كيفية العمل بفعالية من المنزل كشركة

في السنوات الأخيرة ، بدأت العديد من الشركات في العمل مع فرق بعيدة. في الفرق البعيدة ، يعمل جميع أعضاء فريق معين بعيدا عن المكتب. تظهر الأبحاث أن هذه الفرق تؤدي أداء أفضل من الفرق التي تعمل معا في المكتب.

الأشخاص الذين يعملون من المنزل ، سواء كانوا يفعلون ذلك يوميا في الأسبوع أو طوال الوقت ، يختبرون العديد من المزايا التي لا تحصل عليها في المكتب.

مزايا العمل من المنزل

العمل في PJs الخاصة بك ، مع الكمبيوتر المحمول الخاص بك على الأريكة. يبدو رائعا ، بالطبع ، ولكن هناك العديد من المزايا الأكثر أهمية التي تحصل عليها فرقك من العمل في المنزل.

ممنوع التنقل

كما تعلم ، يتعين على الموظفين الانتقال إلى العمل كل يوم. قد يضطر البعض إلى السفر لمدة تصل إلى 3 ساعات كل يوم. يمكن استخدام هذه المرة بشكل أفضل من الجلوس في السيارة أو القطار.

عندما تسمح لأعضاء فريقك بالعمل من المنزل ، فسوف تقضي على السفر ، مما يترك لهم المزيد من وقت الفراغ. هذا سيجعلهم أكثر سعادة ويحسن تفانيهم في العمل الذي يقومون به.

إنتاجية أعلى

الأشخاص الذين يعملون من المنزل أكثر إنتاجية. في كثير من الأحيان ، يخشى أصحاب العمل من وجود الكثير من عوامل التشتيت (معظمها من Netflix) في المنزل ، لكن الموظفين يميلون في الواقع إلى التركيز بشكل أسهل وتجربة عدد أقل من عوامل التشتيت خارج المكتب. فكر في جميع المساحات المكتبية الضخمة المكتظة بالناس ، حيث يحتاج الناس إلى سماعات الرأس من أجل التركيز بشكل صحيح. ليس لديك هذه المشكلة في المنزل ، أليس كذلك؟

نفقات أقل

عندما يعمل فريقك من المنزل ، سيكون لديهم تكاليف أقل ، مثل نفقات السفر. هذا يعني أنك لست مضطرا لدفع هذه النفقات. أيضا ، هذا يعني أنه يمكنك استئجار مساحات مكتبية أصغر لأنك لست بحاجة إلى العديد من المكاتب كما كان من قبل.

زيادة الولاء

العمل من المنزل يجعل التوازن أفضل بين الحياة العملية والحياة الخاصة ، مما يجعل الناس أكثر سعادة بشأن وظائفهم. ستزيد هذه السعادة من ولاء فريقك وفرصة بقائهم في شركتك لفترة أطول. قد يكون العثور على الموظفين المناسبين أمرا صعبا ومكلفا بدرجة كافية ، لذلك بمجرد الحصول عليهم ، يجب أن تفعل كل ما في وسعك للاحتفاظ بهم.

كيف يمكن لأعضاء فريقك العمل من المنزل بشكل فعال؟

عندما يعمل جميع أعضاء فريقك من موقع مختلف ، من المهم التعاون والتواصل بكفاءة. هذا ممكن فقط مع البرنامج المناسب. في هذه المدونة ، سأشرح كيف نفعل ذلك في Trengo.

خلق ثقافة شركة قوية

أحد أكبر التحديات عندما يتعلق الأمر بالعمل عن بعد هو إبقاء الجميع على نفس الصفحة. إذا لم تكن مستعدا جيدا ، فقد لا يعمل فريقك على تحقيق نفس الأهداف.

هذا هو السبب في أن ثقافة الشركة القوية هي المفتاح لجميع الفرق البعيدة. ستضمن هذه الثقافة أن يكون لدى الجميع أساس قوي يمكنهم العمل منه. يتكون هذا الأساس من قيم وأهداف واضحة. حتى إذا كان الاتصال مفقودا في بعض الأحيان ، فسيظل أعضاء فريقك قادرين على الضغط على الحصن.

