8 redenen waarom je bedrijf op zoek moet naar een Outlook alternatief

Op zoek naar een alternatief voor Outlook? Dat snappen we heel goed. Outlook is al jarenlang de norm binnen veel bedrijven, maar het e-mailprogramma is niet voor elke organisatie de passende oplossing. Zo is de prijs flink, werkt Outlook het beste op Windows en scoort de gebruikerservaring op sommige vlakken matig.

Gelukkig zijn er tegenwoordig meer dan voldoende alternatieven voor Outlook. Want met Outlook kan je prima e-mails verzenden en ontvangen, maar klantcommunicatie omvat vandaag de dag zóveel meer. Een goede reden om te zoeken naar een Outlook alternatief dus. In deze blog nemen we je mee in de mogelijkheden en beperkingen van Outlook. 

Wat zijn de behoeften van jouw bedrijf?
Wil je efficiënter samenwerken met je team? Niet meer heen en weer klikken tussen verschillende tabbladen? En volledige klantprofielen op dezelfde plek als waar je e-mails verstuurd? Lees dan snel verder. We vertellen je namelijk 8 redenen om Trengo als alternatief voor Outlook te overwegen. Met deze 8 redenen kun je zelf bepalen welke behoeften jouw bedrijf heeft en welke oplossing daar het beste bij past. 

8 redenen om een alternatief voor Outlook te overwegen

1. Een oplossing voor al je kanalen
Office 365 voor bedrijven kan veel. Maar je kan in Outlook niet al je communicatiekanalen bundelen tot één overzicht. En met de stijging in communicatiekanalen, is de kans groot dat e-mail allang niet meer je meestgebruikte kanaal is. Social media, WhatsApp en live chat nemen de overhand. Consumenten verwachten snel antwoord op alle kanalen. Outlook beheert dus maar een klein deel van je klantcommunicatie. Zou het niet makkelijker zijn als je al je communicatie in één overzicht hebt? 

Hier komt Trengo als Outlook alternatief om de hoek kijken. In Trengo kun je al je communicatiekanalen bundelen. Zo heb je geen 10 verschillende inboxen, maar 1 inbox voor al je klantcommunicatie. Hier komen al je berichten binnen. Met Trengo hoef je niet meer te wisselen van tabblad. De kleuren en labels geven aan van welk kanaal het bericht komt en je antwoord simpelweg op dezelfde manier voor al je communicatiekanalen. Van e-mail tot social media en meer.

2. Efficiënter samenwerken
Reply all? Er is niets vervelender dan een bedrijfscultuur waar voor alles een e-mail wordt gestuurd. Als je niet in de directe ontvangers staat, dan is de kans groot dat je in de CC of BCC wordt meegenomen. Het resultaat? Een overvolle mailbox. Het organiseren van de inkomende e-mails kost meer tijd dan de taken die je moet uitvoeren. Maar in Outlook kun je niet veel meer dan je collega’s meenemen in de mailwisseling. Met Trengo als alternatief voor Outlook kan je dat wel. 

Beter samenwerken doe je in Trengo. Je kan bijvoorbeeld gemakkelijk collega’s @taggen bij een bericht. De collega die je tagt krijgt een melding en kan reageren in de zogenoemde thread. Met tags heb je je acties op een rijtje. Daarnaast kun je berichten toewijzen aan collega’s of teams, zodat de taken snel worden opgepakt. Met tags en toewijzen werk je efficiënter samen én heb je een beter overzicht. Weg met CC en BCC!

3. Overzichtelijke klantprofielen
Krijg je een e-mail van een klant? Dan laat Outlook alleen het e-mailadres zien. Als de klant al eerder op een ander kanaal contact heeft gehad met customer service, dan geeft Outlook dat niet aan. Zo kan het voorkomen dat de klant hetzelfde antwoord krijgt en van het kastje naar de muur wordt gestuurd. Geen goede klantervaring dus. Zou het niet handiger zijn als je het volledige klantprofiel in één oogopslag naast de e-mail kan bekijken? 

In Trengo heb je de mogelijkheid om klantprofielen te maken. In het profiel zie je de contactmomenten die de klant heeft gehad met jouw merk. Dit kan op verschillende kanalen zijn. Ook kunnen collega’s hier opmerkingen bij plaatsen. Of een klacht wel of niet opgelost is of de klant een kortingscode heeft bijvoorbeeld. Bovendien biedt Trengo de mogelijkheid om verschillende integraties te koppelen. Denk aan Shopify, met deze integratie zie je naast het bericht van de klant en de contactmomenten, ook de bestellingen terug. Dit zorgt ervoor dat je sneller antwoord kunt geven en de klant een betere ervaring heeft met jouw merk. En die klantervaring is in 2023 juist zo belangrijk. 

4. Team chat voor je interne communicatie
De kans is groot dat je als Outlook-gebruiker met Teams werkt. Maar omdat Teams niet bij elk bedrijf past, zijn er veel alternatieven op de markt zoals Slack of Yammer. Hiermee communiceer je binnen je bedrijf met collega’s of teams. Maar wat als je interne en externe communicatie in dezelfde tool plaatsvindt? Dat scheelt heen-en-weer klikken en zorgt voor een soepeler onboarding proces. 

