Come Yobbers utilizza l'intelligenza artificiale senza perdere il proprio tocco personale

Yobbers, un'agenzia di reclutamento internazionale che aiuta le persone a trovare opportunità all'estero e le guida in ogni fase del percorso, utilizza Trengo dal 2020.

Con una domanda fluttuante, volumi di lead variabili e un aumento dell'attività durante l'estate, avevano bisogno di un modo per centralizzare la comunicazione e garantire che tutti i membri del team rimanessero in contatto.

Sfida

All'inizio, hanno utilizzato la casella di posta multicanale di Trengo, la chat live, WhatsApp e i widget per comunicare con i loro potenziali clienti. Ma col tempo, si sono resi conto che il loro team dedicava troppo tempo alle attività manuali, con conseguente perdita di potenziali clienti a causa dei lunghi tempi di attesa. Questo era particolarmente problematico poiché la maggior parte del loro traffico proviene dalla generazione più giovane (Gen Z), che apprezza le risposte rapide alle proprie richieste.

"Vogliamo automatizzare il processo in modo che il team possa lavorare in modo più rapido ed efficiente, ma desideriamo comunque che alcune fasi, come i colloqui, siano gestite personalmente dal team. Abbiamo bisogno di aiuto per automatizzare altre parti del processo", ha spiegato Lieke.

Ora, la grande sfida è come automatizzare il lavoro con l'intelligenza artificiale senza perdere quel tocco personale.

Soluzioni

Yobbers è stata una delle prime aziende ad adottare Trengo AI, desiderosa di sfruttare al più presto l'intelligenza artificiale. Ha compreso la necessità di fornire risposte più rapide durante e al di fuori dell'orario di lavoro. Inoltre, voleva offrire ai potenziali clienti più opzioni per contattarla, con facili modalità di adesione attraverso canali come WhatsApp, live chat, e-mail e altro ancora.

AI HelpMate

Yobbers ha visto nell'intelligenza artificiale un'opportunità per supportare meglio il proprio team e migliorare l'efficienza. Ha creato un personaggio di nome Helmut come assistente AI. Con l'aiuto del Customer Success Manager (CSM) assegnato, ha dato vita a Helmut in modo rapido ed efficiente.

Hanno addestrato Helmut con il loro elenco di offerte di lavoro disponibili, aggiungendo informazioni sulle città e sui paesi e assicurandosi che fosse in linea con il loro tono di voce.

Prima perdevano molti candidati perché non erano in grado di fornire risposte immediate. Ora possono rispondere in qualsiasi momento, sia durante l'orario di lavoro che fuori dall'orario di lavoro.

"Questo ha cambiato completamente le carte in tavola, perché nessun reclutatore può memorizzare tutte le posizioni vacanti. Helmut aiuta a rispondere alle domande relative alle posizioni vacanti, alla città o persino al Paese. Anche l'aggiornamento dei documenti è semplicissimo. Abbiamo alcuni membri del team responsabili di mantenerli aggiornati in inglese, olandese e tedesco".

Il viaggio dell'IA

Yobbers ha anche iniziato a implementare AI Journey sulla propria piattaforma. Hanno iniziato individuando dove HelpMate (Helmut) dovesse intervenire e quando il team dovesse prendere il controllo. All'inizio Helmut gestiva tutto, ma ora hanno perfezionato il processo per filtrare in modo più efficace i messaggi WhatsApp in arrivo dai nuovi potenziali clienti.

Ad esempio, i potenziali clienti vengono accolti e viene loro chiesto cosa stanno cercando. Da lì, vengono indirizzati al posto giusto. Questa configurazione è ottima perché a volte gli utenti hanno domande che non trovano risposta nella knowledge base di Helmut.

Risultato

Il team sta sfruttando al massimo Trengo AI e ha notato miglioramenti significativi. I tempi di risposta sono molto più rapidi e l'efficienza complessiva del team è notevolmente migliorata. Ora è possibile rispondere alle richieste in appena 1/5 del tempo normalmente necessario.

Riteniamo che mantenere un approccio umano sia ancora molto importante, parallelamente all'automazione. Considerando il nostro pubblico di riferimento, è importante offrire una guida personalizzata e rassicurazione quando necessario.

Con l'AI, miriamo ad automatizzare il più possibile, garantendo al contempo un equilibrio sano e mantenendo l'interazione personale in determinate fasi. Finora, sono stati avviati oltre 600 percorsi di comunicazione con i potenziali clienti.

"Nel nostro settore, abbiamo una grande esperienza nell'aiutare le persone a trasferirsi all'estero, e questo è qualcosa che non possiamo affidare completamente all'intelligenza artificiale, ma va bene così. È il tocco personale che amiamo mantenere", ha aggiunto Lieke.