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Un terzo delle organizzazioni sta già applicando l'IA in più unità aziendali e non è difficile capire perché. In questa guida all'IA per l'automazione aziendale, scoprirai come i team di tutti i tipi di reparti aziendali stanno semplificando le operazioni, risparmiando tempo, riducendo il lavoro manuale e prendendo decisioni migliori grazie agli strumenti di IA.
Analizzeremo come può essere l'automazione dell'IA nel mondo degli affari, i vantaggi che offre e i tipi di strumenti che puoi utilizzare per aiutare i tuoi team a passare da un approccio reattivo a uno proattivo.
Che cos'è l'automazione aziendale?
L'automazione aziendale si riferisce all'uso della tecnologia per automatizzare il lavoro e i processi di routine in modo tale da consentire ai team di concentrarsi su attività più strategiche.
Dalla gestione delle fatture all'assegnazione dei ticket di assistenza, l'automazione può aiutarti a ridurre il lavoro manuale, diminuire gli errori e mantenere la coerenza in tutti i tipi di attività. Nel mondo reale, ciò potrebbe significare utilizzare un software per pianificare gli appuntamenti, indirizzare le domande dei clienti al team giusto o creare report senza dover muovere un dito.
L'automazione aziendale coinvolge tutti i reparti, compresi quelli finanziario, delle risorse umane, del marketing e dell'assistenza clienti, ed è uno dei principali fattori che favoriscono la scalabilità e l'efficienza. Quando le aziende crescono, l'automazione è necessaria per mantenere l'equilibrio delle operazioni ed evitare colli di bottiglia.
Le forme più avanzate di automazione aziendale utilizzano l'intelligenza artificiale per andare oltre le attività di base basate su regole.
Che cos'è l'automazione AI per le aziende?
L'automazione aziendale basata sull'intelligenza artificiale consiste nell'applicare l'intelligenza artificiale ai processi aziendali per ridurre la necessità di intervento umano, garantendo al contempo maggiore precisione, velocità e scalabilità.
A differenza dell'automazione tradizionale, che prende decisioni utilizzando regole predefinite e trigger prestabiliti, l'automazione basata sull'intelligenza artificiale utilizza l'apprendimento automatico, l'elaborazione del linguaggio naturale e l'analisi dei dati per prendere decisioni, acquisire nuove conoscenze e migliorare nel tempo.
Ciò significa che le aziende possono andare oltre l'automazione delle attività ripetitive e automatizzare anche i processi decisionali, le interazioni con i clienti e persino le previsioni predittive. Esempi di IA per l'automazione aziendale includono l'uso di chatbot IA per l'assistenza clienti, l'automazione del lead scoring nel marketing o l'analisi di migliaia di ticket di assistenza per dare priorità alle questioni urgenti.
L'impatto? I tuoi team dedicano meno tempo a reagire e più tempo a elaborare strategie. L'automazione AI per le aziende consente ai tuoi team di prendere decisioni più rapidamente, servire meglio i clienti e crescere senza aggiungere complessità.
Con l'80% dei dirigenti convinto che l'automazione possa essere applicata a qualsiasi decisione aziendale, è chiaro che gli strumenti di IA per l'automazione aziendale stanno diventando sempre più essenziali e integrati in un numero crescente di settori aziendali.
Componenti chiave dell'IA per l'automazione dei processi aziendali
L'intelligenza artificiale per l'automazione aziendale spesso mira a riunire diverse tecnologie avanzate affinché funzionino in armonia. L'obiettivo generale è solitamente quello di semplificare le operazioni, adattarsi ai cambiamenti e aiutare le aziende a crescere.
Piuttosto che affidarsi a un unico strumento, un'automazione AI di successo per le aziende coinvolge in genere un intero ecosistema di strumenti e componenti che integrano le reciproche funzionalità. Ecco alcuni componenti chiave che dovresti cercare nei tuoi strumenti di automazione per ottenere i migliori risultati.
