If you want to build a WhatsApp chatbot for your business, you have come to the right place.

In this A-Z guide, I’ll cover everything about the benefits of using a WhatsApp Business chatbot and how to set up your very own bot. All without having to use a single line of code.

First off, what is a WhatsApp Business chatbot?

A WhatsApp Business chatbot is a technology that simulates a conversation with your customers via WhatsApp. They’re used to answer frequently asked questions, provide information, and collect leads.

WhatsApp Business chatbot example

Ora è il momento di un esempio tratto dalla vita reale.

Ferryscanner è un motore di ricerca e prenotazione con sede in Grecia che aiuta le persone a trovare biglietti per traghetti convenienti verso destinazioni emozionanti in tutto il mondo. Quando i clienti contattano Ferryscanner tramite WhatsApp, vengono prima sottoposti a una serie di domande da parte di un flowbot.

Il bot di WhatsApp fa risparmiare un sacco di tempo raccogliendo le informazioni di base sul cliente prima che entri in contatto con un agente umano. Non dover chiedere il nome, il paese e il codice di prenotazione a ogni singolo cliente fa una grande differenza nel lungo periodo.

Quando visiti il sito web di Ferryscanner, puoi avviare una chat WhatsApp tramite il widget del sito.

Quando avvii una conversazione con Ferryscanner, un bot ti chiede innanzitutto il tuo nome e indirizzo e-mail, quindi ti chiede come può aiutarti offrendoti diverse opzioni:

Una volta selezionata un'opzione, il bot ti mette in contatto con l'agente Ferryscanner più adatto al tuo caso specifico. Ciò consente di risparmiare tempo sia al team del servizio clienti che al cliente.

What are the benefits of using a WhatsApp chatbot for business?

By building a WhatsApp Business chatbot, you hit multiple birds with one stone.

1. Migliorare l'esperienza del cliente

Innanzitutto, i tempi di risposta miglioreranno notevolmente. Ciò non significa necessariamente che il cliente riceverà immediatamente una risposta alla sua domanda, ma che riceverà sempre una risposta in tempo reale. Se il bot non è in grado di rispondere alla domanda, può comunicare al cliente quando potrà ricevere una risposta da un operatore umano. Anche al di fuori dell'orario di apertura.

2. Migliorare l'efficienza del team

A causa delle crescenti aspettative dei clienti, i team di assistenza clienti sono sottoposti a una pressione maggiore che mai. Devono rispondere quasi istantaneamente, risolvere rapidamente i problemi e su un numero di canali di comunicazione più ampio che mai.

With a WhatsApp chatbot on their team, agents save a lot of time. Frequently asked questions that can be answered by the bot are no longer on their plate. Urgent messages are automatically recognized and assigned to the right agent. This leaves the customer service agent with the task of doing what they are good at: helping customers.

3. Generare lead

Un bot non è solo un ottimo strumento per il servizio clienti, ma è anche utile per scopi di marketing. Spesso i bot di WhatsApp sono progettati per raccogliere informazioni di contatto e persino fissare appuntamenti.

Immagina di poter fissare un appuntamento dal parrucchiere inviando un messaggio e stabilendo rapidamente l'orario con l'aiuto di un bot. Per la maggior parte delle persone, specialmente quelle che trascorrono molto tempo su WhatsApp, questo è più comodo e personale rispetto al dover navigare su un sito web.

How to build a WhatsApp chatbot (a step-by-step guide)

First, you’ll need to start using the WhatsApp Business API. That’s because the regular WhatsApp Business app doesn’t enable you to build chatbots, but the API does. The WhatsApp Business API doesn’t come with its own interface and can only be accessed via a WhatsApp Business Solution Provider such as Trengo. Once you have access to the API, you can immediately start building a bot.

https://www.youtube.com/watch?v=f16HrNcO8eg

Next, you’ll need to decide whether you want to set up a chatbot, a flowbot, or a combination of the two.

Chatbot

A chatbot understands what your customer is saying by recognizing certain keywords and formulating a reply. You can train the bot by simply filling in answers to questions you get asked often. The more variations you provide, the smarter your bot becomes.

Flowbot

Un flowbot consente ai tuoi visitatori di trovare le informazioni che stanno cercando offrendo loro opzioni a scelta multipla.

📚 Read more: Explaining the difference between chatbots and flowbots

Setting up a WhatsApp chatbot in Trengo

https://www.youtube.com/watch?v=vIH2FnCzUgs

1. Go to Settings > Automation > Chatbots

2. Configure the chatbot settings

1. Internal title: Name your bot.

2. Chatbot language: Select the language.

3. Channels: Select WhatsApp as a channel.

4. Google Cloud key: Add your Google Cloud key.

You have now created your own WhatsApp Business chatbot 🎉

You can add different content categories to your bot. Think of categories such as pricing, products, and delivery.

