية والواجهة الأبسط. إلى جانب ذلك ، يمكنك أيضا تتبع البيانات وأتمتة التقاط البيانات وإنشاء تقارير ثاقبة لاتخاذ قرارات مستنيرة. 

لا توجد خطة مجانية متاحة. في المستوى المدفوع ، لديها خطط أساسية وخطط Enterprise ، تبدأ الأولى من 1,500 دولار شهريا. يوفر Enterprise الوصول إلى الميزات الكاملة ، ولكن لم يتم الكشف عن سعره على موقع الويب.

إيجابيات كيسيفلو 

• تقارير وتحليلات قوية - توفر التقارير التفصيلية ولوحات المعلومات القابلة للتخصيص وأدوات تصور البيانات رؤى شاملة.
• إدارة عمليات الأعمال—يمكنك أتمتة العمليات التجارية وتتبع الامتثال وتحسين مهام سير العمل لتحقيق الكفاءة.
• تعدد الاستخدامات - يمكنك تخصيص الوظائف وفقا لمتطلبات كل قسم على حدة. أيضا ، إنه جيد للشركات التي تتدفق الوثائق بين الإدارات والفرق. 

سلبيات كيسيفلو

• قاعدة المعرفة المدفوعة. 
• منحنى التعلم أكثر حدة. "هناك منحنى تعليمي لتخصيص الأداة لتتناسب مع سير عمل عملية الأعمال" ، كتب أحد المستخدمين في مراجعتهم. 
• أثناء تقديم اتصالات بالعديد من التطبيقات ، قد يكون اتساع التكامل مقارنة ب Zapier محدودا.

مثالي ل: الشركات التي تعتمد على البيانات والتي تحتاج إلى تحليل متعمق للعمليات ، والشركات التي تسعى إلى تحسين سير العمل وتحسينه أو المؤسسات التي تدير العمليات الثقيلة للمستندات وتتطلب تقارير مفصلة.

أمثلة على حالة الاستخدام: تتبع وتحليل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) ، وتحديد الاختناقات في سير العمل وإنشاء تقارير مفصلة لاتخاذ قرارات مستنيرة. 

4. الاثنين

Monday هو نظام تشغيل عمل قائم على السحابة يساعد الفرق على إدارة عملياتهم ومشاريعهم وأعمالهم اليومية. مع يوم الاثنين ، يمكنك إنشاء تطبيقات سير العمل المخصصة الخاصة بك في دقائق للعمليات والمشاريع والعمل الروتيني ، دون الحاجة إلى أي ترميز. على سبيل المثال، يمكنك تتبع المهام والمشاريع، وإدارة المواعيد النهائية والجداول الزمنية، والتعاون مع أعضاء الفريق، وأتمتة المهام المتكررة، واكتساب رؤى من تصورات البيانات - كل ذلك ضمن لوحة معلومات واحدة مرمزة بالألوان. 

بالحديث عن خطط التسعير ، يقدم يوم الاثنين مجموعة من المستويات: 

• مجاني للأبد هو لمقاعد 2 ومناسبة للأفراد الذين يتطلعون إلى تتبع عملهم.
• يبلغ سعر الخطة الأساسية 8 دولارات لكل مقعد شهريا وتوفر ميزات إدارة الفريق. 
• تسمح الخطة القياسية ، 10 دولارات لكل مقعد شهريا ، بالتعاون عبر الفرق. 
• خطة Pro مناسبة لسير العمل المعقد ويبلغ سعرها 16 دولارا لكل مقعد شهريا. يجب أن تحتوي جميع الخطط المدفوعة على 3 مقاعد على الأقل.  
• بالنسبة للمشاريع الكبيرة ، لديها خطة Enterprise ، والتي يتم تخصيص سعرها بناء على احتياجاتك. 

إيجابيات يوم الاثنين

• ممتعة وسهلة الاستخدام - تجعل اللوحات المرئية إدارة سير العمل ممتعة وبديهية.
• ممتاز للتعاون - تعمل التحديثات في الوقت الفعلي واللوحات المشتركة على تعزيز تواصل الفريق.
• قابلية التخصيص—يمكن تخصيصها لمجموعة متنوعة من مهام سير العمل عبر الصناعات والأقسام. 

