Come utilizzare WhatsApp Business con più utenti e più account WhatsApp Business

WhatsApp Business sta lentamente ma inesorabilmente diventando uno dei canali di messaggistica più popolari per le aziende. L'app consente conversazioni veloci, comode e personali. E questa è un'ottima notizia per qualsiasi azienda che desideri portare online l'esperienza di acquisto reale.

Purtroppo, l'applicazione WhatsApp Business standard può essere utilizzata solo da quattro utenti contemporaneamente. Le aziende che ricevono molti messaggi WhatsApp Business potrebbero aver bisogno di un numero maggiore di utenti. Fortunatamente esiste una soluzione.

Nei prossimi minuti, spiegheremo come iniziare a utilizzareWhatsApp Business con più utenti.

Discuteremo i seguenti argomenti:

• Come utilizzare WhatsApp Business con più utenti tramite l'app
• Come utilizzare WhatsApp Business con più utenti tramite l'API
• È possibile utilizzare WhatsApp Business su più dispositivi?
• Come Hubo gestisce un unico numero di telefono WhatsApp Business con oltre 130 punti vendita
• Come i team di assistenza clienti gestiscono WhatsApp Business con più agenti

Vuoi iniziare subito? Richiedi un account API WhatsApp Business tramite Trengoe inizia a utilizzare WhatsApp Business con più utenti in 10 minuti.

WhatsApp Business con più utenti per aziende di grandi dimensioni: l'app

L'app ufficiale WhatsApp Business è stata creata per le piccole aziende con un numero ridotto di messaggi in arrivo. Per questo motivo, è pensata per essere utilizzata da un piccolo gruppo di persone. Fino a settembre 2021, l'app WhatsApp Business poteva essere utilizzata solo su due dispositivi.

Con il nuovo programma beta, i team possono usare l'app su cinque dispositivi Android, compreso un numero di telefono. Questo vuol dire che non puoi ancora usare l'app gratuita WhatsApp Business su due telefoni.

L'utilizzo dell'app WhatsApp Business con più dispositivi dovrebbe essere considerato solo una soluzione temporanea. A lungo andare, inizierai a incontrare dei problemi:

• Nessuna opzione di comunicazione interna
• Impossibilità di monitorare le prestazioni di agenti specifici
• Possibilità di automazione limitate

L'unico modo per diventare completamente professionale è utilizzare l'API con i dettagli del tuo account aziendale WhatsApp.

WhatsApp Business con più di quattro utenti per aziende di grandi dimensioni: l'API

Per le aziende più grandi che desiderano utilizzare WhatsApp Business con un account aziendale con più di quattro utenti, WhatsApp ha introdotto l' WhatsApp Business API.Con questa API è possibile:

• Gestisci WhatsApp Business con più utenti:assegna i messaggi ai colleghi, organizza discussioni interne e aiuta più clienti.
• Automatizza le conversazioni:implementa chatbot, crea regole e invia risposte rapide e automatiche.
• Ottieni informazioni preziose:monitora il numero di conversazioni, i tempi di chiusura, le domande frequenti e altro ancora.

L'API di WhatsApp ha una finestra di messaggistica di 24 ore. Se un cliente ti contatta, la tua azienda ha 24 ore di tempo per rispondere. Trascorso questo tempo, potrai rispondere solo inviando messaggi predefiniti. Si tratta di messaggi approvati da WhatsApp.

💡 Prenota una demo con uno dei nostri esperti WhatsApp per scoprire come il tuo team può iniziare a utilizzare l'API WhatsApp Business già da oggi.

Come utilizzare WhatsApp Business con più utenti tramite l'app

Se desideri utilizzare l'app WhatsApp Business con più dispositivi o utenti su un account aziendale, dovrai partecipare alla versione beta. Il processo è semplice e richiede solo pochi minuti.

1. Per prima cosa, apri l'app WhatsApp Business.
2. Quindi, tocca l'icona "Altre opzioni".
3. Premi "Dispositivi collegati".
4. Premi "Beta multi-dispositivo".
5. Premi "Partecipa alla beta".

Ora che hai aderito al programma, puoi collegare altri dispositivi al tuo telefono. Anche questa operazione può essere eseguita nella sezione "Dispositivi collegati".

