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Quasi tutti noi riceviamo ogni giorno un numero impressionante di e-mail, alle quali non riusciamo a stare dietro. Voglio dire, dai un'occhiata alla tua casella di posta: quando è stata l'ultima volta che è arrivata a (0)? Probabilmente mai.
Ma per le aziende, lasciare le e-mail non lette per un lungo periodo è un modo garantito per perdere clienti. Per questo motivo le aziende iniziano a creare una casella di posta elettronica di gruppo per tutte le questioni legate all'azienda, soprattutto per l'assistenza clienti.
Tuttavia, gestire la casella di posta elettronica di un team non è un compito facile. Dati recenti mostrano che un impiegato medio riceve 121 e-mail al giorno. Si tratta di 121 email diverse a cui devi rispondere, inoltrare, cancellare, archiviare e assegnare alla persona giusta del team.
Fallire in questo senso è rischioso per ogni azienda. Per garantire che la tua attività rimanga produttiva, devi avere una buona gestione delle caselle di posta elettronica da parte del team.
In questa guida ti illustreremo i vantaggi, l'importanza e alcune delle migliori pratiche per gestire la tua casella di posta elettronica come un team.
Per iniziare, cerchiamo di capire cosa significa "team inbox".
Che cos'è una casella di posta elettronica di squadra?
Una casella di posta elettronica del team è un indirizzo e-mail condiviso da diversi membri del team per comunicare e collaborare alle attività.
Un esempio comune di questo tipo di indirizzo e-mail è quello utilizzato dai team di assistenza clienti, ad esempio support@yourcompany.com e customersupport@companyname.com.
Per questo motivo, quando contatti l'assistenza, scoprirai che è piuttosto raro che lo stesso agente di assistenza ti risponda due volte di seguito, anche se hai inviato il messaggio allo stesso indirizzo e-mail.
Perché la casella di posta elettronica di un team è importante?
Le caselle di posta del team fungono da hub centrale in cui i membri possono accedere facilmente e condividere informazioni su progetti e attività. Grazie a questa linea di messaggistica interna all'azienda, tutti i membri del team non dovranno comunicare attraverso più canali. In questo modo si riduce il rischio di errori di comunicazione e si favorisce il lavoro di squadra e la collaborazione.
Inoltre, l'uso di una casella di posta elettronica di squadra aumenta la trasparenza e la responsabilità. Quando c'è un registro chiaro di tutte le comunicazioni e i compiti, ogni membro del team conosce il proprio ruolo e le proprie responsabilità. Questo può essere utile per un team numeroso o remoto, dove è difficile tenere traccia dei progressi di ognuno su un compito.
Infine, con la casella di posta elettronica del team, la tua azienda dispone di un sistema chiaro per organizzare, assegnare e dare priorità ai compiti. Questo aiuta i membri del team, soprattutto quelli che lavorano in un ambiente competitivo o molto stressante, a gestire meglio il proprio tempo.
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Quali sono le sfide dell'utilizzo di una casella di posta elettronica di squadra?
Non c'è dubbio che l'utilizzo di una casella di posta elettronica di squadra semplifichi la comunicazione della tua azienda. Tuttavia, ci sono anche diversi problemi che si possono incontrare quando la casella di posta elettronica del team è gestita male.
1. Disaccordo tra i membri del team
Le incomprensioni possono verificarsi quando il modo in cui un membro del team scrive un messaggio viene interpretato in modo diverso da un altro membro. Questo può accadere quando il messaggio manca di un contenuto adeguato o di informazioni di base sufficienti.
Ad esempio, un project manager invia un'e-mail a un membro del team chiedendo aggiornamenti o informazioni su un progetto. Tuttavia, l'e-mail non spiega chiaramente il progetto in questione e non fornisce un contesto utile all'azione. In questo caso, il membro del team potrebbe fornire informazioni o feedback irrilevanti o, peggio ancora, ignorare l'e-mail.
Se questo problema rimane irrisolto per un lungo periodo di tempo, il morale del team si abbassa, portando a ulteriori conflitti, a una riduzione della produttività e, inevitabilmente, alla soddisfazione dei clienti.
📚 Leggi di più: Indagini sulla soddisfazione dei clienti - 5 buone pratiche.
2. Mancanza di proprietà
Questo accade quando non c'è chiarezza o non c'è un responsabile preassegnato per svolgere un compito o rispondere a un messaggio all'interno di un team. Questo è un problema per le aziende che utilizzano una casella di posta elettronica di gruppo, perché crea confusione a causa della mancanza di responsabilità e ostacola la collaborazione tra i team.