سلبيات الاثنين

• على الرغم من أنه يعمل على أتمتة المهام الأساسية ، إلا أن مهام سير العمل المعقدة تتطلب أدوات أو عمليات تكامل إضافية. "إنه أمر فظيع بالنسبة للعمليات المعقدة. الأتمتة تفتقر بشدة ، " يذكر المستخدم. 
• في حين أن واجهة المستخدم بسيطة ، إلا أنها محدودة في الميزات. "لقد توقفنا في النهاية عن استخدام هذا البرنامج لأن واجهة المستخدم كانت محدودة للغاية في ميزاتها. لم يدرك فريقنا حقا ، وتخلينا عن البرنامج بعد عام ، " يكتب مستخدم آخر. 
• قد تكون عمليات التكامل مع التطبيقات الأخرى معقدة وقد تواجه مشكلات في الوظائف. أيضا ، "تتطلب معظم عمليات الدمج مدفوعات اشتراك لطرف ثالث."

مثالي ل: الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تبحث عن أداة إدارة مرئية وجذابة ، وفرق إبداعية تعمل في مشاريع تعاونية ، والشركات التي تعطي الأولوية للأتمتة البسيطة وسهولة الاستخدام.

حالات الاستخدام: إدارة الحملات التسويقية وتتبع مشاريع تطوير البرمجيات وتخطيط وتنفيذ الأحداث.

5. بيبيفي

Pipefy عبارة عن نظام أساسي لإدارة سير العمل قائم على السحابة يمكنك من خلاله إنشاء خطوط أنابيب مخصصة للعمليات التجارية عبر الأقسام المختلفة. لديها تركيز خاص على الموارد البشرية والمشتريات والمبيعات ولكن يمكن استخدامها أيضا لسير عمل التسويق وخدمة العملاء. الأمر سهل مثل استخدام Trello ولكن يمكنه التعامل مع عمليات أكثر تعقيدا وتعقيدا. 

باستخدام Pipefy ، يمكنك تتبع تقدم فريقك ، واكتساب رؤى من لوحات المعلومات القوية ، والتعاون مع فريقك في الوقت الفعلي ، وأتمتة المهام المتكررة بسهولة وتصميم مهام سير عمل مخصصة. في الواقع ، جعلت Pipefy الذكاء الاصطناعي من السهل حقا إنشاء عمليات مخصصة على الفور - ما عليك سوى السؤال ويتم ذلك! 

إيجابيات بايبفي

• أنشئ مسارات فريدة ومخصصة لمهام سير العمل المتكررة المحددة باستخدام Pipefy الذكاء الاصطناعي - في ثوان. 
• الوصول إلى لوحات المعلومات التي تقدم رؤى وتحليلات في الوقت الفعلي في كل مرحلة من مراحل عملياتك (ولكن ضع في اعتبارك إمكانات إعداد التقارير المحدودة). 
• يقدم تعيينات المهام والتعليقات ومشاركة الملفات داخل كل أنبوب يحافظ على مزامنة فريقك. بالإضافة إلى ذلك ، لديها خطة مخفضة خاصة للشركات الصغيرة - بخلاف الخطة المجانية. 

سلبيات بيبيفي

• مقارنة ببعض الأدوات في هذه القائمة ، قد تبدو قدرات تكامل Pipefy محدودة بعض الشيء. يقول أحد المستخدمين: "وثائق واجهة برمجة التطبيقات فوضوية حقا ، وحتى كمطور ، أضيع". أيضا ، لا تعمل جميع التطبيقات بشكل جيد مع أنابيبها.
• على الرغم من أن Pipefy الذكاء الاصطناعي قد عالج العديد من المشكلات التي واجهها المستخدمون في إنشاء مهام سير العمل ، إلا أنه لا يزال يحتوي على منحنى تعليمي ، خاصة لإعداد الأتمتة. 
• قد تجد الفرق الكبيرة ذات سير العمل المعقد أن هيكل التسعير (20 دولارا لكل مستخدم / شهر) حاد بعض الشيء.

