Wie Footy die personalisierte WhatsApp-Kommunikation auf über 500 Teams gleichzeitig ausgeweitet hat

Footy, ein schnell wachsender Freizeitfußballverband in den Niederlanden, betreut über 800 Fußballmannschaften in mehr als 10 Städten. Jede Saison koordinieren sie Anmeldungen, Spielpläne und Zahlungen – und das alles stützt sich stark auf die Kommunikation über WhatsApp.

Doch als Footy wuchs, konnten ihre Kommunikationsabläufe nicht mehr mithalten.

Durch die Implementierung von proaktiven WhatsApp-Nachrichten mit Trengo hat Footy den manuellen Massenversand in einen skalierbaren, personalisierten und automatisierten Arbeitsablauf umgewandelt, wodurch das Unternehmen nun Hunderte von Fußballmannschaften sofort erreichen kann.

Die Herausforderung: Die WhatsApp-Kommunikation ausweiten, ohne dabei die persönliche Note zu verlieren

Je mehr Footy wuchs, desto größer wurde auch das Kommunikationsaufkommen. Was früher in kleinen Gruppen gut funktionierte, wurde mit zunehmender Größe immer schwieriger.

Um Updates oder Anmeldeanfragen zu versenden, musste das Team jedes Team einzeln in Trengo suchen und die Nachrichten nacheinander verschicken. Dieser Ansatz erwies sich schnell als unhaltbar, als es darum ging, mehr als 500 Teams gleichzeitig zu betreuen.

Gleichzeitig wurden ihre Anforderungen von den bestehenden Massen-SMS-Lösungen nicht erfüllt. Die Nachrichten waren sehr allgemein gehalten, nicht personalisiert und boten keine klare Möglichkeit, Antworten oder Aktionen nachzuverfolgen.

Das brachte einige Herausforderungen mit sich:

• Zeitaufwändige Arbeitsabläufe: Das Versenden von Massen-Nachrichten kann aufgrund manueller Arbeit Stunden dauern
• Fehlende Personalisierung: Es gibt keine Möglichkeit, teambezogene Details wie Namen oder Liga-Infos einzufügen
• Keine Übersicht über die Antworten: Es ist schwierig, Bestätigungen, Zahlungen oder Nachfassaktionen nachzuverfolgen

Infolgedessen wurden wichtige Prozesse wie die Saisonanmeldungen langsam, manuell und schwer zu handhaben.

Die Lösung: Proaktive WhatsApp-Nachrichten mit Trengo

Um dieses Problem zu lösen, hat Footy „Proactive Support“ eingeführt, ein maßgeschneidertes Trengo-Add-on, das den Massenversand von WhatsApp-Nachrichten mit vollständiger Personalisierung ermöglicht.

Die Lösung ist als Widget in der Trengo-Seitenleiste verfügbar und fügt sich nahtlos in den bestehenden Arbeitsablauf ein. Anstatt Nachrichten einzeln zu versenden, kann Footy nun eine CSV-Datei mit Teamdaten hochladen und so mit einem einzigen Schritt Hunderte von Teams erreichen.

Der entscheidende Unterschied ist, dass die Skalierbarkeit nicht auf Kosten der Personalisierung geht. Durch die Verwendung dynamischer Variablen enthält jede Nachricht automatisch relevante Details wie Mannschaftsnamen, Liga-Informationen oder Zahlungsanweisungen, sodass sich jede Nachricht wie maßgeschneidert anfühlt.

Zu den wichtigsten Bestandteilen der Lösung gehören:

• CSV-basierte Kontaktaufnahme: Einmal hochladen, sofort Hunderte von Teams benachrichtigen
• Individuell angepasste Vorlagen: Dynamische Variablen sorgen für eine relevante, maßgeschneiderte Kommunikation
• Keine technische Einrichtung erforderlich: Wird vollständig in Trengo verwaltet, keine Entwickler nötig

Vom Versenden von Nachrichten bis zur Verwaltung von Unterhaltungen

Proactive Support hat nicht nur den Versand von Nachrichten revolutioniert, sondern auch die Art und Weise, wie Footy auf Antworten und Nachfassaktionen reagiert. Nachrichten können interaktive Schaltflächen wie „Teilnahme bestätigen“ oder „Jetzt bezahlen“ enthalten, sodass Teams ganz einfach direkt in WhatsApp Maßnahmen ergreifen können.

Wenn ein Team auf eine Schaltfläche klickt, fügt Trengo automatisch Bezeichnungen wie „Bestätigt“ hinzu, sodass Footy sofort einen Überblick über den Status jedes Teams erhält.

Mit dieser Konfiguration kann Footy nun wichtige Kommunikationsmomente in großem Umfang bewältigen:

• Saisonanmeldungen: Schick Anmeldeanfragen an Hunderte von Teams und verfolge die Bestätigungen automatisch
• Zahlungserinnerungen: Benachrichtige Teams über ausstehende Rechnungen mit direkten Zahlungsaufforderungen
• Zukünftige Automatisierungsmöglichkeiten: Dazu gehören Spielaktualisierungen, Änderungen im Spielplan und wetterbedingte Absagen

Das Ergebnis: schnellere, intelligentere und skalierbare Kommunikation

Durch die Abkehr von manuellen Arbeitsabläufen hat Footy ein neues Maß an Effizienz und Kontrolle erreicht.

• Enorme Zeitersparnis: Kampagnen, die früher Stunden dauerten, sind jetzt in wenigen Minuten erledigt
• Nahtlose Skalierbarkeit: Kommuniziere problemlos mit über 500 Teams gleichzeitig – und das bei einem 60-prozentigen Anstieg des Volumens im ersten Monat. 
• Vollständige Transparenz: Du weißt immer, wer geantwortet hat und bei wem noch nachgehakt werden muss
• Höhere Interaktion: Personalisierte Nachrichten und Schaltflächen sorgen für schnellere Antworten

„Früher hat es Stunden an manueller Arbeit gekostet, Updates an Hunderte von Teams zu verschicken. Jetzt können wir alle sofort mit personalisierten Nachrichten erreichen und wissen genau, wer geantwortet hat. Das hat die Art und Weise, wie wir in großem Maßstab kommunizieren, komplett verändert.“

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