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WhatsApp si è evoluta da semplice app di messaggistica a canale vitale per la comunicazione aziendale. I clienti si aspettano risposte immediate e le aziende che riescono a soddisfare questa aspettativa spesso registrano un netto aumento della soddisfazione dei clienti e un rafforzamento delle metriche del servizio clienti.
È qui che entrano in gioco le risposte automatiche di WhatsApp Business. Ti aiutano a rimanere in contatto con i tuoi clienti 24 ore su 24, anche quando il tuo team è fuori casa. Impostare una risposta automatica non significa solo automatizzare i messaggi: significa creare fiducia, migliorare i tempi di risposta e far sentire ogni cliente apprezzato.
In questa guida ti spiegheremo tutto quello che devi sapere per impostare le risposte automatiche su WhatsApp Business. Imparerai a creare delle risposte puntuali e ponderate che migliorino le conversazioni e lascino un'impressione duratura ai tuoi clienti.
Capire la risposta automatica di WhatsApp
Immagina questo: i tuoi clienti ti contattano dopo l'orario di lavoro o il tuo team è impegnato a gestire più chat contemporaneamente. Invece di lasciare i clienti in attesa, la risposta automatica di WhatsApp interviene per far proseguire la conversazione.
In poche parole, la risposta automatica di WhatsApp è il tuo assistente virtuale per le conversazioni con i clienti. Invia automaticamente un messaggio preimpostato quando non puoi rispondere subito. Consideralo come un messaggio fuori ufficio, ma per la tua casella di posta WhatsApp.
Perché è importante per la tua azienda
Per le aziende che utilizzano WhatsApp Business, le risposte automatiche non fanno solo risparmiare tempo. Aiutano a mantenere il coinvolgimento, a rassicurare i clienti che il loro messaggio è stato ricevuto e a migliorare il tasso di risposta complessivo. Puoi anche personalizzare i messaggi per adattarli al tono del tuo marchio o impostarli in modo che si attivino solo in determinati orari.
Utilizzando questa funzione in modo efficace, ti assicurerai che nessun cliente si senta ignorato, rafforzando la fiducia e mantenendo una comunicazione continua anche quando il tuo team non è online.
Scegliere come inviare risposte automatiche su WhatsApp
Esistono due modi principali per inviare risposte automatiche su WhatsApp:
- Attraverso l'applicazione WhatsApp Business
- Utilizza l'API di WhatsApp Business tramite una piattaforma partner ufficiale come Trengo.
Entrambe le opzioni ti aiutano a rispondere automaticamente ai tuoi clienti, ma si differenziano per flessibilità, scalabilità e controllo. Vediamo come funzionano e qual è la soluzione giusta per la tua azienda.
L'app WhatsApp Business: semplice ed efficace per i piccoli team
Se gestisci una piccola azienda e hai bisogno di una soluzione semplice, l'app WhatsApp Business è un ottimo punto di partenza. Puoi impostare facilmente messaggi di allontanamento, messaggi di saluto o risposte rapide per le domande frequenti, il tutto con pochi tap.
I vantaggi dell'applicazione WhatsApp Business:
- Facile e veloce da configurare, non sono necessarie competenze tecniche.
- Ideale per gestire le comunicazioni di base con i clienti dopo l'orario di lavoro
- Perfetto per i piccoli team che gestiscono volumi moderati di messaggi
Limitazioni:
- Le risposte automatiche sono limitate a orari e tipi di messaggi specifici.
- Non è possibile personalizzare le risposte in base al comportamento o alle preferenze del cliente
- Richiede una connessione internet stabile per inviare le risposte
- Manca l'integrazione del CRM e le opzioni di archiviazione dei dati dei clienti
Se il tuo obiettivo è rimanere reattivo con una configurazione minima, questa versione funziona bene. Ma se la tua attività cresce e le interazioni con i clienti diventano più complesse, l'API offre una maggiore flessibilità.
API di WhatsApp Business: automazione con scalabilità e controllo
L'API di WhatsApp Business collega il tuo account WhatsApp con una piattaforma avanzata come Trengo, aiutandoti ad automatizzare su scala, a personalizzare le interazioni e a monitorare le prestazioni attraverso le metriche del servizio clienti.
Cosa puoi fare con l'API:
- Attivare risposte automatiche basate su azioni o parole chiave specifiche del cliente
- Invia messaggi personalizzati come conferme d'ordine, aggiornamenti sulle consegne o promemoria di eventi.
- Coinvolgi nuovamente i clienti con follow-up come avvisi di ribasso dei prezzi, premi fedeltà o promemoria per gli appuntamenti.
