47 Frasi sul servizio clienti eccellente + 14 da evitare

Ogni interazione con i clienti è un'opportunità per plasmare la percezione che le persone hanno del tuo marchio. Le parole che il tuo team usa - e il modo in cui le usa - giocano un ruolo fondamentale nel creare fiducia, ridurre la frustrazione e guidare le conversazioni nella giusta direzione. Ecco perché la scelta delle giuste frasi per il servizio clienti è più importante che mai.

Un linguaggio chiaro e di supporto aiuta i team a rimanere coerenti, soprattutto quando le conversazioni iniziano a sembrare impegnative o complesse. E quando è fatto bene, ha un impatto misurabile. Le ricerche dimostrano che le esperienze positive nel servizio clienti rendono le persone molto più propense a tornare, a raccomandare la tua azienda e a impegnarsi nuovamente con il tuo team.

Che si tratti di inserire nuovi agenti, di istruire un team di assistenza esperto o di gestire personalmente le conversazioni con i clienti, avere una serie di frasi affidabili e ponderate può rendere più facile la comunicazione quotidiana, sia per il tuo team che per i tuoi clienti.

In questa guida troverai frasi pratiche da usare per il servizio clienti, frasi da evitare e consigli su come comunicare con chiarezza, calma e sicurezza in tutti i canali.

Cosa sono le frasi per il servizio clienti e perché sono importanti?

Le frasi per il servizio clienti sono frasi brevi e intenzionali che aiutano i team a comunicare in modo chiaro, calmo e coerente con i clienti. Queste frasi guidano le conversazioni, mostrano empatia e rendono più facile per gli agenti rispondere in un modo che sia di supporto, anche quando l'interazione è complessa o carica di emozioni.

Nei ruoli a contatto con i clienti, le parole giuste fanno molto di più che rispondere a una domanda. Aiutano a definire le aspettative, a ridurre la confusione e a mantenere la conversazione in una direzione positiva. Questo è particolarmente importante nei canali digitali, dove non si può contare sul tono di voce o sul linguaggio del corpo.

Frasi forti per il servizio clienti creano anche coerenza all'interno del tuo team. Sia che si tratti di una persona alle prime armi, sia che si tratti di una persona che gestisce conversazioni ad alto volume, avere a disposizione frasi affidabili a cui fare riferimento aiuta a mantenere la fiducia e l'allineamento con il tono del tuo marchio.

Inoltre, hanno un impatto reale sull'esperienza del cliente. Le ricerche dimostrano che una singola interazione negativa può spingere i clienti verso la concorrenza, mentre una comunicazione positiva può aumentare la fiducia, la fedeltà e gli acquisti ripetuti. Più il tuo team comunica bene, più è facile costruire relazioni a lungo termine. Le frasi per il servizio clienti sono semplici strumenti, ma se usate bene aiutano il tuo team a creare conversazioni più fluide e clienti più felici in tutti i canali.

47 Frasi sul servizio clienti eccellenti

Di seguito troverai frasi per il servizio clienti chiare e pronte all'uso, organizzate in base all'intento. Ogni gruppo comprende esempi, indicazioni e consigli pratici per aiutare il tuo team a comunicare con empatia, chiarezza e sicurezza.

Saluti che danno un tono caloroso e tranquillo

Un semplice saluto fa molto di più che iniziare la conversazione. Aiuta il cliente a sentirsi accolto, compreso e a condividere le sue esigenze. Queste frasi funzionano al telefono, in chat e via e-mail e aiutano gli agenti a creare una prima impressione invitante, anche nei momenti più impegnativi o stressanti.

Frasi di saluto del servizio clienti

1. "Ciao, come posso aiutarti oggi?".
2. "Buongiorno! In cosa posso aiutarla?"
3. "Grazie per averci contattato. Come posso aiutarla?"
4. "Benvenuto tra noi. Diamo un'occhiata insieme".
5. "Sei nel posto giusto. Come posso aiutarti?"

Consigli professionali per le frasi di saluto

• Mantieni un tono calmo: aiuta a creare l'atmosfera per il resto dell'interazione.
• Usa un linguaggio semplice per evitare di sopraffare il cliente all'inizio.
• Mostra la tua presenza: anche un breve riconoscimento li rassicura sulla tua presenza.

Riconoscere la preoccupazione del cliente

Quando i clienti si sentono bloccati, la prima cosa di cui hanno bisogno è essere ascoltati. Riconoscere la loro situazione dimostra empatia, riduce la frustrazione e aiuta a creare fiducia prima di passare alla risoluzione del problema.

