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Che tu gestisca un ristorante, un'attività di consulenza o un'officina meccanica, quando la tua azienda offre un servizio, non c'è niente di più soddisfacente che vedere un calendario pieno.
Ecco perché le aziende di servizi di successo fanno tutto il possibile per rendere la prenotazione di un appuntamento accessibile e facile. Spesso lo fanno riprogettando il loro sito web per eliminare gli attriti. Stampando biglietti da visita. Promuovendo uno sconto. E queste cose funzionano.
La prima cosa da fare è rendersi disponibili sul canale di comunicazione più utilizzato dai propri clienti: WhatsApp.
Perché? Perché "essere dove sono i tuoi clienti" è una delle regole di marketing più antiche ma ancora più rilevanti. E con oltre 2 miliardi di utenti attivi in tutto il mondo, si può affermare con certezza che la maggior parte dei tuoi clienti è su WhatsApp.
In questo articolo spiegheremo come impostare la prenotazione degli appuntamenti tramite WhatsApp Business per la tua attività.
Fantastico. Da dove comincio?
Per prima cosa, dovrai decidere se utilizzare la normale app WhatsApp Business o l'API WhatsApp Business.
L'app WhatsApp Business standard è pensata per le piccole imprese e può essere utilizzata da un massimo di quattro utenti. Offre opzioni limitate in termini di automazione, ma è sufficiente se la tua attività è di modeste dimensioni.
L'API WhatsApp Business è stata creata per le aziende di grandi dimensioni. Consente alle aziende di automatizzare completamente il processo di prenotazione su WhatsApp con le giuste integrazioni e un bot facile da installare e senza codice. È possibile utilizzare l'API su tutti i dispositivi e con tutti gli utenti che si desidera.
Nota: l'API non è dotata di una propria interfaccia, quindi dovrai installarla tramite un fornitore ufficiale di soluzioni WhatsApp Business come Trengo.
Prenotazione appuntamenti su WhatsApp Business: consigli e suggerimenti
Ottenere un numero WhatsApp Business è solo l'inizio. Il passo successivo è quello di convincere i tuoi clienti a iniziare a inviare messaggi.
Aggiungi un codice QR WhatsApp ai tuoi materiali di marketing
Quando guardi biglietti da visita, poster, volantini e altri materiali di marketing stampati, vedrai spesso dei codici QR. Sono un modo semplice per i clienti di visitare il sito web dell'azienda. Comodi e veloci.
Ma invece di indirizzare i clienti a un sito web, il mio consiglio è di indirizzarli a WhatsApp. In questo modo si avvierà immediatamente una conversazione tra te e i tuoi clienti, così potrai chiarire ogni loro dubbio prima che decidano di prenotare un appuntamento. Pensa al prezzo, alla disponibilità o alla durata del servizio.
La creazione di un codice QR WhatsApp richiede meno di due minuti.
Per prima cosa, dovrai creare un link "clicca per chattare". Puoi farlo aggiungendo il tuo numero WhatsApp Business al seguente link: https://wa.me/[numeroWhatsApp]
Successivamente, è possibile trasformare questo link in un codice QR utilizzando siti web come QR Code Generator o QR Code Monkey.
Aggiungi una chat WhatsApp al tuo sito web
Attirare visitatori sul proprio sito web non è facile, figuriamoci convincerli a convertirsi. Per migliorare i tassi di conversione, i marketer possono aggiungere una chat WhatsApp al proprio sito web. Ciò consente ai visitatori di porre domande che li trattengono dal prenotare un appuntamento.
"Perché dovrei aggiungere una chat WhatsApp al mio sito? Ho già una chat live."
Va bene. Tuttavia, una chat su WhatsApp ha un enorme vantaggio rispetto alla buona vecchia live chat. Una volta che un cliente avvia una conversazione e lascia il tuo sito, la conversazione può comunque continuare su WhatsApp. Ma se la conversazione avviene sulla live chat, hai appena perso un potenziale cliente.
Con Trengo, aggiungere WhatsApp al tuo sito è facile.
Una volta avviata la prova gratuita su Trengo, puoi aggiungere un widget WhatsApp al tuo sito in due modi diversi:
- Incollando lo script del widget nel codice sorgente HTML del tuo sito web.
- Utilizzando Google Tag Manager.
Per una spiegazione tecnica di entrambi i metodi, consulta questo articolo.
