Wie Dentakay durch automatisierte Lead-Qualifizierung jeden Monat 270 Stunden spart.

Dentakay ist ein B2C-Anbieter für Zahntourismus mit Sitz in Istanbul, der Patienten aus ganz Europa und den Vereinigten Staaten betreut. Der Beratungs- und Eignungsprüfungsprozess läuft fast ausschließlich online ab, wobei der Großteil der Erstkontakte und der Nachbetreuung über WhatsApp abgewickelt wird.

Interessenten geben ihre Daten über das Kontaktformular auf der Website ein, das direkt in Zoho CRM eingespeist wird. Von dort aus leitet ein Trigger den Interessenten an Trengo weiter, wo eine WhatsApp-Vorlagennachricht versendet wird. WhatsApp wird dann zum Hauptkanal für die Qualifizierung und Beratung, wobei alle Antworten in einen strukturierten Journey-Trichter fließen. Als das Interessentenvolumen wuchs, bot diese Konfiguration Dentakay eine skalierbare und einheitliche Möglichkeit, potenzielle Kunden schnell und effizient zu qualifizieren.

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Herausforderung: Die Qualifizierung von WhatsApp-Leads erfolgte manuell und unstrukturiert

WhatsApp spielte bei der Lead-Qualifizierung von Dentakay eine zentrale Rolle, wurde zuvor jedoch fragmentiert und manuell verwaltet.

Das hat zu mehreren Problemen geführt:

• Keine zentrale Übersicht über die Chats, da WhatsApp privat genutzt wird
• Kein strukturierter Qualifizierungsablauf
• Hoher manueller Arbeitsaufwand bei sich wiederholenden Erfassungsschritten

Da für die Qualifizierung die Erfassung von zahnärztlichen Unterlagen und medizinischen Vorerkrankungen erforderlich ist, ist der Aufnahmeprozess sehr detailliert und zeitkritisch. Die manuelle Bearbeitung hat die Reaktionszeiten verlangsamt und zu Abweichungen bei der Qualifizierung der Leads geführt. 

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Lösung: Lead-Qualifizierungsprozesse in WhatsApp und automatisierte Weiterleitung

Dentakay hat Trengo mit Schwerpunkt auf WhatsApp-Automatisierung und Lead-Qualifizierungsprozessen implementiert. Das Ziel war es, jeden neuen Lead durch einen strukturierten Erfassungsablauf zu führen und qualifizierte Interessenten automatisch an den richtigen Spezialisten weiterzuleiten.

WhatsApp-Automatisierung über die API
Durch die Integration der WhatsApp-API kann Dentakay automatisch Chats starten und verwalten, sobald ein Interessent ein Formular auf der Website absendet. Nachrichten und Vorlagen werden direkt aus ihren Systemen ausgelöst, was eine schnelle und einheitliche Nachverfolgung gewährleistet.

Alle Unterhaltungen finden jetzt in einem gemeinsamen Bereich statt statt in privaten Posteingängen, sodass das Team den vollen Überblick hat.

Automatisierte Lead-Qualifizierungsprozesse
Dentakay hat automatisierte Abläufe entwickelt, die starten, sobald ein Lead auf WhatsApp antwortet. Diese Abläufe führen potenzielle Kunden Schritt für Schritt durch den Qualifizierungsprozess.

Der Ablauf läuft automatisch:

• Gibt an, ob es sich bei dem Kontakt um einen neuen Interessenten oder einen bestehenden Termin handelt
• Sammelt Bilder von Zahnarztunterlagen
• Erfasst relevante Angaben zur Krankengeschichte
• Stellt strukturierte Fragen zur Erfassung der Anamnese
• Bereitet den Fall für die Begutachtung durch einen Spezialisten vor

Das ersetzt die manuelle Befragung bei der Erfassung und stellt sicher, dass jeder Lead die erforderlichen Basisinformationen liefert.

Automatische Weiterleitung an den richtigen Spezialisten
Je nach Behandlungsart und den gegebenen Antworten leitet das System jeden qualifizierten Interessenten an den passenden Zahnarzt oder das passende Team weiter. Das verkürzt die interne Übergabezeit und sorgt für eine schnellere fachliche Nachsorge.

FAQ-Bearbeitung außerhalb der Qualifizierung
Fragen, die nicht direkt mit der Qualifizierung zusammenhängen, wie zum Beispiel allgemeine oder Support-FAQs, werden automatisch vom KI-Agenten bearbeitet. So bleibt die Qualifizierungspipeline übersichtlich und es wird sichergestellt, dass sich die Spezialisten weiterhin auf hochwertige Beratungsgespräche konzentrieren können. 

Außerdem unterstützt der KI-Agent die Leads auch während des Qualifizierungsprozesses, indem er praktische Fragen beantwortet (zum Beispiel, welche Art von zahnärztlichen Bildern eingereicht werden müssen oder welche anderen Anforderungen im jeweiligen Trichter gelten), sodass potenzielle Kunden jeden Schritt reibungslos und ohne Verzögerungen oder manuelle Eingriffe durchlaufen können.

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Ergebnisse: Schnellere Qualifizierung und skalierbare WhatsApp-Anmeldung

Die Automatisierung der Lead-Qualifizierung über WhatsApp hat für Dentakay deutliche, messbare operative Auswirkungen gebracht.

• Durch automatisierte Prozesse zur Lead-Qualifizierung wurden monatlich 270 Stunden manuelle Arbeit eingespart
• 5.000 automatisierte Abläufe pro Monat, was eine hohe Anzahl an Leads ohne zusätzliches Personal ermöglicht
• Über 20 % der eingehenden Fragen werden automatisch vom KI-Agenten gelöst.

Dentakay führt die Lead-Qualifizierung mittlerweile in großem Umfang über WhatsApp durch – mit messbaren Effizienzsteigerungen und vollständiger Transparenz über den gesamten Prozess.

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