Te veel e-mails, te weinig tijd voor een goede klantenservice?

1 januari 2022
10
min lezen
Geschreven door
Pim
Een nieuwsbrief opgezet om jou een stap dichter bij klanttevredenheid te krijgen
Hoe benutten teams zoals de jouwe hun tijd en middelen? Hoe zorgen ze voor tevreden klanten? Schrijf je in voor The Convo en kom erachter.
Bekijk Trengo in actie
Uitgebreide integraties
Eenvoudige configuratie
Schaalbare prijsstructuur
Lees verder

E-mail overweldiging is een veel voorkomend dilemma voor de meesten van ons - vooral op het werk. Wist u dat er wereldwijd 319,6 miljard e-mails per dag worden verzonden en ontvangen en dat werknemers gemiddeld 121 e-mails per dag krijgen?

Tijd besteden aan het lezen van e-mails die geen prioriteit hebben is niet productief, en het kan de creatieve energie van uw team wegnemen. Dat kan het moeilijk maken om goede service te verlenen en om nieuwe manieren te bedenken om uw bedrijf te laten groeien. Als u een manier vindt om uw inbox effectief te beheren, hebt u meer tijd om u te richten op het tevreden stellen van uw klanten en het vinden van nieuwe groeipaden. Er zijn een heleboel goede manieren om e-mails te beheren die de productiviteit niet in gevaar brengen en dat is wat het doel hier is: efficiënter zijn zodat we ons kunnen concentreren op taken die onze winst verhogen.

In dit artikel beantwoorden we enkele veelgestelde vragen om uw bedrijf te helpen het e-mailbeest te temmen en meer waarde te halen uit e-mailinteracties met klanten:

  • Wat betekent e-mailbeheer?
  • Wat is de beste manier om e-mails te beheren?
  • Hoe verbetert het gebruik van software voor e-mailbeheer de klantenservice?
  • Wanneer is software voor e-mailbeheer de oplossing?

Wat betekent e-mailbeheer?

Volgens TechTarget "ise-mailbeheer een systematische aanpak om de efficiëntie van e-mailpraktijken te maximaliseren en de negatieve effecten die e-mailverwerking kan hebben op iemands productiviteit en werktevredenheid te minimaliseren."

Onderdeel van e-mailbeheer is ook het sorteren, filteren en prioriteren van e-mails, zodat u meer tijd kunt besteden aan zakelijke activiteiten die winstgevender zijn.

Wat is de beste manier om e-mails te beheren?

Er zijn verschillende manieren om uw e-mail inbox te organiseren. Hier zijn een paar van de beste tips die we hebben gevonden om u te helpen het voor elkaar te krijgen:

  • Trek een bepaalde tijd uit om e-mails te lezen en te beantwoorden. Zet uw mobiele telefoon uit en zorg ervoor dat u op een rustige plaats bent.
  • Reageer eerst op de e-mails die u het dringendst vindt en die u snel kunt oplossen.
  • Organiseer e-mails door ze te categoriseren, prioriteren, sorteren, groeperen en filteren in uw e-mailprogramma. Stel bovenliggende mappen in en label ze volgens de belangrijkste gebieden van uw bedrijf.

Maak bijvoorbeeld bovenliggende mappen voor Boekhouding en Financiën, Projecten, Personeelszaken, enz. en maak vervolgens submappen met meer specifieke categorieën, zoals onder de bovenliggende map Boekhouding en Financiën, zou u submappen kunnen maken met het label Bedrijfsbelastingen of Loonlijst. Gebruik de regels en filterfuncties in uw e-mail om inkomende e-mails in een specifieke map te programmeren.

  • Volgens het tijdschrift Entrepreneur moet u er bij het archiveren van een e-mail voor zorgen dat de onderwerpregel zoekvriendelijk is. Als dat niet zo is, overweeg dan om hem te veranderen voordat hij wordt gecategoriseerd en gearchiveerd.

Als u klaar bent met het lezen van uw e-mails, schakel dan afleidende e-mailwaarschuwingen en meldingsgeluiden uit of zet uw inbox op pauze en richt u op uw kernactiviteiten. Nu u enkele specifieke aspecten van het dagelijkse e-mailbeheer kent, volgen hier enkele best practices om het u steeds gemakkelijker te maken:

1. Zorg ervoor dat u zich uitschrijft voor de e-mails die u ongewenst ontvangt.

2. Ontwikkel een gewoonte om niet op alles te antwoorden als dat niet nodig is. Dit vermindert het aantal e-mails in ieders inbox.

