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WhatsApp Business sta lentamente ma inesorabilmente diventando uno dei canali di messaggistica più popolari per le aziende. L'applicazione consente di effettuare conversazioni veloci, comode e personali. E questa è un'ottima notizia per tutte le aziende che vogliono portare online l'esperienza di un negozio reale.
Purtroppo, la normale applicazione WhatsApp Business può essere utilizzata solo da quattro utenti contemporaneamente. Le aziende che ricevono molti messaggi WhatsApp Business in entrata potrebbero aver bisogno di un numero maggiore di utenti. Per fortuna c'è una soluzione.
Nei prossimi minuti ti spiegheremo come iniziare a utilizzare WhatsApp Business con più utenti.
Parleremo dei seguenti argomenti:
- Come utilizzare WhatsApp Business con più utenti tramite l'applicazione
- Come usare WhatsApp Business con più utenti tramite le API
- WhatsApp Business può essere utilizzato su più dispositivi?
- Come Hubo gestisce un numero di telefono WhatsApp Business con 130+ punti vendita
- Come i team del servizio clienti gestiscono WhatsApp Business con più agenti
Vuoi iniziare subito? Richiedi un account API di WhatsApp Business tramite Trengoe inizia a utilizzare WhatsApp Business con più utenti in 10 minuti.
WhatsApp Business con più utenti per le aziende più grandi: l'app
L'applicazione ufficiale di WhatsApp Business è stata creata per le piccole aziende con un basso numero di messaggi in entrata. Per questo motivo, è destinata ad essere utilizzata da un piccolo gruppo di persone. Fino a settembre 2021, l'app WhatsApp Business poteva essere utilizzata solo su due dispositivi.
Con il nuovo programma beta, i team possono utilizzare l'app su cinque dispositivi Android, compreso un numero di telefono. Ciò significa che non è ancora possibile utilizzare l'app gratuita WhatsApp Business su due telefoni.
L'utilizzo dell'app WhatsApp Business con più dispositivi deve essere visto solo come una soluzione rapida. A lungo andare, inizierai a riscontrare dei problemi:
- Nessuna opzione di comunicazione interna
- Nessuna possibilità di monitorare le prestazioni di agenti specifici
- Possibilità di automazione limitate
L'unico modo per diventare completamente professionisti è utilizzare l'API con i dati del tuo account aziendale WhatsApp.
WhatsApp Business con più di quattro utenti per le aziende più grandi: l'API
Per le aziende più grandi che vogliono utilizzare WhatsApp Business con un account aziendale con più di quattro utenti, WhatsApp ha introdotto l'API di WhatsApp Business. API di WhatsApp Business. Con questa puoi:
- Gestisci WhatsApp Business con più utenti: Assegna messaggi ai colleghi, organizza discussioni interne e aiuta più clienti.
- Automatizza le conversazioni: Distribuisci chatbot, crea regole e invia risposte rapide e automatiche.
- Ottieni informazioni preziose: Monitora il numero di conversazioni, i tempi di chiusura, le domande più frequenti e molto altro ancora.
L'API di WhatsApp ha una finestra di messaggistica di 24 ore. Se un cliente ti contatta, la tua azienda ha 24 ore di tempo per rispondere. Dopodiché, puoi rispondere solo inviando dei messaggi templati. Si tratta di messaggi approvati da WhatsApp.
Come utilizzare WhatsApp Business con più utenti tramite l'applicazione
Se vuoi utilizzare l'app WhatsApp Business con più dispositivi o utenti su un account aziendale, dovrai iscriverti alla versione beta. Questa procedura è semplice e richiede solo pochi minuti.
- Per prima cosa, accedi all'applicazione WhatsApp Business
- Successivamente, tocca l'icona "altre opzioni".
- Premi "Dispositivi collegati".
- Premi "Multi-device beta".
- Premi "unisciti alla beta".
Ora che hai aderito al programma, puoi collegare altri dispositivi al tuo telefono. Questo può essere fatto anche nella sezione "Dispositivi collegati".
Come utilizzare WhatsApp Business con più agenti tramite l'API
L'API di WhatsApp Business non è dotata di un'interfaccia propria. Per poterla utilizzare, dovrai utilizzare una piattaforma di assistenza clienti come Trengo. In poco tempo sarai pronto:
- Iscriviti per ottenere un un account di prova gratuito.