Come utilizzare WhatsApp Business con più agenti tramite l'API

L'API WhatsApp Business non dispone di una propria interfaccia. Per poterla utilizzare, è necessaria una piattaforma di assistenza clienti comeTrengo. La configurazione richiede pochissimo tempo:

1. Iscriviti per un account di prova gratuito.
2. Collega il tuo numero di telefono WhatsApp Business a Trengo
3. Richiedi l'API di WhatsApp

Sarai pronto per iniziare a utilizzare WhatsApp Business con il tuo team in dieci minuti. Nel frattempo, il team di Trengo ti aiuterà a completare il processo di approvazione di WhatsApp.

Aggiunta di utenti

Configurare Trengo per gestire più utenti dell'account WhatsApp Business è facile e veloce. L'aggiunta di un nuovo utente, ad esempio, richiede solo pochi minuti.

Quando aggiungi un utente, puoi assegnargli diritti specifici, chiamati anche "autorizzazioni del personale". Puoi scegliere tra quattro diversi tipi:

• Amministratore dell'account(può invitare colleghi, controllare le statistiche, gestire le conversazioni)
• Supervisore(può gestire le conversazioni, visualizzare la cronologia delle conversazioni dei contatti)
• Utente(può rispondere solo ai messaggi che gli sono stati assegnati)
• Utente leggero(può solo assegnare conversazioni, ma non può rispondere)

Assegnare conversazioni a te stesso o ai colleghi

Quando si dispone di un team piccolo e di un numero relativamente basso di messaggi WhatsApp in arrivo, è possibile assegnare manualmente i messaggi tra i membri del team. In questo modo, i messaggi non riceveranno mai più di una risposta.

Quando si ha un team numeroso o un volume elevato di messaggi in arrivo su WhatsApp Business, assegnare tutto manualmente richiede molto tempo. Ecco perché è possibile automatizzare questo processo. Con la regola round-robin, a tutti gli agenti del team viene assegnato esattamente lo stesso numero di messaggi al giorno.

Collaborare alle conversazioni WhatsApp Business con più utenti

Un team che gestisce WhatsApp Business con più utenti deve anche avere la possibilità di comunicare tra loro. In una soluzione di casella di posta condivisa per il team, ciò è possibile inviando messaggi interni, chiamati anche tagging.

In questo modo, non dovrai più passare continuamente dai messaggi di WhatsApp Business all'app di chat del tuo team per comunicare con i tuoi colleghi.

Automatizza le conversazioni con i chatbot

Il servizio clienti può essere un lavoro impegnativo, soprattutto nei momenti di maggiore attività. Prima che te ne accorga, i tempi di risposta diventano sempre più lunghi. E questo influirà negativamente sui livelli di soddisfazione dei clienti. Ecco perché un po' di automazione non può che giovare.

In Trengo puoi attivare un chatbot per WhatsApp che raccoglie lead, risponde alle domande più frequenti e inoltra automaticamente i clienti al collega giusto. In questo modo, anche se lavori con più utenti, nessun messaggio passerà inosservato.

Imposta le risposte automatiche quando nessun utente è disponibile

Un altro vantaggio dell'utilizzo di Trengo per gestire WhatsApp Business con più agenti è la possibilità di utilizzare le risposte automatiche. I tuoi clienti riceveranno sempre una risposta, anche al di fuori dell'orario di lavoro.

Si tratta di una caratteristica importante, soprattutto perché non è possibile "chiudere" il proprio account WhatsApp al di fuori dell'orario di lavoro. I clienti possono decidere di inviare un messaggio a qualsiasi ora del giorno, il che significa che è sempre necessario rispondere.

Risposte rapide per tutto il tuo team

Puoi anche utilizzare Trengo per inviare risposte rapide tramite WhatsApp Business. Con una risposta rapida, puoi selezionare risposte standardizzate alle domande che ti vengono poste più frequentemente. Ciò consente di risparmiare molto tempo. Quando si utilizza WhatsApp Business con più utenti, l'uso delle risposte rapide garantisce che l'intera azienda mantenga lo stesso tono e la stessa voce.

Scegliere tra l'app WhatsApp Business e l'API WhatsApp Business

Scegliere tra l'app WhatsApp Business e l'API WhatsApp Business può risultare inizialmente piuttosto complesso. Per questo motivo abbiamo creato l'immagine sottostante, per semplificare il processo decisionale.

Casi d'uso: come il servizio clienti, il marketing e le vendite traggono vantaggio dall'utilizzo di WhatsApp Business tramite Trengo

Come i team di assistenza clienti utilizzano WhatsApp Business con più agenti

I team di assistenza clienti che utilizzano WhatsApp Business tramite Trengo beneficeranno di un flusso di lavoro migliore. Quando arriva un messaggio WhatsApp Business, è possibile automatizzare completamente il processo di assegnazione all'utente giusto. Ciò può essere fatto in base alle parole chiave presenti nel messaggio o semplicemente con il metodo round-robin, garantendo che ogni utente riceva un carico di lavoro equo. Se lo si desidera, è anche possibile assegnare manualmente i messaggi al collega giusto.