3. Go to ‘Categories’ and click ‘Add category’

4. Add your category’s name.

You have successfully created a category for your bot. Now it’s time to come up with questions.

Adding questions to your WhatsApp chatbot

When adding a question to your bot, make sure to add multiple variations of it. Our rule of thumb is to add about five variations per question. The more you add, the ‘smarter’ your bot becomes.

5. First, click ‘Questions’ and the ‘plus’ icon next to the category you want to add questions to

6. Add questions and answers for these questions. Click the ‘checkmark’ icon to save the questions

After adding enough questions, you can configure your chatbot settings and test your chatbot.

Configurazione di un flowbot WhatsApp in Trengo

https://www.youtube.com/watch?v=_fPKhc2Q6qU

1. Vai su Impostazioni >Automazione >Flowbot.

2. Clicca sul segno verde + per creare il tuo bot.

3. Inizia a progettare il tuo flowbot aggiungendo passaggi, pulsanti e azioni.

💡Suggerimento: prima di iniziare, traccia uno schema decisionale su un foglio di carta. In questo modo avrai una buona panoramica di come sarà il tuo flowbot e di quanti passaggi, pulsanti e azioni saranno necessari.

4. Fatto? Quindi clicca su "Configura il tuo flowbot" nell'angolo in basso a sinistra.

Ora che hai creato il tuo flowbot WhatsApp, devi configurarlo:

1. Go to settings >automation >flowbot and select your WhatsApp bot.
2. Clicca su "Configura il tuo flowbot"
3. Compila il modulo sottostante

Before you publish your chatbot for WhatsApp Business, you can test it out in the playground before publishing it. This way, you can make sure it’s running smoothly before letting your customers interact with it.

Best practices for successful WhatsApp Business chatbots

Ora che hai completato la configurazione, è il momento di impostare il tuo bot per il successo. Ecco alcuni suggerimenti per iniziare con il piede giusto.

Conosci i tuoi clienti

Prima di creare un bot, approfondisci la conoscenza del comportamento dei tuoi clienti su WhatsApp. Che tipo di domande pongono? Sono relative all'assistenza o alle vendite? Assicurati di progettare il tuo bot di conseguenza.

Mantieni il tuo testo frammentato

Se vuoi che i tuoi clienti leggano davvero ogni parola che scrivi loro, sii conciso. Troppo spesso mi sono imbattuto in bot che rispondono con risposte prolisse che richiedono troppo tempo per essere lette. I tuoi clienti sono impegnati, vogliono una risposta rapida e diretta al punto.

Usa un tono informale

Tieni presente che WhatsApp viene utilizzato principalmente in modo informale. L'utente medio lo usa per parlare con amici e familiari. In altre parole, le conversazioni non dovrebbero sembrare un'interazione via e-mail. Mantieni piuttosto un tono informale, purché non si discosti troppo dal tuo marchio.

Creare messaggi di fallback

When you’re using a chatbot, make sure that you set a clear fallback message. This is the message that the bot sends to your customers when it doesn’t recognize what the customer is trying to say. Here’s an example:

"Mi dispiace, non so ancora come rispondere. Per favore, riformuli la sua domanda."

Inoltra i messaggi a una persona in tempo

As I said earlier, your customers are busy. They don’t want to spend time on a bot that doesn’t seem to be able to offer the right information. And a bot simply isn’t always going to be able to be perfect. That’s why you should train it to recognize when it should hand a conversation over to a human employee. This could be when a customer uses a certain keyword, such as ‘angry’ or ‘complaint’. But you can also do this after a bot has failed to recognize a customer’s questions more than two times. This prevents the customer from becoming frustrated with your business.

Vuoi terminare una conversazione? Aggiungi un CTA

Quando una conversazione tra un bot e il tuo cliente giunge al termine, dovresti sempre concluderla con una chiara call to action. Questo è un modo per dare al tuo cliente l'opportunità di compiere la prossima azione logica senza dover pensare a quale dovrebbe essere.

You don’t have to be a developer to build a WhatsApp Business API chatbot

Creare il tuo bot WhatsApp Business non deve essere necessariamente complicato. Con Trengo, puoi creare il tuo bot senza codice, senza dover scrivere una sola riga di codice.

You can start a 14-day free trial today to see how fast and easy it is to build a bot in Trengo. If you need help, our team is always ready to support you.