.png)
Je kent het gezegde 'beoordeel een boek nooit op de kaft'.
Dat gezegde wordt zo vaak gebruikt omdat — je raadt het al — mensen boeken continu op de kaft beoordelen. En geloof me, jouw bedrijf is één van die boeken.
Bij WhatsApp Business dient het automatische welkomstbericht als de kaft van je boek. Want deze begroeting maakt het mogelijk om een sterke eerste indruk te maken, zelfs wanneer klanten contact opnemen buiten openingstijd.
In deze blog staat alles wat je wilt weten over het WhatsApp Business welkomstbericht en hoe je deze in je voordeel gebruikt. Dus lees verder over:
- Wat is een WhatsApp Business begroeting?
- Waarom gebruik je een WhatsApp Business welkomstbericht?
- WhatsApp Business welkomstbericht voorbeelden
Wat is een WhatsApp Business begroeting?
Wanneer een klant voor het eerst contact met je opneemt via WhatsApp business, kun je een automatische 'WhatsApp Business greeting message' sturen. Dit wordt ook een WhatsApp Business welkomstbericht genoemd. Je kunt meerdere begroetingen maken voor verschillende situaties.
En met Trengo maak je één welkomstbericht voor al je communicatiekanalen. Denk aan e-mail, live chat, Facebook Messenger en WhatsApp Business.
Waarom gebruik je een welkomstbericht WhatsApp?
Met de juiste begroeting bereik je:
- Lagere reactietijd
- De klantervaring verbeteren
- Hogere klanttevredenheid, door klanten naar de juiste informatie te leiden
- Altijd een reactie voor klanten. Ook buiten openingstijd
- Verzamel van waardevolle leads
Let op: je kunt WhatsApp Business-groetberichten alleen gebruiken als je de WhatsApp Business-app of de WhatsApp Business API gebruikt. In onderstaande video krijg je in 3 minuten uitgelegd wat de exacte verschillen zijn tussen WhatsApp en WhatsApp Business:
https://www.youtube.com/watch?v=HJSvahtDDzg&t=1s
Hoe ziet een effectief WhatsApp Business welkomstbericht bericht eruit?
Hoewel er ontelbare variaties te bedenken zijn, voldoet een effectieve begroeting op WhatsApp Business veelal aan de volgende best practices:
1. Schep heldere verwachtingen
Verwachtingsmanagement is essentieel. Want wachten duurt gevoelsmatig altijd een eeuwigheid. Maak daarom duidelijk wanneer de klant een reactie kan verwachten.
Je kan niet specifiek genoeg zijn. Kijk maar naar deze twee voorbeelden:
1)
"We komen er zo snel mogelijk op terug."
2)
"We nemen binnen 24 uur contact met je op."
Het eerste bericht oogt mooi, maar is in werkelijkheid een vage belofte zonder duidelijke verwachting. 'Zo snel mogelijk' kan van alles betekenen. Van 10 minuten tot 10 uur.
Het tweede voorbeeld laat aan duidelijkheid niets te wensen over. Plus het geeft collega's de kans om verwachtingen te overtreffen.
2. Wees zo transparant mogelijk
De tweede beste practice is om simpelweg zo eerlijk en transparant mogelijk te zijn.
Je klanten zijn slim en prikken gemakkelijk door slappe excuses heen. Als je team druk is en geen tijdig antwoord kan beloven, zeg dat dan eerlijk. Het loont altijd.
3. Wees geen robot
Veel automatische welkomstberichten zijn vaak wat formeel.
Maar dat een bericht is geautomatiseerd betekent niet dat je als een robot hoeft te klinken.
Probeer altijd zo menselijk mogelijk te klinken. Houd het professioneel, zeker, maar voorkom dat je klinkt als een advocaat. Nou ja, tenzij je een advocaat bent, natuurlijk. Je snapt het wel.
Top 10 WhatsApp zakelijke begroeting voorbeelden
Een 'perfect' welkomstbericht voor WhatsApp Business bestaat niet. Het hangt allemaal af van de aard jouw bedrijf, de tone of voice, je situatie en nog vele andere aspecten. Maar bepaalde situaties doen zich vaker voor dan anderen. Daarom hebben we hier een lijst gemaakt met 10 voorbeelden die je altijd kan inzetten!
Zullen we starten?
Algemene WhatsApp Business welkomstbericht voorbeelden
1."Bedankt voor uw bericht! We nemen binnen 24 uur contact met u op. Met vriendelijke groet, het [uw bedrijf] Team."
2. "Hiya, welkom bij [uw bedrijf]. We nemen binnen 3 uur contact met je op. In de tussentijd kun je ons helpcentrum bekijken. We hebben er veel moeite in gestoken, dus het antwoord op je vraag staat er misschien al in!"