Quando hai bisogno di discutere una richiesta di un cliente con un collega, puoi farlo direttamente all'interno della conversazione WhatsApp. Non è necessario passare a una chat di gruppo esterna.

Ogni addetto al servizio clienti deve rispondere alle domande più frequenti. "Quando verrà consegnato il mio pacco?". "Qual è la vostra politica di restituzione?". "Quali sono i vostri orari di apertura?". E così via. Grazie alle risposte rapide, tu e il tuo team potete rispondere a queste domande con un semplice clic. Ciò consente di risparmiare tempo e di fornire ai clienti una risposta in pochissimo tempo.

È possibile inviare automaticamente un sondaggio CSAT al termine di una conversazione. Inoltre, è possibile tenere traccia del tempo medio di risposta, del numero totale di conversazioni e del tempo impiegato dagli agenti per rispondere alle domande.

Come i team di marketing e vendite utilizzano WhatsApp Business con più agenti

Se sei attivo nel marketing digitale, probabilmente conosci già gli annunci click-to-WhatsApp. Si tratta di annunci che reindirizzano le persone che cliccano su di essi a una chat WhatsApp con la tua azienda. È un ottimo modo per avviare una conversazione WhatsApp Business con potenziali clienti e raccogliere lead. Utilizzando le giuste impostazioni WhatsApp, il tuo team di vendita riceverà una notifica per rispondere immediatamente a questi messaggi WhatsApp Business.

Ogni lead in arrivo deve essere qualificato. Questo può essere un processo che richiede molto tempo al tuo team di vendita. Con Trengo, puoi automatizzare questo processo creando un bot senza codice. Il bot pone alcune domande a risposta multipla per ottenere maggiori informazioni sul cliente. Pensa al Paese, al nome dell'azienda, alle dimensioni dell'azienda, ecc. Dopodiché, saprà esattamente a quale agente di vendita inoltrare la conversazione.

Puoi anche fare un passo avanti e consentire all'intero percorso dell'acquirente di svolgersi su WhatsApp. Ecco un esempio di come appare:

Ispirazione: come gli utenti di Trengo gestiscono WhatsApp Business con più dispositivi e utenti

Come Hubo gestisce un unico numero WhatsApp Business con oltre 130 punti vendita

Il gigante olandese della vendita al dettaglio Hubo ha più di 130 punti vendita sparsi in tutti i Paesi Bassi. Tutti questi negozi possono essere contattati tramite lo stesso numero WhatsApp Business riportato sul loro sito web.

Tutti i messaggi in arrivo vengono quindi inoltrati automaticamente alla destinazione corretta.

Ciò significa che possono comunicare un unico numero WhatsApp Business in tutte le loro attività di marketing, assicurandosi che i clienti entrino in contatto con la sede giusta.

Se desideri offrire lo stesso servizio di Hubo, procedi come segue:

• Collega il tuo numero WhatsApp Business a Trengo.
• Attiva il localizzatore per assicurarti che i messaggi arrivino nei negozi giusti.
• Comunica il numero WhatsApp Business in tutte le tue attività di marketing.

Come il team della concessionaria automobilistica Muntstad offre un servizio rapido ed efficiente tramite WhatsApp Business

Qualche tempo fa abbiamo parlato con uno dei più grandi concessionari automobilistici dei Paesi Bassi per capire perché e come utilizzano un account WhatsApp Business condiviso.

L'azienda riceve circa 900 nuove richieste al mese tramite WhatsApp Business. Aggiungendo WhatsApp Business come chat sul proprio sito web, i clienti possono contattarla in qualsiasi momento.

Muntstad è una grande azienda con diversi team dedicati all'assistenza clienti. Anziché dover controllare ogni messaggio WhatsApp in arrivo e inoltrarlo manualmente al team giusto, ha automatizzato questo processo in Trengo per consentire un flusso di lavoro efficiente per più utenti.

Hanno creato delle regole che etichettano automaticamente i messaggi WhatsApp in arrivo, in base a determinate parole chiave. Un esempio di etichetta che utilizzano è "richiesta post-vendita". I messaggi con questa etichetta possono quindi essere raccolti dal team post-vendita. Ciò consente loro di collaborare in modo efficiente per rispondere ai messaggi WhatsApp Business con più utenti.

