.png)
Sono le 9:47 del mattino. Il tuo tour in kayak al tramonto inizia tra 13 minuti e il tuo WhatsApp sta esplodendo di messaggi "Dov'è il punto d'incontro?". Nel frattempo, il tuo team di due persone sta annegando in schede separate per le e-mail, i dati di prenotazione e i DM dei social media. Ti ricorda qualcosa?
Se gestisci oltre 10.000 prenotazioni all'anno, questo caos comunicativo non è solo stressante. Ti sta costando un guadagno. Ogni risposta tardiva può trasformare una recensione a 5 stelle in una a 3 stelle. Ogni opportunità di upsell persa è denaro lasciato sul tavolo.
Abbiamo incontrato Dominic, responsabile delle partnership di Ventrata, per discutere di come questa nuova e più profonda integrazione risolva l'incubo della comunicazione per le più grandi attrazioni e tour operator del mondo.
I giocatori e il problema: come gli operatori turistici perdono tempo con strumenti frammentati
Ventrata: La Fondazione per la biglietteria
Ventrata è il sistema di biglietteria e prenotazione aziendale per gli operatori ad alto volume, di fatto il motore di prenotazione principale per le attrazioni, le agenzie turistiche e le esperienze di svago. Come spiega Dominic, Ventrata fornisce l'unica fonte di verità per tutte le vendite, sia che i biglietti siano venduti online, in loco o attraverso i canali dei partner.
Trengo: La centrale di comunicazione
Trengo è la piattaforma omnichannel alimentata dall'intelligenza artificiale che riunisce tutte le conversazioni con i clienti in un'unica casella di posta elettronica. Per le aziende che operano nel settore dei viaggi e del tempo libero, l'automazione intelligente e le funzioni intelligenti di Trengo garantiscono un'assistenza continua su tutti i canali che i tuoi ospiti utilizzano: WhatsApp, e-mail, Facebook Messenger e commenti sui social media.
Molti clienti di Ventrata stanno già sfruttando le funzionalità chiave di Trengo, come WhatsApp Business, Email, AI Journeys e AI Agent, per ottimizzare le comunicazioni con gli ospiti e automatizzare le attività ripetitive.
La sfida del settore: Domande dell'ultimo minuto, nessuna risposta rapida
La disconnessione sta uccidendo l'efficienza. Gli operatori turistici si affidano a sistemi obsoleti o a canali a basso tasso di apertura come gli SMS per le comunicazioni pre e post viaggio. Quando un ospite li contatta su WhatsApp pochi minuti prima dell'inizio di un tour con una domanda critica, gli agenti non hanno il contesto necessario per rispondere rapidamente.
"Vediamo clienti che gestiscono decine di migliaia di prenotazioni, spesso affidandosi a e-mail e SMS con tassi di apertura prossimi allo zero per le modifiche critiche dell'ultimo minuto. L'anello mancante è sempre la comunicazione in tempo reale e bidirezionale con il contesto della prenotazione". - Gunes, Trengo.
Quando Gunes ha chiesto a Dominic quali sono i problemi di comunicazione che i clienti di Ventrata sentono più spesso, i modelli sono stati chiari e coerenti:
I principali reclami in materia di comunicazione:
- Lacune nella comunicazione pre-tour: gli ospiti non ricevono informazioni tempestive prima dell'esperienza, causando panico e frustrazione all'ultimo minuto.
- Opportunità limitate di up- e cross-sell - Gli operatori perdono opportunità di guadagno perché non hanno i punti di contatto giusti per coinvolgere gli ospiti nel momento perfetto.
- Necessità di centralizzare le informazioni - I team perdono tempo prezioso passando da una scheda all'altra e da un sistema all'altro, senza un'unica area di lavoro per visualizzare sia i dati delle prenotazioni che le conversazioni con i clienti
Il vantaggio dell'integrazione: Contesto, conversazione, conversione
Questa partnership abbatte i muri tra i dati di prenotazione e le conversazioni con i clienti, trasformando l'assistenza frammentata in un flusso di lavoro snello e ad alta efficienza.
1. Prenotare il contesto in ogni conversazione
Nel momento in cui un ospite invia un messaggio, i dettagli della prenotazione di Ventrata, il nome, la data del viaggio, il tour prenotato, la dimensione del gruppo, confluiscono direttamente nella casella di posta di Trengo. In questo modo l'agente, umano o AI, riceve immediatamente il contesto completo, eliminando il frustrante tira e molla che uccide la soddisfazione del cliente e distrugge i tempi di risposta.
Niente più "Puoi darmi il tuo riferimento di prenotazione?". Non dovrai più passare da un sistema all'altro. Solo risposte immediate e informate.
2. L'automazione AI si occupa del lavoro pesante (24 ore su 24, 7 giorni su 7)
Per le attività ad alto volume, l'80-90% delle domande di assistenza sono FAQ ripetitive. Collegandosi direttamente ai dati di Ventrata, gli agenti AI di Trengo gestiscono queste domande istantaneamente, 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e in più lingue.