Frasi che confermano la situazione del cliente

6. "Capisco che possa essere frustrante. Risolviamo il problema insieme".
7. "Grazie per averci informato, sono qui per aiutarti".
8. "Mi dispiace che tu stia vivendo questa situazione. Lascia che dia un'occhiata più da vicino".
9. "Ti capisco e apprezzo che tu abbia segnalato questa situazione".
10. "Sembra una sfida. Ti guiderò nei prossimi passi".

Consigli professionali per riconoscere i problemi

• Rifletti ciò che il cliente ha condiviso per dimostrare un ascolto attivo.
• Mantieni un linguaggio calmo e neutrale, soprattutto quando le emozioni sono alte.
• Evita di minimizzare il problema: anche i piccoli problemi sono importanti per i clienti.

Offrire soluzioni chiare e passi successivi

Una volta riconosciuto il problema, i clienti vogliono chiarezza su cosa accadrà in seguito. Queste frasi ti aiutano a guidare la conversazione verso una soluzione pratica, mantenendo le aspettative chiare e gestibili.

Frasi per offrire soluzioni

11. "Ecco cosa posso fare per te in questo momento".
12. "Proviamo prima questa soluzione e vediamo se ci aiuta".
13. "Me ne occuperò e ti terrò aggiornato".
14. "Sei in buone mani, lascia che me ne occupi io".
15. "Se questo non risolve il problema, ho un'altra opzione che possiamo provare".
16. "Ho risolto il problema. Desidera aiuto per qualsiasi altra cosa?".

Consigli professionali per una comunicazione incentrata sulla soluzione

• Spiega il passo successivo in una semplice frase.
• Offri delle scelte, quando possibile, per dare al cliente il controllo.
• Mantieni la coerenza degli aggiornamenti: questo crea fiducia e riduce la confusione.

Chiedere gentilmente a un cliente di aspettare o di attendere

A volte gli agenti hanno bisogno di un momento per rivedere le informazioni o per consultare un altro team. Queste frasi ti aiutano a chiedere questo tempo in modo rispettoso, senza sembrare brusco o sprezzante.

Frasi per richiedere un'attesa breve

17. "Posso metterla in attesa mentre controllo questo?".
18. "Grazie per la tua pazienza. Ho bisogno di un momento per verificare una cosa".
19. "Ti ringrazio per il tuo tempo. Lasci che le dia conferma e la richiami subito".
20. "Mi dia un momento per esaminare i suoi dati".
21. "Grazie per l'attesa: ora ho le informazioni".

Consigli professionali per chiedere ai clienti di aspettare

• Chiedi sempre il permesso prima di mettere qualcuno in attesa.
• Fornisci una stima realistica del tempo, anche se breve.
• Ringraziali di nuovo una volta tornati: è un segno di rispetto per il loro tempo.

Usare parole di potere positive per creare fiducia

Le parole chiave ti aiutano a sembrare sicuro di te, rassicurante e orientato alla soluzione. Mostrano al cliente che ti impegni ad aiutarlo e che può fidarsi della tua guida.

Parole e frasi chiave per il servizio clienti

22. "Assolutamente sì, posso aiutarti".
23. "Decisamente, risolviamo la questione".
24. "Me ne occuperò io per te".
25. "Apprezzo la tua chiarezza".
26. "Certo, ci penso io".
27. "Puoi contare su di me per questo".

Suggerimenti professionali per le parole di potere

• Usali per rassicurare, non per promettere troppo.
• Mantieni il tuo tono con i piedi per terra: la fiducia non deve sembrare un copione.
• Abbina una frase di potere a un chiaro passo successivo.

Chiedere scusa e mostrare una genuina empatia

Le scuse autentiche dimostrano ai clienti che prendi sul serio la loro esperienza. Queste frasi ti aiutano a esprimere empatia rimanendo calmo e professionale.

Frasi empatiche e di scusa per il servizio clienti

28. "Mi dispiace per l'accaduto e ti ringrazio per la tua pazienza mentre risolviamo il problema".
29. "Non avevamo intenzione di creare disagi. Lasci che la sistemi io".
30. "Capisco l'impatto che questa situazione ha avuto su di te".
31. "Grazie per la tua comprensione mentre risolviamo questo problema".
32. "Ti ringrazio per avercelo fatto conoscere".

Consigli professionali per una comunicazione empatica

• Scusati per l'impatto, non per la colpa.
• Sii sincero: evita di scusarti troppo.
• Combina l'empatia con l'azione per dimostrare che stai andando avanti.

