Snel en efficiënt samenwerken bij email berichten

Veel bedrijven verspillen te veel tijd aan hun communicatie. Volgens onderzoek bestaat 28% van de gemiddelde werkweek uit het behandelen van e-mail berichten. Dat is maar liefst elf uur per week!

Wat je nog meer in die tijd zou kunnen doen:

• De volledige Lord of the Rings trilogie bekijken
• Vanaf ons kantoor in Utrecht naar Parijs en terug rijden
• Mount Fuji beklimmen
• 35 potjes Fifa spelen

Je zou je tijd dus een stuk nuttiger kunnen besteden.

Wat gaat er mis bij het samenwerken?

Veel bedrijven hebben ineffectieve workflows wanneer het aankomt op hun communicatie. De voornaamste reden hiervan is dat zij niet de juiste tool gebruiken. Dat maakt het simpelweg onmogelijk om de communicatie op de juiste plek plaats te laten vinden.

Ieder teamlid doet namelijk het volgende:

Stel: je krijgt een mail van een klant. De klant stelt een vraag die jij niet kunt beantwoorden zonder te overleggen met een collega. Hierna volgt één van de volgende stappen:

1. Je vraagt hulp aan de collega die naast je zit
2. Je belt de desbetreffende collega op
3. Je stuurt een bericht via team chat software zoals Slack of Microsoft Teams

Dit lijken in eerste instantie prima oplossingen. Maar er zit een addertje onder het gras.

Zo is terugvallen op stap 1 al niet meer mogelijk wanneer je op afstand werkt. En velen van ons werken nu eenmaal thuis in deze tijd. Stap 2 lijkt een goede oplossing, maar je collega is niet altijd in staat op te nemen. Dat maakt je dus afhankelijk van stap 3. Tijd verspillen door te wachten op een reactie in de team chat.

Mocht je het nog niet in de gaten hebben: deze manier van samenwerken is niet efficiënt. Als klap op de vuurpijl is het ook nog eens onmogelijk om intern overleg over de klantvraag terug te vinden. Het ontbreken van deze informatie kan leiden tot problemen. En dat is wel het laatste waar je op zit te wachten.

De communication workplace van Trengo lost dit op.

De juiste manier van samenwerken aan email

Interne communicatie

Binnen Trengo kan je intern communiceren over ieder klantbericht. Wanneer er een mail binnenkomt van een klant en je hebt hulp nodig van je collega, kun je makkelijk samenwerken. Zo kun je simpelweg je collega taggen onder het bericht en daar je vraag stellen. Je collega ontvangt een notificatie en wanneer daar op geklikt wordt, komt de collega uit bij de conversatie met de klant. De collega kan op zijn beurt weer reageren op jouw vraag en zo creëer je samen een efficiënte werkflow.

Op deze manier worden interne discussies binnen het team overzichtelijk voordat je reageert op de mail van een klant. Wil je later nog weten waarom iets gecommuniceerd is naar de klant? Dan zoek je de conversatie gemakkelijk terug.

Makkelijk werken op afstand

Het wordt steeds gebruikelijker dat je een aantal dagen, of zelfs de volledige werkweek, vanuit huis werkt. Het is dan ook belangrijk dat bedrijven zich aanpassen aan deze nieuwe manier van werken. In welke situatie ook, Trengo zorgt ervoor dat je gemakkelijk blijft communiceren en samenwerken met je team.

[embed_nl_signup]