- Integrare WhatsApp con il CRM, l'helpdesk o altri strumenti aziendali per ottenere flussi di lavoro senza soluzione di continuità
Perché è ideale per le aziende in crescita:
- Offre un controllo completo sull'automazione e sulla personalizzazione
- Aiuta a mantenere una comunicazione coerente con i clienti attraverso i vari canali
- Fornisce una migliore visione delle prestazioni di coinvolgimento e di risposta
- Consente di migliorare le metriche del servizio clienti in base ai dati.
Con l'API, WhatsApp diventa parte integrante della tua strategia di comunicazione, aiutandoti a gestire i messaggi in modo più efficiente, a fornire aggiornamenti tempestivi e a creare connessioni più significative con i clienti.
Come impostare le risposte automatiche nell'app WhatsApp Business
Se utilizzi l'app WhatsApp Business, impostare una risposta automatica è semplice e richiede solo pochi minuti. Si tratta di un'ottima opzione per i piccoli team che vogliono assicurarsi che i clienti ricevano risposte tempestive, anche al di fuori degli orari di lavoro.
Ecco come creare una risposta automatica utilizzando la funzione dei messaggi lontani.
Guida passo passo per attivare le risposte automatiche di WhatsApp
1. Apri le impostazioni di WhatsApp Business
Su Android, tocca i tre punti nell'angolo in alto a destra dello schermo e scegli Impostazioni. Su iPhone, vai direttamente alla scheda Impostazioni nella parte inferiore dello schermo.
2. Vai a "Strumenti aziendali "
Nel menu, seleziona Strumenti aziendali per accedere alle opzioni di automazione.
3. Seleziona "Messaggio lontano "
Tocca Messaggio lontano nella sezione Strumenti di messaggistica. Qui puoi creare e gestire le tue risposte automatiche.
4. Attiva la funzione "Invia un messaggio "
Attiva la levetta per attivare le risposte automatiche.
5. Scrivi il tuo messaggio
Crea un messaggio breve e amichevole che faccia capire ai clienti che sei lontano ma che risponderai presto. Ad esempio:
"Grazie per averci contattato! Il nostro team è attualmente offline ma ti risponderà durante l'orario di lavoro".
6. Pianifica l'invio del messaggio
Scegli quando la tua risposta automatica sarà attiva:
- Sempre attivo: Ideale se non sei disponibile per un periodo prolungato, ad esempio durante le vacanze.
- Orario personalizzato: Perfetto per le pause pianificate, le riunioni o gli orari offline specifici.
- Fuori dagli orari di lavoro: Si attiva automaticamente quando la tua attività è chiusa, in base agli orari impostati.
7. Scegli i destinatari
Decidi chi riceverà la risposta automatica. Puoi selezionare tutti, contatti specifici o contatti non presenti nella tua rubrica.
8. Salva le modifiche
Quando tutto è a posto, tocca Salva. Il tuo messaggio di allontanamento inizierà a essere inviato automaticamente quando le condizioni saranno soddisfatte.
Consiglio professionale
Mantieni il messaggio breve, educato e rassicurante. Una semplice conferma che il messaggio è stato ricevuto può far sentire i clienti riconosciuti e migliorare le metriche complessive del tuo servizio clienti.
Come impostare le risposte automatiche con l'API di WhatsApp Business
Se la tua azienda gestisce un gran numero di conversazioni, l'API WhatsApp Business è il modo migliore per gestirle in modo efficiente. Ti permette di inviare risposte automatiche per quasi tutte le situazioni, dal saluto ai nuovi clienti alla condivisione di conferme d'ordine o promemoria di eventi.
Prima di iniziare, assicurati che i tuoi clienti abbiano scelto di ricevere le comunicazioni di WhatsApp. Una volta fatto questo, puoi creare e automatizzare i messaggi direttamente attraverso una piattaforma affidabile come Trengo, che si connette perfettamente con le API di WhatsApp Business.
Guida passo dopo passo alla creazione di risposte automatiche basate su API
1. Collega il tuo account WhatsApp Business a Trengo
Inizia a collegare il tuo account WhatsApp Business verificato con la piattaforma omnichannel di Trengo. Questo collegamento ti permette di inviare, ricevere e automatizzare i messaggi WhatsApp in modo sicuro utilizzando le API.
2. Crea il tuo modello di risposta automatica
Progetta i tuoi messaggi automatici all'interno di Trengo. Puoi includere:
- Testo, emoji, o file multimediali come immagini, video o GIF.