عندما يعمل الجميع عن بعد ، سيكون من الصعب بناء العلاقات. لا ينبغي أبدا الاستهانة بالجانب الاجتماعي للعمل ، فسعادة أعضاء فريقك تعتمد عليه بشكل كبير. هذا هو السبب في أنه يجب عليك التأكد من وجود فرص لقاء منتظمة في الحياة الواقعية. هذا يبقي الجميع على نفس الصفحة ويؤسس اتصالا يستمر عندما يعود الجميع إلى مساحة العمل عن بعد.

إدارة فريقك بكفاءة

ليس بالضرورة أن تحدث إدارة المشروع شخصيا. ما عليك سوى التأكد من التخطيط مسبقا وأن فريقك يمكنه الوصول إلى هذه الخطط عبر الإنترنت. كن متاحا دائما لإجراء محادثة سريعة أو مكالمة حتى يتمكن فريقك من طرح الأسئلة في هذه الأثناء.

عندما يتم التخطيط لكل شيء ويتم توجيه فريقك ، ثق بموظفيك لإنجاز المهمة. يعد الحفاظ على مسافة صحية أمرا مهما لنفسك ، ولكنه يساعد أيضا أعضاء فريقك على أن يكونوا أكثر انخراطا وتفانيا. هذا هو السبب في أن العمل عن بعد هو وسيلة رائعة لتحفيز الملكية. الثقة هي المفتاح هنا.

في Trengo ، نجعل إدارة المشاريع سهلة من خلال إدارة جميع اتصالات العملاء عبر صندوق وارد مشترك واحد. بهذه الطريقة ، نعرف جميعا من بعضنا البعض من يفعل ماذا ، ومن يلتقط البريد الإلكتروني وأي عميل ينتظر الرد. إذا كانت لدينا أسئلة ، فيمكننا الدردشة داخليا داخل نفس البريد الوارد.

استخدم برنامج التواصل مع العملاء المناسب

يعد التواصل مع عملائك والشركات الأخرى العبء الأكبر على الكثير من الفرق البعيدة. يمكن أن يساعدك استخدام برنامج التذاكر المناسب في الحفاظ على الإنتاجية والتعاون في جميع قنوات الاتصال الخاصة بك داخل صندوق وارد مشترك واحد. 

التعاون عبر البريد الإلكتروني

لا تزال الكثير من الفرق حول العالم تعمل في Gmail أو Outlook. يكاد يكون من المستحيل التعاون هناك ، أليس كذلك؟ كم مرة كنت تكتب ردا على رسالة بريد إلكتروني تم الرد عليها بالفعل من قبل زميل؟ تخيل عدد المرات التي يحدث فيها ذلك بالفعل عندما تعمل عن بعد. لهذا السبب يجب أن تفكر في البرامج التي تتيح التعاون داخل صندوق وارد واحد.

يتيح لك صندوق الوارد الخاص بالفريق تعيين رسائل البريد الإلكتروني الواردة بسهولة إلى الزميل أو القسم المناسب. عندما يكون لدى أحد الزملاء سؤال حول بريد إلكتروني معين ، فلن يضطر إلى الاتصال بك ، أو الأسوأ من ذلك ، إرسال بريد إلكتروني إليك. يمكنهم ببساطة إرسال رسالة دردشة أسفل البريد الإلكتروني مباشرة ، دون أن يتمكن العميل من رؤيتها.

جميع القنوات ضمن بريد وارد مشترك واحد

البريد الإلكتروني ليس القناة الوحيدة التي توفر هذا الاحتمال. باستخدام البريد الوارد المناسب للفريق ، يمكنك أيضا إضافة قنوات مثل WhatsApp و Facebook Messenger والهاتف والدردشة الحية والمزيد.