Raccogliere e confermare informazioni importanti

Informazioni chiare aiutano a evitare malintesi e accelerano la risoluzione del problema. Queste frasi ti aiutano a raccogliere i dettagli in modo calmo e strutturato, in modo che il cliente si senta supportato e non interrogato.

Frasi per raccogliere o confermare i dati

33. "Per aiutarti meglio, potresti condividere qualche dettaglio in più?".
34. "Giusto per confermare, ti riferisci a [ripetere il dettaglio], giusto?".
35. "Mi assicuri che ho capito bene: ecco cosa sento".
36. "Potresti spiegarmi cosa è successo prima di questo?".
37. "Grazie, questo mi aiuta ad avere un quadro più chiaro".

Consigli professionali per la raccolta di informazioni

• Riassumi ciò che hai sentito per confermare l'accuratezza.
• Evita le supposizioni: chiedi sempre invece di tirare a indovinare.
• Mantieni le domande brevi e semplici.

Esprimere gratitudine e riconoscere l'impegno del cliente

Un piccolo "grazie" può trasformare una semplice conversazione in un'esperienza positiva. La gratitudine dimostra che apprezzi il tempo, il feedback e la pazienza del cliente.

Frasi del servizio clienti per esprimere apprezzamento

38. "Grazie per aver condiviso questi dati con noi: ci aiutano a migliorare".
39. "Apprezzo la tua pazienza mentre lavoriamo su questo".
40. "Grazie per essere stato con noi oggi. Ti ringraziamo".
41. "Il tuo feedback significa molto - grazie".
42. "Grazie per averci seguito mentre risolvevamo la questione".

Consigli professionali per mostrare gratitudine

• Personalizza i tuoi ringraziamenti quando è possibile: usa il loro nome.
• Riconosci la pazienza e il feedback.
• Un ringraziamento tempestivo è più significativo di uno tardivo.

Chiudi la conversazione in modo educato e chiaro

Una chiusura forte aiuta i clienti a lasciare la conversazione sentendosi supportati e sicuri dei passi successivi.

Frasi per chiudere le interazioni di supporto

43. "C'è qualcos'altro per cui vorresti essere aiutato oggi?".
44. "Grazie ancora per averci contattato - siamo qui in qualsiasi momento".
45. "Ci sentiamo entro [data/ora]".
46. "Se avrai ancora bisogno di noi, non esitare a contattarci".
47. "Ti auguro una splendida giornata e grazie per esserti collegato con noi".

Consigli professionali per chiudere le conversazioni

• Assicurati che il cliente sappia cosa succede dopo.
• Termina con calore: questo crea fiducia a lungo termine.
• Offri un invito aperto a riconnettersi.

14 Frasi sul servizio clienti da evitare

Anche la conversazione più utile può prendere la direzione sbagliata quando si inserisce la frase sbagliata. Alcune espressioni possono sembrare sprezzanti, insincere o poco utili, anche se non è questa l'intenzione. Ecco le frasi che il tuo team dovrebbe evitare, insieme a modi migliori per comunicare la stessa idea.

1. "Non è possibile".

Alcune richieste non possono essere soddisfatte a causa di politiche o limitazioni tecniche. Ma dire a un cliente che qualcosa non è "possibile" chiude la conversazione e segnala una scarsa disponibilità ad aiutare.

Un approccio più utile mostra comprensione e si concentra su ciò che si può fare.

Prova invece a dire: "Capisco perché lo desideri. Valutiamo insieme la migliore opzione disponibile".

2. "Non posso aiutarti in questo".

Questa frase blocca immediatamente lo slancio del cliente. Inoltre, suggerisce che il problema viene liquidato, anche se non è questa l'intenzione.

Se davvero non puoi risolvere il problema, puoi comunque guidare il cliente, condividere i passi successivi o reindirizzarlo con attenzione.

Prova invece a dire: "Lascia che ti indichi la persona o l'approccio migliore per risolvere la questione".

3. "La tua chiamata è importante per noi".

I clienti lo sentono spesso durante le lunghe attese e ha perso il suo significato. Se non è abbinato a un'assistenza reale, suona come automatico e scollegato dalla loro situazione.

Invece, riconosci il loro tempo e dai loro chiarezza.

Prova invece a dire: "Grazie per l'attesa, sono qui e pronto ad aiutarti".

4. "Non lo so".

La maggior parte dei clienti capisce che nessuno ha una risposta immediata. Ciò che li frustra è quando non c'è la volontà di trovare la risposta.

Anche se non sei sicuro, mostra iniziativa.

