Come aggiungere una casella di posta condivisa in Outlook

Come aggiungere una casella di posta condivisa in Outlook

Sommario

Imparare ad aggiungere una casella di posta condivisa in Outlook rappresenta una sfida comune per le aziende, poiché la procedura varia notevolmente a seconda delle diverse versioni: Nuova, Classica, Web, Mac e Mobile. Questa guida fornisce istruzioni chiare e dettagliate per ogni piattaforma, assicurandoti di poter accedere alle caselle di posta del team, come support@ o [email protected], indipendentemente dal dispositivo che utilizzi. Tratteremo i prerequisiti essenziali, come la necessità di disporre dei permessi di amministratore, e forniremo soluzioni ai problemi più comuni, come il mancato caricamento automatico di una casella di posta.

TL;DR

• Per aggiungere una casella di posta condivisa, è necessario prima ottenere l'autorizzazione da un amministratore di Microsoft 365.
• La procedura per aggiungere una casella di posta condivisa varia a seconda che si utilizzi Outlook classico, il nuovo Outlook, la versione web, la versione per Mac o le app mobili.
• Le caselle di posta condivise non dispongono di password specifiche; per accedervi occorre utilizzare le credenziali del proprio account personale.
• Se una casella di posta non viene visualizzata automaticamente (mappatura automatica), è necessario aggiungerla manualmente dalle impostazioni dell'account.
• Per i team in crescita, una casella di posta condivisa tradizionale di Outlook presenta dei limiti in termini di collaborazione e gestione dei canali.
• Una piattaforma collaborativa dedicata come Trengo offre funzionalità quali il rilevamento delle collisioni, la chat interna e l'assistenza omnicanale, che invece mancano in Outlook.

Che cos'è una casella di posta condivisa in Outlook?

Una casella di posta condivisa in Outlook è un tipo specifico di casella di posta in arrivo creata in Microsoft 365 che consente a più utenti designati di leggere, gestire e inviare messaggi e-mail da un unico indirizzo e-mail comune. Anziché inoltrare le e-mail o fornire i dettagli dell'account personale, un team può lavorare da un indirizzo centralizzato come [email protected], [email protected] o [email protected]. Per iniziare, un amministratore deve prima creare la casella di posta condivisa e poi aggiungere gli utenti che devono accedervi. Prima di poter aggiungere una casella di posta condivisa a Outlook, è necessario disporre di queste autorizzazioni.

Sebbene sia utile per le operazioni di base, una casella di posta condivisa standard di Outlook presenta diverse caratteristiche fondamentali e limitazioni:

• Comunicazione centralizzata: funge da unico punto di contatto per i clienti o i reparti interni, consentendo di gestire le richieste in modo organizzato in un unico posto.
• Trasparenza del team: più utenti possono visualizzare i messaggi in arrivo e la cronologia delle risposte inviate, garantendo una visione condivisa delle comunicazioni.
• Nessun costo aggiuntivo per la licenza: le caselle di posta condivise con capacità inferiore a 50 GB non richiedono in genere una licenza Microsoft 365 dedicata.
• Mancanza di funzionalità avanzate di collaborazione: non mostra chi sta visualizzando o rispondendo a un'e-mail in quel momento, il che può portare a risposte duplicate. Si tratta di un problema comune che le soluzioni moderne risolvono.
• Sincronizzazione lenta: a volte, le modifiche apportate da un utente possono tardare a diventare visibili agli altri, creando confusione.
• Responsabilità limitata: non è presente alcuna funzione integrata che consenta di assegnare un'e-mail a una persona specifica per il follow-up, rendendo difficile tracciarne la titolarità.

Come aggiungere una casella di posta condivisa in Outlook per desktop

Per gli utenti che utilizzano un computer desktop, la procedura per aggiungere una casella di posta condivisa a Outlook dipende in gran parte dal sistema operativo (Windows o Mac) e dalla versione dell'applicazione Outlook in uso. Microsoft sta gradualmente trasferendo gli utenti da Outlook "Classic" al nuovo "Nuovo Outlook", più snello, e le interfacce sono piuttosto diverse. Si prega di individuare la sezione sottostante che corrisponde alla propria configurazione specifica per ottenere le istruzioni corrette su come aggiungere una casella di posta in Outlook.

