.png)
WhatsApp si è evoluta da una semplice app di messaggistica a un canale fondamentale per la comunicazione aziendale. I clienti si aspettano risposte immediate e le aziende che soddisfano questa aspettativa spesso registrano un netto aumento della soddisfazione dei clienti e un miglioramento dei parametri relativi al servizio clienti.
È qui che entrano in gioco le risposte automatiche di WhatsApp Business. Ti aiutano a rimanere in contatto con i tuoi clienti 24 ore su 24, anche quando il tuo team è assente. Impostare una risposta automatica non significa solo automatizzare i messaggi, ma anche creare fiducia, migliorare i tempi di risposta e far sentire ogni cliente apprezzato.
In questa guida ti spiegheremo tutto quello che c'è da sapere sulla configurazione delle risposte automatiche su WhatsApp Business. Imparerai a creare risposte ponderate e tempestive che migliorano le conversazioni e lasciano un'impressione duratura sui tuoi clienti.
Capire la risposta automatica di WhatsApp
Immagina questa situazione: i tuoi clienti ti contattano fuori orario o il tuo team è impegnato a gestire più chat contemporaneamente. Invece di lasciare i clienti in attesa, la risposta automatica di WhatsApp interviene per mantenere viva la conversazione.
In poche parole, la risposta automatica di WhatsApp è il tuo assistente virtuale per le conversazioni con i clienti. Invia automaticamente un messaggio predefinito quando non sei in grado di rispondere immediatamente. Consideralo come un messaggio di fuori sede, ma per la tua casella di posta WhatsApp.
Perché è importante per la tua attività
Per le aziende che utilizzano WhatsApp Business, le risposte automatiche non servono solo a risparmiare tempo. Aiutano a mantenere vivo l'interesse, rassicurano i clienti sul fatto che il loro messaggio è stato ricevuto e migliorano il tasso di risposta complessivo. È anche possibile personalizzare i messaggi in modo che rispecchino il tono del proprio marchio o impostarli in modo che vengano attivati solo in determinate fasce orarie.
Utilizzando questa funzione in modo efficace, ti assicuri che nessun cliente si senta ignorato, rafforzando la fiducia e mantenendo una comunicazione fluida anche quando il tuo team non è online.
Scegliere come inviare risposte automatiche su WhatsApp
Esistono due modi principali per inviare risposte automatiche su WhatsApp:
- Tramite l'app WhatsApp Business
- Utilizzo dell'API WhatsApp Business tramite una piattaforma partner ufficiale come Trengo
Entrambe le opzioni consentono di rispondere automaticamente ai clienti, ma differiscono in termini di flessibilità, scalabilità e controllo. Esaminiamo come funzionano e quale è più adatta alla vostra attività.
App WhatsApp Business: semplice ed efficace per piccoli team
Se gestisci una piccola impresa e hai bisogno di una soluzione semplice, l'app WhatsApp Business è un ottimo punto di partenza. Puoi impostare facilmente messaggi di assenza, messaggi di benvenuto o risposte rapide alle domande frequenti, il tutto con pochi tocchi.
Vantaggi dell'app WhatsApp Business:
- Facile e veloce da configurare, non sono necessarie competenze tecniche
- Ideale per gestire le comunicazioni di base con i clienti fuori dall'orario di lavoro
- Perfetto per piccoli team che gestiscono volumi di messaggi moderati
Limitazioni:
- Le risposte automatiche sono limitate a orari e tipi di messaggi specifici.
- Non è possibile personalizzare le risposte in base al comportamento o alle preferenze dei clienti.
- Richiede una connessione Internet stabile per inviare le risposte
- Mancanza di integrazione CRM e opzioni di archiviazione dei dati dei clienti
Se il tuo obiettivo è quello di rimanere reattivo con una configurazione minima, questa versione funziona bene. Tuttavia, man mano che la tua attività cresce e le interazioni con i clienti diventano più complesse, l'API offre una flessibilità molto maggiore.
WhatsApp Business API: automazione con scalabilità e controllo
L'API WhatsApp Business collega il tuo account WhatsApp a una piattaforma avanzata come Trengo, aiutandoti ad automatizzare su larga scala, personalizzare le interazioni e monitorare le prestazioni attraverso metriche di assistenza clienti.
Cosa puoi fare con l'API:
- Attiva risposte automatiche in base ad azioni specifiche dei clienti o parole chiave
- Invia messaggi personalizzati come conferme d'ordine, aggiornamenti sulla consegna o promemoria di eventi
- Riconquista i clienti con follow-up quali avvisi di ribasso dei prezzi, premi fedeltà o promemoria degli appuntamenti.
