Wie man Event Einladungen per WhatsApp versenden kann - mit Vorlagen

Wenn es eine Sache gibt, die bei keiner Veranstaltung fehlen darf, dann sind es die Gäste. Deshalb ist die perfekte Einladung das A und O für Veranstaltungsorganisatoren. Deine Gäste werden nicht kommen, wenn sie deine E-Mail-Einladung nicht sehen. Aber wie stellst du sicher, dass die Leute auch wirklich erscheinen?

Als Erstes solltest du dich für das richtige Medium entscheiden, um mit deinen Kunden zu kommunizieren. Mit einer durchschnittlichen Öffnungsrate von 98 % und einer Rücklaufquote von etwa 50 % ist WhatsApp eine Option, die du einfach in Betracht ziehen musst. Wenn du deinen Kunden Einladungen zu Veranstaltungen über WhatsApp schickst, ist das eine gute Möglichkeit, sie über deine Veranstaltungen zu informieren und sie dazu zu bringen, ihre Teilnahme zu bestätigen.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du Einladungen und Erinnerungen für Veranstaltungen über WhatsApp verschickst und zeige dir einige kurze und knackige Beispiele, die du für deine Veranstaltungen verwenden kannst.

Deswegen sollten Sie Erinnerungen Einladungen über Whatsapp schicken

• WhatsApp ermöglicht es Marken, einen persönlicheren Kontakt mit ihren Kunden herzustellen. Deine Nachrichten werden zwischen den Chats von Freunden und Familie empfangen, was zu höheren Öffnungsraten und mehr Klickraten führt. Deine Kunden reagieren eher, wenn sie Einladungen über WhatsApp erhalten.

• WhatsApp ermöglicht eine schnelle und einfache Kommunikation, was es zu einem großartigen Werkzeug für Eventveranstalter macht. Du kannst schnell Veranstaltungs-Updates verschicken, Kundenanfragen beantworten und Veranstaltungsinformationen in Echtzeit bereitstellen.

• WhatsApp ist von Natur aus gesprächig. Du kannst Emojis, GIFs und Sticker verwenden, um deine Nachrichten menschlicher zu gestalten.

• Deine Kunden sind es gewohnt, auf WhatsApp zu sein. Und deine Konkurrenten nicht. Das gibt dir eine große Chance, dich von der Konkurrenz abzuheben.

•  WhatsApp-Marketing ist eine kostengünstige Marketingalternative, was die Marketingkosten angeht. Es ist mit festen Kosten verbunden, unabhängig davon, wann du eine Kampagne oder eine Sendung verschickst. Das bedeutet, dass du eine bessere Kontrolle über deine Ausgaben hast, egal ob in der Hochsaison oder zu Zeiten des Wettbewerbs. Wenn du hingegen Anzeigenkampagnen für Facebook-Marketing zu Spitzenzeiten oder in der Hochsaison schaltest, können die Kosten deutlich höher ausfallen. Das liegt daran, dass du mit vielen anderen Unternehmen konkurrierst, die versuchen, die gleiche Zeitspanne zu nutzen, so dass du höhere Gebote abgeben musst, damit deine Werbekampagne wahrgenommen wird.

Erinnerung oder Einladung über WhatsApp verschicken

Du kannst deine Veranstaltungseinladungen oder -erinnerungen als Massennachrichten über die WhatsApp Business App und die WhatsApp Business API an deine Kunden senden.

Eine Massennachricht ist eine Nachricht, die von einem einzelnen WhatsApp Business-Nutzer an mehrere Telefonnummern gleichzeitig gesendet wird. Alle Empfänger der Nachricht sehen, dass sie als private Nachricht eingeht.

Was ist der Unterschied zwischen der WhatsApp Business App und der WhatsApp Business API?

Mit der WhatsApp Business App kannst du nur an maximal 256 Kontakte gleichzeitig eine Massennachricht senden.

✅ Mit der WhatsApp Business API kannst du eine Massennachricht an bis zu 1000 Empfänger pro Tag senden.

In der WhatsApp Business-App müssen deine Kunden dich als Kontakt gespeichert haben, damit du ihnen eine Massennachricht schicken kannst.

✅ Mit der API kannst du Kunden erreichen, die dich nicht als Kontakt gespeichert haben.

