Comment configurer les réponses automatiques sur WhatsApp Business - guide complet

WhatsApp est passé d'une simple application de messagerie à un canal vital pour la communication des entreprises. Les clients attendent des réponses instantanées, et les entreprises qui répondent à cette attente constatent souvent une nette augmentation de la satisfaction des clients et un renforcement des indicateurs du service client.

C'est là que les réponses automatiques de WhatsApp Business entrent en jeu. Elles t'aident à rester connecté avec tes clients 24 heures sur 24, même lorsque ton équipe est absente. La mise en place d'une réponse automatique ne se limite pas à l'automatisation des messages - il s'agit aussi d'instaurer la confiance, d'améliorer le temps de réponse et de faire en sorte que chaque client se sente valorisé.

Dans ce guide, nous allons t'expliquer tout ce que tu dois savoir sur la configuration des réponses automatiques sur WhatsApp Business. Tu apprendras comment créer des réponses réfléchies et opportunes qui améliorent les conversations et laissent une impression durable à tes clients.

Comprendre la réponse automatique de WhatsApp

Imagine un peu : tes clients te contactent après les heures de bureau, ou ton équipe est prise par la gestion de plusieurs chats à la fois. Au lieu de laisser les clients dans l'expectative, la réponse automatique de WhatsApp intervient pour maintenir la conversation.

En termes simples, la réponse automatique de WhatsApp est ton assistant virtuel pour les conversations avec les clients. Il envoie automatiquement un message prédéfini lorsque tu n'es pas en mesure de répondre immédiatement. Considère cela comme un message hors du bureau, mais pour ta boîte de réception WhatsApp.

Pourquoi c'est important pour ton entreprise

Pour les entreprises qui utilisent WhatsApp Business, les réponses automatiques ne permettent pas seulement de gagner du temps. Elles permettent de maintenir l'engagement, de rassurer les clients sur la réception de leur message et d'améliorer ton taux de réponse global. Tu peux même personnaliser les messages pour qu'ils correspondent au ton de ta marque ou les paramétrer pour qu'ils se déclenchent uniquement pendant des heures spécifiques.

En utilisant cette fonction de manière efficace, tu t'assures qu'aucun client ne se sente ignoré, ce qui renforce la confiance et permet de maintenir une communication transparente même lorsque ton équipe n'est pas en ligne.

Choisir comment envoyer des réponses automatiques sur WhatsApp

Il existe deux façons principales d'envoyer des réponses automatiques sur WhatsApp :

• Par le biais de l'application WhatsApp Business
• En utilisant l'API WhatsApp Business via une plateforme partenaire officielle comme Trengo.

Les deux options t'aident à répondre automatiquement à tes clients, mais elles diffèrent en termes de flexibilité, d'évolutivité et de contrôle. Voyons comment chacune fonctionne et laquelle convient le mieux à ton entreprise.

L'application WhatsApp Business : simple et efficace pour les petites équipes

Si tu diriges une petite entreprise et que tu as besoin d'une solution simple, l'application WhatsApp Business est un excellent point de départ. Tu peux facilement mettre en place des messages d'absence, des messages d'accueil ou des réponses rapides pour les FAQ, le tout en quelques tapes.

Avantages de l'application WhatsApp Business :

• Rapide et facile à mettre en place, aucune compétence technique n'est nécessaire.
• Idéal pour traiter les communications de base avec les clients après les heures de bureau.
• Parfait pour les petites équipes qui gèrent des volumes de messages modérés

Limites :

• Les réponses automatisées sont limitées à des heures et des types de messages spécifiques.
• Tu ne peux pas personnaliser les réponses en fonction du comportement ou des préférences des clients.
• Nécessite une connexion internet stable pour envoyer les réponses.
• Manque d'intégration CRM et d'options de stockage des données clients

Si ton objectif est de rester réactif avec une configuration minimale, cette version fonctionne bien. Mais lorsque ton entreprise se développe et que les interactions avec tes clients deviennent plus complexes, l'API offre beaucoup plus de flexibilité.

WhatsApp Business API : automatisation avec évolutivité et contrôle

L'API WhatsApp Business relie ton compte WhatsApp à une plateforme avancée comme Trengo, ce qui t'aide à automatiser à grande échelle, à personnaliser les interactions et à suivre les performances grâce aux indicateurs du service client.

Ce que tu peux faire avec l'API :

• Déclencher des réponses automatisées en fonction d'actions ou de mots-clés spécifiques des clients.
• Envoie des messages personnalisés comme des confirmations de commande, des mises à jour de livraison ou des rappels d'événements.
• Réengage les clients avec des suivis tels que des alertes de baisse de prix, des récompenses de fidélité ou des rappels de rendez-vous.
• Intègre WhatsApp à ton CRM, à ton service d'assistance ou à d'autres outils professionnels pour des flux de travail transparents.