Prova invece a dire: "Ottima domanda: lascia che trovi subito queste informazioni per te".

5. "Ci scusiamo per gli eventuali disagi che questo può causare".

Anche se comune, questa frase generica può sembrare impersonale e può minimizzare l'esperienza del cliente. I clienti apprezzano le comunicazioni dirette e umane, non le risposte scritte a tavolino.

Prova invece a dire: "Mi dispiace che questo abbia disturbato la tua esperienza. Ecco cosa sto facendo per risolvere il problema".

6. "Dammi un secondo per controllare...".

Anche se spesso innocua, questa frase salta un passaggio importante: chiedere il permesso. I clienti apprezzano la trasparenza e devono sapere quando vengono messi in attesa.

Prova invece a dire: "Posso avere un momento per rivederlo? Torno subito".

7. "Purtroppo non posso farlo per te".

Questa frase rafforza le limitazioni invece delle soluzioni. Anche quando qualcosa non è davvero possibile, il cliente dovrebbe comunque sentirsi supportato.

Prova invece a dire: "Ecco cosa posso fare per aiutare in questa situazione".

8. "Mi dispiace che tu ti senta così".

Questa è una delle frasi più dannose nel servizio clienti. Pone l'accento sulle emozioni del cliente invece che sul problema e può risultare sprezzante.

Ancorare le tue scuse alla comprensione è molto più efficace.

Prova invece a dire: "Capisco perché questo è frustrante. Cerchiamo di risolverlo insieme".

9. "Posso aiutarti in qualche altro modo oggi?" (troppo presto)

Questa frase, se usata nel momento sbagliato, può far sentire i clienti in difficoltà. Prima di proporre la chiusura, assicurati che sia stato affrontato il problema principale.

Prova invece a dire: "Assicuriamoci di aver risolto completamente la questione. C'è ancora qualcosa di poco chiaro?".

10. "Mi dispiace. Non avevo riconosciuto la richiesta".

Quando i clienti si esprimono in modi poco familiari o poco chiari, rispondere con confusione può farli sentire colpevoli del malinteso.

Cerca invece di fare chiarezza con delicatezza.

Prova invece a dire: "Mi assicuri che ho capito bene. Potresti condividere un po' di più?".

11. "Grazie per il feedback". (usato da solo)

Anche se esprimere gratitudine è importante, questa frase può sembrare robotica se usata senza contesto. I clienti vogliono sentire che la loro intuizione ha portato a qualcosa di significativo.

Prova invece a dire: "Grazie per averlo condiviso, ci dà qualcosa di prezioso da migliorare".

12. "Non è il mio lavoro".

Poche frasi danneggiano più velocemente la fiducia. Segnalano una mancanza di responsabilità e fanno sentire il cliente spinto tra i vari team.

L'aspettativa è semplice: assumersi la responsabilità di guidare il cliente.

Prova invece a dire: "Posso aiutarti a risolvere questo problema. Lascia che ti metta in contatto con la persona giusta".

13. "Non dire a nessuno che ti ho detto questo".

Questo crea un rischio sia per l'agente che per il marchio. Inoltre, fa apparire l'organizzazione incoerente o poco professionale.

Mantieni sempre una comunicazione trasparente e in linea con le politiche aziendali.

Prova invece a dire: "Ecco cosa posso condividere per aiutarti ad andare avanti".

14. "Mi hai sentito male".

Questa frase dà la colpa al cliente e può far crescere rapidamente la frustrazione. Anche se c'è stato un malinteso, la responsabilità di chiarire è dell'agente.

Prova invece a dire: "Lascia che riformuli la frase per renderla più chiara".

Parole finali

L'assistenza ai clienti può risultare impegnativa, soprattutto quando ti trovi a gestire volumi elevati o richieste poco chiare. Ma le parole che scegli e il modo in cui le pronunci possono rendere ogni interazione più fluida, chiara e rassicurante. Le frasi giuste per il servizio clienti ti aiutano a comunicare con sicurezza, a mostrare empatia nei momenti di stress e a guidare le conversazioni verso un esito positivo.

Quando costruisci o perfezioni il tuo manuale di assistenza clienti, concentrati su chiarezza, calore e coerenza. Le frasi che riconoscono la situazione del cliente, offrono indicazioni o esprimono gratitudine possono cambiare istantaneamente il tono di un'interazione. E se abbinato agli strumenti giusti, il tuo team può fornire un'assistenza veloce, personale e affidabile.

