Comment envoyer un message d'invitation à un événement WhatsApp avec des modèles ?

S'il y a bien une chose dont un événement ne peut se passer, ce sont les invités. C'est pourquoi l'envoi d'une invitation parfaite est essentiel pour les organisateurs d'événements. Tes invités ne viendront pas s'ils ne voient pas ton invitation par courriel. Mais comment t'assurer que les gens viennent vraiment ?

La première chose à considérer est de choisir le bon support pour interagir avec les clients. Avec un taux d'ouverture moyen de 98 % et un taux de réponse d'environ 50 %, WhatsApp est une option que tu dois tout simplement envisager. Envoyer à tes clients des invitations à des événements via WhatsApp est un excellent moyen de les informer de tes événements et de les inciter à y participer.

Dans cet article, je te montrerai comment envoyer des invitations et des rappels pour les événements WhatsApp et je partagerai avec toi quelques exemples courts et doux que tu peux utiliser pour tes événements.

Les avantages de l'envoi de messages d'invitation et de rappels WhatsApp

• WhatsApp permet aux marques de créer une touche plus personnelle avec leurs clients. Tes messages sont reçus entre les chats des amis et de la famille, ce qui se traduit par des taux d'ouverture plus élevés et davantage de clics. Tes clients sont plus susceptibles de répondre lorsqu'ils reçoivent des invitations via WhatsApp.

• WhatsApp permet de communiquer rapidement et facilement, ce qui en fait un outil idéal pour les organisateurs d'événements. Tu peux rapidement envoyer des mises à jour sur l'événement, répondre aux questions des clients et fournir des informations sur l'événement en temps réel.

• WhatsApp est un outil de conversation par nature. Tu peux utiliser des emojis, des GIF et des autocollants pour rendre tes messages plus humains.

• Tes clients ont l'habitude d'être sur WhatsApp. Et tes concurrents ne le sont pas. Cela te donne une grande chance de te démarquer de la concurrence.

•  Le marketing WhatsApp est une alternative marketing peu coûteuse en termes de dépenses marketing. Il s'accompagne de coûts fixes, quel que soit le moment où tu envoies une campagne ou une diffusion . Cela signifie que tu as un meilleur contrôle sur tes dépenses, que ce soit pendant les saisons de pointe ou les périodes de concurrence. En revanche, l'exécution de campagnes publicitaires pour le marketing Facebook pendant les heures ou les saisons de pointe peut entraîner des coûts beaucoup plus élevés. En effet, tu es en concurrence avec de nombreuses autres entreprises qui essaient d'exploiter la même période de temps, et tu dois donc faire des offres plus élevées pour que ta campagne publicitaire soit vue.

Comment envoyer un message d'invitation ou de rappel à un événement WhatsApp ?

Tu peux envoyer tes invitations à des événements ou tes rappels à tes clients sous forme de messages groupés via l'appli WhatsApp Business et l'API WhatsApp Business.

Un message groupé est un message envoyé par un seul utilisateur de WhatsApp Business à plusieurs numéros de téléphone en même temps. Tous les destinataires du message le verront arriver en tant que message privé.

Différence entre l'application WhatsApp Business et l'API WhatsApp Business ?

❌ Avec l'appli WhatsApp Business, tu ne peux envoyer un message groupé qu'à un nombre maximum de 256 contacts à la fois.

✅ Avec WhatsApp Business API, tu peux envoyer un message groupé à au moins 1000 destinataires par jour.

❌ Avec l'appli WhatsApp Business, les clients doivent t'avoir enregistré comme contact pour que tu puisses leur envoyer un message groupé.

✅ Avec l'API, tu peux atteindre les clients qui ne t'ont pas enregistré comme contact.

L'API n'est pas accompagnée d'une interface, c'est pourquoi tu devras utiliser une solution comme un Trengo pour y accéder.

Lorsque tu envoies un message groupé via l'API, tu dois utiliser des messages types. Ces messages doivent être approuvés par WhatsApp avant que tu puisses les envoyer.

Une fois que tu es sur la plateforme et que tu as demandé avec succès tes modèles de messages WhatsApp Business, tu peux suivre les étapes suivantes :

1. Dans le menu latéral, clique sur l'icône de diffusion.
2. Ensuite, clique sur "Nouvelle diffusion".
3. Remplis les champs comme expliqué dans les sections ci-dessous.

Tu dois remplir les informations suivantes :

• Le nom interne de ton message
• A partir de quel numéro tu enverras le message
• Quel modèle utiliser ?
• Quels sont les destinataires qui recevront le message ?
• Quand le message doit-il être délivré ?

Comment mettre en place une automatisation du RSVP d'un événement WhatsApp ?

Tu sais maintenant comment envoyer une invitation sur WhatsApp, mais comment faire pour que les gens répondent à l'invitation ?

