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Sono le 9:47 del mattino. Il tuo tour in kayak al tramonto inizia tra 13 minuti e WhatsApp sta esplodendo di messaggi del tipo "Dov'è il punto di ritrovo?". Nel frattempo, il tuo team di due persone è sommerso da schede separate per e-mail, dati di prenotazione e messaggi diretti sui social media. Ti suona familiare?
Se gestisci più di 10.000 prenotazioni all'anno, questo caos comunicativo non è solo stressante, ma ti costa anche in termini di guadagni. Ogni risposta ritardata può trasformare una recensione a 5 stelle in una a 3 stelle. Ogni opportunità di upsell persa è denaro lasciato sul tavolo.
Abbiamo incontrato Dominic, responsabile delle partnership presso Ventrata, per discutere di come questa nuova e più profonda integrazione risolva questo incubo comunicativo per le più grandi attrazioni e i tour operator mondiali.
I protagonisti e il problema: come i tour operator perdono tempo a causa di strumenti frammentati
Ventrata: La Fondazione per la biglietteria
Ventrata da sistema aziendale di biglietteria e prenotazione per operatori con volumi elevati, ovvero il motore di prenotazione principale per attrazioni, agenzie di viaggio ed esperienze ricreative. Come spiega Dominic, Ventrata un'unica fonte di informazioni attendibili per tutte le vendite, indipendentemente dal fatto che i biglietti siano venduti online, in loco o tramite canali partner.
Trengo: Il motore della comunicazione
Trengo è la piattaforma omnicanale basata sull'intelligenza artificiale che riunisce tutte le conversazioni con i clienti in un'unica casella di posta unificata. Per le aziende del settore viaggi e tempo libero, l'automazione intelligente e le funzionalità smart di Trengo garantiscono un'assistenza senza soluzione di continuità su tutti i canali effettivamente utilizzati dai vostri ospiti: WhatsApp, e-mail, Facebook Messenger e commenti sui social media.
Molti Ventrata stanno già sfruttando le funzionalità chiave di Trengo, tra cui WhatsApp Business, Email, AI Journeys e AI Agent, per semplificare le comunicazioni con i propri ospiti e automatizzare le attività ripetitive.
La sfida del settore: domande dell'ultimo minuto, nessuna risposta immediata
Questa disconnessione sta compromettendo l'efficienza. I tour operator si affidano a sistemi obsoleti o a canali con bassi tassi di apertura come gli SMS per le comunicazioni prima e dopo il viaggio. Quando un ospite li contatta su WhatsApp pochi minuti prima dell'inizio di un tour con una domanda importante, gli agenti non dispongono del contesto necessario per rispondere rapidamente.
"Vediamo clienti che gestiscono decine di migliaia di prenotazioni, spesso affidandosi a e-mail e SMS con tassi di apertura quasi pari a zero per modifiche critiche dell'ultimo minuto. L'anello mancante è sempre la comunicazione bidirezionale in tempo reale con il contesto della prenotazione." – Gunes, Trengo.
Quando Gunes ha chiesto a Dominic quali fossero le difficoltà di comunicazione più frequenti segnalate dai Ventrata , i modelli emersi erano chiari e coerenti:
Principali reclami relativi alla comunicazione:
- Mancanza di comunicazione prima del tour – Gli ospiti non ricevono informazioni tempestive prima della loro esperienza, il che porta a panico e frustrazione dell'ultimo minuto.
- Opportunità limitate di up-selling e cross-selling – Gli operatori perdono opportunità di guadagno perché non dispongono dei punti di contatto giusti per coinvolgere gli ospiti al momento giusto.
- Necessità di centralizzazione delle informazioni – I team perdono tempo prezioso passando da una scheda all'altra e da un sistema all'altro, non disponendo di un unico spazio di lavoro in cui visualizzare sia i dati delle prenotazioni che le conversazioni con i clienti.
Il vantaggio dell'integrazione: contesto, conversazione, conversione
Questa partnership abbatte le barriere tra i dati delle prenotazioni e le conversazioni con i clienti, trasformando un'assistenza frammentata in un flusso di lavoro semplificato e altamente efficiente.
1. Contesto della prenotazione in ogni conversazione
Nel momento in cui un ospite invia un messaggio, i dettagli della prenotazione, il nome, la data del viaggio, il tour prenotato e il numero di persone del gruppo Ventrata vengono inviati direttamente alla casella di posta di Trengo. Ciò fornisce immediatamente all'agente, umano o AI, il contesto completo, eliminando il frustrante scambio di messaggi che compromette la soddisfazione del cliente e allunga i tempi di risposta.
Niente più "Può fornirmi il suo codice di prenotazione?" Niente più passaggi da un sistema all'altro. Solo risposte immediate e informate.
