Come Dentakay risparmia 270 ore al mese grazie alla qualificazione automatizzata dei lead.

Dentakay è un operatore di turismo dentale B2C con sede a Istanbul, che si rivolge a pazienti provenienti da tutta Europa e dagli Stati Uniti. Il processo di consulenza e valutazione dei pazienti avviene quasi interamente da remoto, con la maggior parte dei primi contatti e dei follow-up gestiti tramite WhatsApp.

I potenziali clienti inviano i propri dati tramite il modulo di contatto del sito web, che li trasmette direttamente a Zoho CRM. Da lì, un trigger inoltra il potenziale cliente a Trengo, dove viene inviato un messaggio predefinito tramite WhatsApp. WhatsApp diventa quindi il canale principale per la qualificazione e la consulenza, con tutte le risposte che confluiscono in un percorso strutturato. Con l’aumentare del volume dei potenziali clienti, questa configurazione ha offerto a Dentakay un metodo scalabile e coerente per qualificare i potenziali clienti in modo rapido ed efficiente.

‍

Sfida: la qualificazione dei lead su WhatsApp era manuale e non strutturata

WhatsApp ha svolto un ruolo fondamentale nella qualificazione dei lead di Dentakay, ma in precedenza la gestione avveniva in modo frammentario e manuale.

Ciò ha causato diversi problemi:

• Mancanza di una visione d’insieme delle conversazioni a causa dell’uso privato di WhatsApp
• Assenza di un percorso formativo strutturato
• Elevato carico di lavoro manuale dovuto alle fasi ripetitive di registrazione dei dati

Poiché la qualificazione richiede la raccolta delle cartelle cliniche dentali e dell’anamnesi medica, il processo di acquisizione è articolato e soggetto a scadenze. La gestione manuale di queste operazioni rallentava i tempi di risposta e comportava variazioni nel modo in cui venivano qualificati i potenziali clienti. 

‍

Soluzione: percorsi di qualificazione dei lead su WhatsApp e instradamento automatico

Dentakay ha implementato Trengo concentrandosi sull'automazione di WhatsApp e sui percorsi di qualificazione dei lead. L'obiettivo era quello di guidare ogni nuovo lead attraverso un flusso di acquisizione strutturato e indirizzare automaticamente i potenziali clienti qualificati allo specialista più adatto.

Automazione di WhatsApp tramite API
Grazie all’integrazione con l’API di WhatsApp, Dentakay è in grado di avviare e gestire automaticamente le conversazioni dopo che un potenziale cliente ha inviato un modulo dal sito web. I messaggi e i modelli vengono attivati direttamente dai loro sistemi, garantendo un follow-up rapido e coerente.

Tutte le conversazioni si svolgono ora in un ambiente condiviso anziché nelle caselle di posta private, garantendo piena visibilità al team.

Percorsi automatizzati di qualificazione dei lead
Dentakay ha creato percorsi automatizzati che si attivano non appena un lead risponde su WhatsApp. Questi percorsi guidano i potenziali clienti passo dopo passo attraverso il processo di qualificazione.

Il flusso avviene automaticamente:

• Indica se il contatto è un nuovo potenziale cliente o un appuntamento già esistente
• Raccoglie immagini di cartelle cliniche odontoiatriche
• Raccoglie i dettagli rilevanti dell'anamnesi medica
• Pone domande strutturate durante il colloquio iniziale
• Prepara il fascicolo per la revisione da parte di uno specialista

Questo sistema sostituisce l'interrogatorio manuale in fase di acquisizione dei dati e garantisce che ogni potenziale cliente fornisca le informazioni di base richieste.

Indirizzamento automatico allo specialista più adatto
In base al tipo di trattamento e alle risposte fornite, il percorso indirizza ogni potenziale paziente qualificato allo specialista odontoiatrico o al team più appropriato. Ciò riduce i tempi di passaggio di consegne interni e garantisce un follow-up più rapido da parte degli esperti.

Gestione delle FAQ al di fuori del processo di qualificazione
Le domande che non sono direttamente correlate al processo di qualificazione, come le FAQ di carattere generale o relative all’assistenza, vengono gestite automaticamente dall’agente AI. Ciò consente di mantenere snella la pipeline di qualificazione e garantisce che gli specialisti rimangano concentrati sulle consulenze ad alto valore aggiunto. 

Inoltre, AI Agent supporta i potenziali clienti anche durante il processo di qualificazione, rispondendo a domande pratiche (ad esempio, quale tipo di immagini odontoiatriche devono essere inviate o altri requisiti specifici del funnel), garantendo che i potenziali clienti possano procedere senza intoppi attraverso ogni fase, senza ritardi né interventi manuali.

‍

Risultati: qualificazione più rapida e processo di registrazione su WhatsApp scalabile

L'automazione della qualificazione dei lead su WhatsApp ha prodotto un impatto operativo chiaro e misurabile per Dentakay.

• Grazie ai percorsi automatizzati di qualificazione dei lead, si è ottenuto un risparmio di 270 ore di lavoro manuale al mese
• 5.000 cicli automatizzati al mese, che consentono di acquisire un elevato volume di lead senza bisogno di personale aggiuntivo
• Oltre il 20% delle domande in arrivo viene risolto automaticamente dall'agente IA.

Dentakay gestisce ora la qualificazione dei lead su larga scala tramite WhatsApp, ottenendo miglioramenti misurabili in termini di efficienza e una visibilità completa sul processo.

‍