Tu peux demander aux invités de confirmer leur présence en mettant des boutons "oui" et "non" à la fin du message. Pour ce faire, tu peux définir une règle sur Trengo selon laquelle lorsque les clients cliqueront sur le bouton "oui", il sera automatiquement étiqueté comme RSVP. De cette façon, tu pourras mesurer le nombre d'invités qui participeront à ton événement.

L'utilisation de cet outil d'automatisation simplifie la gestion des événements pour les hôtes et les organisateurs d'événements.

Voici un message d'invitation à un événement WhatsApp que tu peux utiliser :

"Cher [nom],

Nous organisons un [nom de l'atelier] le [date], de [heure de début] à [heure de fin]. Des experts de premier plan tels que [mettre en avant les noms] t'aideront à atteindre tes objectifs commerciaux.

Voici ce à quoi tu peux t'attendre :

[Apprentissage clé#1] [Apprentissage clé#2] [Apprentissage clé#3]

Nous espérons te voir là-bas !

N'hésite pas à nous faire savoir si tu participeras à notre atelier.

Tu peux facilement RSVP ici :

Oui ou non"

Recueille les RSVP sur WhatsApp grâce à un code QR.

L'année dernière, nous avons organisé un événement intitulé WhatsApp Commerce chez Trengo. Nous avons servi à nos invités des petits chocolats sur lesquels figuraient les codes QR de notre marque. 🍫

Lorsque les participants scannaient le code QR qui y est attaché, ils démarraient une conversation avec notre compte WhatsApp Business avec un message prêt à être envoyé. Il ne leur restait plus qu'à appuyer sur "envoyer" pour s'inscrire à la newsletter.

Tu peux aussi collecter des RSVP en envoyant les prospectus de ton événement avec un code QR dessus.

Avec ce code QR, les invités pourraient facilement démarrer une conversation WhatsApp et répondre à ton invitation en un seul balayage.

6 modèles d'invitation à un événement WhatsApp prêts à l'emploi

Lorsque tu enverras l'invitation à l'événement, tes invités se poseront la question : "Qu'est-ce que j'y gagne ?". Tu dois fournir la réponse à cette question dans le message. Assure-toi d'inclure les arguments de vente uniques de ton événement.

Tu peux rendre tes invitations à des événements plus personnalisées tout en y incluant toutes les informations essentielles. Grâce à des espaces réservés tels que [nom du client], [lieu] et [date], tu peux personnaliser tes messages.

Besoin d'inspiration ? Tu peux utiliser l'un de ces exemples d'invitation à un événement WhatsApp.

1. "Nous lançons notre nouvelle gamme de produits et nous voulons que tu sois là 🤩 De [heure] à [heure] le [date], passe au magasin de [adresse] pour voir notre nouvelle gamme de produits. Tu pourras peut-être gagner un [produit] gratuit ! Au plaisir de vous y voir !"

2. " Salut [nom] ! Ça fait un moment que ça dure. Nous avons des nouvelles passionnantes ! 🥁

Nous organiserons un Happy Hour virtuel avec les membres de notre communauté le [heure]. Que prévoient les grandes marques mondiales pour 2023 et au-delà ? Écoute les dernières nouvelles de nos fondateurs et des leaders d'opinion du secteur.

Avec des présentations de :

[Speaker#1] [Speaker#2] [Speaker#3]

RVSP maintenant : [lien]"

3. "Bonjour [nom] ! Nous savons que ces messages portent généralement sur ce qui se passe à [nom de l'entreprise], mais celui-ci est entièrement consacré à toi. 😍

Sans toi, nous ne serions pas là aujourd'hui, c'est pourquoi nous avons décidé de fêter nos clients lors d'un événement spécial. Nous nous retrouverons à [lieu] le [date et heure].

En plus d'une chance de se mélanger et de se mêler aux autres, tu profiteras aussi de.. : [avantages]

Réserve ta place ici : [lien]"

4. "Howdy [nom] ! Nous célébrons notre 30e anniversaire ce week-end et nous invitons notre communauté à une fête pour célébrer l'événement ! 🎉🎉🎉🎉 Tout au long du week-end, tu pourras passer de [heure] à [heure] pour faire de bonnes affaires et recevoir des cadeaux exclusifs en guise de remerciement pour nous avoir gardés toutes ces années ! Nous avons hâte de te voir là-bas !"

5. " [Nom], tu ne veux pas rater ça ! 🎸

La prévente du [Festival de musique] commence maintenant pour nos membres VIP !

Découvre quelques-uns des artistes extraordinaires qui joueront cette année :

[artiste1] [artiste2] [artiste3]

Clique ici pour acheter ton billet maintenant : [lien]"

6. "Top suggestions pour toi cette semaine.

Jette un coup d'œil à quelques points forts en fonction de tes intérêts.

➡️ Sommet sur les stratégies de médias sociaux [date] [lieu]

Réserve ta place [lien]

➡️ Global Virtual MarTech Summit [date]

Réserve ta place [lien]

➡️ Lead Generation World London [date] [lieu]

Réserve ta place [lien]

Vois tous les événements à venir pour avoir plus d'idées et de suggestions.[link]"

Commence à utiliser les messages d'invitation à des événements WhatsApp pour ton entreprise.

