If you want to build a WhatsApp chatbot for your business, you have come to the right place.

In this A-Z guide, I’ll cover everything about the benefits of using a WhatsApp Business chatbot and how to set up your very own bot. All without having to use a single line of code.

First off, what is a WhatsApp Business chatbot?

A WhatsApp Business chatbot is a technology that simulates a conversation with your customers via WhatsApp. They’re used to answer frequently asked questions, provide information, and collect leads.

WhatsApp Business chatbot example

Jetzt ist es Zeit für ein Beispiel aus der Praxis.

Ferryscanner ist eine in Griechenland ansässige Such- und Buchungsmaschine, die Menschen hilft, günstige Fährtickets zu spannenden Zielen auf der ganzen Welt zu finden. Wenn sich Kunden über WhatsApp an Ferryscanner wenden, werden ihnen zunächst ein paar Fragen von einem WhatsApp Business Chatbot (Flowbot) gestellt.

Der WhatsApp-Bot spart ihnen eine Menge Zeit, indem er grundlegende Informationen über den Kunden sammelt, bevor dieser mit einem menschlichen Agenten in Kontakt tritt. Dass sie nicht von jedem einzelnen Kunden nach Name, Land und Buchungscode fragen müssen, macht auf lange Sicht einen großen Unterschied.

Wenn du auf die Website von Ferryscanner gehst, kannst du über das Widget der Website einen WhatsApp-Chat starten.

Wenn du eine Konversation mit Ferryscanner beginnst, fragt dich ein Bot zunächst nach deinem Namen und deiner E-Mail-Adresse und bietet dir dann mehrere Optionen an, wie er dir helfen kann:

Sobald du eine Option ausgewählt hast, verbindet dich der Bot mit dem richtigen Mitarbeiter von Ferryscanner, der dir in deinem speziellen Fall helfen kann. Das spart sowohl dem Kundendienstteam als auch dem Kunden Zeit.

What are the benefits of using a WhatsApp chatbot for business?

By building a WhatsApp Business chatbot, you hit multiple birds with one stone.

1. Verbessere das Kundenerlebnis

Zunächst einmal wird sich deine Reaktionszeit drastisch verbessern. Das bedeutet nicht immer, dass ein Kunde seine Frage sofort beantwortet bekommt, aber er bekommt immer sofort eine Antwort. Wenn der Bot die Frage nicht beantworten kann, kann er dem Kunden mitteilen, wann er eine Antwort von einem menschlichen Mitarbeiter erwarten kann. Auch außerhalb der Geschäftszeiten.

2. Die Effizienz des Teams verbessern

Aufgrund der steigenden Kundenerwartungen stehen die Kundendienstteams mehr denn je unter Druck. Sie müssen fast sofort antworten, Probleme schnell lösen und das auf mehr Kommunikationskanälen als je zuvor.

With a WhatsApp chatbot on their team, agents save a lot of time. Frequently asked questions that can be answered by the bot are no longer on their plate. Urgent messages are automatically recognized and assigned to the right agent. This leaves the customer service agent with the task of doing what they are good at: helping customers.

3. Leads generieren

Ein Bot ist nicht nur ein gutes Kundenservice-Tool, sondern auch für Marketingzwecke nützlich. Oft werden WhatsApp-Bots entwickelt, um Kontaktinformationen zu sammeln und sogar Termine zu vereinbaren.

Stell dir vor, du könntest einen Termin mit deinem Friseur vereinbaren, indem du eine SMS schickst und mit Hilfe eines WhatsApp Bots schnell eine Zeit festlegst. Für die meisten Menschen, vor allem für diejenigen, die viel Zeit auf WhatsApp verbringen, ist das bequemer und persönlicher, als auf eine Website gehen zu müssen.

How to build a WhatsApp chatbot (a step-by-step guide)

First, you’ll need to start using the WhatsApp Business API. That’s because the regular WhatsApp Business app doesn’t enable you to build chatbots, but the API does. The WhatsApp Business API doesn’t come with its own interface and can only be accessed via a WhatsApp Business Solution Provider such as Trengo. Once you have access to the API, you can immediately start building a bot.

https://www.youtube.com/watch?v=f16HrNcO8eg

Next, you’ll need to decide whether you want to set up a chatbot, a flowbot, or a combination of the two.

Der Instagram DM Chatbot: Einkauf und Öffnungszeiten

A chatbot understands what your customer is saying by recognizing certain keywords and formulating a reply. You can train the bot by simply filling in answers to questions you get asked often. The more variations you provide, the smarter your bot becomes.

Nutze innerhalb deines WhatsApp Business Accounts den Flowbot

Ein Flowbot ermöglicht es deinem Besucher, die Informationen zu finden, die er sucht, indem er ihm Multiple-Choice-Optionen anbietet.

📚 Read more: Explaining the difference between chatbots and flowbots

Setting up a WhatsApp chatbot in Trengo

https://www.youtube.com/watch?v=vIH2FnCzUgs

1. Go to Settings > Automation > Chatbots

2. Configure the chatbot settings

1. Internal title: Name your bot.

2. Chatbot language: Select the language.

3. Channels: Select WhatsApp as a channel.

4. Google Cloud key: Add your Google Cloud key.

You have now created your own WhatsApp Business chatbot 🎉

You can add different content categories to your bot. Think of categories such as pricing, products, and delivery.

