WhatsApp Business: de ultieme gids voor bedrijven om WhatsApp zakelijk in te zetten

In de afgelopen jaren is de manier waarop we met elkaar communiceren in rap tempo veranderd. Door de opkomst van internet en social media komen we nu sneller dan ooit met elkaar in contact.

Bedrijven gebruiken daarom ook steeds vaker social messaging om te praten met klanten. WhatsApp, dat inmiddels 2 miljard actieve gebruikers heeft, is daarvoor het belangrijkste kanaal.

Jij kunt ook gebruik maken van de populairste messaging app ter wereld. In deze ultieme WhatsApp zakelijk gids leer je alles over de app, hoe je WhatsApp Business met meerdere gebruikers kunt inzetten, en meer.

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1: Een WhatsApp opfriscursus

1. De ongekende populariteit van WhatsApp
2. De opkomst van WhatsApp zakelijk

Hoofdstuk 2: De voordelen van WhatsApp zakelijk

1. Verbeter je zichtbaarheid met een aantrekkelijk WhatsApp zakelijk profiel
2. Verbeter de klantervaring met quick
3. Organiseer gesprekken met labels
4. Verkoop meer

Hoofdstuk 3: Beginnen met bedrijfsaccount WhatsApp Business

1. Wat is de WhatsApp zakelijk applicatie?
2. De WhatsApp Business applicatie instellen
3. WhatsApp Business desktop

Hoofdstuk 4: Samenwerken met je team

1. Waarom de app niet genoeg is voor teams
2. De WhatsApp Business API oplossing
3. Vier belangrijke voordelen van de API
4. Instellen van de WhatsApp Business API
5. WhatsApp voor developers

Hoofdstuk 5: Meer verkopen door WhatsApp zakelijk te gebruiken

1. Hoeveel verkoop je met WhatsApp Business?
2. De sleutel tot meer sales - een goed begin is het halve werk
3. Onderneem actie
4. Werk op basis van een customer journey
5. Mis nooit een grote deal
6. Ontevreden klanten behouden

Hoofdstuk 6: WhatsApp zakelijk inzetten als ultieme customer support tool

1. Klantprofielen maken
2. Beschikbaar zijn, zelfs wanneer je dat niet bent
3. Automatiseer workflows
4. Integreer externe software

Hoofdstuk 7: Jij kan WhatsApp ook zakelijk gebruiken!

Hoofdstuk 1: Een WhatsApp opfriscursus

1. De ongekende populariteit van WhatsApp

Vraag een sales guru om advies en hij vertelt je vast en zeker onderzoek te doen naar waar je klanten zijn. Want rondhangen op plekken waar geen potentiële klanten zijn is een verspilling van tijd.

Meer dan 25% van de wereldbevolking maakt maandelijks gebruik van WhatsApp. Dus is het zakelijk gebruik maken van WhatsApp ook een no-brainer.

2. De opkomst van WhatsApp zakelijk

Bedrijven mogen geen gebruik maken van de consumentenversie van WhatsApp. Dus de introductie van WhatsApp Business in 2018 was een uitkomst. Kleinere ondernemers sprongen er direct bovenop. Met als resultaat dat de app gebruikt wordt door meer dan vijftig miljoen bedrijven.

Hoofdstuk 2: De voordelen van WhatsApp zakelijk

De WhatsApp Business applicatie is bedoeld voor kleine bedrijven en heeft vijf functionaliteiten die je niet terugvindt in de consumentenversie.

1. Verbeter je zichtbaarheid met een aantrekkelijk WhatsApp zakelijk profiel

Met de WhatsApp business app kun je een bedrijfsprofiel maken. En dit profiel is openbaar. Je kunt hierin de belangrijkste informatie over je bedrijf delen met klanten:

• Foto
• Branche
• Beschrijving
• Locatie
• Openingstijden
• Link naar je website
• Product catalogus

Met een volledig profiel maak je het zo makkelijk mogelijk voor klanten. Je laat je klanten zien dat je om ze geeft. Met andere woorden: je maakt een goede eerste indruk. En die eerste indruk is goud waard.

2. Verbeter de klantervaring met quick replies

Met quick replies (ofwel: vooraf ingestelde antwoorden) beantwoord je snel veelvoorkomende vragen. Deze berichten worden zichtbaar wanneer je begint met typen. En met een simpele klik verzend je deze berichten naar klanten. Hierdoor besparen bedrijven met veel klanten zo uren per week.

