Automatische Anworten auf Instagram: Der ultimative Leitfaden

Die Beantwortung von Instagram-DMs auf unseren Telefonen mag sich wie eine Ewigkeit anfühlen, aber es ist tatsächlich erst eine kurze Zeit her. Die Veröffentlichung der Instagram Messaging API im Juni hat es Unternehmen ermöglicht, die gesamte Instagram-Kommunikation auf einer Plattform zu verwalten. Das macht nicht nur unser Leben viel einfacher, sondern lässt auch Raum für die Automatisierung von Instagram DM. Automatisierung hilft dir und deinem Kundenservice-Team, effizienter zu arbeiten, einen einheitlichen Tonfall zu gewährleisten und wertvolle Zeit zu sparen. Es gibt also viele Gründe, die Arbeit zu automatisieren, oder? Dann lass uns eintauchen.

In diesem Blog erfahren Sie:

• Die Vorteile automatische Antworten auf Instagram einzurichten
• Die verschiedenen Möglichkeiten, automatische Antworten auf Instagram einzurichten
• Wie Sie Instagram DMs mit automatischen Antworten automatisieren
• Wie Sie Instagram DMs mit schnellen Antworten automatisieren
• Wie Sie Instagram DMs mit Regeln automatisieren
• Und schließlich: wie Sie Instagram Nachrichten mit Chatbots automatisieren
  

Die Vorteile automatische Antworten auf Instagram einzurichten

Sie fragen sich sicherlich welchen Mehrwert die Automatisierung von Instagram Nachrichten für Ihr Unternehmen bringt? Sicherlich glauben Sie alles richtig zu machen und beantworten jede DM persönlich. Dafür ist ja schließlich der Kundenservice zuständig, nicht wahr? Aber was ist, wenn Sie jede Woche Hunderte von Instagram Anfragen erhalten? Das macht keinem Spaß! Vor allem, wenn viele dieser Nachrichten und Anliegen wiederholt in Ihrer Inbox landen. Denken Sie an all die Aktionscodes, Rücksendungen oder Versandkosten. Es wird schnell unübersichtlich. Die Instagram Nachrichten Automatisierung bietet wirklich unverzichtbare Vorteile, sodass Sie und Ihr Team:

• Effizienter arbeiten. Die Automatisierung muss nur einmal eingerichtet werden. Danach müssen Sie keine Zeit mehr damit verbringen, auf wiederholende Fragen persönlich einzugehen.
• Eine einheitliche Sprache führen. Durch die Automatisierung, ist eine einheitliche Tonalität garantiert. So vermittelt jedes Mitglied Ihres Teams die Botschaft auf die selbe Art und Weise mit Ihren Kunden.
• Zeit sparen Ihr Kundenservice spart wertvolle Zeit, in dem es mehr Anfragen beantwortet und auf jede Anfrage sofort eingeht.
  

Die verschiedenen Möglichkeiten, automatische Antworten auf Instagram einzurichten

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Instagram Kommunikation zu automatisieren. Mit Hilfe von:

• Automatische antworten
• Schnelle Antworten
• Regelbasierte Antworten
• Chatbots und automatische Instagram Antworten auf WhatsApp über den WhatsApp Business Account

Jeder dieser Optionen hat seine eigenen Vorteile. Sie können selbst entscheiden, ob Sie eine oder mehrere automatische Antwort bei Instagram einstellen. In den nächsten Abschnitten schauen wir uns die Szenarien genauer an.

So richten Sie automatische Antworten auf Instagram DMs ein

Wenn sich ein Kunde auf Instagram an Sie wendet, erwartet dieser innerhalb kürzester Zeit eine Antwort. Kunden möchten ihre kostbare Zeit nicht mit langem Warten verbringen. Dies allein kann schon der Grund sein, dass sie sich der Konkurrenz wenden. Selbstverständlich ist es nicht immer möglich, auf Kundenanfragen sofort zu reagieren, zum Beispiel außerhalb der Geschäftszeiten oder an Feiertagen. Mit automatischen Antworten können Sie zumindest Ihren Kunden wissen lassen, wann ein Mitarbeiter sich melden wird.

Instagram selbst erlaubt Ihnen nicht, automatische Antworten in der App einzustellen. Deshalb bedarf es einer Kundenservice Plattform, wie Trengo - das Ihnen dabei hilft. Mit Trengo können Sie Ihre gesamte Instagram Kommunikation, zusammen mit anderen Kanälen, in einer Ansicht problemlos verwalten.

Hier erfahren Sie, wie Sie ganz einfach eine automatische Antwort in Trengo einrichten:

1. Gehe Sie dazu: Einstellungen>Automatisierung >Automatische Antworten
2. Klicke Sie auf das "grüne + Zeichen"
3. Erstelle Sie die Nachricht, die sie während der Öffnungszeiten senden möchten
4. Erstellen Sie die Nachricht, die sie außerhalb der Öffnungszeiten oder an Feiertagen senden möchten
5. Entscheiden Sie, an welchen Tagen Ihre automatischen Antworten gesendet werden sollen (Sie könnten zum Beispiel entscheiden, diese nur am Wochenende zu versenden)
6. Drücken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
   
   

Brauchen Sie mehr Inspiration, wie Sie eine gelungene Instagram DM Antwort schreiben.Dann ist folgender Artikel genau das richtige für Sie.