Algoritmi di apprendimento automatico
Questi algoritmi apprendono dai dati storici e sono in grado di individuare rapidamente modelli ricorrenti, prevedere risultati e utilizzare tali dati per migliorare i propri output nel tempo. Nel servizio clienti, aiutano a identificare le tendenze nei ticket di assistenza e a personalizzare le interazioni sulla base dei comportamenti e delle interazioni passati.
Elaborazione del linguaggio naturale (NLP)
L'NLP aiuta i sistemi di IA a comprendere e rispondere al linguaggio umano in modo naturale. Ciò è fondamentale per gli strumenti rivolti ai clienti, poiché questi ultimi si sentono rapidamente frustrati quando hanno l'impressione di parlare con un robot. Strumenti come chatbot, Flowbot e caselle di posta elettronica basate sull'IA dovrebbero includere l'NLP se si desidera ottenere i migliori risultati.
Automazione robotica dei processi (RPA)
L'RPA gestisce attività ripetitive e basate su regole, come l'inoltro delle conversazioni alla persona giusta o l'aggiornamento dei campi CRM. Quando entra in gioco l'IA, l'RPA può evolversi oltre la semplice automazione e iniziare a prendere decisioni informate basate sulle intenzioni e sul comportamento dei clienti.
Analisi dei big data
Gli strumenti di automazione AI per le aziende necessitano di enormi quantità di dati per funzionare al meglio. L'analisi dei big data garantisce che le informazioni da cui i modelli AI apprendono siano pertinenti, di alta qualità e di grande valore. Ciò è importante per automazioni quali il servizio clienti proattivo e la reportistica in tempo reale.
Infrastruttura cloud
Il cloud è ottimo per la flessibilità e la scalabilità. Gli strumenti di automazione AI basati sul cloud come Trengo sono veloci da implementare nella tua azienda e possono essere aggiornati istantaneamente. E tutto questo senza la necessità di complesse infrastrutture interne o di grandi conoscenze tecniche. L'altro grande vantaggio del cloud è che è incredibilmente sicuro e aiuterà i tuoi sistemi a rimanere protetti, conformi e sempre aggiornati.
Integrazione IoT
I dispositivi Internet of Things (IoT) abbinati all'intelligenza artificiale ti aiutano a creare un ponte tra il mondo fisico e quello digitale. Ad esempio, se possiedi un'azienda di logistica, puoi utilizzare i sensori IoT per tracciare le spedizioni in tempo reale. Quindi puoi incorporare l'intelligenza artificiale per segnalare eventuali anomalie o ritardi.
Automazione cognitiva
L'automazione cognitiva combina AI, NLP e RPA per svolgere compiti più complessi. Ad esempio, può segnalare i problemi dei clienti ai team leader, rilevare le frodi o creare percorsi di onboarding personalizzati per il tuo prodotto o servizio.
Vantaggi dell'IA per l'automazione aziendale
L'automazione AI per le aziende ti aiuta a prendere il controllo delle tue operazioni, ridurre la complessità dei tuoi flussi di lavoro e aumentare l'efficienza complessiva. Ecco come.
Aumento della produttività
Le attività manuali come l'assegnazione delle conversazioni o la gestione delle caselle di posta richiedono più tempo di quanto la maggior parte dei team creda. Grazie all'automazione basata sull'intelligenza artificiale, tali attività possono essere svolte automaticamente, senza bisogno dell'intervento umano e senza compromettere la qualità o il controllo. Non sarà più necessario passare da una scheda all'altra o dedicare ore a follow-up ripetitivi.
Meno errori
Gli errori capitano. Tutto, dall'invio di una risposta sbagliata all'assegnazione errata di un tag a una conversazione, può diventare un evento comune nei tuoi team. Non solo interrompono i flussi di lavoro, ma possono anche danneggiare la fiducia dei tuoi clienti.
Il fatto è che, quando si verificano picchi stagionali o si registra un aumento dell'attività in concomitanza con il lancio di nuovi prodotti, questi errori diventano più frequenti.
Con Trengo, puoi utilizzare l'automazione AI per mantenere la coerenza e ridurre gli errori. Ogni messaggio dei tuoi clienti viene etichettato correttamente. Ogni cliente riceve la risposta giusta. E ogni attività viene svolta sempre allo stesso modo. L'AI gestisce i dettagli in modo che il tuo team non debba ricontrollare il proprio lavoro o risolvere eventuali problemi in un secondo momento.