3. Organiseer gesprekken met labels

WhatsApp Business geeft je de mogelijkheid om inkomende berichten toe te wijzen aan een vooraf bepaalde categorie. Je gebruikt labels om bijvoorbeeld vast te leggen in welke fase van de klantreis je klant zich bevindt. Of je labelt een specifiek bericht als 'urgent'. Bijvoorbeeld bij een klacht of een grote klant. Dit maakt het managen van je klantrelaties eenvoudiger.

4. Verkoop meer

Voor veel bedrijven is de nummer één reden om WhatsApp Business in te zetten het groeien van de verkoop. Bekijk verderop in dit artikel het hoofdstuk toegewijd aan dit onderwerp.

Hoofdstuk 3: Beginnen met bedrijfsaccount WhatsApp Business

1. Wat is de WhatsApp zakelijk applicatie?

De WhatsApp Business applicatie is een gratis app. Voor zowel Android als iOS. De app deelt gelijkenissen met de consumentenapp. Waaronder de mogelijkheden om Web WhatsApp te gebruiken, video- en voice calls te maken en berichten te sturen.

2. De WhatsApp Business applicatie instellen

1: Download de app op iPhone of Android apparaat. Dit kan in de App Store of Google Play Store.

2: Lees de algemene voorwaarde. Klik daarna op accepteren & doorgaan.

3: WhatsApp controleert of je telefoonnummer al actief is op WhatsApp. Als dit het geval is, zet je de chatgeschiedenis over naar de WhatsApp Business app. Let op: je kunt dit proces niet terugdraaien of andersom uitvoeren.

4: Klik op 'gebruik een ander number' als je niet je huidige telefoonnummer wil gebruiken.

5: Na het invullen van het gewenste nummer krijg je een bevestigingscode.

6: Voer de naam van je bedrijf in. Als de bedrijfsnaam niet voldoet aan de WhatsApp guidelines krijg je een notificatie.

7: Voeg een profielfoto toe voor je bedrijf.

8: Gefeliciteerd! Je hebt zojuist een WhatsApp Business account gemaakt.

Pro tip:

Met een geverifieerd account kun je aantonen dat je een officieel account hebt. Zo voorkom je twijfel aan de legitimiteit van je WhatsApp Business account.

3. WhatsApp business desktop

Als je regelmatig via WhatsApp Business met klanten praat dan wil je het vast ook op je computer gebruiken. Maar continu heen en weer klikken tussen je laptop en telefoon is inefficiënt. En simpelweg vervelend. Gelukkig, is WhatsApp zakelijk (net zoals WhatsApp privé) ook op desktop in te stellen. Bekijk de uitleg hier onder. Of lees de uitgebreide uitleg.

Hoofdstuk 4: Samenwerken met je team

1. Waarom de zakelijke app niet genoeg is voor teams

Als je WhatsApp Business wil gebruiken met je team is de app niet geschikt. Om WhatsApp Business met meerdere gebruikers in te zetten heb je de WhatsApp Business API nodig.

2. De WhatsApp zakelijk API oplossing

Laten we bij het begin beginnen. Wat doet een API precies? 'API' staat voor Application Programming Interface. Het is software die ervoor zorgt dat twee verschillende applicaties met elkaar communiceren.

De WhatsApp Business API verbindt gebruikers van WhatsApp Business aan een klantenservice platform.

Met de API zie je alle WhatsApp gesprekken in één overzicht. Op een centraal klantenservice platform. Omdat je vervolgens makkelijk samenwerkt met je team. En simpel klantvragen beantwoordt.

3. Vier belangrijke voordelen van de WhatsApp Business API

Dus, wat zijn de voordelen van de WhatsApp Business API ten opzichte van de app?

#1 Meerdere gebruikers

De mogelijkheid om WhatsApp Business met meerdere gebruikers in te zetten is verreweg de belangrijkste reden voor bedrijven. Daarom kiezen ze de WhatsApp Business API en niet de app.

In een klantenservice platform kun je gemakkelijk WhatsApp gesprekken toewijzen aan een team of gebruiker. @tag je collega en laat interne comments achter. Want zo los je makkelijk samen een probleem op. Vervolgens schakel je met één klik schakel over naar je team chat. En voer je een 1-op-1 gesprek met een collega.

#2 Meer tijd om te reageren

Start een klant een gesprek? Dan krijg je als bedrijf 24 uur om te reageren. WhatsApp heeft deze regel ingevoerd om spam van bedrijven te voorkomen. Het enige wat je kunt doen om na de 24 uur een bericht te sturen is door WhatsApp Business message templates te gebruiken. En dit kan alleen met de API.