مثالي ل: تتطلع الشركات إلى أتمتة المهام المتكررة وتوحيد سير العمل وتعزيز إنتاجية الفريق عبر الأقسام ، من الموارد البشرية إلى التسويق إلى خدمة العملاء.

أمثلة على حالة الاستخدام: سير عمل الموارد البشرية (التوظيف ، الإعداد ، إدارة الطلبات ، إلخ) ، إدارة العملاء المتوقعين وخطوط أنابيب المبيعات ، تبسيط سير عمل المشتريات ، تتبع تفاعلات خدمة العملاء.

6. نينتكس

Nintex هو حل برمجي لإدارة العمليات والأتمتة مخصص لشركات المؤسسات ذات العمليات الراسخة. تتضمن بعض المهام التي يمكنك القيام بها باستخدام Nintex أتمتة سير العمل بالكامل وإنشاء المستندات وعمليات الموافقة والتقاط البيانات وحتى أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) - كل ذلك تحت سقف واحد. باستخدام منشئ سير العمل المرئي الخاص به ، يمكنك سحب العناصر وإفلاتها لإنشاء عمليات معقدة تتكيف مع احتياجاتك الخاصة. تجعل النماذج المدمجة وأدوات إدارة المستندات حلا بسيطا لتبسيط سير العمل الثقيل للمستندات. 

لكنها مكلفة للشركات الصغيرة والمتوسطة ، كما يوضح ما يلي. 

إيجابيات نينتكس

• واجهة قوية - سهلة الاستخدام ومرئية ، تجعل Nintex الأتمتة في متناول الجميع ، دون الحاجة إلى ترميز.
• تعدد الاستخدامات—يمكنك أتمتة أي مهمة تقريبا، بدءا من إشعارات البريد الإلكتروني البسيطة وحتى توجيه المستندات المعقدة والموافقات عليها. عبر أقسام متنوعة مثل معالجة القروض والتعليم عن بعد ودعم مكتب المساعدة والموارد البشرية والتمويل.  
• نظام بيئي قابل للتمديد—اتصل بتطبيقات الأعمال المحلية والمستندة إلى السحابة التابعة لجهات خارجية، باستخدام الموصلات، لإنشاء حلول سير عمل متكاملة.

سلبيات نينتكس

• يحتوي على منحنى تعليمي ملحوظ ، خاصة للمستخدمين الجدد عند التعامل مع سير العمل المعقد. 
• إنه مكلف للغاية. عندما سئلوا عما لا يعجبهم في Nintex ، "إنه سعر ممتاز. نظرا لأن عملائنا يتعرضون لحلول أكثر وتنوعا من العديد من مقدمي الخدمات المختلفين ، فمن الصعب أحيانا تبرير مجموعة منتجات بأسعار متميزة ، " أجاب أحد المستخدمين. 

مثالي ل: المؤسسات الكبيرة التي تدير العمليات الثقيلة للمستندات وسير العمل المعقد ، والشركات التي تبحث عن منصة شاملة للأتمتة وإدارة المستندات ، والشركات التي لديها فرق تكنولوجيا معلومات مخصصة لدعم التخصيص المتقدم لسير العمل.

أمثلة على حالة الاستخدام: متنوعة جدا. الموارد البشرية (إعداد الموظفين ، وطلبات الإجازات ، ونشر الوظائف دون بذل جهد يدوي) ، والمبيعات (الإنشاء التلقائي لمقترحات المبيعات ذات العلامات التجارية المخصصة) ، واستبدال النماذج الورقية بمهام سير العمل الرقمية ، وأتمتة عمليات الموافقة ، وتبسيط توجيه المستندات وتتبعها. 

