Wie man automatische Antworten auf WhatsApp Business einrichtet - vollständige Anleitung

WhatsApp hat sich von einer einfachen Messaging-App zu einem wichtigen Kanal für die Unternehmenskommunikation entwickelt. Die Kunden erwarten sofortige Antworten, und Unternehmen, die diese Erwartung erfüllen, erleben oft einen deutlichen Anstieg der Kundenzufriedenheit und bessere Kundenservice-Kennzahlen.

Hier kommen die automatischen Antworten von WhatsApp Business ins Spiel. Sie helfen dir, rund um die Uhr mit deinen Kunden in Kontakt zu bleiben, auch wenn dein Team nicht da ist. Beim Einrichten einer automatischen Antwort geht es nicht nur darum, Nachrichten zu automatisieren - es geht darum, Vertrauen aufzubauen, die Reaktionszeit zu verbessern und jedem Kunden das Gefühl zu geben, dass er geschätzt wird.

In diesem Leitfaden erfährst du alles, was du über die Einrichtung von automatischen Antworten in WhatsApp Business wissen musst. Du erfährst, wie du durchdachte, zeitnahe Antworten erstellst, die Unterhaltungen bereichern und einen bleibenden Eindruck bei deinen Kunden hinterlassen.

Die automatische WhatsApp-Antwort verstehen

Stell dir vor, deine Kunden melden sich nach Feierabend, oder dein Team ist damit beschäftigt, mehrere Chats gleichzeitig zu bearbeiten. Anstatt die Kunden warten zu lassen, springt die automatische WhatsApp-Antwort ein, um das Gespräch in Gang zu halten.

Einfach gesagt, ist die WhatsApp-Autoantwort dein virtueller Assistent für Kundengespräche. Sie sendet automatisch eine voreingestellte Nachricht, wenn du nicht in der Lage bist, sofort zu antworten. Stell dir das wie eine Abwesenheitsnachricht vor, aber für deinen WhatsApp-Posteingang.

Warum es für dein Unternehmen wichtig ist

Für Unternehmen, die WhatsApp Business nutzen, bedeuten automatische Antworten mehr als nur Zeitersparnis. Sie helfen dabei, das Engagement aufrechtzuerhalten, den Kunden zu versichern, dass ihre Nachricht angekommen ist, und verbessern deine allgemeine Antwortquote. Du kannst die Nachrichten sogar so anpassen, dass sie zum Ton deiner Marke passen, oder sie nur zu bestimmten Zeiten auslösen.

Indem du diese Funktion effektiv nutzt, stellst du sicher, dass sich kein Kunde übergangen fühlt - das stärkt das Vertrauen und sorgt für eine nahtlose Kommunikation, auch wenn dein Team nicht online ist.

Auswählen, wie man automatische Antworten auf WhatsApp sendet

Es gibt zwei Möglichkeiten, automatische Antworten auf WhatsApp zu senden:

• Über die WhatsApp Business App
• Nutzung der WhatsApp Business API über eine offizielle Partnerplattform wie Trengo

Beide Optionen helfen dir, automatisch auf deine Kunden zu reagieren, aber sie unterscheiden sich in ihrer Flexibilität, Skalierbarkeit und Kontrolle. Schauen wir uns an, wie beide funktionieren und welche die richtige für dein Unternehmen ist.

WhatsApp Business App: einfach und effektiv für kleine Teams

Wenn du ein kleines Unternehmen betreibst und eine unkomplizierte Lösung brauchst, ist die WhatsApp Business App ein guter Ausgangspunkt. Du kannst ganz einfach Abwesenheitsnachrichten, Begrüßungsnachrichten oder Schnellantworten für FAQ einrichten - und das alles mit ein paar Fingertipps.

Vorteile der WhatsApp Business App:

• Schnell und einfach einzurichten, keine technischen Kenntnisse erforderlich
• Ideal für die Abwicklung der grundlegenden Kundenkommunikation nach Geschäftsschluss
• Perfekt für kleine Teams, die ein moderates Nachrichtenvolumen verwalten

Beschränkungen:

• Automatisierte Antworten sind auf bestimmte Zeiten und Nachrichtentypen beschränkt
• Du kannst die Antworten nicht an das Verhalten oder die Vorlieben der Kunden anpassen
• Erfordert eine stabile Internetverbindung, um Antworten zu senden
• Fehlende CRM-Integration und Optionen zur Speicherung von Kundendaten

Wenn dein Ziel darin besteht, mit minimaler Einrichtung reaktionsschnell zu bleiben, funktioniert diese Version gut. Aber wenn dein Unternehmen wächst und deine Kundeninteraktionen komplexer werden, bietet die API viel mehr Flexibilität.