Aggiunta di una casella di posta condivisa in Outlook classico per Windows

Se utilizzi la versione tradizionale e completa di Outlook su un PC Windows (incluso Windows 11), segui questi passaggi. Questo metodo è spesso necessario quando l'amministratore ha disabilitato la "mappatura automatica", che altrimenti farebbe apparire automaticamente la casella di posta.

1. Apri l'applicazione desktop di Outlook.
2. Nell'angolo in alto a sinistra, clicca su " File".
3. Nella schermata Informazioni, clicca su Impostazioni account, quindi seleziona Impostazioni account... dal menu a tendina.
4. Nella nuova finestra, seleziona la scheda "Email". Assicurati che il tuo account email principale sia evidenziato, quindi fai clic sul pulsante " Modifica...".
5. Clicca sul pulsante " Altre impostazioni..." nell'angolo in basso a destra.
6. Accedere alla scheda "Avanzate" e, nella sezione "Caselle di posta", fare clic su "Aggiungi".
7. Digita l'indirizzo e-mail della casella di posta condivisa che desideri aggiungere (ad es. [email protected]) e fai clic su OK.
8. Fare clic su "Applica", poi su "OK", quindi su "Avanti" e infine su "Fine". Chiudere la finestra "Impostazioni account". La casella di posta condivisa apparirà ora nel riquadro delle cartelle sul lato sinistro.

Come aggiungere una casella di posta condivisa nella nuova app di Outlook

Microsoft sta lanciando la versione "Nuovo Outlook" per Windows, caratterizzata da un'interfaccia più moderna simile a quella della versione web. Se disponi di questa versione, la procedura per aggiungere una casella di posta condivisa è molto più semplice e intuitiva. Molti utenti si chiedono dove aggiungere una casella di posta condivisa nel Nuovo Outlook, poiché i menu sono cambiati in modo significativo.

1. Nella finestra principale di New Outlook, guarda il riquadro delle cartelle sul lato sinistro.
2. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul nome del tuo account principale (ad es., [email protected]).
3. Dal menu contestuale che appare, seleziona " Aggiungi cartella condivisa o casella di posta".
4. Verrà visualizzata una finestra di dialogo. Digita il nome o l'indirizzo e-mail della casella di posta condivisa con te.
5. Seleziona la casella di posta corretta dai risultati della ricerca e clicca su Aggiungi.

La casella di posta condivisa verrà ora aggiunta all'elenco delle cartelle, consentendoti di accedere alla sua posta in arrivo e alle altre cartelle proprio come faresti con il tuo account principale. Questo metodo funziona anche se hai bisogno di sapere come aggiungere a Outlook un altro indirizzo e-mail che è una risorsa condivisa.

Come aggiungere una casella di posta condivisa in Outlook per Mac

La procedura per aggiungere una casella di posta condivisa in Outlook per gli utenti Mac è diversa da quella prevista per Windows. L'interfaccia presenta le impostazioni in modo diverso, rispondendo a domande del tipo "come aprire una casella di posta condivisa in Outlook per Mac". Segui queste istruzioni per accedervi.

1. Apri l'applicazione Outlook sul tuo dispositivo macOS.
2. Dalla barra dei menu in alto, clicca su Strumenti e poi seleziona Account...
3. Seleziona il tuo account Exchange principale dall'elenco a sinistra.
4. Fai clic sul pulsante " Delega e condivisione ".
5. Passa alla scheda " Condiviso con me ".
6. Clicca sull'icona + (più) in basso a sinistra per aggiungere una nuova casella di posta condivisa.
7. Cerca e seleziona la casella di posta condivisa digitando il nome o l'indirizzo e-mail, quindi fai clic su Aggiungi.

