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Immagina di gestire un'agenzia di viaggi popolare su Instagram. Le persone vedono i tuoi post e fanno viaggi, e con il passare del tempo ottieni anche un seguito di amanti del brivido. I messaggi iniziano ad arrivare: 'Offrite tour in Islanda?' 'Posso avere un preventivo sui vostri nuovi pacchetti vacanza?'. Emozionante, ma travolgente, soprattutto quando il tuo team è là fuori a creare esperienze indimenticabili.
È qui che la risposta automatica ai messaggi DM di Instagram può cambiare le carte in tavola. La risposta automatica fa sì che il tuo potenziale cliente si senta almeno apprezzato e ascoltato, anche quando il tuo team è impegnato a fornire un servizio eccellente giorno dopo giorno.
In questo blog, vedremo come la risposta automatica può aiutare le aziende a rimanere in contatto con i loro clienti, a ridurre i tempi di risposta e a creare impressioni durature con facilità. Quindi iniziamo a leggere!
Cos'è la risposta automatica di Instagram?
La risposta automatica sui DM di Instagram ti permette di impostare risposte già pronte, evitandoti di digitare sempre le stesse risposte. Questo non solo ti aiuta a ridurre il carico di lavoro manuale, ma rende il tuo marchio disponibile ogni volta che un cliente ha una domanda.
Nel mondo frenetico di oggi, sappiamo che è difficile per le aziende essere online 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ma è esattamente quello che i clienti si aspettano. Con la risposta automatica puoi mantenere le conversazioni anche quando non sei in servizio, fornendo risposte immediate alle domande più frequenti. È un modo semplice per rimanere in contatto e dimostrare al tuo pubblico che sei a disposizione, indipendentemente dal momento in cui si rivolgono a te.
Il caso della risposta automatica ai DM su Instagram
Instagram non è solo un'altra piattaforma di social media: è diventato un potente strumento di crescita per marchi e aziende di ogni tipo. Uno dei suoi maggiori vantaggi è la facilità con cui i clienti possono contattare le aziende direttamente attraverso i DM.
Con quasi 200 milioni di utenti che visitano le pagine aziendali ogni giorno, è probabile che le aziende ricevano domande e richieste in qualsiasi momento. Poiché non puoi prevedere quando arriveranno questi messaggi, il modo più intelligente per gestirli è impostare la risposta automatica sui DM di Instagram. In questo modo sarai sempre pronto a rispondere, mostrando ai clienti che sei a disposizione quando ne hanno bisogno.
Qual è il ruolo della risposta automatica nel servizio clienti?
Quando le aziende non possono rispondere immediatamente a una domanda nella casella di posta, la risposta automatica interviene, soddisfacendo le aspettative dei consumatori di una risposta rapida. Questa funzione non solo fornisce risposte tempestive ma mantiene alto il coinvolgimento, sia nei commenti che nei messaggi diretti.
I clienti apprezzano le risposte attive e sono più propensi a fidarsi di un'azienda che offre un'assistenza tempestiva, rafforzando la loro fedeltà e la fiducia nel tuo marchio.
Le risposte automatiche rendono più efficiente la tua attività
L'aggiunta di risposte automatiche al tuo Instagram può incrementare notevolmente la tua efficienza operativa. L'automatizzazione delle risposte alle domande più comuni può aiutare il tuo team a concentrarsi maggiormente su altre strategie, come il miglioramento della produttività del servizio, piuttosto che lavorare su risposte manuali come gli orari di lavoro, la disponibilità dei prodotti o le richieste di assistenza.
Quando le domande ripetitive vengono automatizzate, il team di assistenza ha la possibilità di concentrarsi su attività più importanti o su ticket complessi.
Perché dovresti impostare le risposte automatiche su Instagram?
Impostare le risposte automatiche su Instagram è essenziale per le aziende che vogliono migliorare il loro servizio clienti e le loro strategie di coinvolgimento perché, in un mercato competitivo, una comunicazione efficace e veloce con i tuoi clienti ti fa distinguere dagli altri.
Le aspettative delle persone saranno elevate quando si sentiranno incluse o aggiornate dai prodotti del brand. Inoltre, le risposte automatiche renderanno il tuo coinvolgimento vantaggioso per te una volta ottenuta la fiducia delle persone.
Come posso impostare la risposta automatica su Instagram?
Come impostare una risposta automatica sull'app di Instagram?
Impostare le risposte automatiche per la tua attività su Instagram è un processo semplice che può essere eseguito in pochi passi.
Passo 1: Accedi al tuo account Instagram Business
Se stai utilizzando un account personale, accedi alle impostazioni e cambia il tuo stato da personale a aziendale. Instagram promuoverà il tuo profilo da personale a aziendale.
Come trovare le impostazioni di Instagram?
Apri l'app di Instagram e vai al tuo profilo. Ora tocca la tua immagine del profilo nell'angolo in basso a destra. Quindi apri la barra dei menu e seleziona "Impostazioni".
Passo 3: Scegliere "Business" o "Creator".
Nel menu delle impostazioni, trova e seleziona "Business" o "Creator", a seconda del tipo di account che hai. Qui puoi accedere a diversi strumenti pensati per gli account professionali.