#3 Chatbots

Wil je het leven van je team nog eenvoudiger maken? Met een klantenservice platform bouw je je eigen WhatsApp chatbot. Een die antwoord geeft op veelgestelde vragen.

Je chatbot (en nieuwe beste vriend) bestaat in twee vormen:

1. De reguliere Chatbot

De reguliere chatbot simuleert een gesprek. Tussen jou en je klant. Een bot kan reageren door bepaalde sleutelwoorden te herkennen. En vervolgens te beantwoorden met vooraf ingevulde teksten. Zo kan een bot het woord 'bezorgkosten' herkennen en direct reageren met beschikbare informatie. Binnen no time weet de klant alles over dit onderwerp.

Leer hoe je een WhatsApp Business API chatbot instelt in Trengo

2. De Flowbot

Een flowbot reageert niet op open vragen. Maar verwijst juist klanten door naar het juiste team. Of de tool geeft direct antwoord middels het stellen van multiple choice vragen. Een flowbot is in principe makkelijker in te stellen. Omdat het minder ruimte voor verwarring laat.

Lees meer over de verschillen tussen chatbots en flowbots

Leer hoe je een flowbot instelt in Trengo

#4 Leren van de statistieken

Wanneer je WhatsApp Business API in combinatie met een klantenservice platform gebruikt heb je toegang tot interessante inzichten. Denk hierbij aan:

• Het aantal WhatsApp gesprekken dat je team dagelijks voert
• Hoe snel je team WhatsApp gesprekken beantwoordt
• Wat de meest gestelde vragen zijn via WhatsApp
• Wat de populairste producten zijn die je verkoopt via WhatsApp

Deze cijfers zijn te gebruiken als KPI's. En zijn motiverend voor al je teamleden.

4. Instellen van de WhatsApp Business API

Wil je de WhatsApp Business API gebruiken? Dan dien je deze eerst te verbinden aan een klantenservice platform zoals Trengo. Gelukkig begin je makkelijk met een gratis Trengo trial. Vul de volgende informatie in:

• Voornaam
• Achternaam
• Bedrijfsnaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Wachtwoord

Hierna meld je je direct aan voor de API. Nog wat meer uitleg? Bekijk de video:

https://www.youtube.com/embed/FsdJUEZrOM4

5. WhatsApp voor developers

Ook is er de WhatsApp developers hub. Hier kunnen jouw en onze developers documentatie lezen. Of een training volgen. Zo halen developers het meeste uit de zakelijke Whatsapp oplossing.

Hoofdstuk 5: Meer verkopen door WhatsApp zakelijk te gebruiken

1. Hoeveel meer verkoop je met WhatsApp zakelijk?

Bedrijven laten weten dat ze met WhatsApp Business:

• 20% van interacties omzetten in verkopen
• 10% meer klanten genereren
• 15% meer verkopen
• 40% meer contact hebben met potentiële klanten

2. De sleutel tot meer sales - een goed begin is het halve werk

Laten we bij het begin beginnen: de eerste indruk. Dit is en blijft belangrijk. Want zonder een ijzersterke eerste indruk maak je het jezelf en je team onnodig moeilijk.

Bedrijven die zich goed presenteren hebben een grotere kans om deal te sluiten. En tevens klanten lang aan zich te binden. Je bedrijfsprofiel is daarom een cruciale eerste stap. Want wanneer je bedrijfsprofiel behulpzame informatie bevat maak je het makkelijk om bereikt te worden.

Pro tip voor een ijzersterke eerste indruk: onderscheid jezelf met een goede omschrijving.

3. Onderneem actie

Probeer je in te leven in de gemiddelde websitebezoeker. Hoe denk je dat die ervaring over het algemeen is? In een perfecte wereld gaat de klant gelijk naar je productpagina. Waarna deze een aantal van je duurste producten toevoegt aan het winkelmandje. En natuurlijk afrekent binnen luttele minuten.

De realiteit is echter dat een bezoeker vaak eerst rondkijkt. Nog niet helemaal overtuigd is. En vervolgens terug gaan naar Google om concurrenten een kans te geven.

Maar stel je nu voor dat je een proactievere houding aanneemt. En bijvoorbeeld dit bericht toont:

"Hi! Goed je te zien. Wist je dat we je vraag beantwoorden binnen 15 minuten via WhatsApp? Laat het ons weten als we iets voor je kunnen betekenen!"

In dit scenario kunnen klanten die niet zeker zijn van hun zaak op zijn minst een gesprek starten. Zo raak je ze minder snel kwijt aan de concurrent.