Questo tipo di automazione non mira a sostituire le persone, ma ad aiutarle a svolgere al meglio il proprio lavoro senza il rischio di errori umani.
Costi inferiori
Assumere più persone non è sempre una soluzione praticabile. Non solo occorre tempo per formarli, ma aumentano anche i costi generali del team. Inoltre, quando i team di piccole dimensioni sono oberati da troppe attività, il burnout può verificarsi rapidamente. Gli strumenti di automazione AI per le aziende consentono di crescere senza aumentare il numero dei dipendenti.
I clienti di Trengo utilizzano l'intelligenza artificiale per gestire oltre l'80% delle conversazioni ripetitive, consentendo al personale di dedicarsi ad altre attività per le quali avresti potuto prendere in considerazione l'assunzione di nuovo personale. Con l'intelligenza artificiale che lavora dietro le quinte, il tuo team può servire più clienti in meno tempo, mantenendo la qualità.
Niente più lavori ripetitivi e impegnativi
Nessuno vuole passare la giornata a copiare e incollare risposte o a taggare lo stesso tipo di ticket per la cinquantesima volta. Ma questi compiti devono comunque essere svolti.
L'intelligenza artificiale può automatizzare quelle interazioni ad alto volume e basso valore. I clienti continuano a ricevere risposte rapide e utili, ma nessuno del tuo team si annoia e si sente frustrato nel fare la stessa cosa per la centesima volta in un giorno. Il tuo team ha più tempo a disposizione per risolvere problemi reali o concentrarsi su attività più strategiche.
5 strategie per l'automazione dei processi aziendali
L'intelligenza artificiale per l'automazione aziendale funziona al meglio quando viene implementata per affrontare le sfide reali che le aziende devono affrontare, non solo per modernizzarsi o perché lo fanno i concorrenti. Ecco cinque strategie che è possibile implementare per affrontare i problemi comuni che molte aziende devono affrontare.
1. Automatizzare l'assistenza clienti su larga scala
I team di assistenza clienti sono sottoposti a una pressione costante per rispondere più rapidamente e fare di più con meno risorse. I chatbot e gli assistenti virtuali basati sull'intelligenza artificiale aiutano il tuo team a soddisfare le crescenti richieste senza aumentare il numero dei dipendenti.
I principali vantaggi per i vostri team di assistenza clienti includono:
- Risposte immediate a richieste di grande volume e basso valore
- Assistenza disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, su più canali
- Escalation dei casi complessi agli esseri umani
2. Semplificare i flussi di lavoro interni
Quando le richieste dei clienti finiscono nella casella di posta sbagliata o rimbalzano tra i vari reparti, tutti perdono tempo e tu perdi la fiducia dei tuoi clienti. Il routing del flusso di lavoro basato sull'intelligenza artificiale semplifica la gestione delle richieste tra i vari team.
Può:
- Inoltro dei messaggi in base alla lingua, all'intento o alla priorità
- Contrassegna automaticamente e classifica i ticket per una maggiore visibilità
- Prevenire i colli di bottiglia adeguando continuamente gli incarichi in base alle persone disponibili o che possiedono le competenze necessarie.
Questo ti aiuta a rispondere più rapidamente ed evitare compartimenti stagni interni, cosa particolarmente importante quando si lavora su più mercati o fusi orari.
3. Migliori processi decisionali grazie a informazioni in tempo reale
L'intelligenza artificiale trasforma i dati grezzi dei clienti in informazioni chiare e utilizzabili. Aiuta i tuoi team a prendere decisioni più rapide senza perdere tempo in fogli di calcolo o report infiniti.
Grazie all'analisi in tempo reale, i team sanno:
- Se un canale (come WhatsApp o l'e-mail) è in ritardo rispetto agli altri, lo saprai immediatamente e potrai intervenire.
- Quali sono le tendenze attuali relative al sentiment dei clienti o al volume dei ticket?
- Come ottimizzare la pianificazione in base alle ore di picco dell'assistenza
Il risultato? Meno congetture. Più pianificazione proattiva.