- Collega il tuo numero di telefono WhatsApp Business a Trengo
- Richiedi l'API di WhatsApp
In dieci minuti sarai pronto per iniziare a utilizzare WhatsApp Business con il tuo team. Nel frattempo, il team di Trengo ti aiuterà a superare il processo di approvazione di WhatsApp.
Aggiunta di utenti
Configurare Trengo per gestire WhatsApp Business con più utenti è facile e veloce. L'aggiunta di un nuovo utente, ad esempio, avviene in pochi minuti.
Quando aggiungi un utente, puoi assegnargli dei diritti specifici, chiamati anche "permessi del personale". Puoi scegliere tra quattro tipi diversi:
- Amministratore dell'account (può invitare i colleghi, controllare le statistiche, gestire le conversazioni)
- Supervisore (può gestire le conversazioni, visualizzare la cronologia delle conversazioni dei contatti)
- Utente (può rispondere solo ai messaggi che gli sono stati assegnati)
- Utente leggero (può solo assegnare le conversazioni, ma non può rispondere)
Assegnare le conversazioni a te stesso o ai colleghi
Quando hai un team piccolo e un numero relativamente basso di messaggi WhatsApp in arrivo, tu e il tuo team potete assegnare manualmente i messaggi gli uni agli altri. In questo modo, i messaggi non riceveranno risposta più di una volta.
Quando hai un team numeroso o un alto volume di messaggi WhatsApp Business in arrivo, assegnare tutto manualmente diventa un'operazione che richiede molto tempo. Ecco perché puoi automatizzare questo processo. Con la regola del round-robin, a tutti gli agenti del tuo team viene assegnata esattamente la stessa quantità di messaggi al giorno.
Lavora insieme alle conversazioni di WhatsApp Business con più utenti
Un team che gestisce WhatsApp Business con più utenti ha anche bisogno di poter comunicare tra loro. In una soluzione di casella di posta condivisa del team, questo può essere fatto inviandosi messaggi interni, chiamati anche tag.
In questo modo non dovrai più passare continuamente dai messaggi di WhatsApp Business all'app di chat del tuo team per parlare con i tuoi colleghi.
Automatizza le conversazioni con i chatbot
L'assistenza clienti può essere un lavoro pesante, soprattutto quando c'è molta gente. Prima che tu te ne accorga, i tempi di risposta diventano sempre più lunghi. E questo danneggia i tuoi punteggi di soddisfazione dei clienti. Ecco perché un po' di automazione non può far male.
Con Trengo puoi attivare un chatbot per WhatsApp che raccoglie contatti, risponde alle domande più comuni e inoltra automaticamente i clienti al collega giusto. In questo modo, anche se collabori con più utenti, i messaggi non passeranno mai inosservati.
Imposta le risposte automatiche quando non ci sono utenti disponibili
Un altro vantaggio di utilizzare Trengo per gestire WhatsApp Business con più agenti è la possibilità di utilizzare le risposte automatiche. I tuoi clienti riceveranno sempre una risposta, anche al di fuori dell'orario di lavoro.
Si tratta di una funzione importante, soprattutto perché non è possibile "chiudere" il tuo account WhatsApp al di fuori dell'orario di lavoro. I clienti possono decidere di inviare un messaggio a qualsiasi ora del giorno, il che significa che deve sempre esserci una risposta.
Risposte rapide per tutto il tuo team
Puoi anche utilizzare Trengo per inviare risposte rapide tramite WhatsApp Business. Con le risposte rapide puoi selezionare risposte standardizzate alle domande che ti vengono poste di frequente. In questo modo si risparmia molto tempo. Quando utilizzi WhatsApp Business con più utenti, l'uso delle risposte rapide assicura che l'intera azienda si attenga allo stesso tono e alla stessa voce.
Decidere tra l'app WhatsApp Business e l'API di WhatsApp Business
Scegliere tra l'app WhatsApp Business e le API di WhatsApp Business può essere un po' complesso all'inizio. Ecco perché abbiamo creato l'immagine qui sotto per semplificare il tuo processo decisionale.
Casi d'uso: come il servizio clienti, il marketing e le vendite traggono vantaggio dall'utilizzo di WhatsApp Business tramite Trengo
Come i team del servizio clienti utilizzano WhatsApp Business con più agenti
I team del servizio clienti che utilizzano WhatsApp Business tramite Trengo potranno beneficiare di un flusso di lavoro migliore. Quando arriva un messaggio WhatsApp Business, puoi automatizzare completamente il processo di assegnazione all'utente giusto. Questo può essere fatto in base alle parole chiave contenute nel messaggio o semplicemente in modo circolare, assicurando che ogni utente abbia lo stesso carico di lavoro. Se vuoi, puoi anche assegnare manualmente i messaggi al collega giusto.