2. L'automazione dell'IA gestisce il lavoro pesante (24 ore su 24, 7 giorni su 7)
Per le operazioni ad alto volume, l'80-90% delle richieste di assistenza sono domande frequenti ripetitive. Collegandosi direttamente ai dati Ventrata, gli agenti AI di Trengo gestiscono queste domande istantaneamente, 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e in più lingue.
Cosa può gestire autonomamente l'IA?
- Punto di incontro e questioni logistiche
- Conferme e promemoria delle prenotazioni
- Richieste di cambio prenotazione semplici con disponibilità in tempo reale
- Domande frequenti multilingue su tutti i canali
Cosa viene segnalato agli esseri umani?
- Reclami complessi che richiedono empatia
- Modifiche personalizzate alle prenotazioni
- Interazioni con ospiti VIP
- Questioni che richiedono decisioni discrezionali
3. Lavorare in modo più intelligente, non più duro
Questa automazione non mira a sostituire il vostro team, ma a moltiplicarne l'efficacia. Come sottolinea Dominic, consente agli operatori di gestire un numero esponenzialmente maggiore di ospiti senza aumentare in modo esponenziale il personale.
Il tuo staff si concentra su ciò che gli esseri umani sanno fare meglio: i casi complessi, i reclami emotivi, i momenti in cui un tocco personale crea davvero fedeltà. L'intelligenza artificiale gestisce il lavoro ripetitivo che li stava logorando.
La vittoria definitiva: fatturato, fidelizzazione e reputazione
Oltre all'efficienza, la piattaforma unificata offre chiari vantaggi commerciali e competitivi.
Upselling intelligente al momento giusto
Lo strumento più potente a tua disposizione ora è il tempismo. Poiché il sistema sa a che punto del percorso si trova l'ospite e cosa ha acquistato, può attivare offerte intelligenti e contestualizzate nel momento in cui gli ospiti sono più ricettivi.
Invece di inviare un'e-mail generica e facilmente ignorabile con settimane di anticipo, il sistema invia un'offerta personalizzata nel momento di massimo entusiasmo dell'ospite:
Esempio reale: mentre un ospite partecipa al tour del porto al tramonto, il sistema invia automaticamente un messaggio WhatsApp:
Il risultato: conversione più elevata sugli add-on (spesso 3-5 volte superiore rispetto alle tariffe e-mail) e una migliore esperienza complessiva per gli ospiti, che la percepiscono come utile e non invadente.
Il vantaggio competitivo della velocità
Nel mercato dei viaggi moderno, la velocità è la nuova valuta. Gli ospiti si aspettano risposte in tempo reale sui loro canali preferiti.
Dominic ha condiviso un'esperienza personale in cui una semplice richiesta via e-mail ha richiesto due giorni per essere risolta, trasformando quella che avrebbe dovuto essere un'esperienza a 5 stelle in una valutazione a 3 stelle, esclusivamente a causa della lentezza della comunicazione.
Rispondere entro 5 minuti aumenta i tassi di conversione fino al 400% rispetto a rispondere dopo 10 minuti. Per i tour operator, questo significa:
- Meno prenotazioni abbandonate
- Tassi di prenotazione più elevati
- Recensioni online migliori
- Passaparola più efficace
Ventrata garantisce che, indipendentemente dalla complessità della richiesta, la risposta sia rapida, creando fiducia e fidelizzando i clienti a lungo termine, un fattore di differenziazione essenziale rispetto ai concorrenti ancora legati all'era delle e-mail.
Configurazione semplice, senza codice
Entrambi i partner sottolineano che il passaggio a questo sistema avanzato non è un progetto IT complesso. Per Ventrata , il processo è semplice e non richiede alcuna codifica:
- Collega le tue piattaforme con pochi clic
- Mappa i tuoi campi dati (richiede circa 15 minuti)
- Configura le risposte del tuo agente AI
- Inizia subito a ricevere conversazioni arricchite
Nel giro di poche ore, le tue conversazioni inizieranno ad arrivare nella casella di posta di Trengo con tutte le informazioni necessarie per la prenotazione.
A chi è rivolto
Questa integrazione offre il massimo impatto per:
✓ Tour operator che gestiscono oltre 10.000 prenotazioni all'anno
✓ Attrazioni ed esperienze con elevato volume di visitatori su più canali
✓ Operatori con sedi multiple che necessitano di comunicazioni centralizzate
✓ Aziende in crescita in cui il volume di assistenza supera la capacità del team
✓ Operatori lungimiranti pronti a trasformare l'assistenza in un centro di profitto
Pronti a porre fine al caos comunicativo?
Il futuro dell'esperienza degli ospiti nei tour e nelle attrazioni è caratterizzato da una comunicazione bidirezionale senza soluzione di continuità, alimentata da dati contestuali. Unendo la potenza omnicanale di Trengo con l'intelligenza di prenotazione Ventrata, gli operatori stanno trasformando il loro supporto in un centro di profitto che offre un servizio eccezionale 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
È ora di smettere di limitarsi a tracciare i viaggi e iniziare a catturare l'intero percorso del cliente.
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