- Integra WhatsApp con il tuo CRM, helpdesk o altri strumenti aziendali per flussi di lavoro senza interruzioni
Perché è ideale per le aziende in crescita:
- Offre il pieno controllo sull'automazione e la personalizzazione
- Aiuta a mantenere una comunicazione coerente con i clienti su tutti i canali
- Fornisce una visione più approfondita delle prestazioni in termini di coinvolgimento e risposta
- Consente miglioramenti basati sui dati nelle metriche del servizio clienti
Grazie all'API, WhatsApp diventa parte integrante della tua strategia di comunicazione più ampia, aiutandoti a gestire i messaggi in modo più efficiente, fornire aggiornamenti tempestivi e creare relazioni più significative con i clienti.
Come impostare le risposte automatiche nell'app WhatsApp Business
Se utilizzi l'app WhatsApp Business, impostare una risposta automatica è semplice e richiede solo pochi minuti. Si tratta di un'ottima opzione per i piccoli team che desiderano garantire ai clienti risposte tempestive, anche al di fuori dell'orario di lavoro.
Ecco come creare una risposta automatica utilizzando la funzione " Messaggio di assenza ".
Guida passo passo per abilitare le risposte automatiche su WhatsApp
1. Apri le impostazioni di WhatsApp Business
. Su Android, tocca i tre puntini nell'angolo in alto a destra dello schermo e seleziona Impostazioni. Su iPhone, vai direttamente alla scheda Impostazioni nella parte inferiore dello schermo.
2. Vai su "Strumenti aziendali"
Nel menu, seleziona Strumenti aziendali per accedere alle opzioni di automazione.
3. Seleziona "Messaggio di assenza"
Tocca Messaggio di assenza nella sezione Strumenti di messaggistica. Qui puoi creare e gestire le tue risposte automatiche.
4. Attiva "Invia messaggio di assenza"
Attiva il pulsante di attivazione per attivare le risposte automatiche.
5. Scrivi il tuo messaggio
Crea un messaggio breve e cordiale che informi i clienti che sei assente ma che risponderai al più presto. Ad esempio:
"Grazie per averci contattato! Il nostro team è attualmente offline, ma ti ricontatterà durante l'orario di lavoro."
6. Pianifica quando inviare il tuo messaggio
Scegli quando attivare la risposta automatica:
- Sempre attivo: ideale se sei irreperibile per un periodo prolungato, ad esempio durante le vacanze.
- Programma personalizzato: perfetto per pause pianificate, riunioni o ore specifiche di offline.
- Al di fuori dell'orario di lavoro: si attiva automaticamente quando la tua attività è chiusa, in base all'orario che hai impostato.
7. Scegli i destinatari
Decidi chi riceverà la risposta automatica. Puoi selezionare tutti, contatti specifici o contatti non presenti nella tua rubrica.
8. Salva le modifiche
Una volta che tutto sembra corretto, tocca Salva. Il tuo messaggio di assenza inizierà a essere inviato automaticamente quando saranno soddisfatte le condizioni.
Consiglio da esperto
Il tuo messaggio deve essere breve, cortese e rassicurante. Una semplice conferma della ricezione del messaggio può far sentire i clienti apprezzati e migliorare i tuoi parametri generali relativi al servizio clienti.
Come impostare le risposte automatiche con l'API di WhatsApp Business
Se la tua azienda gestisce un numero elevato di conversazioni, l'API di WhatsApp Business è il modo migliore per gestirle in modo efficiente. Ti consente di inviare risposte automatiche per quasi tutte le situazioni, dal saluto ai nuovi clienti alla condivisione delle conferme d'ordine o dei promemoria degli eventi.
Prima di iniziare, assicurati che i tuoi clienti abbiano acconsentito a ricevere comunicazioni tramite WhatsApp. Una volta fatto ciò, puoi creare e automatizzare i messaggi direttamente attraverso una piattaforma affidabile come Trengo, che si collega perfettamente all'API di WhatsApp Business.
Guida dettagliata alla creazione di risposte automatiche basate su API
1. Collega il tuo account WhatsApp Business a Trengo
Inizia collegando il tuo account WhatsApp Business verificato alla piattaforma omnicanale di Trengo. Questa connessione ti consente di inviare, ricevere e automatizzare i messaggi WhatsApp in modo sicuro utilizzando l'API.
