Cómo Footy logró ampliar la comunicación personalizada por WhatsApp a más de 500 equipos a la vez

Footy, una organización de fútbol amateur en rápido crecimiento en los Países Bajos, gestiona más de 800 equipos de fútbol en más de 10 ciudades. Cada temporada, coordinan las inscripciones, los calendarios y los pagos, todo ello basándose en gran medida en la comunicación a través de WhatsApp.

Pero a medida que Footy crecía, sus procesos de comunicación no lograban seguir el ritmo.

Al implementar la mensajería proactiva de WhatsApp con Trengo, Footy transformó el envío masivo de mensajes manuales en un flujo de trabajo escalable, personalizado y automatizado, lo que les permitió llegar a cientos de equipos de fútbol al instante.

El reto: ampliar la comunicación a través de WhatsApp sin perder el toque personal

A medida que Footy seguía creciendo, también lo hacía el volumen de comunicación. Lo que antes funcionaba para grupos pequeños se volvió más complicado a gran escala.

Para enviar actualizaciones o solicitudes de inscripción, el equipo tenía que buscar manualmente cada equipo en Trengo y enviar los mensajes uno por uno. Este método pronto resultó insostenible al tener que gestionar más de 500 equipos a la vez.

Al mismo tiempo, las opciones de envío masivo de mensajes existentes no satisfacían sus necesidades. Los mensajes eran genéricos, carecían de personalización y no ofrecían una forma clara de hacer un seguimiento de las respuestas o las acciones.

Esto planteó varios retos:

• Flujos de trabajo que requieren mucho tiempo: el envío de mensajes masivos puede llevar horas debido al trabajo manual
• Falta de personalización: no hay forma de incluir datos específicos del equipo, como nombres o información sobre la liga
• Falta de visibilidad sobre las respuestas: resulta difícil hacer un seguimiento de las confirmaciones, los pagos o los seguimientos

Como consecuencia, procesos clave como las inscripciones de temporada se volvieron lentos, manuales y difíciles de gestionar.

La solución: mensajes proactivos por WhatsApp con Trengo

Para resolver esto, Footy implementó Proactive Support, un complemento personalizado de Trengo que permite enviar mensajes masivos por WhatsApp con total personalización.

Disponible como widget en la barra lateral de Trengo, la solución se integra a la perfección en su flujo de trabajo actual. En lugar de enviar mensajes uno por uno, Footy ahora puede cargar un archivo CSV con los datos de los equipos y llegar a cientos de equipos de una sola vez.

Lo que marca la diferencia es que la escala no se consigue a costa de la personalización. Al utilizar variables dinámicas, cada mensaje incluye automáticamente datos relevantes, como los nombres de los equipos, información sobre la liga o instrucciones de pago, lo que hace que cada mensaje parezca hecho a medida.

Entre los elementos clave de la solución se incluyen:

• Comunicación basada en archivos CSV: súbelo una vez y envía mensajes a cientos de equipos al instante
• Plantillas personalizadas: las variables dinámicas garantizan una comunicación relevante y adaptada
• Sin configuración técnica: todo se gestiona íntegramente en Trengo, sin necesidad de desarrolladores

Desde enviar mensajes hasta gestionar conversaciones

Además de enviar mensajes, Proactive Support también ha transformado la forma en que Footy gestiona las respuestas y los seguimientos. Los mensajes pueden incluir botones interactivos como «Confirmar participación» o «Pagar ahora», lo que facilita a los equipos realizar acciones directamente desde WhatsApp.

Cuando un equipo pulsa un botón, Trengo aplica automáticamente etiquetas como «Confirmado», lo que permite a Footy conocer al instante el estado de cada equipo.

Con esta configuración, Footy ya puede gestionar momentos clave de comunicación a gran escala:

• Inscripciones de temporada: envía solicitudes de inscripción a cientos de equipos y realiza un seguimiento automático de las confirmaciones
• Recordatorios de pago: Notifica a los equipos sobre las facturas pendientes con acciones de pago directas
• Futuras posibilidades de automatización: incluyendo actualizaciones de los partidos, cambios en el calendario y cancelaciones por mal tiempo

El resultado: una comunicación más rápida, más inteligente y escalable

Al abandonar los procesos manuales, Footy alcanzó un nuevo nivel de eficiencia y control.

• Un ahorro de tiempo considerable: las campañas que antes llevaban horas ahora se completan en cuestión de minutos
• Escalabilidad sin límites: comunícate fácilmente con más de 500 equipos a la vez, con un aumento del 60 % en el volumen durante el primer mes. 
• Visibilidad total: sabrás en todo momento quién ha respondido y a quién hay que hacer un seguimiento
• Mayor interacción: los mensajes y botones personalizados generan respuestas más rápidas

«Antes, enviar actualizaciones a cientos de equipos suponía horas de trabajo manual. Ahora podemos llegar a todo el mundo al instante con mensajes personalizados y saber exactamente quién ha respondido. Ha cambiado por completo nuestra forma de comunicarnos a gran escala».

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