Abilita conversazioni in tempo reale
Il potere di qualsiasi app di messaggistica risiede nel fatto che le conversazioni avvengono in tempo reale. Quando le persone contattano i propri amici tramite WhatsApp, di solito ricevono una risposta in pochissimo tempo. E si aspettano esattamente la stessa rapidità dalla tua azienda.
Ecco perché non puoi semplicemente adottare WhatsApp e trattarlo allo stesso modo delle e-mail. Entrambi i canali sono basati sul testo, ma le somiglianze finiscono qui. Puoi impiegare un giorno intero per rispondere a un'e-mail. Ma hai solo pochi minuti per rispondere a un messaggio WhatsApp. E quando gestisci un'azienda, non sempre hai il tempo di essere così veloce.
È qui che entra in gioco l'automazione.
Con Trengo, puoi creare risposte rapide alle domande più frequenti con un semplice clic. Basta creare un paio di modelli di messaggi predefiniti, come "Ciao! Sì, abbiamo ancora un tavolo disponibile stasera. A che ora vorresti cenare?". In questo modo risparmierai un sacco di tempo evitando di digitare sempre le stesse cose.
Se vuoi fare un ulteriore passo avanti, puoi anche automatizzare completamente le tue conversazioni WhatsApp Business con un flowbot. Il bot guiderà il cliente attraverso una serie di domande a risposta multipla per prenotare un appuntamento. Ecco come funziona.
Configurare un flowbot WhatsApp è più facile di quanto sembri. Non è necessario essere uno sviluppatore. Basta usare i blocchi drag & drop di Trengo.
Scopri come configurare un flowbot qui.
Raggiungi più clienti con i messaggi broadcast
Se non ti piace stare seduto ad aspettare che i clienti ti mandino un messaggio, ho una buona notizia. Mandando un messaggio broadcast su WhatsApp, puoi prendere l'iniziativa. Un messaggio broadcast su WhatsApp è un messaggio che viene mandato da un singolo utente WhatsApp (Business) a più numeri di telefono contemporaneamente. Puoi mandare questi messaggi in uscita a un massimo di 800 clienti al giorno.
Poiché si tratta di una funzionalità nuovissima, nessuno dei tuoi concorrenti l'ha ancora sfruttata appieno. Ciò significa che otterrai un coinvolgimento maggiore rispetto a qualsiasi tua campagna di email marketing, semplicemente perché è una novità.
Nota: prima di poter inviare un messaggio broadcast, è necessario tenere conto dei seguenti aspetti:
- I tuoi clienti devono acconsentire prima che tu possa inviare loro un messaggio broadcast.
- Tutti i messaggi trasmessi devono essere tempestivi (collegati a qualcosa di limitato nel tempo, come acquisti precedenti), attesi (quindi solo dopo un'adesione esplicita) e pertinenti per il cliente.
- È possibile inviare messaggi broadcast solo utilizzando modelli preapprovati con variabili.
WhatsApp richiede questi modelli pre-approvati per evitare lo spam. Prima di inviare un modello per l'approvazione, consulta la loro politica commerciale.
Alcuni esempi di contenuti che potresti inviare in un messaggio broadcast:
- Una newsletter WhatsApp con i tuoi ultimi servizi
- Un codice sconto valido solo per 24 ore
- Invito a un evento speciale riservato ai clienti fedeli
I messaggi broadcast sono anche un ottimo modo per riattivare i clienti esistenti. Prendiamo ad esempio un'officina meccanica.
"Ciao [nome del cliente]! Sono passati [numero di mesi] mesi dall'ultima volta che hai cambiato gli pneumatici. Dato che l'inverno è alle porte, potrebbe essere il momento perfetto per passare agli pneumatici da neve. Fammi sapere se posso prenotarti un appuntamento, abbiamo ancora disponibilità questa settimana."
Puoi inviare il modello pre-approvato sopra riportato a tutti i tuoi clienti. Tutto quello che devi fare è inserire le variabili tra parentesi.
"Mi dispiace, siamo al completo questa settimana."
Suona bene, vero? Preparati a digitare questo messaggio molto più spesso una volta che inizierai a usare WhatsApp. Potresti persino doverlo trasformare in una risposta rapida ;-)
Trengo è pronto ad aiutarti a gestire tutti i messaggi in arrivo, automatizzare le conversazioni, aggiungere WhatsApp al tuo sito web e inviare messaggi di marketing in uscita.
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Domande frequenti (FAQ)
Come posso utilizzare WhatsApp per ottenere più prenotazioni per la mia attività di servizi?