2. Crea il tuo modello di risposta automatica
Progetta i tuoi messaggi automatici all'interno di Trengo. Puoi includere:
- Testo, emoji o file multimediali come immagini, video o GIF
- Segnaposto dinamici come il nome del cliente o il numero dell'ordine
- Pulsanti di risposta rapida per un coinvolgimento più veloce (ad esempio: "Traccia il mio ordine" o "Parla con l'assistenza")
- Pulsanti di invito all'azione che rimandano al tuo sito web, al modulo di contatto o ai canali social
Mantieni il tuo messaggio chiaro, cordiale e coerente con il tono del tuo marchio. Ad esempio:
“Hi {{name}}, thanks for reaching out! We’ve received your message and will get back to you shortly. You can also track your order here: [link].”
Suggerimento: includi sempre un'opzione per interrompere la ricezione degli aggiornamenti se il tuo messaggio fa parte di una campagna. Ciò contribuisce a mantenere la fiducia dei clienti e garantisce la conformità con le politiche di messaggistica di WhatsApp.
3. Aggiungi il tuo messaggio a un flusso di lavoro automatizzato
È qui che gli strumenti di automazione di Trengo danno il meglio di sé. Puoi attivare la tua risposta automatica in base a diverse azioni dei clienti, come ad esempio:
- Quando un cliente invia il suo primo messaggio
- Dopo un acquisto o una conferma di pagamento
- Quando qualcuno abbandona un carrello sul tuo sito web
- In occasione di compleanni, anniversari o promemoria di rinnovo
È anche possibile combinare i messaggi WhatsApp con altri canali di comunicazione, come e-mail o chat, all'interno di un unico flusso di lavoro.
Perché utilizzare Trengo per l'automazione basata su API
Con Trengo puoi andare oltre le semplici risposte. La piattaforma ti consente di:
- Monitorare le metriche del servizio clienti per vedere quali messaggi funzionano meglio
- Personalizza i flussi di automazione in base al percorso del cliente
- Mantieni tutto il tuo team allineato in un'unica casella di posta condivisa
Impostando le risposte automatiche tramite l'API di WhatsApp Business e Trengo, offri ai tuoi clienti una comunicazione più rapida e personalizzata, senza aggiungere pressione al tuo team.
Utilizzo dei chatbot di WhatsApp per risposte automatiche più intelligenti
Quando il tuo team deve gestire più conversazioni contemporaneamente, un chatbot WhatsApp può aiutarti a mantenere coinvolti tutti i clienti senza perdere un colpo. Automatizza le risposte, risponde alle domande più frequenti e garantisce ai clienti un'assistenza immediata, a qualsiasi ora del giorno.
Perché utilizzare un chatbot WhatsApp per le risposte automatiche
1. Fornisci assistenza 24 ore su 24
I tuoi clienti non smettono di inviare messaggi quando finisce l'orario di lavoro. Un chatbot garantisce loro una risposta rapida anche quando il tuo team è offline. Questo crea un'esperienza coerente e rafforza la fiducia nel tempo.
2. Ridurre i tempi di risposta
I chatbot rispondono immediatamente alle domande più comuni, come aggiornamenti sulle consegne, dettagli sui prodotti o conferme delle prenotazioni, consentendo al tuo team di risparmiare tempo prezioso e migliorando al contempo la soddisfazione dei clienti.
3. Riduzione dei costi operativi
Gestendo automaticamente le attività ripetitive, i chatbot riducono il carico di lavoro del team di assistenza. Ciò consente di risparmiare sui costi e permette agli agenti di concentrarsi su conversazioni complesse o di alto valore.
4. Incrementa la generazione e la fidelizzazione dei lead
Un chatbot WhatsApp non si limita a rispondere alle domande, ma guida anche i clienti nel loro percorso. Che si tratti di condividere dettagli sui prezzi, raccogliere informazioni di contatto o suggerire i passi successivi, i chatbot aiutano a trasformare l'interesse in azione.
5. Supporto multilingue
Ti rivolgi a un pubblico globale? Nessun problema. I chatbot di WhatsApp possono rispondere in più lingue, aiutando la tua azienda a rimanere accessibile e inclusiva in tutti i mercati.
Come Trengo rende tutto ancora migliore
Il generatore di chatbot senza codice di Trengo ti consente di progettare potenti chatbot WhatsApp che funzionano esattamente come la tua azienda. Puoi creare risposte automatiche, personalizzare le interazioni utilizzando i dati dei clienti e persino collegare il tuo chatbot al tuo CRM o helpdesk.
Ciò significa che puoi misurare le metriche chiave del servizio clienti, monitorare le prestazioni e continuare a migliorare la tua automazione nel tempo, il tutto da un'unica piattaforma unificata.