4. Ridurre le attività amministrative nelle risorse umane e nell'inserimento dei nuovi assunti
I team delle risorse umane spesso devono occuparsi di attività manuali ripetitive che sottraggono tempo ad altre mansioni più importanti. L'automazione basata sull'intelligenza artificiale offre un modo migliore per gestire le assunzioni, l'inserimento dei nuovi assunti e il supporto ai dipendenti.
I casi d'uso includono:
- Selezione dei CV in base ai criteri di lavoro
- Automatizzazione della pianificazione dei colloqui e dei promemoria
- Offrire percorsi di onboarding personalizzati
Queste attività vengono svolte più rapidamente e con meno errori, consentendo ai team delle risorse umane di concentrarsi sulla cultura e sul coinvolgimento piuttosto che sulle pratiche burocratiche.
5. Ottimizzare le operazioni finanziarie e la conformità
Nel settore finanziario, la precisione è di fondamentale importanza. L'intelligenza artificiale può aiutarti a gestire i rischi e a migliorare i flussi di lavoro del tuo team finanziario standardizzando i tuoi processi.
I vantaggi strategici includono:
- Elaborazione più rapida delle fatture e delle spese
- Rilevamento delle frodi in tempo reale e avvisi di anomalie
- Percorsi di audit automatizzati per la reportistica di conformità
I 5 migliori strumenti di automazione aziendale basati sull'intelligenza artificiale
Scegliere gli strumenti di automazione AI giusti per la tua attività può fare la differenza tra efficienza e riduzione del carico di lavoro, o frustrazione del personale e dei clienti. Devi trovare gli strumenti giusti che avranno un impatto reale sulla tua attività. Ecco cinque strumenti che aiutano i team ad automatizzare una serie di attività.
1. Trengo: Assistenza clienti multicanale con chatbot basati sull'intelligenza artificiale
Trengo combina tutti i canali di comunicazione con i clienti (e-mail, WhatsApp, Instagram e altri) in un'unica casella di posta omnicanale. Il suo chatbot basato sull'intelligenza artificiale e Flowbot automatizzano le conversazioni, rispondono alle domande frequenti e inoltrano le richieste complesse al membro giusto del tuo team. Con le regole e le risposte automatiche, puoi anche automatizzare l'instradamento, l'assegnazione di tag e i follow-up su questi canali.
Trengo è ideale per i team che desiderano fornire un servizio rapido e coerente su larga scala, senza dover passare da una piattaforma all'altra o perdere il contatto umano. È particolarmente utile per i team a contatto con i clienti che gestiscono ogni giorno un elevato volume di richieste.
2. Zapier: automatizza i flussi di lavoro quotidiani senza bisogno di programmare
Zapier ti aiuta a collegare gli strumenti che già utilizzi, come Gmail, Slack e HubSpot, e ad automatizzare i flussi di lavoro tra di essi. Non richiede alcun codice, il che lo rende accessibile a tutti i team, non solo a quelli con una grande conoscenza tecnologica.
È possibile impostare gli "Zaps" per automatizzare attività ripetitive come:
- Invio di avvisi quando arriva un nuovo lead
- Creazione di voci CRM dai moduli inviati
- Fogli di calcolo con aggiornamento automatico dei dati di vendita
Zapier può essere utilizzato anche per collegare altri strumenti presenti in questo elenco, come Trengo, a strumenti interni e attivare flussi di lavoro basati sulle interazioni con i clienti.
3. Salesforce Einstein: intelligenza CRM basata sull'intelligenza artificiale
Salesforce Einstein porta l'automazione AI direttamente nel tuo CRM. Analizza i dati dei clienti per valutare i lead, prevedere le vendite e consigliare i passi successivi.
Grazie alle informazioni predittive e ai consigli automatizzati, i team di vendita e assistenza possono concentrarsi sulle opportunità più redditizie e garantire di non perdere nessuna vendita rispondendo più rapidamente. Per le aziende che già utilizzano Salesforce, Einstein aggiunge un nuovo livello di intelligenza senza richiedere nuovi strumenti o abbonamenti.