4. Werk op basis van een customer journey

Met inzicht in je customer journey wordt het makkelijker om je communicatie aan te passen. Aan het kennisniveau van je klant of lead. Je houdt dit bij door berichten te labelen. Denk bijvoorbeeld aan labels als 'lead', 'belangrijke klant' of 'partner'. Zo weet je gehele team direct op welke wijze je klant dient te worden aangesproken. En welke informatie op relevant is.

5. Mis nooit een grote deal

De wereld van zakelijke communicatie bestaat uit uitdagingen. Bijvoorbeeld efficiënt werken, drukte voorkomen en voldoen aan hoge klantverwachtingen. Je kan niet altijd binnen een paar minuten reageren. Maar je wil natuurlijk toch snel reageren bij een klant die de grootste bestelling ooit wil plaatsen. In Trengo label je dit soort berichten automatisch. Zo mis loop je nooit meer een grote deal mis.

6. Ontevreden klanten behouden

Als ondernemer of marketeer zoek je elke dag naar nieuwe klanten. Maar ook wil je nieuwe klanten behouden. En dat ze het bedrijf niet verlaten na een slechte ervaringen met je merk. Daarom is het belangrijk om bovenop klachten te zitten.

Een klagende klant heeft vaker wel dan niet de intentie om te blijven. Waarom anders de moeite doen om een klacht in te dienen? Daarom zien goede klantenservice professionals altijd een kans achter elke klacht. Als je een klacht serieus neemt en er goed mee omgaat maak je van een ontevreden klant een klant voor het leven.

Kijk naar je team. Wie heeft de unieke gave om met moeilijke klanten om te gaan? Zorg dat berichten met het label 'klacht' of 'urgent' automatisch aan deze persoon worden toegewezen. En het komt goed!

Hoofdstuk 6: WhatsApp zakelijk inzetten als ultieme customer support tool

Door je WhatsApp Business account aan Trengo te verbinden kun je WhatsApp inzetten als CRM tool. Zo verkopen je teams meer. En bied je betere service aan klanten. Lees de vier tips om meer te halen uit een klantenservice platform.

1. Klantprofielen maken

Je geeft om je klanten. Daarom wil je niet dat ze zichzelf steeds moeten herhalen. Maar hoe zorg je ervoor dat je hele team de ins en outs weet over elke specifieke klant?

Klantprofielen zijn je redder in nood.

Met Trengo's klantprofielen zie je gesprekken met klanten via elk kanaal (van WhatsApp tot e-mail en Facebook) in één overzicht. Het hele team heeft toegang tot alle gespreksgeschiedenis. Inclusief context die ze nodig hebben — zonder steeds weer vragen te stellen.

2. Beschikbaar zijn, zelfs wanneer je dat niet bent

Je bent niet altijd beschikbaar. Auto-replies zijn een uitkomst. Want zo zorg je ervoor dat je toch een reactie krijgt van klanten.

In Trengo kun je auto-replies instellen voor de volgende momenten:

• Tijdens openingstijd
• Buiten openingstijd
• Op specifieke dagen (bijvoorbeeld alleen tijdens het weekend)

3. Automatiseer workflows

Een WhatsApp Business klantenservice tool neemt alle repetitieve taken van je over. Door workflows te automatiseren — zoals het toewijzen van inkomende gesprekken aan specifieke gebruikers — heeft je team tijd om te focussen op de klant.

4. Integreer externe software

Je integreert makkelijk externe software met Trengo. Toon bijvoorbeeld data uit je warehouse-, marketing- en webshop software in je inbox. Want hierdoor hoef je heen en weer te klikken tussen tools om informatie voor klanten op te zoeken.

Hoofdstuk 7: Jij kan WhatsApp ook zakelijk gebruiken!

We weten dat dit artikel kan voelen als een flinke information overload. En het laatste wat we willen is dat je alles nog eens moet lezen. Daarom sommen we de belangrijkste punten op:

• WhatsApp is de populairste messaging app wereldwijd
• Met WhatsApp zakelijk communiceer je met klanten
• Door een klantenservice platform als Trengo te gebruiken zet je WhatsApp op een professionele manier in. Jouw team kan: sneller reageren, makkelijker samen werken en klanten tevreden houden.
• Zodra je WhatsApp Business koppelt aan een klantenservice platform kun je naast WhatsApp ook Instagram, Facebook Messenger, e-mail en live chat managen in éen scherm.

[embed_nl_signup]