Comment Dentakay gagne 270 heures par mois grâce à la qualification automatisée des prospects.

Dentakay est un prestataire de tourisme dentaire B2C basé à Istanbul, qui accueille des patients venus de toute l'Europe et des États-Unis. Leur processus de consultation et d'évaluation se fait presque entièrement à distance, la plupart des premiers contacts et des suivis se faisant via WhatsApp.

Les prospects envoient leurs coordonnées via le formulaire de contact du site web, qui alimente directement Zoho CRM. De là, un déclencheur transfère le prospect vers Trengo, où un message type WhatsApp est envoyé. WhatsApp devient alors le principal canal de qualification et de consultation, toutes les réponses étant intégrées dans un entonnoir de parcours structuré. À mesure que le volume de prospects augmentait, cette configuration a permis à Dentakay de disposer d'un moyen évolutif et cohérent pour qualifier rapidement et efficacement ses prospects.

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Problème : la qualification des prospects sur WhatsApp se faisait manuellement et de manière non structurée

WhatsApp a joué un rôle central dans la qualification des prospects chez Dentakay, mais avant, ça se faisait de manière fragmentée et manuelle.

Ça a posé plusieurs problèmes :

• Pas de vue d'ensemble des conversations à cause de l'utilisation privée de WhatsApp
• Pas de parcours de qualification structuré
• Une charge de travail manuel importante pour les étapes répétitives de saisie

Comme la qualification nécessite de recueillir les dossiers dentaires et les antécédents médicaux, le processus d'accueil est minutieux et soumis à des délais serrés. Le fait de gérer ça manuellement ralentissait les délais de réponse et entraînait des variations dans la manière dont les prospects étaient qualifiés. 

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Solution : parcours de qualification des prospects sur WhatsApp et acheminement automatisé

Dentakay a mis en place Trengo en mettant l'accent sur l'automatisation de WhatsApp et les parcours de qualification des prospects. L'objectif était d'accompagner chaque nouveau prospect à travers un processus d'accueil structuré et d'orienter automatiquement les prospects qualifiés vers le bon spécialiste.

Automatisation de WhatsApp via l'API
Grâce à l'intégration de l'API WhatsApp, Dentakay peut lancer et gérer automatiquement des conversations dès qu'un prospect envoie un formulaire depuis le site web. Les messages et les modèles sont déclenchés directement depuis leurs systèmes, ce qui garantit un suivi rapide et cohérent.

Toutes les conversations se déroulent désormais dans un espace partagé, et non plus dans des boîtes de réception privées, ce qui offre une visibilité totale à toute l'équipe.

Parcours automatisés de qualification des prospects
Dentakay a mis en place des parcours automatisés qui démarrent dès qu'un prospect répond sur WhatsApp. Ces parcours guident les prospects étape par étape tout au long du processus de qualification.

Le processus se déroule automatiquement :

• Permet de vérifier si le contact est un nouveau prospect ou un rendez-vous déjà pris
• Rassemble des images de dossiers dentaires
• Recueille les informations pertinentes sur les antécédents médicaux
• Pose des questions structurées lors de l'accueil
• Prépare le dossier pour qu'il soit examiné par un spécialiste

Ça remplace les questions manuelles posées lors de la prise en charge et ça garantit que chaque prospect fournit les informations de base nécessaires.

Orientation automatique vers le bon spécialiste
En fonction du type de traitement et des réponses fournies, le parcours oriente chaque prospect éligible vers le spécialiste dentaire ou l'équipe appropriée. Ça réduit le temps de transfert en interne et garantit un suivi plus rapide par un expert.

FAQ gérant la qualification externe
Les questions qui ne sont pas directement liées à la qualification, comme les FAQ générales ou d'assistance, sont traitées automatiquement par l'agent IA. Ça permet de garder le processus de qualification fluide et de s'assurer que les spécialistes restent concentrés sur les consultations à forte valeur ajoutée. 

En plus, AI Agent aide aussi les prospects pendant le processus de qualification en répondant à des questions pratiques (par exemple, quel type d'images dentaires faut-il envoyer ou d'autres exigences spécifiques à chaque étape du parcours client), ce qui permet aux prospects de passer sans encombre d'une étape à l'autre, sans retard ni intervention manuelle.

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Résultats : une qualification plus rapide et un traitement des demandes via WhatsApp évolutif

L'automatisation de la qualification des prospects sur WhatsApp a eu un impact opérationnel clair et mesurable pour Dentakay.

• L'automatisation des processus de qualification des prospects a permis d'économiser 270 heures de travail manuel par mois
• 5 000 cycles automatisés par mois, ce qui permet de traiter un grand nombre de prospects sans avoir besoin de personnel supplémentaire
• Plus de 20 % des questions reçues sont traitées automatiquement par l'agent IA.

Dentakay gère désormais la qualification des prospects à grande échelle sur WhatsApp, ce qui lui permet de réaliser des gains d'efficacité mesurables et d'avoir une visibilité totale sur le processus.

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