Pourquoi c'est idéal pour les entreprises en pleine croissance :

• Offre un contrôle total sur l'automatisation et la personnalisation.
• Aide à maintenir une communication cohérente avec les clients sur tous les canaux
• Permet de mieux connaître les performances en matière d'engagement et de réponse.
• Permet des améliorations basées sur les données dans les métriques du service à la clientèle.

Grâce à l'API, WhatsApp s'intègre à ta stratégie de communication globale, ce qui t'aide à gérer les messages plus efficacement, à fournir des mises à jour en temps voulu et à créer des liens plus significatifs avec les clients.

Comment configurer les réponses automatiques dans l'application WhatsApp Business ?

Si tu utilises l'appli WhatsApp Business, la configuration d'une réponse automatique est simple et ne prend que quelques minutes. C'est une excellente option pour les petites équipes qui veulent s'assurer que les clients reçoivent des réponses en temps voulu, même en dehors des heures de bureau.

Voici comment créer une réponse automatique à l'aide de la fonction de message d'absence.

Guide étape par étape pour activer les réponses automatiques de WhatsApp

1. Ouvre tes paramètres WhatsApp Business
Sur Android, touche les trois points dans le coin supérieur droit de ton écran et choisis Paramètres. Sur iPhone, va directement à l'onglet Réglages en bas de l'écran.

2. Va sur "Business tools "
Dans le menu, sélectionne Business tools pour accéder à tes options d'automatisation.

3. Sélectionne "Away message "
Appuie sur Away message dans la section des outils de messagerie. C'est ici que tu peux créer et gérer tes réponses automatiques.

4. Active la fonction "Envoyer un message "
Enclenche le bouton à bascule pour activer les réponses automatiques.

5. Rédige ton message
Crée un message court et amical qui indique aux clients que tu es absent mais que tu répondras bientôt. Par exemple :

"Merci d'avoir pris contact ! Notre équipe est actuellement hors ligne, mais elle vous recontactera pendant les heures de bureau."

6. Planifie l'envoi de ton message
Choisis le moment où ta réponse automatique sera active :

• Toujours en service : Idéal si tu n'es pas disponible pendant une période prolongée, comme pendant les vacances.
• Horaire personnalisé : Parfait pour les pauses planifiées, les réunions ou les heures spécifiques hors ligne.
• En dehors des heures d'ouverture : Se déclenche automatiquement lorsque ton entreprise est fermée, en fonction des heures que tu as définies.

7.Choisis tes destinataires
Décide qui recevra la réponse automatique. Tu peux sélectionner tout le monde, des contacts spécifiques ou des contacts qui ne figurent pas dans ton carnet d'adresses.

8. Sauvegarde tes modifications
Une fois que tout te semble correct, appuie sur Sauvegarder. Ton message d'éloignement commencera à être envoyé automatiquement lorsque les conditions seront remplies.

Conseil de pro

Ton message doit être court, poli et rassurant. Une simple confirmation que leur message a été reçu peut faire en sorte que les clients se sentent reconnus et améliorer les mesures générales de ton service à la clientèle.

Comment configurer les réponses automatiques avec l'API WhatsApp Business ?

Si ton entreprise gère un grand nombre de conversations, l'API WhatsApp Business est le meilleur moyen de les gérer efficacement. Elle te permet d'envoyer des réponses automatiques pour presque toutes les situations - de l'accueil de nouveaux clients au partage de confirmations de commandes ou de rappels d'événements.

Avant de commencer, assure-toi que tes clients ont choisi de recevoir des communications WhatsApp. Une fois que c'est fait, tu peux créer et automatiser des messages directement par le biais d'une plateforme de confiance comme Trengo, qui se connecte de façon transparente à l'API WhatsApp Business.

Guide étape par étape pour créer des réponses automatiques basées sur l'API.

1. Connecte ton compte WhatsApp Business à Trengo
Commence par relier ton compte WhatsApp Business vérifié à la plateforme omnicanale de Trengo. Cette connexion te permet d'envoyer, de recevoir et d'automatiser des messages WhatsApp en toute sécurité à l'aide de l'API.

2. Crée ton modèle de réponse automatique
Conçois tes messages automatisés dans Trengo. Tu peux inclure :

• Texte, emojis ou fichiers multimédias tels que des images, des vidéos ou des GIF.
• Des espaces réservés dynamiques comme le nom du client ou le numéro de commande.
• Boutons de réponse rapide pour un engagement plus rapide (par exemple : "Suivre ma commande" ou "Parler à l'assistance").
• Boutons d'appel à l'action menant à ton site web, au formulaire de contact ou aux canaux sociaux.