4. Grammarly Business: scrittura più intelligente tra i team
Grammarly ha la reputazione di essere una sorta di correttore ortografico potenziato. Ma questo strumento aziendale va ben oltre. Aiuta i team a scrivere in modo chiaro, professionale e in linea con il marchio. Utilizza l'intelligenza artificiale per migliorare il tono, la chiarezza e il coinvolgimento nei messaggi interni ed esterni.
Per i team di assistenza clienti e marketing, questo garantisce che le risposte siano coerenti e di facile comprensione, indipendentemente dal membro del team che le scrive. Grammarly si integra anche in piattaforme come Gmail, Slack e Google Docs per essere utilizzato negli strumenti che già conosci.
5. Notion AI: automatizza la creazione di conoscenze e contenuti
Notion AI semplifica il lavoro che richiede un grande volume di contenuti. È in grado di riassumere gli appunti delle riunioni, generare report o trasformare idee abbozzate in documenti pronti per la pubblicazione.
Questo strumento è ottimo per i team operativi, delle risorse umane e di prodotto che documentano molto e hanno bisogno di risparmiare tempo nelle attività di scrittura. Puoi utilizzarlo per redigere SOP, preparare comunicazioni interne o riassumere feedback per i report.
Consigli su come implementare l'automazione AI nella tua azienda
L'implementazione dell'automazione basata sull'intelligenza artificiale deve essere incentrata sulla creazione di un sistema che funzioni. Non si tratta semplicemente di scegliere un nuovo strumento all'avanguardia e sperare per il meglio, ma di elaborare una strategia che definisca dove inserire tale strumento nel flusso di lavoro e in che modo aumenterà l'efficienza. Ecco come approcciare l'intelligenza artificiale per l'automazione aziendale in modo ponderato, efficace e scalabile.
1. Individua i punti critici del tuo manuale
Inizia individuando dove il tuo team sta perdendo più tempo. Cerca attività ripetitive, ritardi frequenti o risultati incoerenti. Guarda al quadro generale e considera l'intera attività, piuttosto che concentrarti su un singolo reparto. L'automazione AI per le aziende spesso aggiunge più valore in processi quali:
- Assistenza clienti e smistamento dei ticket
- Qualificazione dei lead o acquisizione dei clienti
- Approvazioni interne o rendicontazione periodica
Concentrati sui punti critici reali dei tuoi flussi di lavoro, non solo sulle possibilità. Questo ti aiuterà a dare priorità all'automazione che ha il maggiore impatto.
2. Scegli strumenti di IA che corrispondano ai tuoi obiettivi
Gli strumenti di IA possono automatizzare tutti i tipi di attività e processi. Tuttavia, non serve a nulla velocizzare o migliorare la precisione di un'attività se questa non influisce realmente sui profitti o sugli obiettivi aziendali. Ad esempio, alcuni strumenti sono più efficaci nell'analisi dei dati. Altri sono progettati per supportare le conversazioni o automatizzare i flussi di lavoro di back-office. La chiave è trovare strumenti che si integrino con i sistemi esistenti e supportino la crescita aziendale a lungo termine.
Chiediti:
- Supporta i canali che utilizzo (come WhatsApp, e-mail o chat live)?
- È in grado di adattarsi alle dimensioni del mio team o della mia base clienti?
- È facile da gestire per i team non tecnici?
La piattaforma giusta completerà i tuoi flussi di lavoro, senza complicarli.
3. Prepara il tuo team all'intelligenza artificiale
Il successo dell'automazione basata sull'intelligenza artificiale dipende dalle persone tanto quanto dalla tecnologia. Il vostro team deve comprendere cosa sta cambiando, perché è importante e come lavorare con i nuovi sistemi. I membri del team devono essere parte integrante del cambiamento, piuttosto che subirlo passivamente.
Investite in una formazione pratica che si adatti al lavoro quotidiano del vostro team. Chiedete loro consigli su come utilizzare al meglio i nuovi strumenti o quali strumenti potrebbero essere più utili. Assicuratevi che sappiano come gestire i risultati dell'IA, adeguare i flussi di lavoro e fornire feedback che consentano di migliorare il sistema nel tempo.
