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Es ist 9:47 Uhr. Deine Kajaktour bei Sonnenuntergang beginnt in 13 Minuten und deine WhatsApp-Nachrichten explodieren mit "Wo ist der Treffpunkt?". Währenddessen versinkt dein Zweierteam in separaten Tabs für E-Mails, Buchungsdaten und Social-Media-DMs. Kommt dir das bekannt vor?
Wenn du jährlich mehr als 10.000 Buchungen verwaltest, ist dieses Kommunikationschaos nicht nur stressig. Es kostet dich Einnahmen. Jede verspätete Antwort kann eine 5-Sterne-Bewertung in eine 3-Sterne-Bewertung verwandeln. Jede verpasste Upselling-Chance ist verschenktes Geld.
Wir haben uns mit Dominic, Head of Partnerships bei Ventrata, zusammengesetzt, um darüber zu sprechen, wie diese neue, tiefere Integration diesen Kommunikationsalptraum für die größten Attraktionen und Reiseveranstalter der Welt löst.
Die Akteure & das Problem: Wie Reiseveranstalter mit fragmentierten Tools Zeit verlieren
Ventrata: Die Ticketing Stiftung
Ventrata dient als unternehmensweites Ticketing- und Buchungssystem für Großveranstalter und ist somit die zentrale Buchungsmaschine für Attraktionen, Reisebüros und Freizeitangebote. Dominic erklärt, dass Ventrata die einzige Quelle der Wahrheit für alle Verkäufe ist, egal ob die Tickets online, vor Ort oder über Partnerkanäle verkauft werden.
Trengo: Das Kraftwerk der Kommunikation
Trengo ist die KI-gestützte Omnichannel-Plattform, die jede Kundenkonversation in einen einheitlichen Posteingang bringt. Für Unternehmen in der Reise- und Freizeitbranche sorgen die intelligente Automatisierung und die smarten Funktionen von Trengo für nahtlosen Support über alle Kanäle, die deine Gäste tatsächlich nutzen: WhatsApp, E-Mail, Facebook Messenger und Kommentare in den sozialen Medien.
Viele Ventrata nutzen bereits wichtige Trengo-Funktionen wie WhatsApp Business, E-Mail, AI Journeys und AI Agent, um ihre Gästekommunikation zu optimieren und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren.
Die Herausforderung der Industrie: Fragen in letzter Minute, keine schnellen Antworten
Die Unterbrechung macht die Effizienz zunichte. Reiseveranstalter verlassen sich bei der Kommunikation vor und nach der Reise auf veraltete Altsysteme oder Kanäle mit niedriger Öffnungsrate wie SMS. Wenn ein Gast sie Minuten vor Reisebeginn per WhatsApp mit einer wichtigen Frage kontaktiert, fehlt den Agenten der Kontext, um schnell zu reagieren.
"Wir sehen Kunden, die Zehntausende von Buchungen verwalten und sich bei kritischen Änderungen in letzter Minute oft auf E-Mails und SMS mit Öffnungsraten nahe Null verlassen. Das fehlende Glied ist immer die Zwei-Wege-Kommunikation in Echtzeit mit dem Buchungskontext. - Gunes, Trengo.
Als Gunes Dominic fragte, welche Kommunikationsherausforderungen er am häufigsten von Ventrata hört, waren die Muster klar und einheitlich:
Top-Kommunikationsbeschwerden:
- Lücken in der Kommunikation vor der Reise - Die Gäste erhalten nicht rechtzeitig Informationen vor ihrem Erlebnis, was zu Panik und Frustration in letzter Minute führt
- Begrenzte Möglichkeiten für Up- und Cross-Selling - Betreiber verpassen Umsatzchancen, weil ihnen die richtigen Berührungspunkte fehlen, um Gäste im perfekten Moment anzusprechen
- Bedarf an zentralisierten Informationen - Die Teams verschwenden wertvolle Zeit mit dem Wechsel zwischen Registerkarten und Systemen, da sie nicht über einen einzigen Arbeitsbereich verfügen, um sowohl Buchungsdaten als auch Kundengespräche einzusehen.
Der Vorteil der Integration: Kontext, Konversation, Konversion
Diese Partnerschaft überwindet die Grenzen zwischen Buchungsdaten und Kundengesprächen und verwandelt den fragmentierten Support in einen rationalisierten, hocheffizienten Workflow.
1. Kontext in jedem Gespräch buchen
In dem Moment, in dem ein Gast eine Nachricht sendet, fließen die Buchungsdetails von Ventrata- Name, Reisedatum, gebuchte Tour, Gruppengröße - direkt in den Posteingang von Trengo. So erhält der Agent, egal ob Mensch oder KI, sofort den vollständigen Kontext und vermeidet das frustrierende Hin und Her, das die Kundenzufriedenheit und die Reaktionszeiten beeinträchtigt.
Kein "Können Sie mir Ihre Buchungsreferenz geben?" mehr . Kein Wechsel mehr zwischen den Systemen. Nur noch sofortige, fundierte Antworten.
2. KI-Automatisierung übernimmt das schwere Heben (24/7)
In Unternehmen mit hohem Geschäftsvolumen sind 80-90% der Supportanfragen wiederkehrende FAQs. Durch die direkte Verknüpfung mit den Daten von Ventrata bearbeiten die KI-Agenten von Trengo diese Fragen sofort, rund um die Uhr und in mehreren Sprachen.
Was kann KI selbstständig erledigen?