3. "Hallo! Leuk dat je er bent. De sale is gestart! We geven 50% korting op al onze producten. De code is XXXX. Niet doorvertellen. 😉 Laat het vooral even weten als je nog meer vragen hebt. We komen dan snel bij je terug!"
Nu, dat was niet echt rocket science, toch?
Houd de welkomstboodschap voor een messaging app eenvoudig. Want klanten benaderen je via WhatsApp omdat ze de gangbare informele toon waarderen. En die toon is simpel en to the point.
Bij Trengo gebruiken we het eerste bericht tijdens kantooruren.
Voorbeelden van WhatsApp Business begroetingen
4. "Hallo, bedankt voor je bericht! Onze supportmedewerkers zullen je bericht controleren en ervoor zorgen dat het wordt doorgestuurd naar de best passende persoon. We zullen binnen 24 uur reageren."
5. "In de tussentijd kun je ons helpcentrum vol antwoorden op veelgestelde vragen hier bekijken: [voeg je eigen link toe]."
Steeds meer klanten willen zelf op zoek naar het antwoord op hun vragen. Eenhelpcentrum is daarin een uitkomst. Zo hebben je klanten altijd toegang tot de juiste informatie, zelfs buiten openingstijd. Met Trengo maak je makkelijk zo'n help center;
Begroetingen voor speciale gelegenheden
Voor speciale situaties kies je vaak voor een aangepaste welkomstboodschap. Denk aan een bericht over de drukte tijdens de Kerstperiode, of door de Covid-19 uitbraak. Hieronder twee voorbeelden voor beide gevallen.
6. "Ho ho ho! Laat het me weten als je vragen hebt. Onze elfjes hebben het erg druk met het inpakken van alle cadeaus, dus het kan zijn dat we niet zo snel antwoorden als je van ons gewend bent."
7. "Hallo, hoe kan ik u helpen? Houd er rekening mee dat we in deze ongekende tijden misschien iets minder snel antwoorden dan normaal."
Welkomstboodschappen voor buiten openingstijd
Wanneer de klok vijf uur heeft geslagen en er niemand op kantoor is om berichten te beantwoorden, moeten je klanten soms even wachten op een reactie. Er zijn een aantal manieren om dit te tackelen.
Naar website doorverwijzen
8. "Bedankt voor uw bericht! We zijn momenteel niet op kantoor, maar nemen morgenochtend meteen contact met je op."
Ga voor meer informatie naar onze website: www.trengo.com.
Reactie met openingstijden
Bij Trengo gebruiken we het volgende out of office bericht:
9."Bedankt voor het contact met Trengo!
We willen u graag helpen, maar we zijn *momenteel* gesloten 🕦 (Zie onze agenda op trengo.com/businesshours). We komen de volgende werkdag bij u terug ⏰.
In de tussentijd neem een kijkje in ons Help Center [link]. Hier vind je misschien al antwoord op je vraag!
Cheers,
Het Trengo team"
Zoals je ziet, integreren wij ook ons helpcentrum en geven wij klanten een duidelijke reden waarom wij niet meteen kunnen reageren.
Verzamel leads
10. "Hallo daar! Sorry, we kunnen momenteel niet op je bericht reageren. Laat je naam en e-mailadres achter en we nemen binnen 24 uur contact met je op. Team Trengo."
WhatsApp is een waardevolle manier om leads te verzamelen. Ook buiten openingstijd. Vraag de potentiële klant om zijn contactgegevens achter te laten en je kunt de volgende dag contact met hem opnemen.
WhatsApp Business message templates
WhatsApp Business welkomstberichten die je automatisch verstuurt zijn een uitkomst. Ze schelen jouw team veel tijd en moeite. Let er wel op dat wanneer je proactief contact opneemt je WhatsApp Business message templates moet gebruiken.
Lees hier meer informatie over WhatsApp Business templates.
Maak direct een goede indruk met WhatsApp Business
Met Trengo, onze nieuwe generatie inbox voor klantcommunicatie, kun je de best mogelijke klantervaring bieden via WhatsApp Business. Hiermee kun je WhatsApp-berichten ontvangen samen met al je andere kanalen in één inbox (zoals e-mail, spraak en live chat), WhatsApp Business gebruiken met meerdere gebruikers, je eigen WhatsApp-chatbot maken en nog veel meer.
PS: ontvang gratis 30 WhatsApp-marketingtemplates
We hebben een Google-sheet samengesteld met 30 gratis sjablonen voor Whatsapp-marketing. Laat hier je e-mailadres achteren we sturen je de sjablonen. Geen verplichtingen.