Puoi aumentare le prenotazioni rendendo WhatsApp il tuo canale di prenotazione principale, dato che la maggior parte dei clienti lo utilizza già quotidianamente. Promuovi il tuo numero WhatsApp o il codice QR sul tuo sito web, sui social media, sui biglietti da visita e sui materiali stampati per consentire ai clienti di avviare facilmente una conversazione. Utilizza i link "clicca per chattare" e i pulsanti WhatsApp in modo che i clienti possano contattarti immediatamente, porre domande e prenotare appuntamenti senza difficoltà.
I clienti possono prenotare appuntamenti direttamente tramite WhatsApp?
Sì, i clienti possono prenotare appuntamenti direttamente tramite WhatsApp. Con l'app WhatsApp Business, le prenotazioni vengono gestite tramite chat, spesso con conferma manuale. Per un'esperienza senza intoppi, utilizza l'API WhatsApp Business e una piattaforma come Trengo per automatizzare il processo di prenotazione. Ciò consente ai clienti di selezionare gli orari disponibili, confermare le prenotazioni, riprogrammare o cancellare, il tutto all'interno di WhatsApp, tramite un chatbot o un agente dal vivo, se necessario.
Come posso impostare un sistema di prenotazione su WhatsApp Business?
Inizia ottimizzando il tuo profilo WhatsApp Business e creando punti di accesso chiari, come codici QR, link click-to-chat o pulsanti WhatsApp sul tuo sito web e sui materiali di marketing. Utilizza l'app WhatsApp Business per le prenotazioni manuali o integrala con piattaforme di prenotazione e strumenti di automazione come Trengo per la pianificazione automatizzata, i promemoria e le conferme. Trengo può connettersi al tuo CRM o al tuo sistema di prenotazione per un flusso di lavoro completamente ottimizzato.
Posso automatizzare le conferme di prenotazione e i promemoria su WhatsApp?
Assolutamente sì. Con l'API WhatsApp Business e piattaforme come Trengo, puoi automatizzare le conferme delle prenotazioni, i promemoria e persino i messaggi di follow-up. L'automazione riduce i casi di mancata presentazione, tiene informati i clienti e fa risparmiare tempo al tuo team. Trengo ti consente di attivare notifiche WhatsApp per prenotazioni, modifiche, cancellazioni, check-in e richieste di feedback, assicurando che i clienti non perdano mai un aggiornamento importante.
Esistono strumenti o integrazioni per gestire le prenotazioni tramite WhatsApp?
Sì, esistono diversi strumenti che aiutano a gestire le prenotazioni su WhatsApp. Trengo si distingue per la sua integrazione con i sistemi di prenotazione e i CRM, consentendo di centralizzare tutte le conversazioni relative alle prenotazioni e automatizzare i flussi di lavoro. Altre opzioni includono Zapier, Integromat e strumenti dedicati alla gestione delle prenotazioni che si collegano a WhatsApp per i promemoria e la sincronizzazione del calendario.
Qual è il modo migliore per promuovere il mio numero WhatsApp per le prenotazioni?
Promuovi il tuo numero WhatsApp o il codice QR ovunque i clienti interagiscono con il tuo marchio: sul tuo sito web, nelle firme delle e-mail, sui social media, in negozio e sui materiali stampati. Utilizza gli annunci click-to-WhatsApp e le Storie WhatsApp per indirizzare il traffico direttamente alla tua chat. Offrire sconti esclusivi su WhatsApp o risposte rapide può incoraggiare ulteriormente i clienti a prenotare tramite WhatsApp.
Posso impostare risposte automatiche per velocizzare il processo di prenotazione?
Sì, puoi impostare risposte automatiche utilizzando l'app WhatsApp Business per le risposte di base o l'API con Trengo per l'automazione avanzata. I chatbot possono rispondere alle domande frequenti, raccogliere i dettagli delle prenotazioni e inoltrare le richieste complesse a un operatore umano. Le risposte rapide e i modelli di messaggio ti aiutano a rispondere immediatamente e a garantire il corretto svolgimento del processo di prenotazione.
È possibile inviare offerte promozionali per aumentare le prenotazioni tramite WhatsApp?
Certamente. WhatsApp è molto efficace per inviare offerte promozionali mirate, offerte last minute e messaggi di upselling a liste di clienti segmentate. Utilizza Trengo o l'API di WhatsApp Business per automatizzare e personalizzare queste campagne, assicurandoti di raggiungere il pubblico giusto al momento giusto e aumentare le prenotazioni.