Una volta completata l'aggiunta, puoi chiudere la finestra delle impostazioni. La casella di posta condivisa sarà ora visibile nel riquadro delle cartelle sul lato sinistro dell'interfaccia di Outlook per Mac. Puoi espanderla per visualizzarne le cartelle.

Come aggiungere una casella di posta condivisa in Outlook per il Web (Office 365)

Per gli utenti che preferiscono accedere alla propria posta elettronica tramite un browser web all'indirizzo outlook.office.com, l'aggiunta di una casella di posta condivisa è un'operazione semplice e veloce. Questo metodo è ideale per chi utilizza Office 365 senza avere installato il client desktop. Esistono due modi comuni per farlo.

Metodo 1: aggiungilo all'elenco delle cartelle (il più comune)

1. Accedi al tuo account su outlook.office.com.
2. Nel pannello di navigazione a sinistra, individua la cartella principale del tuo account principale, solitamente denominata " Cartelle".
3. Fai clic con il pulsante destro del mouse su " Cartelle".
4. Dal menu contestuale, seleziona " Aggiungi cartella condivisa...".
5. Nella finestra di dialogo che si apre, digita il nome o l'indirizzo e-mail della casella di posta condivisa.
6. Seleziona la voce corretta dall'elenco e clicca su Aggiungi.

La casella di posta condivisa apparirà ora come un gruppo di cartelle a sé stante nel riquadro di navigazione a sinistra, consentendo un facile accesso.

Metodo 2: Apri in una nuova finestra del browser

Un consiglio utile è quello di aprire la casella di posta condivisa in una scheda dedicata del browser. È un ottimo modo per mantenere separati i flussi di lavoro.

1. Una volta effettuato l'accesso a Outlook sul Web, clicca sulla tua foto del profilo o sulle tue iniziali nell'angolo in alto a destra.
2. Nel menu a tendina, seleziona " Apri un'altra casella di posta...".
3. Digita l'indirizzo e-mail della casella di posta condivisa e clicca su " Apri".
4. La casella di posta condivisa si aprirà in una nuova scheda del browser, con tutte le funzionalità attive.

Come aggiungere una casella di posta condivisa nell'app Outlook per dispositivi mobili

Potere accedere alle comunicazioni del proprio team ovunque ci si trovi è fondamentale per le aziende moderne. Fortunatamente, l'app mobile di Outlook, disponibile sia per iOS che per Android, semplifica l'aggiunta di una casella di posta condivisa, a condizione che l'amministratore abbia concesso le autorizzazioni necessarie. Questa funzionalità è uno dei tanti strumenti che facilitano il lavoro da casa e consentono di rimanere in contatto con il proprio team e i propri clienti ovunque ci si trovi.

Aggiungere una casella di posta condivisa in Outlook per iPhone (iOS)

Se utilizzi un iPhone o un iPad, bastano pochi tocchi per aggiungere una casella di posta condivisa all'app Outlook. Segui questi passaggi per accedere alla tua casella di posta condivisa sul tuo dispositivo iOS.

1. Apri l'app Outlook sul tuo iPhone.
2. Tocca l'icona del tuo profilo o l'icona Home nell'angolo in alto a sinistra dello schermo per aprire il menu principale.
3. Nel menu, tocca l'icona "Aggiungi account ", che raffigura una cassetta postale con il segno più.
4. Nella schermata "Aggiungi account", seleziona " Aggiungi una casella di posta condivisa".
5. Inserisci l'indirizzo e-mail della casella di posta condivisa e tocca il pulsante " Aggiungi casella di posta condivisa ".
6. La casella di posta verrà aggiunta e potrai passare da essa al tuo account personale dal menu principale.

Aggiunta di una casella di posta condivisa in Outlook per Android

La procedura per aggiungere una casella di posta condivisa nell'app Outlook per Android è pressoché identica a quella della versione per iOS, garantendo così un'esperienza coerente su tutte le piattaforme. Ecco come procedere sul tuo dispositivo Android.