Die API wird nicht mit einer Schnittstelle geliefert, weshalb du eine Lösung wie Trengo verwenden musst, um darauf zuzugreifen.

Wenn du eine Massennachricht über die API versendest, musst du eine Nachrichtenvorlage verwenden. Diese Nachrichten müssen von WhatsApp genehmigt sein, bevor du sie verschicken kannst.

Sobald du auf der Plattform bist und deine WhatsApp Business Nachrichtenvorlagen erfolgreich angefordert hast, kannst du die folgenden Schritte ausführen:

1. Klicke im Menü der Seitenleiste auf das Broadcast-Symbol.
2. Als Nächstes klickst du auf "Neue Sendung".
3. Fülle die Felder wie in den folgenden Abschnitten beschrieben aus.

Du musst die folgenden Informationen ausfüllen:

• Der interne Name für deine Nachricht
• Von welcher Nummer du die Nachricht schickst
• Welche Vorlage du verwenden wirst
• Welche Empfänger die Nachricht erhalten sollen
• Wann die Nachricht zugestellt werden soll

So richtet man eine automatische WhatsApp-RSVP für Veranstaltungen ein

Du weißt jetzt, wie du eine Einladung auf WhatsApp verschicken kannst, aber wie bekommst du die Leute dazu, zu antworten?

Du kannst die Gäste auffordern, ihre Teilnahme zu bestätigen, indem du am Ende der Nachricht "Ja" und "Nein" anklickst. Dazu kannst du in Trengo eine Regel einrichten, die besagt, dass wenn Kunden auf den "Ja"-Button klicken, dieser automatisch als RSVP gekennzeichnet wird. Auf diese Weise kannst du messen, wie viele Gäste an deiner Veranstaltung teilnehmen werden.

Mit diesem Automatisierungstool wird das Veranstaltungsmanagement für die Gastgeber und Organisatoren einfach.

Hier ist eine Einladungsnachricht für ein WhatsApp-Event, die du verwenden kannst:

"Lieber [Name],

Wir veranstalten einen [Name des Workshops] am [Datum], von [Startzeit] bis [Endzeit]. Top-Experten wie [Namen hervorheben] werden dir helfen, deine Geschäftsziele zu erreichen.

Hier ist, was du erwarten kannst:

[Schlüsselerlebnis#1] [Schlüsselerlebnis#2] [Schlüsselerlebnis#3]

Wir hoffen, dass wir dich dort sehen!

Bitte lass uns wissen, ob du an unserem Workshop teilnehmen wirst.

Du kannst hier ganz einfach zusagen:

Ja oder Nein"

Sammle RSVPs auf WhatsApp über einen QR-Code

Letztes Jahr haben wir bei Trengo eine Veranstaltung namens WhatsApp Commerce organisiert. Wir servierten unseren Gästen kleine Pralinen mit unseren gebrandeten QR-Codes darauf. 🍫

Wenn die Teilnehmer den daran befestigten QR-Code scannten, starteten sie eine Konversation mit unserem WhatsApp Business-Konto, in der sie eine Nachricht abschicken konnten. Sie mussten nur noch auf "Senden" klicken, um sich für den Newsletter anzumelden.

Du kannst auch Zusagen sammeln, indem du deine Veranstaltungsflyer mit einem QR-Code versendest.

Mit diesem QR-Code können die Gäste ganz einfach eine WhatsApp-Konversation starten und mit einem einzigen Scan auf deine Einladung antworten.

6 Vorlagen für eine Whatsapp Einladung

Wenn du die Veranstaltungseinladung verschickst, werden deine Gäste die Frage stellen: "Was ist für mich drin?". Die Antwort auf diese Frage musst du in deiner Nachricht geben. Achte darauf, dass du die Alleinstellungsmerkmale deiner Veranstaltung nennst.

Du kannst deine Veranstaltungseinladungen individueller gestalten und dabei alle wichtigen Informationen angeben. Mit Platzhaltern wie [Kundenname], [Veranstaltungsort] und [Datum] kannst du deine Nachrichten personalisieren.

Brauchst du etwas Inspiration? Du kannst eines dieser Muster für WhatsApp-Einladungen verwenden.