- Segnaposto dinamici come il nome del cliente o il numero dell'ordine
- Pulsanti di risposta rapida per un impegno più veloce (ad esempio: "Segui il mio ordine" o "Parla con l'assistenza")
- Pulsanti call-to-action che conducono al tuo sito web, al modulo di contatto o ai canali social.
Mantieni il messaggio chiaro, amichevole e coerente con il tono del tuo marchio. Ad esempio:
“Hi {{name}}, thanks for reaching out! We’ve received your message and will get back to you shortly. You can also track your order here: [link].”
Consiglio: includi sempre un'opzione per smettere di ricevere aggiornamenti se il tuo messaggio fa parte di una campagna. Questo aiuta a mantenere la fiducia dei clienti e garantisce il rispetto delle politiche di messaggistica di WhatsApp.
3. Aggiungi il tuo messaggio a un flusso di lavoro di automazione
È qui che gli strumenti di automazione di Trengo brillano davvero. Puoi attivare la tua risposta automatica in base a diverse azioni del cliente, come ad esempio:
- Quando un cliente invia il suo primo messaggio
- Dopo la conferma dell'acquisto o del pagamento
- Quando qualcuno abbandona il carrello sul tuo sito web
- Per i compleanni, gli anniversari o i promemoria per il rinnovo del contratto
Puoi anche combinare i messaggi di WhatsApp con altri canali di comunicazione, come le e-mail o le chat, all'interno di un unico flusso di lavoro.
Perché utilizzare Trengo per l'automazione basata su API
Con Trengo puoi andare oltre le semplici risposte. La piattaforma ti permette di:
- Monitora le metriche del servizio clienti per capire quali sono i messaggi più efficaci.
- Personalizza i flussi di automazione in base al percorso del cliente
- Tieni tutto il tuo team allineato in un'unica casella di posta condivisa
Impostando le risposte automatiche tramite l'API di WhatsApp Business e Trengo, potrai offrire ai tuoi clienti una comunicazione più veloce e personale, senza appesantire il tuo team.
Utilizzare i chatbot di WhatsApp per risposte automatiche più intelligenti
Quando il tuo team è alle prese con diverse conversazioni, un chatbot WhatsApp può aiutarti a tenere impegnati i clienti senza perdere un colpo. Automatizza le risposte, risponde alle domande più frequenti e garantisce che i clienti ricevano un'assistenza immediata, indipendentemente dall'ora del giorno.
Perché usare un chatbot di WhatsApp per le risposte automatiche
1. Fornisci assistenza 24 ore su 24
I tuoi clienti non smettono di inviare messaggi quando finisce il tuo orario di lavoro. Un chatbot garantisce una risposta rapida anche quando il tuo team è offline. In questo modo si crea un'esperienza coerente e si crea fiducia nel tempo.
2. Ridurre i tempi di risposta
I chatbot rispondono istantaneamente alle domande più comuni, come aggiornamenti sulla consegna, dettagli sui prodotti o conferme di prenotazione, facendo risparmiare tempo prezioso al tuo team e migliorando la soddisfazione dei clienti.
3. Riduzione dei costi operativi
Gestendo automaticamente le attività ripetitive, i chatbot riducono il carico di lavoro del tuo team di assistenza. Questo ti aiuta a risparmiare sui costi, permettendo agli agenti di concentrarsi su conversazioni complesse o di alto valore.
4. Aumenta la lead generation e il nurturing
Un chatbot WhatsApp non si limita a rispondere alle domande, ma guida i clienti lungo il loro percorso. Che si tratti di condividere i dettagli dei prezzi, raccogliere informazioni di contatto o suggerire i passi successivi, i chatbot aiutano a trasformare l'interesse in azione.
5. Supporta più lingue
Servire un pubblico globale? Nessun problema. I chatbot di WhatsApp possono rispondere in più lingue, aiutando la tua azienda a rimanere accessibile e inclusiva in tutti i mercati.
Come Trengo lo rende ancora migliore
Il costruttore di flowbot no-code di Trengo ti permette di progettare potenti chatbot WhatsApp che funzionano esattamente come la tua azienda. Puoi creare risposte automatiche, personalizzare le interazioni utilizzando i dati dei clienti e persino collegare il tuo chatbot con il tuo CRM o helpdesk.
Questo significa che puoi misurare le principali metriche del servizio clienti, monitorare le prestazioni e continuare a migliorare la tua automazione nel tempo, il tutto da un'unica piattaforma.
Parole finali
Le risposte automatiche su WhatsApp Business sono molto più di semplici messaggi automatizzati: sono un modo semplice per mantenere i clienti impegnati, informati e apprezzati. Che tu scelga di impostarle tramite l'app WhatsApp Business, le API o un chatbot, l'automazione ti aiuta a fornire risposte più rapide e a mantenere una comunicazione coerente in ogni punto di contatto.