Fais en sorte que ton message soit clair, amical et cohérent avec le ton de ta marque. Par exemple :

“Hi {{name}}, thanks for reaching out! We’ve received your message and will get back to you shortly. You can also track your order here: [link].”

Conseil de pro : inclus toujours une option permettant d'arrêter de recevoir des mises à jour si ton message fait partie d'une campagne. Cela permet de maintenir la confiance des clients et de garantir le respect des politiques de messagerie de WhatsApp.

3. Ajoute ton message à un flux de travail automatisé
C'est ici que les outils d'automatisation de Trengo brillent vraiment. Tu peux déclencher ta réponse automatique en fonction de différentes actions du client, par exemple :

• Lorsqu'un client envoie son premier message
• Après une confirmation d'achat ou de paiement
• Lorsque quelqu'un abandonne un panier sur ton site web
• À l'occasion d'anniversaires ou de rappels de renouvellement.

Tu peux même combiner les messages WhatsApp avec d'autres canaux de communication, comme le courrier électronique ou le chat, au sein d'un même flux de travail.

Pourquoi utiliser Trengo pour l'automatisation basée sur les API ?

Avec Trengo, tu peux aller au-delà des simples réponses. La plateforme te permet :

• Surveille les paramètres du service à la clientèle pour savoir quels messages sont les plus performants.
• Personnalise les flux d'automatisation pour qu'ils correspondent à ton parcours client.
• Garde toute ton équipe alignée dans une boîte de réception partagée.

En configurant des réponses automatiques grâce à l'API WhatsApp Business et à Trengo, tu donnes à tes clients une communication plus rapide et plus personnelle, sans ajouter de pression à ton équipe.

Utiliser les chatbots de WhatsApp pour des réponses automatiques plus intelligentes.

Lorsque ton équipe jongle avec plusieurs conversations, un chatbot WhatsApp peut aider à maintenir l'engagement de chaque client sans en perdre une miette. Il automatise les réponses, répond aux questions fréquemment posées et veille à ce que les clients reçoivent une assistance instantanée, quelle que soit l'heure de la journée.

Pourquoi utiliser un chatbot WhatsApp pour les réponses automatiques ?

1. Fournir une assistance 24 heures sur 24
Tes clients n'arrêtent pas d'envoyer des messages lorsque tes heures d'ouverture se terminent. Un chatbot veille à ce qu'ils obtiennent toujours une réponse rapide, même lorsque ton équipe n'est pas en ligne. Cela permet de créer une expérience cohérente et d'instaurer la confiance au fil du temps.

2. Réduire les temps de réponse
Les chatbots répondent instantanément aux questions courantes - comme les mises à jour de livraison, les détails sur les produits ou les confirmations de réservation - ce qui permet à ton équipe de gagner un temps précieux tout en améliorant la satisfaction des clients.

3. Diminuer les coûts opérationnels
En gérant automatiquement les tâches répétitives, les chatbots réduisent la charge de travail de ton équipe d'assistance. Cela t'aide à faire des économies tout en permettant aux agents de se concentrer sur les conversations complexes ou à forte valeur ajoutée.

4. Booster la génération de leads et le nurturing
Un chatbot WhatsApp ne se contente pas de répondre aux questions : il guide également les clients tout au long de leur parcours. Qu'il s'agisse de partager des détails sur les prix, de recueillir des informations de contact ou de suggérer les prochaines étapes, les chatbots aident à transformer l'intérêt en action.

5. Prise en charge de plusieurs langues
Servir un public international ? Pas de problème. Les chatbots WhatsApp peuvent répondre dans plusieurs langues, ce qui aide ton entreprise à rester accessible et inclusive sur tous les marchés.

Comment Trengo rend les choses encore meilleures

Le constructeur de flowbots sans code de Trengo te permet de concevoir de puissants chatbots WhatsApp qui fonctionnent exactement comme ton entreprise. Tu peux créer des réponses automatisées, personnaliser les interactions en utilisant les données des clients, et même connecter ton chatbot à ton CRM ou à ton service d'assistance.

Cela signifie que tu peux mesurer les paramètres clés du service à la clientèle, suivre les performances et continuer à améliorer ton automatisation au fil du temps, le tout à partir d'une plateforme unifiée.