Quando devi discutere di una richiesta di un cliente con un collega, puoi farlo direttamente all'interno del thread di WhatsApp. Non c'è bisogno di passare alla chat di un team esterno.
Ogni agente del servizio clienti deve rispondere alle domande frequenti. "Quando verrà consegnato il mio pacco?". "Qual è la vostra politica di restituzione?". "Quali sono i vostri orari di lavoro?". E così via. Con le risposte rapide, tu e il tuo team potrete rispondere a queste domande con un semplice clic. In questo modo risparmierai tempo e darai ai clienti una risposta in tempi brevissimi.
Puoi inviare automaticamente un sondaggio CSAT al termine di una conversazione. Inoltre, puoi tenere traccia del tempo medio di risposta, del numero totale di conversazioni e del tempo che gli agenti impiegano per rispondere alle domande.
Come i team di marketing e vendite utilizzano WhatsApp Business con più agenti
Se sei attivo nel marketing digitale, probabilmente conosci gli annunci click-to-WhatsApp. Si tratta di annunci che reindirizzano le persone che vi fanno clic a una chat WhatsApp con la tua azienda. È un ottimo modo per avviare una conversazione WhatsApp Business con i potenziali clienti e raccogliere contatti. Utilizzando le giuste impostazioni di WhatsApp, il tuo team di vendita riceve una notifica per raccogliere subito questi messaggi WhatsApp Business.
Ogni lead che arriva deve essere qualificato. Questo può essere un processo che richiede molto tempo per il tuo team di vendita. Con Trengo, puoi automatizzare questo processo costruendo un bot senza codice. Il bot pone un paio di domande a scelta multipla per saperne di più sul cliente. Si pensi al paese, al nome dell'azienda, alle dimensioni dell'azienda, ecc. Dopodiché saprà esattamente a quale agente di vendita deve essere inoltrata la conversazione.
Puoi anche fare un ulteriore passo avanti e far sì che l'intero percorso dell'acquirente si svolga su WhatsApp. Ecco un esempio di come si presenta:
Ispirazione: come gli utenti di Trengo gestiscono WhatsApp Business con più dispositivi e utenti
Come Hubo gestisce un numero WhatsApp Business con 130+ punti vendita
Il gigante olandese della vendita al dettaglio Hubo ha più di 130 punti vendita sparsi in tutta l'Olanda. Tutti questi negozi sono raggiungibili tramite lo stesso numero WhatsApp Business presente sul loro sito web.
Tutti i messaggi in arrivo vengono quindi inoltrati automaticamente alla giusta posizione.
Questo significa che possono comunicare un numero WhatsApp Business in tutto il loro marketing, assicurandosi che i clienti si mettano in contatto con la sede giusta.
Se vuoi offrire lo stesso servizio di Hubo, procedi come segue:
- Collega il tuo numero WhatsApp Business a Trengo.
- Attiva il localizzatore per assicurarti che i messaggi arrivino nei punti vendita giusti.
- Comunica il numero di WhatsApp Business in tutto il tuo marketing.
Come il team della concessionaria Muntstad offre un servizio rapido ed efficiente tramite WhatsApp Business
Qualche tempo fa, abbiamo parlato con una delle più grandi concessionarie di auto dei Paesi Bassi per capire perché e come utilizzano un account WhatsApp Business condiviso.
L'azienda riceve circa 900 nuove richieste di informazioni tramite WhatsApp Business ogni mese. Aggiungendo WhatsApp Business come chat sul loro sito webi clienti possono sempre raggiungerli.
Muntstad è una grande azienda con diversi team dedicati ai clienti. Invece di dover controllare ogni messaggio WhatsApp in arrivo e inoltrarlo manualmente al team giusto, hanno automatizzato questo processo in Trengo per consentire un processo efficiente per più utenti.
Hanno creato delle regole che etichettano automaticamente i messaggi WhatsApp in arrivo, in base a determinate parole chiave. Un esempio di etichetta utilizzata è "richiesta di assistenza post-vendita". I messaggi con questa etichetta possono essere raccolti dal team post-vendita. In questo modo possono collaborare in modo efficiente per rispondere ai messaggi WhatsApp Business di più utenti.
Scopri come Muntstad offre un servizio di assistenza clienti tramite WhatsApp Business
Inizia a gestire WhatsApp Business con più login
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