4. Inizia in piccolo, prova rapidamente
Non è necessario automatizzare tutto in una volta. Anzi, spesso questa è la strategia peggiore, perché ci sono troppe cose che possono andare storte e i team rischiano di essere sopraffatti. Inizia con un processo o un'attività specifica, come l'assegnazione automatica di tag ai ticket dei clienti o l'inoltro delle richieste interne, e verifica le prestazioni dell'IA in quel ruolo.
Questo ti offre lo spazio per:
- Raccogli i feedback dal tuo team
- Individua tempestivamente i problemi
- Adatta i tuoi flussi di lavoro prima di scalare
5. Monitorare i risultati e continuare a ottimizzare
L'intelligenza artificiale è raramente uno strumento che si può impostare e poi dimenticare. L'automazione più efficace deve continuare a essere ottimizzata nel tempo, man mano che la tua attività si evolve e il tuo team acquisisce una migliore comprensione degli strumenti. Imposta metriche specifiche per monitorare il successo, come il tempo di risposta, la soddisfazione dei clienti, il costo per ticket o le ore risparmiate.
Quindi cerca modi per continuare a ottimizzare. Cerca modelli, lacune e punti di forza. Più ripeti il processo, più la tua IA per le soluzioni di automazione aziendale diventerà preziosa nel tempo.
Sfide che potresti affrontare nell'utilizzo dell'IA per l'automazione aziendale
L'intelligenza artificiale per l'automazione aziendale può offrire risultati impressionanti. Ma come tutte le cose positive, anche questa presenta delle sfide. Spesso i vantaggi devono superare i costi, ma è importante conoscere gli ostacoli che potresti incontrare durante l'implementazione, in modo da poterti preparare al meglio.
1. Elevato sforzo iniziale e costi elevati
L'intelligenza artificiale non è una soluzione rapida. Prima che l'automazione possa apportare un valore reale alla tua azienda, è necessario verificare i flussi di lavoro, ripulire i dati e definire gli obiettivi. Molti team sottovalutano il tempo iniziale necessario per trovare lo strumento giusto e poi renderlo operativo senza intoppi.
2. Problemi di integrazione
La maggior parte delle aziende utilizza già una serie di strumenti per attività quali CRM, help desk, live chat e comunicazioni interne. Aggiungere l'intelligenza artificiale al mix può creare attriti e confusione senza la giusta strategia. Una cattiva integrazione può portare a duplicazioni del lavoro, silos di dati o esperienze dei clienti incoerenti.
3. Resistenza e paura del team
Uno dei maggiori ostacoli non è di natura tecnica, ma emotiva. I dipendenti temono che l'IA possa sostituirli o aggiungere ulteriore pressione, costringendoli a lavorare più di quanto già facciano. Senza una comunicazione chiara, trasparenza e coinvolgimento, il morale e l'adozione possono risentirne. È necessario spiegare chiaramente in che modo gli strumenti li aiuteranno e ridurranno il burnout e lo stress.
4. Scarsa qualità dei dati
Gli strumenti di IA necessitano di dati puliti, strutturati e coerenti per prendere decisioni corrette. Se i dati sono obsoleti, duplicati o privi di contesto, i risultati saranno inaffidabili e si perderà la fiducia nel sistema.
5. Basso tasso di adozione
Anche la migliore soluzione di IA fallisce se le persone non la utilizzano. Quando l'automazione sembra troppo complessa, irrilevante o invadente, i team e i clienti tendono ad evitarla. Garantire la facilità d'uso e coinvolgere il team sin dalle prime fasi è fondamentale per il successo a lungo termine.
Considerazioni finali
L'intelligenza artificiale per l'automazione aziendale sta diventando la colonna portante di operazioni efficienti e scalabili. Che tu stia cercando di ridurre lo sforzo manuale nelle attività ripetitive, migliorare il servizio clienti o prendere decisioni più intelligenti, la giusta strategia di implementazione fa la differenza.
Inizia in piccolo. Mantieni la concentrazione. E scegli strumenti, come Trengo, che rendono l'automazione un'estensione naturale del tuo team, non un sostituto.