صندوق الوارد للفريق ليس مخصصا فقط لفرق خدمة العملاء. لهذا السبب تستخدم الأقسام الأخرى في Trengo ، مثل المبيعات والتسويق والموارد البشرية والعمليات ، نفس صندوق الوارد المشترك هذا.

منع فوضى البريد الوارد باستخدام الفرق والتصنيفات

هل تتلقى الكثير من الرسائل الواردة كل يوم؟ تأكد من استثمار الوقت في تنظيم صندوق الوارد الخاص بك. يمكنك القيام بذلك عن طريق إنشاء فرق وتسمية الرسائل الواردة.

تأكد من أن كل فريق لديه حق الوصول إلى البريد الوارد الصحيح ويتلقى جميع الرسائل التي يجب أن يتلقاها. بهذه الطريقة ، لن تضطر الفرق إلى تصفح الكثير من رسائل البريد الإلكتروني غير ذات الصلة بعملهم.

من خلال إضافة تصنيفات إلى المحادثات ، يمكنك منع أي فوضى في البريد الوارد بشكل أكبر. أضف تصنيفات مثل "شكوى" أو "تطبيق" للعثور على المحادثات المهمة بسرعة.

تمكين التواصل الداخلي الفعال

الآن بعد أن تعاملنا مع التواصل مع العملاء ، حان الوقت لمعالجة التواصل الداخلي. يعد إرسال رسائل البريد الإلكتروني الداخلية إلى الزملاء غير فعال للغاية ، خاصة عندما تستمر المحادثة لفترة طويلة. يمكن أن يكلف الاتصال الداخلي الكثير من الوقت الثمين بهذه الطريقة.

في Trengo ، نمنع ذلك باستخدام دردشات الفريق. ضمن دردشات الفريق هذه ، يمكننا التواصل بسهولة مع الفرق أو الأقسام أو الشركة بأكملها.

تأكد من أنك قمت بتنظيم محادثات الفريق بشكل جيد حتى لا يفوت أحد الرسائل المهمة. تجنب الدردشات مع عدد كبير جدا من الأعضاء ، لأن هذا سيخلق الفوضى.

اجتماعات رقمية 1 على 1

يجب على الكثير من الشركات التي لا تزال متمسكة بالطرق التقليدية ، مع نفس الجداول الزمنية من 9 إلى 5 حيث يحتاج الجميع إلى التواجد في المكتب في جميع الأوقات ، التفكير في طرق جديدة للتفكير. يتواصل الكثير من موظفيها بالفعل عبر الإنترنت ، حتى عندما يجلسون بجوار بعضهم البعض. يمكن أيضا التعامل مع تسعة من أصل عشرة اجتماعات باستخدام بريد إلكتروني أو دردشة جماعية ، بينما يمكن إجراء الاجتماعات المهمة الحقيقية عبر جلسة Google Hangout.

تعد الاجتماعات الرقمية 1 على 1 حلا فعالا للغاية عندما تحتاج حقا إلى التحدث إلى أحد زملائك. لأنه في بعض الأحيان ، لا ينجز البريد الإلكتروني أو الدردشة المهمة ببساطة.

الكثير من قادة الأعمال يقدرون حقا هذه الأنواع من الاجتماعات. 94٪ من قادة الأعمال يعقدون اجتماعات فردية بانتظام ، ويطلقون عليها الاجتماعات الأكثر قيمة التي يعقدونها. تمكنك هذه الاجتماعات من بناء علاقات قوية مع فريقك. وهناك مجال أكبر بكثير لإجراء مناقشات متعمقة في هذه الحالات.

هل يتغير أي من هذا إذا تمت هذه الاجتماعات رقميا؟ بالطبع لا. خاصة مع كل الاحتمالات الحديثة مثل Hangouts و Facetime ، لا توجد عقبات حقيقية. في النهاية ، الأمر كله يتعلق بالمحادثة وليس المسافة.

مقتنع؟

في Trengo ، العمل من المنزل ليس عقبة أبدا. هل ترغب أيضا في تجربة صندوق الوارد المشترك لفريقنا؟ جربه مجانا!