3. Houd uw e-mailberichten kort en bondig. Dit vermindert de tijd die nodig is om te lezen en te antwoorden.

4. Gebruik de 4 D's om je te helpen

Doen - Onderneem onmiddellijk actie op de e-mail als u weet dat het maar een paar minuten duurt om hem af te handelen. Uitstellen kan betekenen dat u het vergeet te doen, waardoor uw klanten gefrustreerd raken.

Verwijderen - Verwijder onmiddellijk wat u weet dat spam is. Niemand heeft daar tijd voor.

Uitstellen - Weet u niet zeker wat de juiste reactie is? Plaats deze e-mails in een map met een herinnering om erop terug te komen.

Delegeren - Wijs de e-mail toe aan een collega die hem het efficiëntst kan afhandelen. Natuurlijk moet u aanbieden om e-mails op uw vakgebied af te handelen om uw collega's te helpen!

5. Behandel e-mails in batches, vermijd het lezen van elke e-mail zodra ze in uw inbox worden afgeleverd.

6. Overweeg te investeren in software voor e-mailbeheer.

Hoe verbetert software voor e-mailbeheer de klantenservice?

Software voor e-mailbeheer verbetert de klantenservice door:

  • Uw team helpen efficiënter om te gaan met eenvoudige verzoeken en taken van klanten. Dat geeft uw team meer tijd om zich te concentreren op andere waardevolle taken.
  • De ervaring van de klant verbeteren. Met de geschiedenis van elke klant direct zichtbaar in Trengo, is het makkelijker voor uw klantenservice om een meer persoonlijke klantervaring te leveren. Dit zorgt voor een blijere, meer tevreden klant.
  • Toegang hebben tot statistieken over hoe goed uw team reageert op e-mails van klanten. U kunt deze gegevens bekijken wanneer u wilt en indien nodig verbeteringen aanbrengen.
  • Minder frustratie bij uw teamleden als er een overweldigend aantal e-mails te verwerken is.
teamleden

Software voor e-mailbeheer, de oplossing

Sommige mensen vinden een overvolle inbox prima. Anderen hebben hun inbox liever op "inbox zero", een uitdrukking van schrijver Merlin Mann die betekent dat ze aan het eind van de dag, elke dag, nul e-mails hebben. Klinkt ontspannend, maar het kan veel werk zijn om op nul te komen.

Het vinden van een balans tussen e-mailbeheer en andere waardevolle taken hangt af van de aard van uw bedrijf. U kunt een gulden middenweg bereiken door de bovengenoemde best practices te volgen, en u kunt overwegen te investeren in e-mail management software zoals Trengo. Trengo biedt een unieke, omnichannel ervaring waarmee u al uw communicatiekanalen voor klanten op één platform kunt beheren.

Met Trengo is e-mailbeheer minder stressvol en efficiënter. Hier zijn enkele van onze handige functies voor e-mailbeheer:

  • Met interne samenwerking kan uw team intern over specifieke e-mails praten. Zo hoeft u niet meer over te schakelen op andere communicatietools om iedereen op één lijn te houden.
  • Met één klik e-mail toewijzen kunt u e-mails snel naar het juiste teamlid sturen.
  • Direct zichtbare klantprofielen helpen u bij het op maat maken van een antwoord wanneer u e-mails krijgt met belangrijke details over de klant.
  • Met aanpasbare labels voor e-mails en andere gesprekken kunt u er later gemakkelijk naar verwijzen.
  • Inbox Analytics meet de prestaties van de inbox zoals: tijd tot eerste antwoord, gemiddelde reactietijd en aantal opgeloste tickets.
  • Dankzij de persoonlijke e-mailverbinding met Trengo kunnen drukke managers en eigenaren al hun e-mails in één app afhandelen.

E-mail kan overweldigend zijn, maar de lawine kan worden getemd met de juiste managementpraktijken. Hoe eerder u begint, hoe eerder iedereen in uw organisatie ervan kan profiteren. Klaar voor minder stress bij werknemers, meer tevreden klanten en meer besparingen van tijd en geld van werknemers? Leer hoe u uw e-mail management doelen kunt bereiken, uw team productiever en meer samenwerkend kunt maken en betere klantenservice kunt bieden met Trengo.

Referentie: https://hiverhq.com/blog/customer-service-emails

Tijd voor een afspraak

Je bedrijf groeit wanneer je meer en meer loyale klanten krijgt. Verzamel al het klantcontact op één platform en maak klanten blij met elk gesprek.
Plan een demo