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Peu importe que tu t'occupes d'un restaurant, d'une entreprise de conseil ou d'un garage automobile ; lorsque ton entreprise offre un service, il n'y a rien de plus satisfaisant que de voir un calendrier bien rempli.
C'est pourquoi les entreprises de services qui réussissent font tout ce qui est en leur pouvoir pour rendre la prise de rendez-vous accessible et facile. Elles y parviennent souvent en remaniant leur site Web pour éliminer les frictions. Imprimer des cartes de visite. En faisant la promotion d'une réduction. Et ces mesures fonctionnent.
La première chose à faire est de te rendre disponible sur le canal de communication que tes clients utilisent le plus : WhatsApp.
Pourquoi ? Parce que "sois là où sont tes clients" est l'une des règles de marketing les plus anciennes mais toujours les plus pertinentes du livre. Et avec plus de 2 milliards d'utilisateurs actifs dans le monde, on peut dire que la plupart de tes clients sont sur WhatsApp.
Dans cet article, nous allons voir comment tu peux mettre en place la prise de rendez-vous WhatsApp Business pour ton entreprise.
Génial. Par où dois-je commencer ?
Tout d'abord, tu devras choisir entre l'utilisation de l'application WhatsApp Business classique et celle de l'API WhatsApp Business.
L'appli WhatsApp Business ordinaire est faite pour les petites entreprises et peut être utilisée par un maximum de quatre utilisateurs. Elle a des options limitées en matière d'automatisation, mais elle fait le travail si tu gères une opération modeste.
L'API WhatsApp Business a été créée pour les grandes entreprises. Elle permet aux entreprises d'automatiser entièrement le processus de réservation sur WhatsApp grâce aux bonnes intégrations et à un bot sans code facile à installer. Tu peux utiliser l'API sur autant d'appareils et avec autant d'utilisateurs que tu le souhaites.
Remarque : l'API n'est pas livrée avec sa propre interface, tu devras donc l'installer par l'intermédiaire d'un fournisseur officiel de solutions commerciales WhatsApp, tel que Trengo.
Prise de rendez-vous sur WhatsApp Business : conseils et astuces
Se procurer un numéro WhatsApp Business n'est qu'un début. L'étape suivante consiste à inciter tes clients à commencer à envoyer des textos.
Ajoute un code QR WhatsApp à ton matériel de marketing.
Lorsque tu regardes des cartes de visite, des affiches, des prospectus et d'autres documents marketing imprimés, tu y vois régulièrement des codes QR. C'est un moyen facile pour le client de naviguer jusqu'au site Web de l'entreprise. Pratique et rapide.
Mais au lieu d'envoyer les clients sur un site Internet, je te conseille de les envoyer sur WhatsApp. Cela permettra d'entamer immédiatement une conversation entre toi et tes clients, et tu pourras ainsi lever tous les doutes qu'ils ont avant d'être prêts à prendre rendez-vous. Pense au prix, à la disponibilité ou à la durée du service.
La création d'un code QR WhatsApp se fait en moins de deux minutes.
Tout d'abord, tu devras créer un lien click-to-chat. Cela peut se faire en ajoutant ton numéro WhatsApp Business au lien suivant : https://wa.me/[WhatsAppNumber]
Ensuite, tu peux transformer ce lien en code QR en utilisant des sites Web tels que Générateur de code QR ou QR Code Monkey.
Ajoute un chat WhatsApp à ton site web
Faire en sorte que les gens visitent ton site Web n'est pas facile, et encore moins qu'ils se convertissent. Pour améliorer les taux de conversion, les spécialistes du marketing peuvent ajouter un chat WhatsApp à leur site web. Cela permet à tes visiteurs de poser les questions qui les empêchent de prendre rendez-vous.
"Pourquoi ajouterais-je un chat WhatsApp à mon site ? J'ai déjà un chat en direct."
C'est tout à fait normal. Cependant, un chat WhatsApp présente un énorme avantage par rapport au bon vieux chat en direct. Une fois qu'un client entame une conversation et quitte ton site, la conversation peut encore se poursuivre sur WhatsApp. Mais si la conversation se déroule sur le chat en direct, tu viens de te priver d'un client potentiel.
Avec Trengo, il est facile d'ajouter WhatsApp à ton site.
Une fois que tu as commencé ton essai gratuit sur Trengotu peux ajouter un widget WhatsApp à ton site de deux façons différentes :
- En collant le script du widget dans le code source HTML de ton site Web.
- En utilisant Google Tag Manager.