1. "Wir bringen unsere neue Produktserie auf den Markt und wir wollen, dass du dabei bist 🤩 Komm am [Datum] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] in den Laden an der [Adresse] und sieh dir unsere neue Produktserie an. Du kannst ein kostenloses [Produkt] gewinnen! Ich hoffe, wir sehen uns dort!"

2. "Hey [Name]! Es ist schon eine Weile her. Wir haben aufregende Neuigkeiten! 🥁

Wir veranstalten am [Uhrzeit] eine virtuelle Happy Hour mit unseren Community-Mitgliedern. Was planen die führenden Marken der Welt für 2023 und darüber hinaus? Höre dir die neuesten Nachrichten von unseren Gründern und Vordenkern der Branche an.

Mit Präsentationen von:

[Sprecher#1] [Sprecher#2] [Sprecher#3]

RVSP jetzt: [link]"

3. "Hallo [Name]! Wir wissen, dass es in diesen Nachrichten normalerweise darum geht, was bei [Name des Unternehmens] los ist, aber in dieser Nachricht geht es um dich. 😍

Ohne dich wären wir heute nicht hier, also haben wir beschlossen, unsere Kunden mit einem besonderen Event zu feiern. Wir treffen uns am [Datum und Uhrzeit] am [Veranstaltungsort].

Neben der Möglichkeit, sich unter die Leute zu mischen, hast du auch noch andere Vorteile: [Vorteile]

Reserviere deinen Platz hier: [link]"

4. "Hallo [Name]! Wir feiern dieses Wochenende unser 30-jähriges Bestehen und laden unsere Gemeinde zu einer Party ein, um zu feiern! 🎉🎉🎉 Das ganze Wochenende lang kannst du von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] vorbeikommen, um tolle Angebote und exklusive Geschenke zu bekommen, als Dankeschön dafür, dass du uns all die Jahre begleitet hast! Wir können es kaum erwarten, dich dort zu sehen!"

5. "[Name], das darfst du nicht verpassen! 🎸

[Der Vorverkauf beginnt jetzt für unsere VIP-Mitglieder!

Schau dir einige der tollen Künstler an, die dieses Jahr auftreten:

[Künstler1] [Künstler2] [Künstler3]

Klicke hier, um dein Ticket jetzt zu kaufen: [link]"

6. "Die besten Vorschläge für dich diese Woche.

Schau dir ein paar Highlights an, die deinen Interessen entsprechen.

➡️ Social Media Strategies Summit [Datum] [Ort]

Sichere dir deinen Platz [link]

➡️ Global Virtual MarTech Summit [Datum]

Sichere dir deinen Platz [link]

➡️ Lead Generation World London [Datum] [Ort]

Sichere dir deinen Platz [link]

Schau dir alle kommenden Veranstaltungen an, um mehr Ideen und Vorschläge zu bekommen.[link]"

Nutze WhatsApp Event-Einladungen für dein Unternehmen

WhatsApp-Eventeinladungen helfen dir, das Engagement zu erhöhen und eine persönlichere Kommunikation mit deinem Publikum zu ermöglichen. Es ist eine kosteneffiziente Marketingstrategie, mit der du deine Veranstaltungen erfolgreich bewerben kannst.

Mit Trengo kannst du deine Eventeinladungen anpassen und gestalten, den Ablauf automatisieren und sie an deine gesamte Zielgruppe auf WhatsApp senden. Dank einer großen Anzahl aktiver Nutzer und hoher Öffnungsraten ist WhatsApp der richtige Ort, um die Kundenbindung zu fördern und unvergessliche Erlebnisse mit deinen Gästen zu schaffen.

Bist du bereit, Einladungen mit hoher Konversionsrate zu verschicken?

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Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Was sollte ich in einer WhatsApp-Einladung zu einer Veranstaltung schreiben?

Eine überzeugende WhatsApp-Event-Einladung sollte kurz, klar und handlungsorientiert sein. Immer einschließen:

• Name oder Zweck der Veranstaltung
• Datum und Uhrzeit
• Veranstaltungsort oder Online-Link
• Wichtige Vorteile oder Highlights (z. B. Gastredner, Sonderangebote)
• Eine klare Aufforderung zum Handeln (wie z.B. "RSVP hier" oder Antwort-Buttons)
• Personalisierung, z. B. mit dem Namen des Empfängers, für eine einnehmende Note

Mit Trengo kannst du Einladungen mit Hilfe von Platzhaltern und Automatisierung ganz einfach personalisieren.