Conclusioni finali
Le risposte automatiche su WhatsApp Business sono molto più che semplici messaggi automatici: sono un modo semplice per mantenere i clienti coinvolti, informati e apprezzati. Che tu scelga di configurarle tramite l'app WhatsApp Business, l'API o un chatbot, l'automazione ti aiuta a fornire risposte più rapide e a mantenere una comunicazione coerente in ogni punto di contatto.
Con Trengo puoi fare un ulteriore passo avanti. La nostra piattaforma semplifica l'automazione dei messaggi WhatsApp, la creazione di chatbot e il monitoraggio delle metriche del servizio clienti, il tutto da un'unica casella di posta condivisa. Ciò significa meno lavoro manuale per il tuo team e interazioni più significative per i tuoi clienti.
Sei pronto a vederlo in azione? 👉 Prenota una demo gratuita e scopri come Trengo può aiutarti a impostare risposte automatiche più intelligenti che mantengono i tuoi clienti soddisfatti 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Domande frequenti (FAQ)
Cos'è la risposta automatica di WhatsApp Business e come funziona?
La risposta automatica di WhatsApp Business è una funzione che invia risposte automatiche quando non è possibile rispondere in tempo reale. È possibile impostarla per inviare messaggi di benvenuto ai nuovi clienti o messaggi di assenza durante le ore di chiusura. Nell'app WhatsApp Business, questa funzione è gestita dalle impostazioni. Con Trengo, è possibile andare oltre, personalizzando i messaggi automatici, collegandoli a più canali e garantendo ai clienti risposte tempestive anche quando si è offline.
Posso creare sia messaggi di benvenuto che messaggi di assenza in WhatsApp Business?
Sì. L'app WhatsApp Business ti consente di impostare:
- Messaggi di benvenuto: inviati quando un cliente ti invia un messaggio per la prima volta o dopo 14 giorni di inattività.
- Messaggi di assenza – Inviati automaticamente quando non sei disponibile.
Con Trengo, puoi anche aggiungere varianti basate sull'intelligenza artificiale, utilizzare la personalizzazione e attivare questi messaggi in base a condizioni più avanzate.
Come posso programmare le risposte automatiche in modo che vengano inviate solo al di fuori dell'orario di lavoro?
Nell'app WhatsApp Business, puoi programmare l'invio di messaggi di assenza:
- Sempre
- Programma personalizzato
- Al di fuori dell'orario di lavoro (in base agli orari impostati nell'app)
- Con Trengo puoi creare pianificazioni e regole avanzate, come l'invio di risposte automatiche diverse a seconda del fuso orario del cliente o della natura della sua richiesta.
La risposta automatica di WhatsApp può inviare messaggi diversi ai clienti nuovi ed esistenti?
Nell'app nativa, la funzionalità è limitata. È possibile impostare un unico messaggio di benvenuto, ma non è possibile differenziarlo tra clienti nuovi ed esistenti. Trengo, invece, consente la segmentazione: i nuovi clienti possono ricevere un'offerta di benvenuto, mentre quelli abituali ricevono follow-up personalizzati o messaggi di fidelizzazione.
Posso personalizzare la mia risposta automatica su WhatsApp con il nome del cliente?
Sì. Con l'API di WhatsApp Business e strumenti come Trengo, puoi inserire in modo dinamico il nome di un cliente o altri dettagli nella risposta automatica. Questo rende l'interazione più personale e coinvolgente, piuttosto che un generico messaggio automatico.
Come posso inviare risposte automatiche diverse per le diverse richieste dei clienti?
L'app WhatsApp Business di per sé non supporta questo livello di automazione. Tuttavia, con l'API WhatsApp Business tramite Trengo, è possibile utilizzare il rilevamento delle parole chiave o l'intelligenza artificiale per comprendere la richiesta e inviare una risposta automatica pertinente, come aggiornamenti sulla spedizione, informazioni sui prezzi o consigli sui prodotti.
Qual è la differenza tra le risposte automatiche nell'app WhatsApp Business e nell'API WhatsApp Business?
- App WhatsApp Business – Ideale per piccole imprese, automazione limitata, messaggi di benvenuto/assenza di base.
- WhatsApp Business API – Progettata per operazioni su larga scala, consente automazione avanzata, personalizzazione e integrazione con piattaforme come Trengo per una comunicazione centralizzata.
Posso utilizzare strumenti di terze parti per creare risposte automatiche più avanzate su WhatsApp?
Sì. Collegando l'API di WhatsApp Business a piattaforme come Trengo, è possibile progettare flussi di conversazione avanzati, personalizzare le risposte e integrare CRM, help desk e altri sistemi aziendali. Ciò consente di creare risposte automatiche in più fasi basate sull'intelligenza artificiale che vanno oltre le impostazioni di base dell'app WhatsApp Business.