- Fragen zu Treffpunkt und Logistik
- Buchungsbestätigungen und -erinnerungen
- Einfache Umbuchungsanfragen mit Echtzeit-Verfügbarkeit
- Mehrsprachige FAQs auf allen Kanälen
Waswird zu Menschen eskaliert?
- Komplexe Beschwerden, die Einfühlungsvermögen erfordern
- Benutzerdefinierte Buchungsänderungen
- Interaktionen mit VIP-Gästen
- Fragen, die Ermessensentscheidungen erfordern
3. Schlauer arbeiten, nicht härter
Bei dieser Automatisierung geht es nicht darum, dein Team zu ersetzen. Es geht darum, ihre Effektivität zu vervielfachen. Wie Dominic anmerkt, können die Betreiber so exponentiell mehr Gäste bedienen, ohne dass die Zahl der Mitarbeiter exponentiell steigt.
Dein Personal konzentriert sich auf das, was Menschen am besten können: die komplexen Fälle, die emotionalen Beschwerden, die Momente, in denen eine persönliche Note wirklich Loyalität schafft. Die KI kümmert sich um die sich wiederholenden Aufgaben, die sie überfordert haben.
Der ultimative Gewinn: Umsatz, Kundenbindung und Reputation
Neben der Effizienz bringt die einheitliche Plattform auch klare wirtschaftliche und wettbewerbsrelevante Vorteile mit sich.
Intelligentes Upselling zum perfekten Zeitpunkt
Das wirksamste Werkzeug in deinem Arsenal ist jetzt das Timing. Da das System weiß, wo sich der Gast in seiner Reise befindet und was er gekauft hat, kann es intelligente, kontextbezogene Angebote auslösen, wenn die Gäste am empfänglichsten sind.
Anstatt Wochen im Voraus eine allgemeine, leicht zu ignorierende E-Mail zu verschicken, sendet das System ein personalisiertes Angebot auf dem Höhepunkt der Begeisterung des Gastes:
Reales Beispiel: Während ein Gast auf deiner Hafenrundfahrt bei Sonnenuntergang ist, sendet das System automatisch eine WhatsApp-Nachricht:
Das Ergebnis: Höhere Konversionsraten bei Add-Ons (oft das 3-5-fache der E-Mail-Raten) und ein besseres Gesamterlebnis für die Gäste, das sich hilfreich und nicht aufdringlich anfühlt.
Der Wettbewerbsvorteil der Geschwindigkeit
Auf dem modernen Reisemarkt ist Geschwindigkeit die neue Währung. Die Gäste erwarten Antworten in Echtzeit über ihre bevorzugten Kanäle.
Dominic erzählte von einer persönlichen Erfahrung, bei der eine einfache E-Mail-Anfrage zwei Tage brauchte, um gelöst zu werden. Was eigentlich ein 5-Sterne-Erlebnis hätte sein sollen, wurde durch die langsame Kommunikation zu einer 3-Sterne-Bewertung.
Eine Antwort innerhalb von 5 Minuten erhöht die Konversionsrate um bis zu 400% im Vergleich zu einer Antwort nach 10 Minuten. Für Reiseveranstalter bedeutet dies:
- Weniger abgebrochene Buchungen
- Höhere Umbuchungsraten
- Bessere Online-Bewertungen
- Stärkere Mund-zu-Mund-Propaganda
Die Ventrata stellt sicher, dass auf einfache oder komplexe Anfragen schnell geantwortet wird. Das schafft Vertrauen und langfristige Kundentreue, ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal zu Wettbewerbern, die noch im E-Mail-Zeitalter stecken.
Einfache, codefreie Einrichtung
Beide Partner betonen, dass der Wechsel zu diesem fortschrittlichen System kein komplexes IT-Projekt ist. Für Ventrata ist der Prozess unkompliziert und erfordert keine Programmierung:
- Verbinde deine Plattformen mit ein paar Klicks
- Ordne deine Datenfelder zu (dauert ca. 15 Minuten)
- Konfiguriere die Antworten deines KI-Agenten
- Beginne sofort mit angereicherten Gesprächen
Innerhalb weniger Stunden fließen deine Unterhaltungen in den Posteingang von Trengo mit allen notwendigen Buchungsinformationen.
Für wen das ist
Diese Integration bietet maximale Wirkung für:
✓ Reiseveranstalter, die jährlich mehr als 10.000 Buchungen verwalten
✓ Attraktionen und Erlebnisse mit hohem Gästeaufkommen über mehrere Kanäle
✓ Betreiber mit mehreren Standorten, die eine zentralisierte Kommunikation benötigen
✓ Wachsende Unternehmen, bei denen das Supportvolumen die Teamkapazität übersteigt
✓ Vorausschauende Betreiber, die bereit sind, den Support in ein Profitcenter zu verwandeln
Bereit, das Kommunikationschaos zu beenden?
Die Zukunft des Gästeerlebnisses bei Touren und Attraktionen ist eine nahtlose Zwei-Wege-Kommunikation, die durch kontextbezogene Daten gestützt wird. Indem sie die Omnichannel-Leistung von Trengo mit der Buchungsintelligenz von Ventrata kombinieren, verwandeln Betreiber ihren Support in ein Profitcenter, das rund um die Uhr außergewöhnlichen Service bietet.
Es ist an der Zeit, nicht mehr nur die Fahrten, sondern die gesamte Customer Journey zu erfassen.
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