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Prenditi un secondo per pensare a tutti i piccoli compiti che svolgi quotidianamente per mantenere organizzata la tua casella di posta. Trascinare le e-mail nelle cartelle giuste, inoltrare le e-mail ai colleghi giusti, impostare i risultati dei ticket e così via.
Ti stanchi solo a pensarci? Perché io lo faccio di sicuro.
Questi compiti ripetitivi non sembrano richiedere molto tempo separatamente. Ma si accumuleranno e perderai tempo che preferiresti dedicare a cose più importanti: il tuo vero lavoro.
Quindi, è arrivato il momento di cambiare le cose. Ti spiegherò come automatizzare le attività nella tua casella di posta elettronica sulla base delle cinque regole più utilizzate in Trengo.
Che cos'è una regola?
Le regole di Trengo ti permettono di automatizzare le attività nella casella di posta del tuo team. Ciò significa che le e-mail non dovranno più essere etichettate, assegnate o trascinate manualmente.
Le regole consistono in una condizione che attiva un'azione specifica .
Ti faccio un esempio pratico: quando premi il pulsante della tua macchina del caffè, questa si attiva e ti dà il caffè.
Le regole di Trengo avranno un aspetto simile a questo:
Queste regole sono automatizzate. Ciò significa che una volta create, verranno eseguite automaticamente.
In questo modo, le regole possono automatizzare le attività nella tua casella di posta elettronica nel modo che desideri.
Le cinque regole più utilizzate a Trengo
Ecco cinque delle regole più utilizzate a Trengo.
1. Aggiungere etichette alle conversazioni
Puoi impostare regole che aggiungono etichette specifiche alle conversazioni.
Puoi pensare a delle etichette che mostrino:
- Urgenza
- Scala aziendale
- Sede dell'attività
- Domanda di supporto
- Prodotto di interesse
- Persona o team designato
- Stato
Trengo è in grado di riconoscere, ad esempio, argomenti, indirizzi e-mail e nomi di contatti. In questo modo, la casella di posta elettronica applicherà l'etichetta giusta alla conversazione.
Come impostare questa regola in Trengo
Ecco un esempio di applicazione di un'etichetta a una richiesta di assistenza. Compila i seguenti campi e il gioco è fatto.
Nota: non dimenticare di creare prima le etichette.
2. Trasmettere le conversazioni ai colleghi e ai team
Invece di passare in rassegna tutte le e-mail per ottenere un contesto e poi assegnarle al collega giusto, puoi usare le regole per fare il lavoro al posto tuo.
Ad esempio, in Trengo utilizziamo account manager dedicati per alcuni profili. Scriviamo l'account manager chiave nel campo del profilo personalizzato e impostiamo la regola sottostante. Da questo momento in poi, tutte le conversazioni di questo profilo cliente verranno automaticamente assegnate a questo specifico account manager.
È anche possibile assegnare una conversazione direttamente a un team invece che a un collega.
Imposta questa regola in Trengo
Puoi compilare i seguenti campi se utilizzi un account manager dedicato per determinati profili di clienti.
3. Informare i clienti durante le ore di punta
Durante le ore di punta, il tuo team potrebbe non essere in grado di rispondere con la stessa velocità con cui risponde normalmente. Invece di lasciare il cliente in sospeso nella chat, puoi utilizzare delle regole per informarlo dell'aumento dei tempi di risposta.
Imposta questa regola in Trengo
Copia il seguente messaggio e poi imposta la regola in Trengo:
"Al momento la nostra chat è un po' più trafficata del solito. Per questo motivo non possiamo rispondere alle tue domande con la stessa velocità con cui lo facciamo di solito. Stiamo facendo del nostro meglio per risponderti il prima possibile. Se non vuoi aspettare, possiamo rispondere alla tua domanda anche via e-mail".
4. Misurare la soddisfazione dei clienti
Quale momento migliore per misurare la soddisfazione del cliente se non subito dopo la chiusura della conversazione?
In Trengo abbiamo creato una regola che prevede il follow-up delle conversazioni chiuse un'ora dopo il tempo trascorso.
Imposta questa regola in Trengo
A volte chiudiamo conversazioni che non sono necessariamente concluse. Ecco perché abbiamo creato l'etichetta "Trigger CSAT", che aggiungiamo solo quando una conversazione è davvero conclusa. Applichiamo questa etichetta alle conversazioni che sappiamo essere completamente concluse e ne abbiamo fatto una condizione per questa regola.
5. Seguire le conversazioni in live chat
In Trengo utilizziamo delle regole per seguire i clienti dopo una conversazione in live chat.
Ecco come funziona:
Quando un (potenziale) cliente inizia una conversazione tramite live chat, il nostro flowbot chiede alcune informazioni sul cliente. Ad esempio: si tratta di vendite o di assistenza e quanto è grande il loro team? Dopo aver ricevuto queste informazioni, il flowbot assegna la conversazione al team giusto. Segue una risposta automatica che comunica al cliente quando il team lo contatterà.
Imposta questa regola in Trengo
Ecco come abbiamo impostato questa regola in Trengo:
Inizia ad automatizzare le attività nella tua casella di posta
Spero che queste 5 regole più utilizzate ti abbiano ispirato ad automatizzare il tuo flusso di lavoro. Buona fortuna!