7. جعل

Make ، المعروفة سابقا باسم Integromat ، هي أداة سير عمل أتمتة بدون تعليمات برمجية تتيح لك إنشاء وبناء وأتمتة بشكل مرئي - يطلقون على سير العمل "سيناريوهات". يمكن للمستخدمين إنشاء سيناريوهات معقدة من خلال توصيل الوحدات ، مما يتيح التشغيل الآلي الديناميكي والقابل للتخصيص المصمم خصيصا لاحتياجاتهم الخاصة. يوفر النظام الأساسي واجهة سحب وإفلات لتوصيل التطبيقات والخدمات والأنظمة الأساسية ببضع نقرات. 

يمكنك أيضا تصميم مهام سير عمل معقدة باستخدام مجموعة أدوات Make بدون تعليمات برمجية ، والتي تتضمن ميزات متقدمة مثل التكرارات والتجميعات والمنطق الشرطي والتصفية ومعالجة الأخطاء وما إلى ذلك.

قدم خمس خطط: Free Forever و Core (بسعر 9 دولارات شهريا) و Pro (16 دولارا في الشهر) و Teams (29 دولارا في الشهر) و Enterprise (تسعير مخصص). 

إيجابيات الصنع

• واجهة سهلة الاستخدام - يعمل نظام السحب والإفلات البديهي على تبسيط أتمتة سير العمل بدون تشفير. أيضا ، من السهل جدا إعداد سيناريوهات ، حتى للمستخدمين ذوي الخبرة الدنيا.
• إمكانات تكامل شاملة—يدعم Make مجموعة كبيرة من التطبيقات والخدمات. "يبدو أن المجموعة الكاملة من مخططات التكامل والموصلات والإعدادات وتخصيصات المنتجات الأخرى تفوق توقعاتنا بكثير." 
• صديقة للمطورين - تعمل واجهة برمجة التطبيقات المفتوحة وإمكانات البرمجة النصية على تمكين المطورين من إنشاء عمليات تكامل مخصصة. وإذا كانت لديك مشكلة ، فإن فريق الدعم لديه دائما رجل مطور في الفريق لمساعدتك على المضي قدما في خططك. 

سلبيات الصنع

• تحديات التكامل - يلاحظ المستخدمون أن عمليات التكامل مع التطبيقات الأخرى قد تكون معقدة ، وأحيانا تواجه مشكلات وظيفية. " الاتصالات بين Facebook و Sheets ببساطة لا تعمل. ما هو ممكن في أقل من 5 دقائق مع Zapier سيكلفك يوم عمل كامل مع Integromat / Make.com. ضع في اعتبارك أيضا مدفوعات الاشتراك الإضافية المطلوبة لمعظم عمليات تكامل الجهات الخارجية.
• قيود سير العمل المعقدة - بينما يقوم Make بأتمتة المهام الأساسية بشكل فعال، يقوم المستخدمون بالإبلاغ عن قيود مهام سير العمل المعقدة.

مثالي ل: الشركات ذات العمليات المعقدة والمتعددة الخطوات ، والمؤسسات الكبيرة ذات المعالجة المتقدمة للبيانات والمنطق الشرطي ، أو الشركات التي لديها مطورون مرتاحون لاستخدام الميزات المتقدمة. ولكنه مفيد بنفس القدر للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تريد ببساطة أتمتة سير عملها الروتيني. 

أمثلة على حالة الاستخدام: أتمتة عمليات توليد العملاء المحتملين ، وأتمتة سلسلة التوريد ، وأتمتة الفواتير ، وأتمتة سير العمل لتحسين إدارة المشاريع ، وتحديث سجلات العملاء في CRM الخاص بك بناء على الطلبات الجديدة المقدمة في منصة التجارة الإلكترونية الخاصة بك ، وما إلى ذلك.  

8. ترينغو

أخيرا وليس آخرا: ترينجو. هذه منصة شاملة لإشراك العملاء يمكن أن تغير قواعد اللعبة عندما يتعلق الأمر بتبسيط سير العمل لفريقك.

يعد تعاون الفريق ضروريا للتعامل مع المحادثات مع العملاء ، كما يمكن أن يعمل كأداة أتمتة لسير العمل. توفر المنصة ميزات مفيدة يمكن أن تجعلها خيارا جذابا للشركات التي تتطلع إلى تبسيط عمليات الاتصال وسير العمل.

