Automatizzazione della comunicazione con gli ospiti tramite WhatsApp e Ventrata

Punti chiave

• WhatsApp supera l'e-mail nella comunicazione con gli ospiti nelsettore turistico quando il tempo è un fattore determinante‍
• Ventrata consente l'invio automatico di messaggi personalizzati senzal'inserimento manuale dei dati‍
• Le aziende stagionali possono ampliare la comunicazione durante i periodi di picco senza aggiungerepersonale amministrativo‍
• La casella di posta centralizzata mantiene organizzati i piccoli team su più canali

Manchester River Cruises è un operatore di crociere fluviali a conduzione familiare nel Regno Unito che offre tour stagionali ed esperienze a tema, tra cui crociere con Babbo Natale, tour giornalieri ed eventi serali tributo. Gestendo oltre 1600 conversazioni al mese durante l'alta stagione con un team ridotto, l'azienda aveva bisogno di ampliare la comunicazione con gli ospiti senza aggiungere personale o perdere il proprio tocco personale.

Poiché il titolare dell'azienda è fortemente coinvolto nelle operazioni quotidiane, spesso alla guida delle imbarcazioni, Manchester River Cruises non dispone di una figura dedicata a tempo pieno alla comunicazione. Integrando Trengo con Ventrata, hanno automatizzato le conferme delle prenotazioni e i promemoria tramite WhatsApp, eliminando i tour persi e riducendo il carico di lavoro manuale di comunicazione di 15 ore per ogni tour!

Sfida: l'e-mail non funzionava

Manchester River Cruises utilizzava le e-mail per inviare conferme di prenotazione, orari dei tour e luoghi di prelievo. Il problema? Gli ospiti non le leggevano. 

Ciò ha portato a:

• Arrivi in ritardo e tour persi
• Ospiti frustrati e feedback negativi sui social media
• Ritardi operativi e stress aggiuntivo per il personale

Senza una figura dedicata alla comunicazione e con il proprietario spesso impegnato a guidare le imbarcazioni durante i tour, il team aveva bisogno di un sistema in grado di raggiungere gli ospiti in modo proattivo sui canali che effettivamente utilizzavano.

Soluzione: automazione di WhatsApp tramite Ventrata

Manchester River Cruises ha implementato Trengo per centralizzare le comunicazioni su WhatsApp, e-mail, SMS e social media. L'integrazione del sistema Ventrata è diventata la base per i flussi di lavoro automatizzati degli ospiti.

Come funziona:

Sincronizzazione automatica delle prenotazioni
Le prenotazioni confermate vengono automaticamente importate in Trengo, inclusi nome del cliente, data del tour, ora, luogo di prelievo e link ai biglietti digitali. In questo modo si crea un'unica fonte di riferimento per tutte le comunicazioni con gli ospiti.

Promemoria proattivi su WhatsApp
WhatsApp è diventato il canale principale per la comunicazione con gli ospiti. Flussi di lavoro automatizzati attivano messaggi personalizzati prima di ogni crociera, condividendo:

• 24 ore prima della partenza:orario del tour, punto di raccolta, link ai biglietti digitali
• 2 ore prima della partenza: istruzioni per il parcheggio e dettagli sull'imbarco
• Eventi a tema: messaggi personalizzati per le crociere di Babbo Natale e occasioni speciali

Ciò garantisce che gli ospiti ricevano, leggano e agiscano in base alle informazioni critiche.

Trigger intelligenti per tour stagionali e ad alto volume
Sono stati creati flussi di lavoro speciali per eventi come le crociere di Babbo Natale e le serate a tema, con l'invio di promemoria in base a finestre temporali specifiche. Ad esempio, il giorno prima o poche ore prima della partenza.

Fallback omnicanale
Se un ospite non risponde su WhatsApp, il personale può ricontattarlo automaticamente tramite SMS o e-mail senza cambiare piattaforma.

"Trengo ci ha aiutato a passare dal rincorrere gli ospiti tramite e-mail e messaggi a un sistema che funziona semplicemente in background. I nostri ospiti arrivano informati e puntuali, e il nostro team può concentrarsi sull'offrire un'esperienza fantastica sull'acqua." - Membro del team Manchester River Cruises

Risultati: meno assenze ingiustificate, meno lavoro manuale

L'impatto è stato chiaro e immediato:

• Meno ritardi e tour persi: gli ospiti ora ricevono promemoria personalizzati e tempestivi su un canale che consultano attivamente, WhatsApp.
• Riduzione del carico di lavoro del personale: l'automazione e le FAQ basate sull'intelligenza artificiale hanno eliminato gran parte del follow-up manuale e dei messaggi ripetitivi. Fino a 15 ore per tour!
• Operatività quotidiana più fluida: le comunicazioni vengono monitorate da un'unica casella di posta, anche quando il proprietario è impegnato nella conduzione delle imbarcazioni o nella gestione in loco.
• Migliore esperienza degli ospiti: una comunicazione chiara e proattiva porta a ospiti più soddisfatti e a un minor numero di commenti negativi sui social media.
• Crescita scalabile: grazie all'implementazione di flussi di lavoro automatizzati, Manchester River Cruises può ampliare con sicurezza la propria offerta stagionale e tematica senza aumentare i costi amministrativi.

Manchester River Cruises ha collaborato con i consulenti di Trengo per progettare flussi di lavoro personalizzati su misura per le operazioni turistiche stagionali, tra cui messaggi relativi a eventi a tema e comunicazioni dell'ultimo minuto relative alle condizioni meteorologiche.

Sei curioso di sapere cosa possono fare i nostri consulenti di soluzioni per la tua azienda? Scopri le possibilità o fai il passo successivo e prenota oggi stesso un incontro con il nostro team!