Pour une explication technique des deux méthodes, consulte cet article.
Permettre des conversations en temps réel
La force de toute application de messagerie réside dans le fait que les conversations se déroulent en temps réel. Lorsque les gens tendent la main à leurs amis via WhatsApp, ils obtiennent généralement une réponse en un rien de temps. Et ils attendent précisément la même rapidité de la part de ton entreprise.
C'est pourquoi tu ne peux pas simplement adopter WhatsApp et le traiter de la même manière que le courrier électronique. Les deux canaux sont basés sur le texte, mais c'est aussi là que les similitudes s'arrêtent. Tu peux prendre une journée pour répondre à un courriel. Mais tu n'as que quelques minutes pour répondre à un message WhatsApp. Et lorsque tu diriges une entreprise, tu n'auras pas toujours le temps d'être aussi rapide.
C'est là que l'automatisation entre en jeu.
Avec Trengo, tu peux créer des réponses rapides pour répondre aux questions fréquemment posées en un clic. Il te suffit de créer quelques modèles de messages pré-rédigés tels que "Bonjour ! Oui, nous avons encore une table disponible ce soir. À quelle heure veux-tu manger ?". Cela t'évite beaucoup de saisies répétitives à l'avenir.
Si tu veux aller plus loin, tu peux aussi automatiser complètement tes conversations WhatsApp Business avec un flowbot. Le bot guidera le client à travers une sélection de questions à choix multiples pour prendre rendez-vous. Voici à quoi cela ressemble.
La mise en place d'un flowbot WhatsApp est plus facile qu'il n'y paraît. Tu n'as pas besoin d'être un développeur. Il te suffit d'utiliser les blocs glisser-déposer de Trengo.
Atteindre plusieurs clients avec des messages diffusés
Si tu n'aimes pas rester assis à attendre que les clients t'envoient un message, j'ai une bonne nouvelle. En envoyant un message de diffusion WhatsApp, tu peux prendre l'initiative. Un message de diffusion WhatsApp est un message envoyé par un seul utilisateur de WhatsApp (Business) à plusieurs numéros de téléphone en même temps. Tu peux envoyer ces messages sortants à un maximum de 800 clients par jour.
Comme il s'agit d'une toute nouvelle fonctionnalité, elle n'a encore été épuisée par aucun de tes concurrents. Cela signifie que tu obtiendras un meilleur engagement qu'avec n'importe quel autre email marketing, simplement parce que c'est nouveau.
Remarque : avant de pouvoir envoyer un message de diffusion, tu devras prendre en compte les éléments suivants :
- Tes clients doivent s'inscrire avant que tu puisses leur envoyer un message de diffusion.
- Tous les messages diffusés doivent être opportuns (liés à quelque chose de limité dans le temps comme des achats antérieurs), attendus (donc seulement après un opt-in) et pertinents pour le client.
- Tu ne peux envoyer des messages de diffusion qu'en utilisant des modèles pré-approuvés avec des variables.
WhatsApp demande ces modèles pré-approuvés pour éviter les spams. Avant d'envoyer un modèle pour approbation, vérifie d'abord leur politique commerciale.
Quelques exemples de contenu que tu pourrais envoyer dans un message de diffusion :
- Une lettre d'information WhatsApp avec tes derniers services
- Un code de réduction qui ne dure que 24 heures
- Une invitation à un événement spécial pour les clients fidèles.
Les messages diffusés sont également un excellent moyen de réactiver les clients existants. Prenons l'exemple d'un garage automobile.
" Bonjour [nom du client] ! Cela fait [nombre de mois] mois que tu n'as pas changé tes pneus. Puisque l'hiver est en route, c'est peut-être le moment idéal pour passer aux pneus neige. Dis-moi si je peux te prendre un rendez-vous, nous avons encore des disponibilités cette semaine."
Tu peux envoyer le modèle pré-approuvé ci-dessus à tous tes clients. Tout ce que tu as à faire, c'est de remplir les variables entre parenthèses.
"Désolé, nous sommes complets cette semaine".
Ça sonne bien, non ? Prépare-toi à taper ce message beaucoup plus souvent lorsque tu utiliseras WhatsApp. Tu devras peut-être même le transformer en réponse rapide ;-)
Trengo est prêt à t'aider à gérer tous les messages entrants, à automatiser les conversations, à ajouter WhatsApp à ton site Web et à envoyer des messages de marketing sortant.
Foire aux questions (FAQ)
Les clients peuvent-ils prendre des rendez-vous directement par l'intermédiaire de WhatsApp ?
