Comment Footy a réussi à envoyer des messages WhatsApp personnalisés à plus de 500 équipes en même temps

Footy, une organisation de football amateur en pleine expansion aux Pays-Bas, gère plus de 800 équipes de football réparties dans plus de 10 villes. Chaque saison, elle coordonne les inscriptions, les calendriers et les paiements, en s'appuyant largement sur WhatsApp pour la communication.

Mais à mesure que Footy grandissait, ses processus de communication n'arrivaient plus à suivre.

En mettant en place une messagerie WhatsApp proactive avec Trengo, Footy a transformé l'envoi manuel de messages en masse en un processus évolutif, personnalisé et automatisé, ce qui lui a permis de contacter instantanément des centaines d'équipes de football.

Le défi : développer la communication sur WhatsApp sans perdre la touche personnelle

Au fur et à mesure que Footy prenait de l'ampleur, le volume de communication augmentait lui aussi. Ce qui fonctionnait autrefois pour de petits groupes devenait de plus en plus difficile à gérer à grande échelle.

Pour envoyer des mises à jour ou des demandes d'inscription, l'équipe devait rechercher manuellement chaque équipe dans Trengo et envoyer les messages un par un. Cette méthode est rapidement devenue ingérable lorsqu'il a fallu gérer plus de 500 équipes à la fois.

En même temps, les solutions de messagerie de masse existantes ne répondaient pas à leurs besoins. Les messages étaient génériques, manquaient de personnalisation et ne permettaient pas de suivre clairement les réponses ou les actions.

Ça a posé plusieurs problèmes :

• Des processus chronophages : l'envoi de messages en masse peut prendre des heures à cause du travail manuel
• Manque de personnalisation : impossible d'ajouter des détails propres à l'équipe, comme les noms ou des infos sur la ligue
• Pas de visibilité sur les réponses : difficile de suivre les confirmations, les paiements ou les relances

Du coup, des processus clés comme les inscriptions saisonnières sont devenus lents, manuels et difficiles à gérer.

La solution : une communication proactive sur WhatsApp avec Trengo

Pour résoudre ce problème, Footy a mis en place Proactive Support, un module complémentaire Trengo sur mesure qui permet d'envoyer des messages WhatsApp en masse avec une personnalisation complète.

Disponible sous forme de widget dans la barre latérale de Trengo, cette solution s'intègre parfaitement à leur flux de travail actuel. Au lieu d'envoyer des messages un par un, Footy peut désormais importer un fichier CSV contenant les données des équipes et contacter des centaines d'équipes en une seule fois.

Ce qui fait la différence, c'est que l'échelle ne se fait pas au détriment de la personnalisation. Grâce à l'utilisation de variables dynamiques, chaque message intègre automatiquement des détails pertinents, comme les noms des équipes, des informations sur la ligue ou des instructions de paiement, ce qui donne à chaque message un caractère sur mesure.

Les éléments clés de la solution sont les suivants :

• Diffusion via CSV : un seul téléchargement pour envoyer instantanément un message à des centaines d'équipes
• Modèles personnalisés : les variables dynamiques garantissent une communication pertinente et sur mesure
• Aucune configuration technique : entièrement géré dans Trengo, pas besoin de développeurs

De l'envoi de messages à la gestion des conversations

Au-delà de l'envoi de messages, Proactive Support a également révolutionné la façon dont Footy gère les réponses et les relances. Les messages peuvent comporter des boutons interactifs tels que « Confirmer la participation » ou « Payer maintenant », ce qui permet aux équipes d'agir facilement directement depuis WhatsApp.

Lorsqu'une équipe clique sur un bouton, Trengo applique automatiquement des étiquettes telles que « Confirmé », ce qui permet à Footy de connaître instantanément le statut de chaque équipe.

Grâce à cette configuration, Footy est désormais capable de gérer les moments clés de communication à grande échelle :

• Inscriptions pour la saison : envoie des demandes d'inscription à des centaines d'équipes et suis automatiquement les confirmations
• Rappels de paiement : informe les équipes des factures impayées et propose des actions de paiement directes
• Possibilités d'automatisation à venir : notamment les mises à jour sur les matchs, les changements d'horaire et les annulations pour cause de mauvais temps

Le résultat : une communication plus rapide, plus intelligente et évolutive

En abandonnant les processus manuels, Footy a atteint un nouveau niveau d'efficacité et de contrôle.

• Un gain de temps considérable : les campagnes qui prenaient autrefois des heures ne prennent plus que quelques minutes
• Une évolutivité sans faille : communique facilement avec plus de 500 équipes en même temps, avec une augmentation de 60 % du volume dès le premier mois. 
• Une visibilité totale : tu sais toujours qui a répondu et qui nécessite un suivi
• Un engagement accru : les messages et boutons personnalisés permettent d'obtenir des réponses plus rapides

« Avant, envoyer des mises à jour à des centaines d'équipes demandait des heures de travail manuel. Maintenant, on peut joindre tout le monde instantanément avec des messages personnalisés, et savoir exactement qui a répondu. Ça a complètement changé notre façon de communiquer à grande échelle. »

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