تعمل Trengo على تبسيط الاتصال من خلال دمج قنوات متعددة في منصة واحدة ، مما يعزز الكفاءة ويضمن عدم إغفال أي رسالة. تعمل ميزات التشغيل الآلي البديهية على تقليل المهام اليدوية بشكل كبير ، مما يتيح للفرق التركيز على العمل ذي الأولوية الأعلى. علاوة على ذلك ، توفر تحليلات Trengo بيانات ثاقبة ، مما يمكن الشركات من تحسين سير العمل وتحسينه باستمرار.

تقدم Trengo ثلاث خطط: Essentials (بسعر 99 يورو شهريا) ، و Boost (149 يورو شهريا) ، و Pro (249 يورو شهريا) ، وكلها تستند إلى 5 مستخدمين على الأقل. 

إيجابيات ترينغو

• صندوق وارد موحد لجميع القنوات: يوفر Trengo نظاما أساسيا موحدا حيث يمكن للفرق إدارة جميع قنوات الاتصال الخاصة بهم (رسائل البريد الإلكتروني ورسائل الوسائط الاجتماعية و WhatsApp وما إلى ذلك) في مكان واحد. يمكن أن يؤدي هذا الدمج إلى تحسين أوقات الاستجابة بشكل كبير وضمان عدم التغاضي عن أي رسائل.
• صديقة للتعاون: تم تصميمها لأعضاء الفريق للتعاون بكفاءة ، مما يضمن التعامل مع استفسارات العملاء على الفور ومن قبل الشخص الأنسب.
• ميزات الأتمتة: يسمح Trengo بإنشاء أتمتة سير العمل للتعامل مع المهام المتكررة. يمكن أن يشمل ذلك وضع علامات على الرسائل الواردة تلقائيا ، أو تعيينها إلى الفريق المناسب أو عضو الفريق المناسب بناء على القواعد المحددة مسبقا ، أو إرسال ردود تلقائية على الاستعلامات الشائعة.
• التكامل: يدعم Trengo التكامل مع منصات مختلفة ، والتي يمكن أن تكون ميزة كبيرة للشركات التي تستخدم مجموعة متنوعة من الأدوات والخدمات.
• قابلية التوسع: تم تصميم ميزات Trengo لتوسيع نطاق عملك ، مما يجعلها مناسبة للمؤسسات الصغيرة والكبيرة.
• واجهة سهلة الاستخدام: على غرار Make ، تقدم Trengo واجهة بديهية وسهلة الاستخدام ، مما يسهل على الفرق اعتمادها ودمجها في سير العمل اليومي دون منحنى تعليمي حاد.
• الدعم والتطوير: تشتهر Trengo بدعم العملاء سريع الاستجابة والتطوير المستمر ، مما يضمن تطور النظام الأساسي لتلبية احتياجات مستخدميه.

سلبيات ترينغو

• منصة شاملة: تركز Trengo على الحصول على مشاركة العملاء بشكل صحيح ، وهي ليست مجرد أداة أتمتة لسير العمل. لذلك إذا كنت بحاجة إلى ذلك فقط ، فقد يكون Trengo كبيرا جدا ويقدم الكثير من الميزات التي لا تحتاجها.

مثالي ل: يعد Trengo مثاليا للشركات التي تعطي الأولوية لكفاءة الاتصال والتعاون الجماعي. إنه مفيد بشكل خاص لفرق دعم العملاء والخدمة والتسويق والمبيعات وفريق التشغيل. في الأساس جميع الفرق التي تتعامل مع المحادثات ، أو تحتاج إلى التواصل داخليا.