WhatsApp Business API: Automatisierung mit Skalierbarkeit und Kontrolle

Die WhatsApp Business API verbindet deinen WhatsApp-Account mit einer fortschrittlichen Plattform wie Trengo - so kannst du in großem Umfang automatisieren, Interaktionen personalisieren und die Leistung anhand von Kundenservice-Kennzahlen verfolgen.

Was du mit der API machen kannst:

• Automatische Antworten auf der Grundlage bestimmter Kundenaktionen oder Schlüsselwörter auslösen
• Verschicke personalisierte Nachrichten wie Auftragsbestätigungen, Lieferupdates oder Veranstaltungserinnerungen
• Binde Kunden mit Folgeaktionen wie Preisnachlässen, Treueprämien oder Terminerinnerungen wieder ein
• Integriere WhatsApp mit deinem CRM, Helpdesk oder anderen Business-Tools für nahtlose Arbeitsabläufe

Warum es ideal für wachsende Unternehmen ist:

• Bietet volle Kontrolle über Automatisierung und Personalisierung
• Hilft bei der Aufrechterhaltung einer konsistenten Kundenkommunikation über alle Kanäle hinweg
• Bietet einen besseren Einblick in das Engagement und die Antwortleistung
• Ermöglicht datengesteuerte Verbesserungen der Kundenservice-Kennzahlen

Mit der API wird WhatsApp Teil deiner Kommunikationsstrategie und hilft dir dabei, Nachrichten effizienter zu verwalten, zeitnahe Updates zu liefern und bedeutungsvollere Verbindungen zu deinen Kunden aufzubauen.

So richtest du automatische Antworten in der WhatsApp Business App ein

Wenn du die WhatsApp Business App verwendest, ist die Einrichtung einer automatischen Antwort ganz einfach und dauert nur ein paar Minuten. Das ist eine großartige Option für kleine Teams, die sicherstellen wollen, dass ihre Kunden zeitnah eine Antwort erhalten - auch außerhalb der Geschäftszeiten.

Hier erfährst du, wie du mit der Abwesenheitsnachrichten-Funktion eine automatische Antwort erstellen kannst.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aktivieren der automatischen WhatsApp-Antworten

1. Öffne deine WhatsApp Business-Einstellungen
Auf Android tippst du auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke deines Bildschirms und wählst Einstellungen. Auf dem iPhone gehst du direkt zum Reiter Einstellungen am unteren Rand des Bildschirms.

2. Gehe zu "Business-Tools "
Wähle im Menü " Business-Tools", um auf deine Automatisierungsoptionen zuzugreifen.

3. Wähle "Abwesenheitsnachricht "
Tippe auf "Abwesenheitsnachricht" unter dem Abschnitt "Nachrichten-Tools". Hier kannst du deine automatischen Antworten erstellen und verwalten.

4. Schalte "Nachricht wegschicken " ein
Schalte den Kippschalter ein, um automatische Antworten zu aktivieren.

5. Schreibe deine Nachricht
Erstelle eine kurze, freundliche Nachricht, die deine Kunden wissen lässt, dass du nicht da bist, aber bald antworten wirst. Zum Beispiel:

"Danke, dass du dich gemeldet hast! Unser Team ist zurzeit offline, wird sich aber während der Geschäftszeiten bei dir melden."

6. Lege fest, wann deine Nachricht gesendet werden soll
Wähle aus, wann deine automatische Antwort aktiv sein soll:

• Immer eingeschaltet: Ideal, wenn du für einen längeren Zeitraum nicht erreichbar bist, z. B. während der Ferien.
• Individueller Zeitplan: Perfekt für geplante Pausen, Meetings oder bestimmte Offline-Zeiten.
• Außerhalb der Geschäftszeiten: Löst automatisch aus, wenn dein Geschäft geschlossen ist, basierend auf den von dir festgelegten Öffnungszeiten.