Scopri di più su come Muntstad offre assistenza clienti tramite WhatsApp Business

Inizia a gestire WhatsApp Business con accessi multipli

Quindi WhatsApp Business può essere utilizzato da più utenti? Sì! 

L'API garantisce che WhatsApp Business con più utenti sia facilmente utilizzabile. Sei pronto per iniziare a utilizzare l'API di WhatsApp Business? Con Trengo, puoi iniziare a gestire i tuoi messaggi WhatsApp Business con più utenti in meno di dieci minuti dopo la registrazione.

Richiedi una demo gratuita

Leggi tutto quello che c'è da sapere su WhatsApp Business per più utenti:

• Come gestire più account WhatsApp Business in un'unica schermata‍
• La guida definitiva al successo aziendale con WhatsApp‍
• Prezzi di WhatsApp Business‍

Domande frequenti (FAQ)

1. È possibile utilizzare WhatsApp Business con più utenti?

Sì, più utenti possono utilizzare WhatsApp Business, ma il metodo dipende dal fatto che si utilizzi l'app WhatsApp Business o l'API WhatsApp Business. L'app consente fino a quattro utenti (tramite dispositivi collegati), mentre l'API, utilizzata con una piattaforma come Trengo, consente a un numero illimitato di utenti di gestire le conversazioni in modo collaborativo.

2. Quante persone possono utilizzare un unico account WhatsApp?

Utilizzando la normale app WhatsApp Business, solo un utente alla volta può accedere all'account, oltre a un massimo di quattro dispositivi aggiuntivi tramite WhatsApp Web. Tuttavia, se utilizzi l'API WhatsApp Business collegata a una piattaforma di casella di posta condivisa come Trengo, puoi aggiungere tutti i membri del team necessari per gestire contemporaneamente le conversazioni con i clienti.

3. Come utilizzare WhatsApp Business con più utenti?

Per utilizzare WhatsApp Business con più utenti tramite l'app, partecipa alla beta multi-dispositivo e collega fino a quattro dispositivi aggiuntivi tramite il menu "Dispositivi collegati". Per team più grandi, collega il tuo numero WhatsApp Business a una piattaforma di assistenza clienti come Trengo utilizzando l'API. Questa configurazione ti consente di assegnare messaggi, automatizzare i flussi di lavoro e collaborare all'interno di una casella di posta condivisa.

4. Posso usare lo stesso account WhatsApp Business su due telefoni?

No, l'app WhatsApp Business non supporta l'utilizzo dello stesso account su due telefoni contemporaneamente. È possibile collegare un solo telefono, ma è possibile collegare fino a quattro altri dispositivi non telefonici (come i computer) per utenti aggiuntivi.

5. Qual è la differenza tra l'app WhatsApp Business e l'API WhatsApp Business per più utenti?

L'app WhatsApp Business è progettata per piccoli team e consente di collegare fino a cinque dispositivi (un telefono e altri quattro). Offre funzionalità limitate di collaborazione, automazione e reportistica. L'API WhatsApp Business è pensata per team più grandi e offre funzionalità avanzate come utenti illimitati, automazione, regole di assegnazione, analisi e integrazione con piattaforme di assistenza clienti per una collaborazione senza soluzione di continuità.

6. Ho bisogno dell'API di WhatsApp Business per aggiungere più utenti?

Se hai bisogno di più di quattro utenti o di funzionalità avanzate come automazione, assegnazione e analisi, ti serve l'API di WhatsApp Business. L'app da sola è adatta solo a team molto piccoli con esigenze di base.

7. Come posso aggiungere più utenti al mio account WhatsApp Business?

Per aggiungere più utenti:

• Richiedi l'accesso all'API di WhatsApp Business.
• Scegli un fornitore di soluzioni come Trengo.
• Collega il tuo numero WhatsApp alla casella di posta condivisa di Trengo.
• Invita i membri del tuo team nel tuo spazio di lavoro Trengo: potranno tutti accedere alle chat WhatsApp e rispondere.

Questa configurazione assegna a ciascun utente il proprio login, ruolo e autorizzazioni, perfetti per gestire le conversazioni con i clienti su larga scala.

8. Quanti utenti possono utilizzare l'API di WhatsApp Business?

Non esiste un limite massimo fisso per il numero di utenti con l'API WhatsApp Business. Il numero effettivo dipende dalla tua piattaforma di assistenza clienti (come Trengo), che ti consente di aggiungere tutti i membri del team necessari alla tua attività, con autorizzazioni e regole di assegnazione personalizzabili.