In de team chat van Trengo voer je 1-op-1 gesprekken of chat je in groepskanalen. Je maakt gemakkelijk een kanaal aan voor teams, projecten of afdelingen. Ook kun je individueel chatten met collega’s. Deze functionaliteit sluit haaks aan op de tweede reden om op zoek te gaan naar een Outlook alternatief: efficiënter samenwerken. Je schakelt met Trengo binnen enkele seconden van je interne naar je externe communicatie. 

5. Een moeiteloze UX-ervaring
Outlook is niet nieuw. En dat zie je terug in de gebruikerservaring. De UX is ouderwets en grofweg al jarenlang hetzelfde. De kleuren verrassen niet en als je niet bekend bent met Outlook is het best even zoeken. En dan helpt de zoekfunctie ook niet altijd. Zo struikelen gebruikers vaak over de slechte zoekfunctie van Outlook en het ordenen van e-mails. En zoek jij ook elke keer weer op hoe je een out-of-office instelt of je e-mailhandtekening verandert? Dat moet makkelijker kunnen, vinden wij. 

Klanten ervaren het platform van Trengo als eenvoudig en prettig in gebruik. De inbox is overzichtelijk. Je kan zoeken op klantprofielen, collega’s of kanalen. En de integraties zorgen ervoor dat je alle informatie binnen handbereik hebt. Ook blijven we innoveren. Zo zit ons UX-team nooit stil en kan je zelfs verzoeken bij ons indienen. We luisteren namelijk graag naar de ideeën van onze klanten en reageren altijd. 

6. Sneller antwoorden
Stellen klanten vaak dezelfde vraag? Over retouren, de status van verzending of betaalmogelijkheden? Veel bedrijven krijgen op één dag meerdere keren dezelfde klantvragen binnen. In Outlook kun je gebruikmaken van de zogenoemde suggested replies, maar dit wordt niet veel gebruikt. Dat heeft weer te maken met de gebruiksvriendelijkheid van reden 5. De opties zijn beperkt en je hebt maar een aantal keuzes. 

Wil je sneller antwoorden en een consistente tone of voice behouden? Dan heb je meerdere mogelijkheden in Trengo. Je kunt bijvoorbeeld een onbeperkte lijst met quick replies instellen, maar ook gebruik maken van auto-replies. Dit is handig in drukke periodes en werkt op alle kanalen. Zo kun je een auto-reply instellen voor verschillende platforms. Denk aan een automatisch antwoord buiten openingstijden of tijdens de (kerst)drukte. Ook kun je een nieuwe digitale collega aannemen in Trengo. Met een chatbot of flowbot geef je altijd antwoord en los je de simpele vragen van klanten snel en gemakkelijk op. Zo zet BAS World de flowbot succesvol in voor klantcommunicatie. 

7. Een goede prijs-kwaliteit verhouding
Hoe meer mogelijkheden je wilt, hoe meer geld je betaalt voor Office 365. Om te beginnen heb je een starterspakket met een instaptarief, maar daarmee kun je geen gebruik maken van de mobiele apps. En in 2023 is dat eigenlijk geen eens meer een optie. Vervolgens kun je met het volgende pakket geen chatberichten uitwisselen. Pas bij de premium versie krijg je alle mogelijkheden, maar daar betaal je ook flink voor per persoon per maand. 

Het is dus niet gek dat gebruikers de prijs van Outlook als groot minpunt ervaren. Op elke reviewsite vind je dit terug. Trengo biedt 3 verschillende pakketten, waar je een stuk meer van kan verwachten dan alleen e-mails ontvangen en verzenden. Bekijk onze tarieven.

8. Toegankelijk op elk besturingssysteem
Heb je weleens geprobeerd om te werken met Outlook op Apple? Het kan, maar niet alle gebruikers ervaren dit als prettig. Outlook is ontworpen voor Windows en dat merk je. Tegelijkertijd is Outlook pas beschikbaar als mobiele versie als je het grootste pakket aanschaft. Als je het ons vraagt, moet een Outlook alternatief toegankelijk zijn op elk besturingssyteem en hoef je niet meer te betalen voor de mobiele versie. 

Trengo werkt op alle devices. Windows, Apple en Android. Het maakt dus niet uit op welke laptops je team werkt en wat voor zakelijke of persoonlijke telefoon ze gebruiken. Als je Trengo aanschaft, kan je het direct installeren op elke computer, laptop of telefoon. En de gebruikerservaring is op elk systeem hetzelfde. 

Trengo als Outlook alternatief
Kies jij voor een efficiëntere samenwerking? Overzichtelijker werken? Een alles-in-een platform waar je een sterke band opbouwt met klanten via elk kanaal? Trengo is het customer engagement platform waar je op de juiste momenten contact legt met klanten en collega’s. Zonder van tabblad te wisselen. Nieuwsgierig geworden? Probeer Trengo nu 14 dagen helemaal gratis uit. Je hebt geen creditcard nodig! Start je gratis proefperiode vandaag nog.