7. Wähle deine Empfänger
Entscheide, wer die automatische Antwort erhalten soll. Du kannst alle, bestimmte Kontakte oder Kontakte, die nicht in deinem Adressbuch sind, auswählen.

8. Speichere deine Änderungen
Wenn alles gut aussieht, tippe auf Speichern. Deine Auswärtsnachricht wird automatisch versendet, wenn die Bedingungen erfüllt sind.

Profi-Tipp

Halte deine Nachricht kurz, höflich und beruhigend. Eine einfache Bestätigung, dass ihre Nachricht angekommen ist, kann den Kunden das Gefühl geben, dass sie anerkannt werden und verbessert deine Kundenservice-Kennzahlen insgesamt.

So richtest du automatische Antworten mit der WhatsApp Business API ein

Wenn dein Unternehmen eine große Anzahl von Konversationen abwickelt, ist die WhatsApp Business API die beste Möglichkeit, diese effizient zu verwalten. Sie ermöglicht es dir, automatische Antworten für fast jede Situation zu versenden - von der Begrüßung neuer Kunden bis hin zum Teilen von Auftragsbestätigungen oder Veranstaltungserinnerungen.

Bevor du anfängst, solltest du sicherstellen, dass deine Kunden sich für den Empfang von WhatsApp-Nachrichten angemeldet haben. Sobald das geschehen ist, kannst du Nachrichten direkt über eine vertrauenswürdige Plattform wie Trengo erstellen und automatisieren, die sich nahtlos mit der WhatsApp Business API verbindet.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung von API-basierten automatischen Antworten

1. Verbinde dein WhatsApp Business-Konto mit Trengo
Verbinde zunächst dein verifiziertes WhatsApp Business-Konto mit der Omnichannel-Plattform von Trengo. Diese Verbindung ermöglicht es dir, WhatsApp-Nachrichten sicher über die API zu senden, zu empfangen und zu automatisieren.

2. Erstelle deine automatische Antwortvorlage
Gestalte deine automatischen Nachrichten in Trengo. Du kannst sie einfügen:

• Text, Emojis oder Mediendateien wie Bilder, Videos oder GIFs
• Dynamische Platzhalter wie der Name des Kunden oder die Bestellnummer
• Schnellantwort-Buttons für schnelleres Engagement (zum Beispiel: "Meine Bestellung verfolgen" oder "Mit dem Support sprechen")
• Call-to-Action-Buttons, die zu deiner Website, deinem Kontaktformular oder deinen sozialen Kanälen führen

Halte deine Botschaft klar, freundlich und im Einklang mit deinem Markenton. Zum Beispiel:

“Hi {{name}}, thanks for reaching out! We’ve received your message and will get back to you shortly. You can also track your order here: [link].”

Pro-Tipp: Biete immer eine Option an, mit der du den Erhalt von Updates stoppen kannst, wenn deine Nachricht Teil einer Kampagne ist. Das trägt dazu bei, das Vertrauen der Kunden zu erhalten und stellt sicher, dass die WhatsApp-Nachrichtenrichtrichtrichtlinien eingehalten werden.

3. Füge deine Nachricht zu einem Automatisierungsworkflow hinzu
Hier glänzen die Automatisierungswerkzeuge von Trengo wirklich. Du kannst deine automatische Antwort auf der Grundlage verschiedener Kundenaktionen auslösen, z. B.:

• Wenn ein Kunde seine erste Nachricht sendet
• Nach einem Kauf oder einer Zahlungsbestätigung
• Wenn jemand einen Einkaufswagen auf deiner Website abbricht
• An Geburtstagen, Jahrestagen oder Verlängerungserinnerungen

Du kannst sogar WhatsApp-Nachrichten mit anderen Kommunikationskanälen wie E-Mail oder Chat in einem Arbeitsablauf kombinieren.

Warum Trengo für API-basierte Automatisierung nutzen?

Mit Trengo kannst du mehr tun, als nur zu antworten. Die Plattform ermöglicht dir:

• Beobachte Kundenservice-Kennzahlen, um zu sehen, welche Nachrichten am besten ankommen
• Passe die Automatisierungsabläufe an deine Customer Journey an
• Halte dein gesamtes Team in einem gemeinsamen Posteingang auf dem Laufenden

Wenn du über die WhatsApp Business API und Trengo automatische Antworten einrichtest, kannst du deinen Kunden eine schnellere und persönlichere Kommunikation bieten, ohne dein Team zusätzlich zu belasten.