Con Trengo puoi fare un ulteriore passo avanti. La nostra piattaforma consente di automatizzare facilmente i messaggi WhatsApp, creare chatbot e monitorare le metriche del servizio clienti, il tutto da un'unica casella di posta condivisa. Questo significa meno lavoro manuale per il tuo team e interazioni più significative per i tuoi clienti.
Sei pronto a vederlo in azione? Prenota una demo gratuita e scopri come Trengo può aiutarti a impostare risposte automatiche più intelligenti che rendono felici i tuoi clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Domande frequenti (FAQ)
Cos'è la risposta automatica di WhatsApp Business e come funziona?
La risposta automatica di WhatsApp Business è una funzione che invia risposte automatiche quando non puoi rispondere in tempo reale. Puoi impostare l'invio di messaggi di saluto ai nuovi clienti o di messaggi di assenza durante l'orario di lavoro. Nell'app WhatsApp Business questa funzione viene gestita nelle impostazioni. Con Trengo puoi fare di più: personalizzare i messaggi automatici, collegarli a più canali e garantire che i clienti ricevano risposte tempestive anche se sei offline.
Posso creare sia messaggi di auguri che messaggi di allontanamento in WhatsApp Business?
Sì. L'applicazione WhatsApp Business ti permette di configurare:
- Messaggi di saluto - Vengono inviati quando un cliente ti invia un messaggio per la prima volta o dopo 14 giorni di inattività.
- Messaggi in trasferta: vengono inviati automaticamente quando non sei disponibile.
Con Trengo puoi anche aggiungere variazioni basate sull'intelligenza artificiale, utilizzare la personalizzazione e attivare questi messaggi in base a condizioni più avanzate.
Come posso programmare l'invio di risposte automatiche solo al di fuori dell'orario di lavoro?
Nell'app WhatsApp Business puoi programmare l'invio di messaggi a distanza:
- Sempre
- Programma personalizzato
- Al di fuori dell'orario di lavoro (in base agli orari che hai impostato nell'app)
- Con Trengo puoi creare programmi e regole avanzate, come ad esempio inviare risposte automatiche diverse a seconda del fuso orario del cliente o della natura della sua richiesta.
La risposta automatica di WhatsApp può inviare messaggi diversi ai nuovi clienti e a quelli esistenti?
Nell'app nativa, la funzionalità è limitata. Puoi impostare un unico messaggio di benvenuto, ma non può variare tra clienti nuovi ed esistenti. Trengo, invece, consente la segmentazione: i clienti che si avvicinano per la prima volta possono ricevere un'offerta di benvenuto, mentre i clienti che ritornano ricevono un follow-up personalizzato o messaggi di fidelizzazione.
Posso personalizzare la risposta automatica di WhatsApp con il nome del cliente?
Sì. Grazie alle API di WhatsApp Business e a strumenti come Trengo, puoi inserire dinamicamente il nome del cliente o altri dettagli nella risposta automatica. In questo modo l'interazione risulta più personale e coinvolgente rispetto a un generico messaggio automatico.
Come posso inviare risposte automatiche diverse a seconda delle richieste dei clienti?
L'app WhatsApp Business non supporta questo livello di automazione. Tuttavia, con l'API di WhatsApp Business tramite Trengo, puoi utilizzare il rilevamento delle parole chiave o l'intelligenza artificiale per comprendere la richiesta e inviare una risposta automatica pertinente, come ad esempio aggiornamenti sulle spedizioni, informazioni sui prezzi o consigli sui prodotti.
Qual è la differenza tra le risposte automatiche nell'app WhatsApp Business e le API di WhatsApp Business?
- App WhatsApp Business - Ideale per le piccole imprese, automazione limitata, messaggi di saluto e di allontanamento di base.
- API di WhatsApp Business - Progettata per le operazioni su larga scala, consente l'automazione avanzata, la personalizzazione e l'integrazione con piattaforme come Trengo per una comunicazione centralizzata.
Posso utilizzare strumenti di terze parti per creare risposte automatiche di WhatsApp più avanzate?
Sì. Collegando l'API di WhatsApp Business a piattaforme come Trengo, puoi progettare flussi di conversazione avanzati, personalizzare le risposte e integrarsi con CRM, help desk e altri sistemi aziendali. In questo modo puoi creare risposte automatiche in più fasi, basate sull'intelligenza artificiale, che vanno oltre le impostazioni di base dell'app WhatsApp Business.