Gibt es fertige Vorlagen für WhatsApp-Einladungsnachrichten, die ich verwenden kann?

Ja, es gibt viele Vorlagen, die du verwenden oder anpassen kannst. Zum Beispiel:

• "Hallo [Name], wir freuen uns, dich zu unserem nächsten Workshop 'Mastering Digital Marketing' am [Datum] um [Uhrzeit] einzuladen. Ort: [Veranstaltungsort]. Klicke hier, um dich anzumelden: [Link]. Wir würden uns freuen, dich dort zu sehen!"
• "Wir stellen unsere neue Produktlinie vor und wollen, dass du dabei bist! Komm am [Datum] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] in unserem Laden in [Adresse] vorbei. Du kannst ein kostenloses [Produkt] gewinnen! Ich hoffe, wir sehen uns dort!"

Im Blog von Trengo findest du verschiedene fertige Vorlagen für WhatsApp-Eventeinladungen, die für verschiedene Anlässe und Zielgruppen geeignet sind.

Wie versende ich Masseneinladungen zu Veranstaltungen auf WhatsApp, ohne blockiert zu werden?

So versendest du Einladungen zu Massenveranstaltungen sicher:

• Nutze die WhatsApp Business API mit einem offiziellen Anbieter wie Trengo, um Broadcast-Nachrichten zu versenden, anstatt manuelle oder unautorisierte Massennachrichten zu versenden.
• Vergewissere dich immer, dass die Empfänger sich für den Erhalt deiner Nachrichten angemeldet haben.
• Personalisiere Nachrichten, um Spam-Filter zu vermeiden und das Engagement zu fördern.
• Vermeide es, zu viele Nachrichten in einem kurzen Zeitraum zu versenden.
• Mit Trengo kannst du die Broadcast-Funktion nutzen, um Einladungen an viele Gäste gleichzeitig zu senden. Jeder Empfänger erhält die Nachricht als privaten Chat und nicht als Gruppennachricht, so dass der Prozess nachvollziehbar und persönlich bleibt.

Kann ich RSVP-Buttons oder Links in meine WhatsApp-Einladung einfügen?

Ja. Mit dem Flowbot von Trengo kannst du interaktive Antwortbuttons (wie "Ja" oder "Nein") in deine WhatsApp-Einladungen einfügen, damit die Empfänger mit einem einzigen Fingertipp ihre Zusage geben können. Du kannst auch klickbare Links für die Anmeldung zu einer Veranstaltung, weitere Informationen oder Kalendereinträge einfügen. Automatisierungen in Trengo können diese Antworten dann für ein effizientes Eventmanagement kennzeichnen und verfolgen.

Kann ich die WhatsApp Business API für automatische Veranstaltungseinladungen nutzen?

Auf jeden Fall. Mit der WhatsApp Business API, die in Trengo integriert ist, kannst du den gesamten Einladungs- und RSVP-Prozess automatisieren. Das kannst du:

• Versende Masseneinladungen mit Personalisierung
• Richte eine automatische RSVP-Verfolgung und Kennzeichnung ein
• Sofortige Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten senden
• Integration mit Eventmanagement-Tools und CRMs für nahtlosen Datenfluss
• Das vereinfacht das Veranstaltungsmanagement und sorgt dafür, dass kein Gast verpasst wird.

Wie kann ich verfolgen, wer meine WhatsApp-Einladung erhalten oder gelesen hat?

Du kannst die Zustellung und den Lesestatus mit Hilfe der in WhatsApp integrierten Lesebestätigungen (graue und blaue Häkchen) und dem Bildschirm "Nachrichteninfo" verfolgen. Für genauere Analysen bietet die WhatsApp Business API (mit Trengo) detaillierte Berichte über die Zustellung von Nachrichten, Leseraten und RSVP-Antworten. Du kannst auch die Kennzeichnungs- und Berichtsfunktionen von Trengo nutzen, um genau zu sehen, wer geantwortet hat, und um Nachfassaktionen effizient zu verwalten.