1. Avvia l'app Outlook sul tuo telefono o tablet Android.
2. Tocca l'icona del profilo nell'angolo in alto a sinistra per visualizzare il menu di navigazione laterale.
3. Tocca l'icona della busta con il simbolo del segno più (Aggiungi account).
4. Seleziona l'opzione " Aggiungi una casella di posta condivisa".
5. Inserisci l'indirizzo e-mail della casella di posta condivisa.
6. Tocca " Continua" e l'app aggiungerà la casella di posta all'elenco dei tuoi account. Potrai quindi accedere alle sue cartelle dal menu di navigazione principale.

Come aggiungere una casella di posta condivisa in Outlook senza password

Un punto che spesso crea confusione per molti utenti è la richiesta di inserire una password quando si cerca di aggiungere una casella di posta condivisa. È fondamentale capire che le caselle di posta condivise non dispongono di una propria password. Non si tratta infatti di account utente standard, bensì di risorse a cui il proprio account personale ha diritto di accedere.

L'accesso dipende interamente dalle autorizzazioni assegnate al tuo account utente da un amministratore di Microsoft 365 o Exchange. Quando aggiungi una casella di posta condivisa, l'autenticazione avviene sempre tramite il tuo indirizzo e-mail personale e la tua password.

Ci sono due possibilità:

• La mappatura automatica è abilitata: in molte organizzazioni, l'amministratore abilita una funzione denominata "mappatura automatica". Una volta concesse le autorizzazioni, la casella di posta condivisa apparirà automaticamente nell'elenco delle cartelle di Outlook dopo un breve intervallo (fino a un'ora) e dopo aver riavviato Outlook. Non è necessario fare nulla.
• La mappatura automatica è disabilitata: se la casella di posta non viene visualizzata automaticamente, è necessario aggiungerla manualmente seguendo la procedura descritta nelle sezioni precedenti relative alla versione specifica di Outlook in uso. Ribadiamo che in nessun momento verrà richiesta la password della casella di posta condivisa, poiché non ne esiste una. Si sta semplicemente indicando a Outlook di visualizzare una risorsa per la quale il proprio account dispone già dei permessi necessari.

Se ti viene richiesta una password, di solito è segno di un problema di configurazione o di un problema con le credenziali del tuo account, non della casella di posta condivisa in sé.

Casella di posta condivisa vs. Posta in arrivo collaborativa: perché Outlook potrebbe non essere sufficiente

Sebbene una casella di posta condivisa di Outlook rappresenti un buon punto di partenza per i piccoli team con un volume ridotto di e-mail, essa inizia a mostrare i propri limiti man mano che l'azienda cresce. Si tratta di un sistema progettato per la consultazione condivisa, non per una vera e propria collaborazione di gruppo. Questa è la differenza fondamentale tra una semplice casella di posta condivisa e una moderna casella di posta collaborativa.

I punti critici legati al fatto di affidarsi esclusivamente a una casella di posta condivisa di Outlook diventano subito evidenti:

• Assenza di controllo delle risposte in conflitto: può capitare che due operatori dell'assistenza rispondano contemporaneamente allo stesso cliente senza rendersene conto. Ciò crea confusione nel cliente e fa apparire l'azienda disorganizzata.
• Comunicazione interna disorganizzata: per discutere di un'e-mail di un cliente è necessario inoltrare il messaggio avanti e indietro all'interno dell'azienda o utilizzare un'app di chat separata. Ciò rende le caselle di posta ingombre e rende difficile ritrovare il contesto in un secondo momento.
• Mancanza di responsabilità: è difficile capire chi sia il responsabile di un'e-mail. I messaggi possono rimanere senza risposta perché tutti danno per scontato che se ne stia occupando qualcun altro.
• Canali isolati: Outlook è progettato per un unico canale: l'e-mail. I clienti di oggi desiderano interagire tramite live chat, social media e, in particolare, l'API di WhatsApp Business. Una casella di posta condivisa di Outlook non è in grado di unificare queste conversazioni.