أمثلة على حالة الاستخدام: تستخدم شركة التجارة الإلكترونية Trengo لإدارة استفسارات العملاء الواردة من البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي والدردشة الحية و WhatsApp. عند وصول رسالة جديدة ، تقوم قواعد أتمتة Trengo تلقائيا بتصنيف الرسالة بناء على محتواها (على سبيل المثال ، المرتجعات والشحن والاستفسار عن المنتج) وتعيينها إلى عضو الفريق المناسب. تساعد القوالب المحددة مسبقا الفريق على الرد على الأسئلة المتداولة بسرعة. يتم تسجيل جميع التفاعلات ، مما يضمن أن أي عضو في الفريق يمكنه مساعدة العميل في السياق الكامل ، مما يوفر تجربة دعم عملاء سلسة وفعالة.

الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها في برنامج أتمتة سير العمل

المدرجة أعلاه هي بعض حلول أتمتة سير العمل ، ولكن هذه القائمة ليست شاملة. ليست كل الشركات متشابهة ، وكذلك متطلبات برامج التشغيل الآلي الخاصة بها. إذا كنت لا تزال تبحث عن أداة الأتمتة المثالية ، فإليك بعض النصائح حول الميزات التي يجب البحث عنها في الحل. 

1. واجهة سهلة الاستخدام

واجهة المستخدم والخبرة هي أول الأشياء التي يجب مراعاتها. دعونا نواجه الأمر: يمكن أن تكون البرامج المعقدة قاتلة للإنتاجية. اختر أداة معقدة ، وفقدت الغرض الأساسي من الأتمتة! بدلا من ذلك ، يجب أن تكون الأداة سهلة اللعب بها ، ولا تحتوي على رمز ، وواجهة سحب وإفلات وقوائم بديهية. تتكون الفرق من أفراد متنوعين - حتى أعضاء الفريق الخجولين من التكنولوجيا يجب أن يكونوا قادرين على بناء مهام سير العمل وتخصيصها بسهولة.

لا تتجاهل الذكاء الاصطناعي. يمكنك استخدام الذكاء الاصطناعي لإنشاء مهام سير العمل وتحليل مهام سير العمل الحالية وتحديد الاختناقات واقتراح التحسينات. 

2. محرك أتمتة قوي

في هذه الحالة ، سيعتبر هذا قلب الأداة! ما أعنيه بالأتمتة ليس مجرد أتمتة المهام البسيطة مثل إشعارات البريد الإلكتروني. يعتمد الكثير على متطلبات مساحتك ولكن بشكل عام ، المهام الآلية مثل إدخال البيانات وتوجيه الملفات وطلبات الموافقة وحتى اتخاذ القرارات المعقدة - كل ذلك يجب أن يكون ممكنا باستخدام الأداة. 

بالإضافة إلى ذلك ، سيكون من الأفضل أن يوفر الحل خيارات تخصيص لتخصيص سير العمل وفقا لاحتياجاتك الخاصة وصناعتك ، أو إنشاء حقول مخصصة أو إنشاء لوحات معلومات مخصصة.

3. عمليات تكامل الجهات الخارجية

تعمل الشركات اليوم على نظام بيئي متنوع من التطبيقات ، من CRM إلى منصات المبيعات والتسويق. هناك Slack للتواصل ، Zoom للاجتماعات ، HubSpot لإدارة علاقات العملاء ، Mailchimp لحملات التنقيط ، وما إلى ذلك. كيف يمكنك إحضارهم جميعا إلى مكان واحد؟ 

هذا هو المكان الذي تلعب فيه عمليات الدمج - الجسور غير المرئية التي تحافظ على سير عملك متصلا عبر الأنظمة الأساسية. يجب ألا تفتقر أداة الأتمتة التي تختارها إلى التكامل مع التطبيقات الأخرى ، خاصة مع تلك التطبيقات التي تعد جزءا من سير عملك اليومي. 

4. قدرات التعاون

أتمتة سير العمل ليست عملا منفردا. إنه دائما عمل جماعي. عند التفكير في الأداة ، تحقق مما إذا كانت تحتوي على ميزات تعاون يحتاجها عملك عبر الفرق والأقسام. يمكن أن يكون أي شيء من الاتصال إلى تحديثات المهام في الوقت الفعلي ، وسلاسل التعليقات ، والوصول المشترك إلى البيانات والمعلومات ، ونظام مركزي لتتبع المهام ومراقبتها ومشاركة الملفات. 