Fase 4: Selezionare le risposte salvate o le domande più frequenti
Puoi impostare le risposte automatiche utilizzando le risposte salvate o l'opzione delle domande frequenti. Puoi anche utilizzare entrambe le opzioni a seconda delle tue esigenze. Tuttavia, ricorda che puoi aggiungere solo quattro FAQ.
Passo 5: Impostare una scorciatoia
Puoi creare una scorciatoia per le risposte salvate. Puoi utilizzare la scorciatoia per accedere rapidamente al messaggio su Instagram, in modo da non doverlo digitare più volte. Puoi impostare facilmente la scorciatoia durante la creazione di una nuova risposta.
Impostazione della risposta automatica di Instagram con Meta Business Suite
Segui i seguenti passaggi per automatizzare le risposte utilizzando Meta Business Suite:
- Apri il tuo account Meta Business Suite e ottieni l'accesso da amministratore
- Clicca sull'opzione Posta in arrivo
- Seleziona Instagram
- Seleziona la risposta immediata
- Attiva il pulsante di risposta immediata
- Imposta la tua risposta
Ottieni più funzioni di automazione dei DM di Instagram con Trengo
Trengo è una soluzione eccellente per automatizzare le risposte su Instagram. Ecco i principali vantaggi offerti da Trengo:
Iniziare i DM dai commenti
La funzione di risposta automatica non si limita solo ai messaggi di testo, ma può essere applicata anche ai commenti. Ad esempio, quando qualcuno mostra interesse o commenta un post, la risposta automatica può essere un ottimo modo per indirizzarlo al tuo DM. Potresti inviare un messaggio del tipo "Per maggiori dettagli, invia un messaggio di posta elettronica" e nel messaggio di posta elettronica puoi portare avanti la conversazione e indurre il potenziale cliente ad acquistare il tuo servizio o prodotto.
Cerca conversazioni
In qualità di azienda, può essere difficile individuare i messaggi su Instagram, dato che ci sono così tante richieste in arrivo. Tuttavia, Trengo può renderti le cose più facili perché ti permette di cercare le conversazioni precedenti all'interno della stessa dashboard.
Domande frequenti
Le FAQ a volte possono diventare fastidiose perché devi rispondere sempre alle stesse cose. Con l'aiuto di Trengo puoi rendere le cose più semplici. Ad esempio, puoi impostare la risposta automatica su Instagram per domande come prezzi, specifiche del prodotto, tempi di consegna o disponibilità di un determinato prodotto.
Modelli personalizzabili per risposte rapide
Trengo ti permette di personalizzare le tue risposte automatiche in base alle esigenze del tuo brand. Sia che tu voglia sembrare informale e amichevole o professionale e formale, puoi adattare i tuoi messaggi per riflettere la personalità del tuo marchio utilizzando la vasta libreria di modelli di Trengo.
Analisi integrate per una migliore comprensione
Trengo fornisce anche dei report che puoi utilizzare per migliorare la tua assistenza clienti. Ad esempio, Trengo può aiutarti a conoscere il tempo medio di risposta per le metriche che hai applicato. Puoi controllare i report forniti per pianificare come migliorare la tua assistenza clienti.
Quando utilizzare le funzioni di automazione dei DM di Instagram?
Puoi utilizzare la funzione di risposta automatica su Instagram per diversi scopi. Ad esempio, puoi usarla per iniziare a interagire con i nuovi follower, rispondere ai commenti o semplicemente entrare in contatto con il tuo pubblico.
Avviare conversazioni con nuovi follower
Le risposte automatiche sono strumenti eccezionali che ti aiutano a entrare in contatto con i tuoi nuovi follower all'istante. Ad esempio, ogni volta che ricevi un nuovo follower puoi inviargli un messaggio di benvenuto come "Grazie per aver seguito la nostra pagina". Un messaggio di benvenuto trasmette un'immagine positiva del tuo marchio e ti aiuta a conquistare la fiducia dei clienti.
Connettersi con i clienti interessati
Se un cliente commenta i tuoi post esprimendo interesse, una risposta automatica sui messaggi di Instagram può aiutare a mantenere la conversazione. Puoi inviare un messaggio veloce come "Grazie per averci contattato, ti risponderemo presto per i dettagli". Puoi anche invitarli a fare domande o a saperne di più sui tuoi prodotti o servizi. Questo approccio può aiutare il tuo marchio a creare contatti e portare i potenziali clienti ad acquistare i tuoi prodotti.
Riconoscere i follower attivi
Su Instagram devi cercare di coinvolgere attivamente i tuoi follower attivi. Sia che apprezzino i tuoi post sia che guardino regolarmente le tue storie. Puoi ridurre il fastidio delle risposte automatiche perché potresti dover avviare conversazioni con più persone.
Mantenere la connessione anche al di fuori dell'orario di lavoro
Instagram non ha orari di ufficio e non ha limiti di tempo. Ciò significa che i clienti possono rivolgersi ai brand in qualsiasi momento. La risposta automatica può coinvolgere le persone in assenza di un team. In questo modo i clienti si sentiranno apprezzati perché il tuo brand capisce le loro esigenze.