È qui che una piattaforma appositamente progettata come Trengo rivoluziona la comunicazione all'interno dei team. La soluzione di Trengo è un vero e proprio spazio di lavoro collaborativo, pensato per trasformare una casella di posta disordinata in un motore efficiente per l'interazione con i clienti. Grazie alla casella di posta omnicanale di Trengo, i team possono gestire tutti i loro canali di comunicazione — e-mail, WhatsApp, Facebook Messenger, chat live e altro ancora — da un'unica vista unificata.

Tra le caratteristiche principali che distinguono Trengo da una semplice casella di posta condivisa figurano:

• Rilevamento delle sovrapposizioni: scopri in tempo reale quando un collega sta già visualizzando o scrivendo una risposta a un messaggio, eliminando così completamente il lavoro duplicato.
• Chat interna e @menzioni: discuti delle richieste dei clienti direttamente all'interno della conversazione via e-mail, senza che il cliente se ne accorga. Tagga i colleghi per porre domande e ottenere un riscontro immediato senza mai uscire dalla conversazione.
• Assegnazione dei ticket: assegna ogni messaggio in arrivo a un membro specifico del team o a un reparto. Ciò definisce chiaramente le responsabilità e garantisce che nulla venga trascurato. Come dimostra un caso di studio relativo alla casella di posta comune di un team, ciò può migliorare notevolmente i tempi di risposta e la soddisfazione dei clienti.
• Automazione basata sull'intelligenza artificiale: sfrutta le funzionalità basate sull'intelligenza artificiale per riassumere lunghe conversazioni, tradurre messaggi all'istante e persino automatizzare interi flussi di lavoro, riducendo così il lavoro manuale e migliorando l'efficienza.

Domande frequenti (FAQ)

Perché la casella di posta condivisa non viene visualizzata nella nuova versione di Outlook?

Una casella di posta condivisa potrebbe non comparire nella nuova versione di Outlook per alcuni motivi comuni. Innanzitutto, se l'amministratore ti ha appena concesso le autorizzazioni, potrebbero essere necessari fino a 60 minuti affinché le modifiche vengano sincronizzate. Prova a riavviare l'applicazione Outlook. Se continua a non apparire, la funzione di "mappatura automatica" potrebbe essere disabilitata; in tal caso, dovrai aggiungerla manualmente facendo clic con il tasto destro del mouse sul nome del tuo account principale e selezionando "Aggiungi cartella o casella di posta condivisa". Infine, verifica con il tuo amministratore IT che ti abbia concesso le autorizzazioni corrette di "Lettura e gestione".

Come si aggiunge l'accesso a una casella di posta condivisa?

Un utente finale non può concedersi autonomamente l'accesso a una casella di posta condivisa. L'accesso deve essere concesso da un amministratore IT o da un amministratore di Microsoft 365. Se hai bisogno di accedere, devi contattare il tuo reparto IT e richiederlo. L'amministratore utilizzerà quindi il Centro di amministrazione di Microsoft 365 o il Centro di amministrazione di Exchange per aggiungere il tuo account utente come membro della casella di posta condivisa, solitamente nelle impostazioni "Delega", assegnandoti le autorizzazioni necessarie.

Posso creare un'e-mail di gruppo in Outlook senza che vengano visualizzati i membri o i destinatari?

Sì, ma il metodo dipende dal tuo obiettivo. Per inviare un'e-mail di gruppo in cui i destinatari non possano vedersi a vicenda, dovresti utilizzare il campo CCN (copia nascosta). Tuttavia, gestire elenchi di destinatari numerosi in questo modo è poco efficiente. Una casella di posta condivisa risolve naturalmente questo problema consentendoti di inviare da un indirizzo generico (ad es. [email protected]), che nasconde l'utente individuale che invia l'e-mail. Per esigenze più avanzate, è preferibile una piattaforma dedicata, in quanto può gestire i flussi di comunicazione e persino implementare un servizio clienti automatizzato tramite IA senza esporre gli elenchi dei destinatari.

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