Les invitations à des événements WhatsApp t'aident à augmenter l'engagement et à fournir une communication plus personnalisée avec ton public. C'est une stratégie marketing rentable qui peut t'aider à promouvoir tes événements avec succès.

Avec Trengo, tu peux adapter et modéliser tes invitations à des événements, automatiser le flux et les diffuser à l'ensemble de ton public cible sur WhatsApp. Grâce à un grand nombre d'utilisateurs actifs et à des taux d'ouverture élevés, WhatsApp est l'endroit idéal pour susciter l'engagement et créer des expériences mémorables avec tes invités.

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Foire aux questions (FAQ)

Que dois-je inclure dans un message d'invitation à un événement WhatsApp ?

Une invitation à un événement WhatsApp convaincante doit être concise, claire et axée sur l'action. Il faut toujours inclure :

• Nom ou but de l'événement
• Date et heure
• Lieu ou lien en ligne
• Principaux avantages ou points forts (par exemple, conférenciers invités, offres spéciales)
• Un appel à l'action clair (tel que "RSVP ici" ou des boutons de réponse).
• Personnalisation, comme le nom du destinataire, pour une touche plus engageante.

Avec Trengo, tu peux facilement personnaliser les invitations à l'échelle en utilisant des espaces réservés et l'automatisation.

Existe-t-il des modèles de messages d'invitation WhatsApp prêts à l'emploi que je peux utiliser ?

Oui, il existe de nombreux modèles que tu peux utiliser ou adapter. Par exemple :

• "Bonjour [Nom], nous sommes ravis de t'inviter à notre prochain atelier, "Maîtriser le marketing numérique", le [Date] à [Heure]. Lieu : [Lieu]. Clique ici pour répondre à l'invitation : [Lien]. Nous serions ravis de te voir !"
• "Nous lançons notre nouvelle gamme de produits et nous voulons que tu sois là ! De [heure] à [heure] le [date], passe au magasin à [adresse]. Vous pourriez gagner un [produit] gratuit ! J'espère vous y voir !"

Le blog de Trengo propose plusieurs modèles d'invitations à des événements WhatsApp prêts à l'emploi, adaptés à différentes occasions et à différents publics.

Comment envoyer des invitations à des événements en masse sur WhatsApp sans être bloqué ?

Pour envoyer des invitations à des événements en masse en toute sécurité :

• Utilise l'API WhatsApp Business avec un fournisseur officiel comme Trengo pour envoyer des messages de diffusion, plutôt que des messages groupés manuels ou non autorisés.
• Assure-toi toujours que les destinataires ont choisi de recevoir tes messages.
• Personnalise les messages pour éviter les filtres anti-spam et encourager l'engagement.
• Évite d'envoyer trop de messages en peu de temps.
• Avec Trengo, tu peux utiliser la fonction de diffusion pour envoyer des invitations à de nombreux invités en même temps, chaque destinataire reçoit le message comme un chat privé, et non comme un message de groupe, ce qui permet de garder le processus conforme et personnel.

Puis-je ajouter des boutons ou des liens RSVP dans mon invitation WhatsApp ?

Oui. Grâce au flowbot de Trengo, tu peux ajouter des boutons de réponse interactifs (tels que "Oui" ou "Non") à tes invitations WhatsApp, ce qui permet aux destinataires de RSVP d'un simple toucher. Tu peux également inclure des liens cliquables pour l'inscription à l'événement, des informations supplémentaires ou des ajouts au calendrier. Les automatismes de Trengo peuvent ensuite étiqueter et suivre ces réponses pour une gestion efficace des événements.

Puis-je utiliser l'API WhatsApp Business pour des invitations automatisées à des événements ?

Absolument . L'API WhatsApp Business, intégrée à Trengo, te permet d'automatiser l'ensemble du processus d'invitation et de RSVP. Tu peux :

• Envoie des invitations en vrac avec personnalisation
• Mets en place un suivi et un étiquetage automatisés des RSVP
• Envoie des messages de confirmation et de rappel instantanés
• S'intégrer aux outils de gestion des événements et aux CRM pour un flux de données transparent.
• Cela permet de rationaliser la gestion des événements et de s'assurer qu'aucun invité n'est manqué.

Comment puis-je savoir qui a reçu ou lu mon invitation WhatsApp ?

Tu peux suivre la livraison et le statut de lecture en utilisant les accusés de lecture intégrés à WhatsApp (coches grises et bleues) et l'écran "Infos sur le message". Pour des analyses plus approfondies, l'API WhatsApp Business (avec Trengo) fournit des rapports détaillés sur la livraison des messages, les taux de lecture et les réponses RSVP. Tu peux aussi utiliser les fonctions d'étiquetage et de rapport de Trengo pour savoir exactement qui a répondu et gérer efficacement les suivis.