3. Go to ‘Categories’ and click ‘Add category’

4. Add your category’s name.

You have successfully created a category for your bot. Now it’s time to come up with questions.

Adding questions to your WhatsApp chatbot

When adding a question to your bot, make sure to add multiple variations of it. Our rule of thumb is to add about five variations per question. The more you add, the ‘smarter’ your bot becomes.

5. First, click ‘Questions’ and the ‘plus’ icon next to the category you want to add questions to

6. Add questions and answers for these questions. Click the ‘checkmark’ icon to save the questions

After adding enough questions, you can configure your chatbot settings and test your chatbot.

Einen WhatsApp Flowbot in Trengo einrichten

https://www.youtube.com/watch?v=_fPKhc2Q6qU

1. Gehe zu Einstellungen >Automatisierung >Flowbot.

2. Klicke auf das grüne + Zeichen, um deinen Bot zu erstellen.

3. Beginne mit der Gestaltung deines Flowbots, indem du ihm Schritte, Schaltflächen und Aktionen hinzufügst.

💡Tipp: Bevor du anfängst, solltest du einen Entscheidungsbaum auf einem Blatt Papier entwerfen. Auf diese Weise bekommst du einen guten Überblick darüber, wie dein Flowbot aussehen wird und wie viele Schritte, Schaltflächen und Aktionen erforderlich sind.

4. Bist du fertig? Dann klicke auf "Konfiguriere deinen Flowbot" in der linken unteren Ecke.

Jetzt, wo du deinen WhatsApp Flowbot gebaut hast, musst du ihn konfigurieren:

1. Go to settings >automation >flowbot and select your WhatsApp bot.
2. Klicke auf "Konfiguriere deinen Flowbot".
3. Fülle das Formular unten aus

Before you publish your chatbot for WhatsApp Business, you can test it out in the playground before publishing it. This way, you can make sure it’s running smoothly before letting your customers interact with it.

Best practices for successful WhatsApp Business chatbots

Jetzt, wo du alles vorbereitet hast, ist es an der Zeit, deinen WhatsApp Bot auf Erfolg zu trimmen. Hier sind einige Tipps für einen guten Start.

Kenne deine Kunden

Bevor du einen WhatsApp Bot erstellen willst, solltest du mehr über das Verhalten deiner Kunden auf WhatsApp erfahren. Welche Arten von Fragen stellen sie? Sind sie support- oder verkaufsbezogen? Stelle sicher, dass du deinen WhatsApp Bot entsprechend gestaltest.

Halte deinen Text abgehackt

Wenn du willst, dass dein Kunde wirklich jedes Wort liest, das du ihm schreibst, halte es kurz. Zu oft bin ich auf WhatsApp Chatbots gestoßen, die mit langatmigen Antworten antworten, die viel zu lange zum Lesen brauchen. Deine Kunden haben viel zu tun, sie wollen eine schnelle Antwort auf den Punkt.

Verwende einen informellen Tonfall

Bedenke, dass WhatsApp hauptsächlich informell genutzt wird. Der Durchschnittsverbraucher nutzt es, um mit Freunden und Familie zu sprechen. Mit anderen Worten: Unterhaltungen sollten sich nicht wie eine E-Mail-Interaktion anfühlen. Achte auf einen informellen Tonfall, solange er sich nicht zu weit von deiner Marke entfernt.

Fallback-Nachrichten erstellen

When you’re using a chatbot, make sure that you set a clear fallback message. This is the message that the bot sends to your customers when it doesn’t recognize what the customer is trying to say. Here’s an example:

"Tut mir leid, ich weiß noch nicht, wie ich das beantworten soll. Bitte formuliere deine Frage neu."

Nachrichten rechtzeitig an einen Menschen weiterleiten

As I said earlier, your customers are busy. They don’t want to spend time on a bot that doesn’t seem to be able to offer the right information. And a bot simply isn’t always going to be able to be perfect. That’s why you should train it to recognize when it should hand a conversation over to a human employee. This could be when a customer uses a certain keyword, such as ‘angry’ or ‘complaint’. But you can also do this after a bot has failed to recognize a customer’s questions more than two times. This prevents the customer from becoming frustrated with your business.

Du beendest ein Gespräch? Füge einen CTA hinzu

Wenn ein Gespräch zwischen einem WhatsApp Bot und deinem Kunden zu Ende geht, solltest du es immer mit einer klaren Handlungsaufforderung beenden. So gibst du deinem Kunden die Möglichkeit, die nächste logische Handlung zu ergreifen, ohne dass er darüber nachdenken muss, welche das sein soll.

You don’t have to be a developer to build a WhatsApp Business API chatbot

Deinen eigenen WhatsApp Business Chatbot zu erstellen, muss nicht kompliziert sein. Mit Trengo kannst du deinen eigenen No-Code-Bot erstellen, ohne auch nur eine Zeile Code verwenden zu müssen.

You can start a 14-day free trial today to see how fast and easy it is to build a bot in Trengo. If you need help, our team is always ready to support you.