Ad esempio, supponiamo che un membro del team invii un'e-mail a un altro reparto dell'azienda per chiedere un feedback su un progetto. Nel frattempo, non c'è nessuno incaricato di gestire o rispondere al feedback. I membri del team dell'altro reparto potrebbero decidere di ignorare la richiesta perché non sanno chi deve rispondere.
3. Difficoltà nel monitorare le prestazioni del team
Tracciare con precisione le prestazioni dei membri del team può essere difficile se non si utilizza lo strumento giusto o non si impostano le giuste etichette o automazioni. Questo diventa ancora più difficile se la casella di posta del team non è ben organizzata o se non ci sono regole chiare per il suo utilizzo.
Supponiamo che un membro del team stia lavorando a un compito nella casella di posta del team. Potrebbe essere difficile seguire i suoi progressi se non ci sono etichette sulle e-mail, soprattutto se quel compito è collegato a diversi thread di progetti finiti e non finiti. Casi come questo rendono difficile avere una buona panoramica sullo stato dei progressi o degli obiettivi della tua azienda.
4. Problemi di sicurezza per le informazioni sensibili
Con molte persone che hanno accesso senza filtri alla casella di posta del team, c'è un alto rischio di manipolazione errata o di accesso non autorizzato a informazioni sensibili.
Ad esempio, un membro del team riceve un'e-mail da qualcuno che finge di essere del reparto IT e chiede le credenziali di accesso. Se il membro del team non conosce i protocolli di sicurezza dell'azienda e cade nella truffa, potrebbe rivelare informazioni riservate o dare accesso a un utente autorizzato.
5. Sovraccarico di informazioni
Senza regole e automatismi adeguati per la casella di posta del team, le e-mail dell'azienda possono diventare disorganizzate e caotiche. Questo può generare confusione tra i membri del team, rendendo difficile stabilire le priorità e gestire il proprio lavoro.
Un esempio rapido è quello di un membro del team che riceve molteplici e-mail o notifiche relative a molti compiti o progetti diversi. Senza linee guida chiare e stabilite per dare priorità a questi compiti o progetti, può essere difficile essere produttivi. A lungo andare, questo li porta a non rispettare le consegne o, peggio ancora, a bruciarsi.
💡Consigliato → Leggi come Volero ha ridotto i tempi di risposta del servizio clienti del 35% in una settimana.
6 consigli per aiutarti a gestire lo strumento di posta in arrivo del tuo team come un professionista
È controproducente utilizzare una casella di posta elettronica di squadra se poi ti ritrovi a passare al setaccio centinaia di messaggi al giorno. Rischi di perdere conversazioni importanti e di perdere tempo in attività che non servono a nulla.
Nel frattempo, gestire efficacemente la casella di posta del tuo team, come farebbe un professionista, ti aiuterà a semplificare la comunicazione all'interno dell'azienda e ad aumentare i livelli di produttività del tuo team.
Se stai cercando un modo per migliorare le capacità di gestione delle caselle di posta del team, ecco sei consigli per aiutarti:
1. Assegna una chiara responsabilità ai compiti o ai progetti del team.
Ogni membro del team dovrebbe conoscere e avere le proprie responsabilità quando si tratta di compiti all'interno dell'azienda. Spesso l'assunzione di un project manager per assegnare manualmente i compiti risolve il problema, ma ha un costo.
Se il tuo presunto project manager è fuori sede o non è raggiungibile, i membri del team devono cavarsela da soli. E se assegnano i compiti ai membri del team sbagliati, rischiano di perdere tempo, fatica e risorse aziendali.
Per risolvere questo problema, uno strumento di posta in arrivo per i team come Trengo utilizza la regola del round-robin. Questa funzione assegna automaticamente compiti, messaggi e progetti in parti uguali tra i membri del team.
💡Pro tip → Puoi utilizzare la regola del round-robin in Trengo per assicurarti che a ogni agente di supporto venga assegnato lo stesso numero di messaggi al giorno.
2. Stabilire linee guida e processi chiari
Il tuo team conosce il canale appropriato da seguire per risolvere una situazione, rispondere ai messaggi o gestire i compiti? Senza linee guida e processi chiari, i membri del team hanno meno probabilità di svolgere bene il loro lavoro.
Ecco come risolvere questo problema: stabilisci delle regole per ogni caso d'uso della casella di posta del team. Queste regole possono includere il modo in cui i messaggi devono essere etichettati, chi gestisce i diversi tipi di e-mail e come i compiti devono essere assegnati, monitorati e classificati. Ad esempio, un'email di un cliente sui prezzi dei prodotti dovrebbe seguire il canale di vendita ed essere inoltrata al responsabile del reparto vendite.