Domande frequenti sulla maniglia
Ogni azienda ha delle FAQ ripetitive come la sede dell'azienda, i dettagli dei prodotti, le politiche di servizio, ecc. Queste sono le domande che puoi facilmente automatizzare. L'ideale è utilizzare uno strumento come Trengo e lasciare che la tecnologia gestisca le attività ripetitive per te.
6 consigli per ottimizzare le risposte automatiche
Per sfruttare al meglio la funzione di risposta automatica di Instagram, prova a seguire questi consigli di ottimizzazione:
- Crea risposte che tengano conto del contesto: Personalizza le risposte alle richieste più comuni, come "Orari del negozio" o "Dettagli sulla spedizione", in modo che ogni risposta sia pertinente e specifica per la domanda dell'utente. In questo modo le interazioni sono più personali e gli utenti rimangono coinvolti.
- Usa le parole chiave di attivazione in modo intelligente: Imposta nelle impostazioni di Instagram parole chiave specifiche che attivino risposte personalizzate, come "Stato dell'ordine" o "Resi". In questo modo gli utenti otterranno informazioni più velocemente, permettendo al tuo team di concentrarsi su richieste complesse.
- Fornisci opzioni di iscrizione: Includi nel messaggio di risposta automatica un invito agli utenti a iscriversi alla tua lista e-mail o alla tua campagna drip. Se lo formuli come un vantaggio, come offerte esclusive o consigli utili, lo renderai interessante e raccoglierai dati preziosi sui clienti.
- Includi un promemoria di follow-up: Aggiungi un messaggio per assicurare agli utenti che riceveranno presto un follow-up più personalizzato. Questo semplice passo rassicura i clienti sul fatto che una persona in carne e ossa risponderà alla loro domanda, anche se inizialmente hanno ricevuto una risposta automatica.
- Incorpora un linguaggio amichevole e in linea con il brand: Assicurati che le risposte automatiche siano calorose e in linea con la voce del tuo marchio. Un tono amichevole, abbinato a un linguaggio utile, aumenta la soddisfazione dei clienti.
- Indirizza gli utenti verso risorse di auto-aiuto: Se applicabile, guida gli utenti alle FAQ, ai tutorial o ad altre pagine di auto-aiuto, consentendo loro di risolvere semplici problemi in modo autonomo.
Utilizzare l'automazione di Instagram senza problemi
Come posso impostare la risposta automatica su Instagram senza problemi? La risposta è semplice: usa Trengo!
- Complessità della configurazione manuale: Configurare manualmente le risposte automatiche può richiedere molto tempo e continui aggiustamenti. Trengo semplifica questo processo grazie a interfacce facili da usare e a modelli precostituiti.
- Funzionalità limitata: Le opzioni di risposta automatica integrate di Instagram sono limitate in termini di personalizzazione e funzioni avanzate. Trengo offre opzioni più flessibili, tra cui messaggi personalizzati e diversi trigger di risposta.
- Gestione multicanale: La gestione di più piattaforme di social media insieme a Instagram può essere un'impresa ardua. Trengo consolida i messaggi provenienti dai vari canali, consentendo alle aziende di gestire tutte le comunicazioni da un'unica dashboard.
- Coerenza delle risposte: Senza automazione, c'è il rischio di risposte incoerenti a richieste simili. Trengo garantisce che tutti i clienti ricevano risposte standardizzate, migliorando la professionalità.
- Dati e analisi in tempo reale: Tracciare le prestazioni e l'efficacia delle risposte è difficile con le funzioni di base di Instagram. Trengo fornisce analisi sui tempi di risposta, sul coinvolgimento dei clienti e su altre metriche per aiutare a ottimizzare le strategie di comunicazione.
- Collaborazione di squadra: Coordinare le risposte tra i membri del team può essere difficile nei DM di Instagram. Trengo facilita la collaborazione tra i team consentendo a più utenti di accedere alla stessa piattaforma di messaggistica e di gestire le risposte in modo efficiente.
- Programmazione delle risposte: Impostare orari specifici per le risposte automatiche può essere complesso. Trengo consente di programmare i messaggi, assicurando risposte tempestive anche durante le ore di lavoro.
Gestisci le risposte delle aziende su Instagram con Trengo
In futuro, le aziende su Instagram dovranno adattare sempre più le loro strategie sui social media per soddisfare le esigenze in continua evoluzione del loro pubblico. Il coinvolgimento attivo sarà fondamentale per costruire relazioni solide e promuovere la fedeltà dei follower. Tuttavia, gestire le interazioni con un pubblico numeroso può essere impegnativo.
È qui che entra in gioco la funzione di risposta automatica su Instagram. Utilizzando le risposte automatiche, puoi rispondere in modo efficiente alle richieste più comuni, assicurandoti che il tuo pubblico si senta ascoltato e apprezzato anche nei periodi di maggiore affluenza.
Se sei pronto a migliorare il tuo coinvolgimento e a semplificare la tua comunicazione, è il momento di impostare la risposta automatica su Instagram.