Mot de la fin

Les réponses automatiques sur WhatsApp Business sont plus que de simples messages automatisés : elles constituent un moyen simple de maintenir les clients engagés, informés et appréciés. Que tu choisisses de les configurer via l'appli WhatsApp Business, l'API ou un chatbot, l'automatisation t'aide à fournir des réponses plus rapides et à maintenir une communication cohérente à chaque point de contact.

Avec Trengo, tu peux aller encore plus loin. Notre plateforme facilite l'automatisation des messages WhatsApp, la création de chatbots et le suivi des indicateurs du service client, le tout à partir d'une boîte de réception partagée. Cela signifie moins de travail manuel pour ton équipe et des interactions plus significatives pour tes clients.

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Foire aux questions (FAQ)

Qu'est-ce que la réponse automatique de WhatsApp Business et comment fonctionne-t-elle ?

La réponse automatique de WhatsApp Business est une fonction qui envoie des réponses automatisées lorsque tu n'es pas en mesure de répondre en temps réel. Tu peux la paramétrer pour envoyer des messages de bienvenue aux nouveaux clients ou des messages d'absence pendant les heures creuses. Dans l'application WhatsApp Business, cette fonction est gérée dans les paramètres. Avec Trengo, tu peux aller plus loin : personnaliser les messages automatisés, les connecter à plusieurs canaux et t'assurer que les clients reçoivent des réponses en temps voulu, même si tu n'es pas en ligne.

Puis-je créer à la fois des messages de bienvenue et des messages d'absence dans WhatsApp Business ?

Oui. L'application WhatsApp Business te permet de mettre en place :

• Messages d'accueil - Envoyés lorsqu'un client t'envoie un message pour la première fois ou après 14 jours d'inactivité.
• Messages d'absence - Envoyés automatiquement lorsque tu n'es pas disponible.
  Avec Trengo, tu peux aussi ajouter des variations alimentées par l'IA, utiliser la personnalisation et déclencher ces messages en fonction de conditions plus avancées.

Comment programmer les réponses automatiques pour qu'elles ne soient envoyées qu'en dehors des heures de bureau ?

Dans l'application WhatsApp Business, tu peux programmer l'envoi de messages éloignés :

• Toujours
• Horaire personnalisé
• En dehors des heures de bureau (en fonction des heures que tu as définies dans l'appli).
• Avec Trengo, tu peux créer des programmes et des règles avancés, par exemple envoyer des réponses automatiques différentes en fonction du fuseau horaire du client ou de la nature de sa demande.

La réponse automatique de WhatsApp peut-elle envoyer des messages différents aux nouveaux clients et aux clients existants ?

Dans l'application native, les fonctionnalités sont limitées. Tu peux définir un message d'accueil unique, mais il ne peut pas varier entre les nouveaux clients et les clients existants. Trengo, cependant, permet la segmentation - ainsi, les nouveaux clients peuvent recevoir une offre de bienvenue, tandis que les clients qui reviennent reçoivent des suivis personnalisés ou des messages de fidélisation.

Puis-je personnaliser ma réponse automatique WhatsApp avec le nom du client ?

Oui. Avec l'API WhatsApp Business et des outils comme Trengo, tu peux insérer dynamiquement le nom d'un client ou d'autres détails dans la réponse automatique. Ainsi, l'interaction semble plus personnelle et engageante, plutôt qu'un message générique automatisé.

Comment envoyer des réponses automatiques différentes selon les questions des clients ?

L'appli WhatsApp Business elle-même ne prend pas en charge ce niveau d'automatisation. Cependant, avec l'API WhatsApp Business via Trengo, tu peux utiliser la détection de mots clés ou l'IA pour comprendre la requête et envoyer une réponse automatique pertinente - comme des mises à jour d'expédition, des informations sur les prix ou des recommandations de produits.

Quelle est la différence entre les réponses automatiques dans l'application WhatsApp Business et l'API WhatsApp Business ?

• WhatsApp Business app - Meilleure solution pour les petites entreprises, automatisation limitée, messages d'accueil et d'éloignement basiques.
• WhatsApp Business API - Conçue pour les opérations à plus grande échelle, elle permet une automatisation avancée, une personnalisation et une intégration avec des plateformes comme Trengo pour une communication centralisée.

Puis-je utiliser des outils tiers pour créer des réponses automatiques WhatsApp plus avancées ?

Oui. En connectant l'API WhatsApp Business à des plateformes comme Trengo, tu peux concevoir des flux conversationnels avancés, personnaliser les réponses et les intégrer à des CRM, des services d'assistance et d'autres systèmes d'entreprise. Tu peux ainsi créer des réponses automatiques en plusieurs étapes, alimentées par l'IA, qui vont au-delà des paramètres de base de l'appli WhatsApp Business.