WhatsApp Chatbots für intelligentere automatische Antworten nutzen

Wenn dein Team mit mehreren Gesprächen jonglieren muss, kann ein WhatsApp-Chatbot dabei helfen, jeden Kunden zu beschäftigen, ohne etwas zu verpassen. Er automatisiert Antworten, beantwortet häufig gestellte Fragen und sorgt dafür, dass Kunden sofort Unterstützung erhalten - egal zu welcher Tageszeit.

Warum einen WhatsApp-Chatbot für automatische Antworten verwenden?

1. Rund-um-die-Uhr-Support
Deine Kunden hören nicht auf, dir Nachrichten zu schicken, wenn deine Geschäftszeiten enden. Ein Chatbot sorgt dafür, dass sie auch dann eine schnelle Antwort erhalten, wenn dein Team offline ist. Das schafft ein einheitliches Erlebnis und baut mit der Zeit Vertrauen auf.

2. Verkürze die Antwortzeiten
Chatbots antworten sofort auf häufige Fragen, wie z.B. Lieferupdates, Produktdetails oder Buchungsbestätigungen, wodurch dein Team wertvolle Zeit spart und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit verbessert.

3. Geringere Betriebskosten
Durch die automatische Erledigung sich wiederholender Aufgaben reduzieren Chatbots die Arbeitsbelastung deines Supportteams. Das hilft dir, Kosten zu sparen, während sich die Agenten auf komplexe oder hochwertige Konversationen konzentrieren können.

4. Verbesserte Lead-Generierung und -pflege
Ein WhatsApp-Chatbot beantwortet nicht nur Fragen, sondern begleitet die Kunden auch auf ihrem Weg. Ob es darum geht, Preisdetails mitzuteilen, Kontaktinformationen zu sammeln oder die nächsten Schritte vorzuschlagen, Chatbots helfen dabei, Interesse in Handeln umzuwandeln.

5. Unterstützung mehrerer Sprachen
Du bedienst ein globales Publikum? Kein Problem! WhatsApp-Chatbots können in mehreren Sprachen antworten und helfen deinem Unternehmen, auf allen Märkten erreichbar zu sein und zu bleiben.

Wie Trengo es noch besser macht

Mit dem Flowbot-Builder von Trengo kannst du leistungsstarke WhatsApp-Chatbots entwerfen, die genau so funktionieren, wie dein Unternehmen es tut. Du kannst automatische Antworten erstellen, Interaktionen anhand von Kundendaten personalisieren und deinen Chatbot sogar mit deinem CRM oder Helpdesk verbinden.

Das bedeutet, dass du die wichtigsten Kundenservice-Kennzahlen messen, die Leistung nachverfolgen und deine Automatisierung im Laufe der Zeit weiter verbessern kannst - und das alles von einer einheitlichen Plattform aus.

Letzte Worte

Automatische Antworten auf WhatsApp Business sind mehr als nur automatisierte Nachrichten - sie sind ein einfacher Weg, um Kunden zu binden, zu informieren und zu schätzen. Egal, ob du sie über die WhatsApp Business-App, die API oder einen Chatbot einrichtest, die Automatisierung hilft dir, schneller zu antworten und eine konsistente Kommunikation über alle Kontaktpunkte hinweg zu gewährleisten.

Mit Trengo kannst du noch einen Schritt weiter gehen. Unsere Plattform macht es einfach, WhatsApp-Nachrichten zu automatisieren, Chatbots zu erstellen und Kundenservice-Kennzahlen zu überwachen - alles von einem gemeinsamen Posteingang aus. Das bedeutet weniger manuelle Arbeit für dein Team und mehr sinnvolle Interaktionen für deine Kunden.

Bist du bereit, es in Aktion zu sehen? 👉 Buche eine kostenlose Demo und entdecke, wie Trengo dir helfen kann, intelligentere automatische Antworten einzurichten, die deine Kunden rund um die Uhr glücklich machen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Was ist die automatische Antwort in WhatsApp Business und wie funktioniert sie?