5. أمن البيانات

البيانات ، سواء كانت من العملاء أو الفرق الداخلية ، ثمينة وحساسة. قد تحتوي أدوات الأتمتة على عناصر تحكم في الوصول أو أوامر شراء أو تقارير نفقات أو معلومات شخصية أخرى للموظفين والعملاء. استنادا إلى السحابة أو في مكان العمل ، احصل على أداة ذات ميزات أمان قوية مثل التشفير وعناصر التحكم في الوصول وبروتوكولات المصادقة. لتعزيز الأمان وحماية البيانات ، ضع في اعتبارك دمج حلول VPN أو مديري كلمات المرور الموثوق بهم في البنية التحتية لأتمتة سير العمل لديك. يمكن أن تساعد هذه الأدوات في حماية المعلومات الحساسة والتخفيف من مخاطر الأمن السيبراني وضمان الامتثال للوائح حماية البيانات. قم بفحص سياسة أمان البيانات الموثقة للمورد بعناية وإطار العمل ونظام الامتثال والقدرات لضمان حماية معلوماتك دائما.

6. قابلية التوسع والمرونة 

أثناء اختيار أداة ، لا تغفل قابلية التوسع. الشركات هي كيانات ديناميكية ، ويجب أن تكون أتمتة سير العمل لديك أيضا. مع مرور الوقت ، قد تتغير العمليات ، وقد يتضاعف المستخدمون وقد تصبح مهام سير العمل أكثر تعقيدا. هذا هو السبب في أنه من الضروري أن يكون لديك منصة مرنة يمكنها التكيف مع احتياجاتك المتغيرة والنمو مع فريقك. 

7. التقارير والتحليلات

ستكون أي أداة سير عمل غير مكتملة دون وجود قدرات شاملة لإعداد التقارير والتحليلات ، لأنها توفر للشركات نظرة شاملة لعملياتها. اختر أداة تتيح لك إنشاء تقارير ولوحات معلومات شاملة ويمكن أن تمنحك رؤى حول أداء سير العمل وإنتاجية الفريق والمقاييس الرئيسية الأخرى. يجب أن تكون قادرا أيضا على تتبع التقدم وتحديد الاتجاهات وتحديد مجالات التحسين واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات. 

8. التسعير

أخيرا ، التسعير. يجب ألا تؤدي أدوات أتمتة سير العمل - أو أي أداة ، في هذا الصدد - إلى كسر البنك. هناك العشرات من الأدوات الممتازة مع ميزات جميلة وواجهات نظيفة وبديهية. دون المساومة على احتياجاتك الأساسية ، يمكنك اختيار أداة ذات خطط تسعير مرنة تناسب ميزانيتك وحجمك أثناء نموك. 

خلق المزيد من الوقت ، أتمتة سير العمل الخاص بك

ستوفر أتمتة سير العمل وقت فريقك ، لأنها تمنح الشركات ميزة تنافسية. عند اختيار أداة لعمليات عملك، تذكر أنه لا يوجد حل واحد يناسب الجميع. أفضل أداة هي تلك التي تتماشى مع احتياجات عملك الفريدة وميزانيتك وطبيعة عملك وديناميكيات الفريق. خذ وقتك ، واختبر الحل من خلال التجارب والعروض التوضيحية ، وحدد أولويات كيفية تلبية احتياجاتك على مائة ميزة قد تحتوي عليها. 

لماذا لا تلقي نظرة على ترينجو؟ إنها منصة عمليات العملاء التي توفر دعما متعدد القنوات ، وقدرات تعاون قوية ، وتكاملات الجهات الخارجية والأصلية ، والأهم من ذلك ، أتمتة الذكاء الاصطناعي. لا يسرد Trengo الميزات العابرة فقط. يحتوي على ميزات أن الفرق التي تواجه العملاء في الواقع - في حدود الميزانية. 

انضم إلى عرض توضيحي وتحقق من ذلك - مجانا!