📚 Leggi di più: Come organizzare la tua casella di posta elettronica - 5 consigli.
3. Usa le etichette per rimanere organizzato
Proprio come i nomi che dai ai tuoi animali domestici per farli risaltare, le etichette sono la stessa cosa per le e-mail. Con le etichette è più facile fare una cernita delle e-mail in entrata e in uscita dall'azienda.
Ad esempio, puoi impostare un filtro per etichettare automaticamente tutte le email provenienti da un particolare mittente come "ad alta priorità", oppure inviare tutte le email con determinate parole chiave a una cartella specifica.
💡Pro Tip → Trengo ti permette di creare dei filtri personalizzati grazie alla funzione "visualizzazioni".
4. Automatizzare i flussi di lavoro ripetitivi con le regole
Le attività banali e di routine sono tra le maggiori perdite di tempo per un team. Ecco perché l'automazione svolge un ruolo importante in attività super complesse ma utili come l'inserimento di dati o l'invio massivo di e-mail che potrebbero essere soggette a errori umani.
Ad esempio, un membro del team è responsabile dell'etichettatura di tutte le e-mail in arrivo da 5.000 clienti. Invece di etichettare manualmente ogni email, il membro del team potrebbe automatizzare l'intero processo classificando ogni email in base a specifiche parole chiave. In questo modo si risparmiano tempo, fatica e risorse.
Puoi anche automatizzare attività come queste su Trengo utilizzando le 'regole'. Le regole consistono in condizioni che attivano un'azione specifica.
Quindi, invece di ripetere le attività, automatizza l'intero processo creando la tua regola.
Ecco alcuni esempi di flussi di lavoro che puoi automatizzare in Trengo:
- Aggiungi etichette alle conversazioni
- Aggiungi SLA alle conversazioni
- Invia messaggi ai clienti.
📚 Leggi di più: Come automatizzare le attività nella tua casella di posta: le 5 regole più utilizzate in Trengo.
5. Traccia le prestazioni in un cruscotto
Una dashboard centralizzata permette di identificare facilmente le aree di miglioramento del team, i loro compiti e i progressi dei progetti. Un altro caso d'uso di un dashboard per la casella di posta del team è che aiuta a identificare tendenze e schemi che possono migliorare le prestazioni complessive del team. Ad esempio, identificare che i membri del team sono più produttivi nelle prime ore del giorno.
Nella dashboard delle prestazioni di Trengo, puoi vedere come si comporta il tuo team controllando i seguenti punti:
- Quali sono le etichette che vengono assegnate di più? Questo potrebbe significare che c'è un problema da risolvere che causa l'assegnazione di questa etichetta. Un esempio di etichetta potrebbe essere: un prodotto rotto o un pacco smarrito.
- Tempo di risposta (può essere misurato per agente)
- Tempo di risoluzione (può essere misurato per agente)
- CSAT: tasso di soddisfazione dei clienti
- Canali più frequentati (c'è un canale di comunicazione specifico su cui ricevi più messaggi?)
💡Pro Tip → Lavori con un team remoto? Trengo ti permette di essere sempre aggiornato sulle prestazioni del tuo team in tempo reale. Diventa remoto con Trengo.
6. Pianifica controlli regolari
Impostare dei promemoria è un buon modo per tenere traccia delle nostre attività ed essere attenti al tempo. La stessa idea si applica alla programmazione di check-in regolari con i membri del team per assicurarsi che i compiti e i progetti procedano come previsto.
Può trattarsi di una breve e-mail che richiede un feedback settimanale sui compiti dei membri del team per garantire il rispetto delle scadenze. Inoltre, se un membro del team si trova di fronte a problemi legati al lavoro, puoi facilmente collaborare con gli altri membri del team per trovare una soluzione.
Comunicando costantemente con i membri del tuo team, rafforzi la loro capacità di lavorare insieme per raggiungere un obiettivo comune.
Sei pronto a gestire la casella di posta del tuo team con Trengo?
Pensa alla casella di posta del tuo team come al superpotere della tua azienda. Tutte le idee, le comunicazioni, le collaborazioni e i compiti del team, tutti in un unico posto e finalizzati alla crescita dell'azienda.
Tuttavia, in qualità di manager, senza lo strumento giusto, gestire una casella di posta elettronica con un team può diventare difficile da mantenere.
In questo caso, uno strumento di gestione della casella di posta del team come Trengo salva la situazione. Trengo semplifica la comunicazione riunendo tutti i tuoi canali di comunicazione in un'unica vista. In questo modo puoi automatizzare le conversazioni e i flussi di lavoro, integrare il tuo strumento preferito e collaborare meglio con gli altri membri del team. La comunicazione non è mai stata così facile.