Die automatische Antwort von WhatsApp Business ist eine Funktion, die automatische Antworten sendet, wenn du nicht in der Lage bist, in Echtzeit zu antworten. Du kannst sie so einstellen, dass sie Begrüßungsnachrichten an neue Kunden oder Abwesenheitsnachrichten außerhalb der Geschäftszeiten sendet. In der WhatsApp Business App wird dies in den Einstellungen verwaltet. Mit Trengo kannst du noch mehr tun: Du kannst die automatischen Nachrichten anpassen, sie mit mehreren Kanälen verbinden und sicherstellen, dass deine Kunden zeitnah eine Antwort erhalten, auch wenn du offline bist.

Kann ich in WhatsApp Business sowohl Begrüßungsnachrichten als auch Abwesenheitsnachrichten erstellen?

Ja. Die WhatsApp Business App ermöglicht es dir, eine App einzurichten:

• Begrüßungsnachrichten - Werden gesendet, wenn ein Kunde dir zum ersten Mal eine Nachricht sendet oder nachdem er 14 Tage lang nicht aktiv war.
• Abwesenheitsnachrichten - Werden automatisch versendet, wenn du nicht erreichbar bist.
  Mit Trengo kannst du auch KI-gesteuerte Variationen hinzufügen, die Personalisierung nutzen und diese Nachrichten auf der Grundlage erweiterter Bedingungen auslösen.

Wie kann ich automatische Antworten so planen, dass sie nur außerhalb der Geschäftszeiten gesendet werden?

In der WhatsApp Business App kannst du das Versenden von Nachrichten planen:

• Immer
• Benutzerdefinierter Zeitplan
• Außerhalb der Geschäftszeiten (basierend auf den von dir in der App eingestellten Zeiten)
• Mit Trengo kannst du fortschrittliche Zeitpläne und Regeln erstellen, z. B. das Versenden verschiedener automatischer Antworten je nach Zeitzone des Kunden oder der Art seiner Anfrage.

Kann die automatische WhatsApp-Antwort unterschiedliche Nachrichten an neue und bestehende Kunden senden?

In der nativen App ist die Funktionalität eingeschränkt. Du kannst eine einzige Begrüßungsnachricht einstellen, aber sie kann nicht zwischen neuen und bestehenden Kunden variieren. Trengo hingegen ermöglicht eine Segmentierung - so können Erstkunden ein Willkommensangebot erhalten, während wiederkehrende Kunden personalisierte Follow-ups oder Treuenachrichten erhalten.

Kann ich meine automatische WhatsApp-Antwort mit dem Namen des Kunden personalisieren?

Ja. Mit der WhatsApp Business API und Tools wie Trengo kannst du den Namen eines Kunden oder andere Details dynamisch in die automatische Antwort einfügen. Dadurch fühlt sich die Interaktion persönlicher und ansprechender an als eine generische automatische Nachricht.

Wie sende ich verschiedene automatische Antworten für unterschiedliche Kundenanfragen?

Die WhatsApp Business App selbst unterstützt diesen Grad der Automatisierung nicht. Mit der WhatsApp Business API über Trengo kannst du jedoch die Schlüsselwort-Erkennung oder KI nutzen, um die Anfrage zu verstehen und eine relevante automatische Antwort zu senden - z. B. Versand-Updates, Preisinformationen oder Produktempfehlungen.

Was ist der Unterschied zwischen automatischen Antworten in der WhatsApp Business App und der WhatsApp Business API?

• WhatsApp Business App - Am besten für kleine Unternehmen, begrenzte Automatisierung, einfache Gruß-/Abwesenheitsnachrichten.
• WhatsApp Business API - Entwickelt für größere Unternehmen, ermöglicht fortschrittliche Automatisierung, Personalisierung und die Integration mit Plattformen wie Trengo für eine zentralisierte Kommunikation.

Kann ich Tools von Drittanbietern verwenden, um erweiterte automatische WhatsApp-Antworten zu erstellen?

Ja. Indem du die WhatsApp Business API mit Plattformen wie Trengo verbindest, kannst du erweiterte Konversationsabläufe entwerfen, Antworten personalisieren und mit CRMs, Helpdesks und anderen Geschäftssystemen integrieren. So kannst du mehrstufige, KI-gestützte automatische Antworten erstellen, die über die Grundeinstellungen in der WhatsApp Business App hinausgehen.