Oui, les clients peuvent prendre des rendez-vous directement via WhatsApp. Avec l'appli WhatsApp Business, les réservations sont gérées par chat, souvent avec une confirmation manuelle. Pour une expérience transparente, utilise l'API de WhatsApp Business et une plateforme comme Trengo pour automatiser le processus de réservation. Cela permet aux clients de sélectionner les horaires disponibles, de confirmer les réservations, de les reporter ou de les annuler, le tout dans WhatsApp, soit par l'intermédiaire d'un chatbot, soit par la prise en charge d'un agent en direct si nécessaire.
Comment mettre en place un système de réservation dans WhatsApp Business ?
Commence par optimiser ton profil WhatsApp Business et par créer des points d'entrée clairs, tels que des codes QR, des liens click-to-chat ou des boutons WhatsApp sur ton site Web et tes supports marketing. Utilise l'application WhatsApp Business pour les réservations manuelles, ou intègre des plateformes de réservation et des outils d'automatisation comme Trengo pour automatiser la programmation, les rappels et les confirmations. Trengo peut se connecter à ton système de gestion de la relation client ou de réservation pour un flux de travail entièrement rationalisé.
Puis-je automatiser les confirmations de réservation et les rappels sur WhatsApp ?
Absolument . Avec l'API WhatsApp Business et des plateformes comme Trengo, tu peux automatiser les confirmations de réservation, les rappels et même les messages de suivi. L'automatisation permet de réduire les no-shows, de tenir les clients informés et de faire gagner du temps à ton équipe. Trengo te permet de déclencher des notifications WhatsApp pour les réservations, les modifications, les annulations, les enregistrements et les demandes de commentaires, afin que les clients ne manquent jamais une mise à jour importante.
Existe-t-il des outils ou des intégrations permettant de gérer les réservations via WhatsApp ?
Oui, plusieurs outils permettent de gérer les réservations WhatsApp. Trengo se distingue par son intégration avec les systèmes de réservation et les CRM, ce qui te permet de centraliser toutes les conversations liées aux réservations et d'automatiser les flux de travail. Parmi les autres options, on trouve Zapier, Integromat et des outils de gestion des réservations dédiés qui se connectent à WhatsApp pour les rappels et la synchronisation des calendriers.
Quelle est la meilleure façon de promouvoir mon numéro WhatsApp pour les réservations ?
Fais la promotion de ton numéro WhatsApp ou de ton code QR partout où les clients interagissent avec ta marque : sur ton site Internet, dans les signatures d'e-mail, sur les médias sociaux, en magasin et sur les documents imprimés. Utilise les publicités click-to-WhatsApp et les WhatsApp Stories pour diriger le trafic directement vers ton chat. Proposer des réductions exclusives à WhatsApp ou des réponses rapides peut encore plus encourager les clients à réserver via WhatsApp.
Puis-je mettre en place des réponses automatisées pour accélérer le processus de réservation ?
Oui, tu peux mettre en place des réponses automatisées en utilisant l'appli WhatsApp Business pour les réponses de base, ou l'API avec Trengo pour une automatisation avancée. Les chatbots peuvent répondre aux FAQ, collecter les détails de la réservation et acheminer les demandes complexes vers un agent humain. Les réponses rapides et les modèles de messages t'aident à répondre instantanément et à faire en sorte que le processus de réservation se déroule sans encombre.
Est-il possible d'envoyer des offres promotionnelles pour augmenter les réservations via WhatsApp ?
Définitivement . WhatsApp est très efficace pour envoyer des offres promotionnelles ciblées, des offres de dernière minute et des messages de vente incitative à des listes de clients segmentées. Utilise Trengo ou l'API WhatsApp Business pour automatiser et personnaliser ces campagnes, ce qui te permettra de toucher le bon public au bon moment et d'obtenir plus de réservations.
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Comment puis-je utiliser WhatsApp pour obtenir plus de réservations pour mon entreprise de services ?
Tu peux booster les réservations en faisant de WhatsApp ton principal canal de réservation, car la plupart des clients l'utilisent déjà quotidiennement. Fais la promotion de ton numéro WhatsApp ou de ton code QR sur ton site Internet, tes médias sociaux, tes cartes de visite et tes documents imprimés pour que les clients puissent facilement entamer une conversation. Utilise des liens click-to-chat et des boutons WhatsApp pour que les clients puissent te joindre instantanément, poser des questions et prendre rendez-vous sans friction.