So schicken Sie schnelle automatische Antworten auf Knopfdruck 

Automatische Antworten Instagram sind zwar praktisch, doch sie lösen nicht das Problem sich wiederholender Fragen. Die Beantwortung dieser sich ständig wiederholenden Fragen kann schnell sehr zeitaufwändig werden. Dazu gehören unter anderem Fragen zum Versand, zu den Lieferkosten oder zu den Rückgaberichtlinien. Nachrichten dieser Art sind reine Zeitverschwendung und ineffizient für den Kundenservice. Instagram DM Schnellantworten helfen Ihnen nicht nur, schneller zu reagieren, sondern auch eine einheitliche Tonalität in Ihrer Kundenansprache beizubehalten.

Durch diese Automatisierung stellen Sie sicher, dass Sie niemals falsche Informationen versenden oder dass sich gravierende Tippfehler einschleichen. Sie können Instagram DM Schnellantworten ganz einfach in Ihrem Instagram Geschäftskonto einrichten.

1. Gehen Sie zu Ihren Direktnachrichten
2. Klicken Sie auf das "Schnellantwort" Symbol (die kleine Sprechblase mit den drei Punkten in der unteren rechten Ecke)
3. Tippen Sie nun auf "Neue Schnellantwort"
4. Nun können Sie Ihre erste Instagram automatische Antwort erfassen.
5. Schreiben Sie z.B. in das Feld "Shortcut" Ihren bevorzugten Shortcut. Damit wird die Schnellantwort später ausgelöst.
   

Fühlen Sie sich nun bereit, Ihre eigenen schnellen Antworten zu schreiben? Vergessen Sie nicht, dass die Kommunikation auf Instagram kurz und knapp sein muss. Wenn Sie mehr Inspiration brauchen, schauen Sie doch dazu hier rein 15 Beispiele für Instagram Schnellantworten.

Starten Sie jetzt mit Instagram automatische Antwort Regeln

Abgesehen von Schnellantworten oder Instagram automatische Antwort können Sie Regeln verwenden, um sicherzustellen, dass Fragen automatisch bei der richtigen Person oder dem richtigen Team landen. Nachrichten manuell markieren, ordnen, zuweisen oder an das richtige Team weiterleiten, war gestern! Mit regelbasierten Automatisierungen organisieren Sie Ihren Posteingang ganz einfach und mühelos.

Regeln bestehen aus einer Bedingung, die eine bestimmte Aktion auslöst. Sie können sich das so vorstellen: Wenn Sie eine Nachricht zum Thema Rückgaben erhalten, wird diese automatisch dem Label „Rückgabe“ zugeordnet und nahtlos an die Retouren Bearbeiterin, wie zum Beispiel, Lisa weitergeleitet. Lisa muss also den Posteingang nicht nach Retouren E-Mails durchsuchen, sondern bekommt diese Anfragen direkt in ihrem zuständigen Verantwortungsbereich und kann sofort mit der Rückgabeabwicklung beginnen.

Leider erlaubt es Ihnen Instagram nicht, in der App selbst Regeln aufzustellen. Jedoch ist für Hilfe gesorgt. Mit Trengo können Sie regelbasierte Automatisierungen anwenden. Die Technologie erkennt Betreffzeilen, E-Mail-Adressen, Kontaktnamen und vieles mehr. So bleibt Ihr Posteingang stets übersichtlich und geordnet.

Tipp: Sie können auch Regeln verwenden, um Kunden nach ihrem Kauf automatisch eine CSAT-Umfrage zu schicken. In diesem Blog erfahren Sie, wie Regeln eingerichtet werden.

So senden Sie Instagram automatische Antwort auf Instagram DMs mit Chatbots

Die letzte Möglichkeit, um effizienter auf Ihre Instagram Nachrichten zu antworten, ist der Einsatz von Chatbots. Ein Chatbot sendet nicht nur schnelle oder automatische Antworten, sondern beteiligt sich aktiv an der Unterhaltung. Chatbots verbessern Ihre Reaktionszeit, sind rund um die Uhr einsatzbereit, senken die Kosten und sparen Ihrem Kundendienstteam wertvolle Zeit.

Sie können einen Chatbot nutzen, um häufig gestellte Fragen zu Öffnungszeiten, verfügbaren Produkten, Rückgaberichtlinien oder Versandkosten zu beantworten. Neben der Beantwortung von Fragen ermöglicht Ihnen ein Chatbot, Kundeninformationen zu sammeln, Kundenprofile zu erstellen und diese gezielt anzugehen – ein wahrer Leads Generator. Zu guter Letzt unterstützt Sie ein Chatbot bei mehreren Anliegen und kann dynamisch auf den Chatverlauf eingehen. Das heißt, ein Chatbot kann Ihren Kunden auf Wunsch Informationen zu Produkten und Bestellungen zur Verfügung stellen oder sogar neue Bestellungen aufnehmen – für jeden Anwendungsfall wird Ihr Unternehmen gerecht.

Es ist wichtig zu wissen, dass ein Chatbot nicht automatisch die Antwort auf jede Frage kennt. Sie müssen diesen trainieren, indem Sie ihm beibringen, Schlüsselwörter zu erkennen, damit er vordefinierte Antworten senden kann. Die Einrichtung eines Chatbots kann im Vergleich zu automatischen Antworten oder Regeln etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen, spart Ihnen aber eine Menge Arbeit. Hier finden Sie, wie Sie einen Chatbot in Trengo einrichten.

Starten Sie noch heute mit der Automatisierung Ihrer Instagram Antworten

Die Automatisierung von Instagram DMs wird die Zuverlässigkeit Ihres Kundenservices auf ein neues Level bringen, Ihrem Team helfen, effizienter und agiler zu arbeiten, und dabei einen einheitlichen Umgangston gegenüber Kunden sicherstellen. Mit Trengo können Sie Ihre gesamte Instagram-Kommunikation ganz einfach und bequem automatisieren. Darüber hinaus können Sie auch alle anderen Kommunikationskanäle in die Plattform integrieren.​⬤

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