Se vuoi rendere queste conversazioni ancora più semplici, Trengo riunisce tutti i messaggi dei tuoi clienti in un unico posto, in modo che il tuo team possa rispondere più velocemente, rimanere allineato e fornire il tipo di servizio che i clienti ricordano per le giuste ragioni.

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Domande frequenti (FAQ)

Perché le frasi del servizio clienti sono importanti nella comunicazione con i clienti?

Le frasi del servizio clienti influenzano le sensazioni dei clienti durante le conversazioni. Le frasi giuste creano fiducia, riducono la frustrazione e rendono i messaggi più chiari. Le frasi agiscono come piccoli indizi che segnalano empatia, responsabilità e professionalità. Strumenti come Trengo aiutano i team a essere coerenti offrendo modelli condivisi e suggerimenti dell'intelligenza artificiale.

Cosa rende una frase del servizio clienti "buona" o efficace?

Una buona frase è chiara, amichevole e incentrata sulla soluzione. Rassicura il cliente, evita di incolparlo e porta avanti la conversazione. Inoltre, le frasi efficaci utilizzano un linguaggio semplice e mostrano la volontà di aiutare. Con Trengo, i team possono creare librerie di frasi approvate in modo che ogni agente comunichi con sicurezza.

Le frasi del servizio clienti influiscono davvero sui punteggi di soddisfazione dei clienti?

Sì. Il CSAT spesso migliora quando gli agenti utilizzano un linguaggio empatico e chiaro. Le frasi che riconoscono la preoccupazione del cliente, chiariscono i passi successivi e mostrano responsabilità creano un'esperienza più positiva. Le analisi di Trengo possono aiutare i team a identificare quali stili di comunicazione portano a una maggiore soddisfazione.

Come posso personalizzare le frasi di un buon servizio clienti in modo che non sembrino robotiche?

Personalizza inserendo il nome del cliente, facendo riferimento al suo problema specifico e adattando il tono alla situazione. Mantieni la struttura delle frasi forti, ma lascia che gli agenti le adattino in modo naturale. Trengo supporta questo aspetto offrendo risposte rapide personalizzabili e suggerimenti generati dall'intelligenza artificiale che rimangono fedeli al marchio.

In che modo il tono di voce può cambiare l'impatto di una frase?

Il tono influisce sull'interpretazione del messaggio, anche se le parole sono le stesse. Un tono caldo e calmo può rassicurare il cliente, mentre un tono piatto o difensivo può creare tensione. L'uso di un linguaggio positivo e propositivo aiuta a mantenere la chiarezza e la fiducia. Trengo permette ai team di memorizzare linee guida sul tono di voce per mantenere la comunicazione coerente.

Quali sono gli esempi di frasi che suonano accidentalmente come passivo-aggressive?

Frasi come "Come ho già detto...", "Devi..." o "Questa è la nostra politica" possono suonare sprezzanti anche se sono concrete. Alternative come "Lascia che ti spieghi in un altro modo" o "Ecco cosa possiamo fare dopo" creano un tono più utile. I suggerimenti dell'intelligenza artificiale di Trengo aiutano gli agenti a evitare formulazioni che possono sembrare brusche o difensive.

I team del servizio clienti dovrebbero creare una frase condivisa o una guida al tono di voce?

Sì. Una guida condivisa aiuta ogni agente a comunicare con coerenza, chiarezza ed empatia. Inoltre, riduce i tempi di formazione e migliora la soddisfazione dei clienti. Trengo semplifica questo aspetto consentendo ai team di archiviare risposte condivise, linee guida di scrittura e modelli riutilizzabili.

In che modo gli strumenti di intelligenza artificiale possono aiutare gli agenti a scegliere frasi migliori in tempo reale?

L'intelligenza artificiale è in grado di analizzare i messaggi, capire le intenzioni dei clienti e suggerire istantaneamente la formulazione più utile. Aiuta gli agenti a essere coerenti, a mantenere un tono amichevole e a ridurre i tempi di risposta. Trengo utilizza l'intelligenza artificiale per suggerire frasi adatte alla situazione e in linea con la voce del tuo marchio.

In che modo Trengo aiuta gli agenti a scegliere frasi migliori per il servizio clienti con suggerimenti basati sull'intelligenza artificiale?

L'intelligenza artificiale di Trengo esamina il messaggio in arrivo, capisce l'intento del cliente e suggerisce risposte chiare ed empatiche. Gli agenti possono personalizzare questi suggerimenti prima dell'invio, assicurando che i messaggi rimangano utili e umani. In questo modo si migliora la qualità, si riducono gli errori e si mantiene un tono coerente in tutto il team.