Cosa può gestire l'intelligenza artificiale in modo autonomo?
- Punto d'incontro e questioni logistiche
- Conferme e promemoria delle prenotazioni
- Richieste di prenotazione semplici con disponibilità in tempo reale
- FAQ multilingue su tutti i canali
Che cosaviene affidato agli esseri umani?
- Reclami complessi che richiedono empatia
- Modifiche personalizzate alla prenotazione
- Interazioni con gli ospiti VIP
- Problemi che richiedono un giudizio
3. Lavorare in modo più intelligente, non più duro
L'automazione non consiste nel sostituire il tuo team. Si tratta di moltiplicare la loro efficacia. Come osserva Dominic, permette agli operatori di gestire un numero esponenzialmente maggiore di ospiti senza dover aumentare esponenzialmente l'organico.
Il tuo staff si concentra su ciò che gli umani sanno fare meglio: i casi complessi, i reclami emotivi, i momenti in cui un tocco personale fidelizza. L'IA si occupa del lavoro ripetitivo e voluminoso che li stava logorando.
La vittoria finale: Ricavi, fidelizzazione e reputazione
Al di là dell'efficienza, la piattaforma unificata consente di ottenere chiari vantaggi commerciali e competitivi.
Upselling intelligente nel momento perfetto
Lo strumento più potente del tuo arsenale è ora il tempismo. Poiché il sistema sa a che punto del viaggio si trova l'ospite e cosa ha acquistato, può attivare offerte intelligenti e contestuali quando gli ospiti sono più ricettivi.
Invece di inviare un'e-mail generica e facilmente ignorabile con settimane di anticipo, il sistema invia un'offerta personalizzata al culmine dell'eccitazione dell'ospite:
Esempio reale: Mentre un ospite sta partecipando al tuo tour del porto al tramonto, il sistema invia automaticamente un messaggio WhatsApp:
Il risultato: Conversioni più elevate sui componenti aggiuntivi (spesso 3-5 volte i tassi di invio delle e-mail) e una migliore esperienza complessiva per gli ospiti, che si sentono utili e non invadenti.
Il vantaggio competitivo della velocità
Nel mercato dei viaggi moderno, la velocità è la nuova moneta. Gli ospiti si aspettano risposte in tempo reale sui loro canali preferiti.
Dominic ha condiviso un'esperienza personale in cui una semplice richiesta di informazioni via e-mail ha richiesto due giorni per essere risolta, trasformando quella che avrebbe dovuto essere un'esperienza a 5 stelle in una valutazione a 3 stelle a causa della lentezza della comunicazione.
Rispondere entro 5 minuti aumenta i tassi di conversione fino al 400% rispetto a chi risponde dopo 10 minuti. Per gli operatori turistici, questo significa:
- Meno prenotazioni abbandonate
- Tassi di riprenotazione più elevati
- Migliori recensioni online
- Più forti referenze tramite il passaparola
L'integrazione Ventrata garantisce che, sia che si tratti di una richiesta semplice o complessa, la risposta sia rapida, creando fiducia e fidelizzazione a lungo termine dei clienti, un fattore di differenziazione essenziale rispetto ai concorrenti ancora fermi all'era delle e-mail.
Configurazione semplice e senza codice
Entrambi i partner sottolineano che il passaggio a questo sistema avanzato non è un progetto informatico complesso. Per gli utenti di Ventrata , il processo è semplice e non richiede alcuna codifica:
- Collega le tue piattaforme con pochi clic
- Mappa i tuoi campi dati (richiede circa 15 minuti)
- Configura le risposte del tuo agente AI
- Inizia subito a ricevere conversazioni arricchite
In poche ore, le tue conversazioni iniziano a fluire nella casella di posta di Trengo con tutto il contesto di prenotazione necessario.
A chi è rivolto
Questa integrazione offre il massimo impatto per:
✓ Tour operator che gestiscono oltre 10.000 prenotazioni all'anno
✓ Attrazioni ed esperienze con un elevato volume di ospiti su più canali
✓ O peratori multi-sede che necessitano di una comunicazione centralizzata
✓ Aziende in crescita in cui il volume di assistenza supera la capacità del team
✓ O peratori lungimiranti pronti a trasformare l'assistenza in un centro di profitto
Sei pronto a porre fine al caos della comunicazione?
Il futuro dell'esperienza degli ospiti nei tour e nelle attrazioni è una comunicazione continua e bidirezionale alimentata da dati contestuali. Unificando la potenza omnichannel di Trengo con l'intelligenza di base delle prenotazioni di Ventrata, gli operatori stanno trasformando la loro assistenza in un centro di profitto che offre un servizio eccezionale 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
È ora di smettere di tracciare solo i viaggi e di iniziare a catturare l'intero percorso del cliente.
👉 Guarda l'intervista completa ai partner
