Che cos’è un accordo sul trattamento dei dati (DPA)? Guida completa

Che cos’è il trattamento dei dati?

Se la tua azienda utilizza software cloud per comunicare con i clienti, stai trattando dati personali. Che si tratti di un indirizzo e-mail, di una cronologia delle chat o di un numero di telefono, queste informazioni sono tutelate da rigide leggi sulla privacy. Comprendere i propri obblighi è fondamentale per garantire la conformità legale e rafforzare la fiducia dei clienti. Un accordo sul trattamento dei dati (DPA) è uno strumento giuridico fondamentale che definisce le modalità di trattamento di tali dati, assicurando che sia la tua azienda che i tuoi fornitori siano allineati in materia di sicurezza e privacy.

Sommario

Un accordo sul trattamento dei dati (DPA) è un contratto previsto dalla legge tra un titolare del trattamento (la tua azienda) e un responsabile del trattamento (un servizio di terze parti come Trengo). Esso definisce le regole specifiche, le misure di sicurezza e gli obblighi relativi al trattamento dei dati personali in conformità con normative quali il GDPR. Tale accordo è fondamentale per qualsiasi azienda che utilizzi software esterni per gestire le informazioni dei clienti, poiché garantisce che i dati vengano trattati in modo responsabile e sicuro.

TL;DR

• Un accordo sui dati personali (DPA) è un contratto obbligatorio ai sensi del GDPR quando una terza parte tratta dati personali per conto vostro.
• La vostra azienda è il “titolare del trattamento”, mentre il fornitore del software (come Trengo) è il “responsabile del trattamento”.
• La DPA specifica quali dati saranno trattati, in che modo, per quale motivo e per quanto tempo.
• Le clausole principali riguardano le misure di sicurezza, le notifiche in caso di violazione dei dati e il ricorso a subappaltatori.
• Operare senza un accordo sulla protezione dei dati (DPA) può comportare multe ingenti e danni alla reputazione.
• Fornitori affidabili come Trengo mettono a disposizione il proprio DPA per garantire la conformità.

Prima di poter comprendere l’accordo, dobbiamo innanzitutto definire l’azione. Nel contesto delle leggi sulla privacy dei dati, il termine “trattamento dei dati” ha un significato estremamente ampio. Si riferisce a qualsiasi operazione o insieme di operazioni effettuate sui dati personali, con o senza l’ausilio di mezzi automatizzati. Ciò include azioni quali la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento, il recupero, l’utilizzo, la comunicazione mediante trasmissione, la diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, l’allineamento, la combinazione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione dei dati. Per un’azienda che utilizza una moderna piattaforma di assistenza clienti, ciò copre quasi ogni interazione. Esempi pratici di trattamento dei dati includono: la memorizzazione del nome e dell’indirizzo e-mail di un cliente in una casella di posta condivisa, la registrazione della cronologia di una chat con un visitatore del sito web o il salvataggio di un numero di telefono da una conversazione su WhatsApp. Queste attività quotidiane sono tutte forme di trattamento dei dati.

Che cos’è un accordo sul trattamento dei dati (DPA)?

Un accordo sul trattamento dei dati (DPA) è un contratto giuridicamente vincolante tra un titolare del trattamento e un responsabile del trattamento che disciplina il trattamento dei dati personali. Il suo scopo principale è garantire che il responsabile del trattamento adempia agli obblighi di legge previsti dalle normative sulla protezione dei dati e tratti i dati esclusivamente secondo le istruzioni del titolare del trattamento. Questo accordo non è solo una formalità, ma costituisce un elemento fondamentale per la conformità alle norme sulla privacy dei dati. Nel contesto dell’utilizzo di un servizio come Trengo, i ruoli sono chiari:

• Titolare del trattamento: Si tratta della tua attività. Sei tu a decidere le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali. Ad esempio, decidi di raccogliere gli indirizzi e-mail dei clienti per fornire assistenza e inviare aggiornamenti sugli ordini.
• Responsabile del trattamento: si tratta del servizio di terze parti che utilizzi, come ad esempio Trengo. Trengo tratta i dati dei clienti per tuo conto e secondo le tue istruzioni al fine di fornire i propri servizi, quali la gestione della tua casella di posta omnicanale o l’implementazione di un chatbot basato sull’intelligenza artificiale.

Il DPA rafforza questo rapporto, garantendo che Trengo gestisca i dati dei vostri clienti con il massimo livello di sicurezza e nel pieno rispetto dei requisiti di legge.

Titolare del trattamento vs. Responsabile del trattamento: capire il proprio ruolo

È fondamentale comprendere la distinzione tra titolare del trattamento e responsabile del trattamento. Immaginatelo come se si trattasse della costruzione di una casa: il titolare del trattamento è l’architetto che disegna i progetti, decidendo l’aspetto della casa e la sua destinazione d’uso. Il responsabile del trattamento è il costruttore che realizza la casa seguendo rigorosamente i piani dell’architetto. L’architetto (titolare del trattamento) è il responsabile ultimo del prodotto finale, anche se è il costruttore (incaricato del trattamento) a svolgere il lavoro concreto. Allo stesso modo, in qualità di titolare del trattamento, la vostra azienda rimane responsabile in ultima istanza della protezione dei dati personali dei vostri clienti. Ecco perché è così importante scegliere un incaricato del trattamento conforme alle normative e affidabile. Un solido accordo sul trattamento dei dati (DPA) dimostra che il partner da voi scelto prende sul serio questa responsabilità e ha adottato le misure necessarie per salvaguardare i dati che tratta per vostro conto.

Lo scopo di un DPA: perché è molto più di una semplice formalità

Un accordo sul trattamento dei dati (DPA) svolge diverse funzioni fondamentali che vanno ben oltre il semplice adempimento di un requisito legale. Garantisce chiarezza e trasparenza tra voi e il vostro fornitore. Documenta formalmente le attività di trattamento dei dati, assicurando che tutti comprendano i propri ruoli, le proprie responsabilità e i propri limiti. Ma soprattutto, rappresenta un impegno a favore della sicurezza e della conformità. L’accordo specifica le misure di sicurezza tecniche e organizzative che il responsabile del trattamento deve attuare per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita o distruzione. Delinea le procedure per la gestione delle violazioni dei dati, l’assistenza nelle richieste relative ai diritti degli interessati e il mantenimento della riservatezza. Per i tuoi clienti, un DPA è un segno che tu e i tuoi partner vi impegnate a proteggere la loro privacy, che è un elemento fondamentale per costruire e mantenere la fiducia nel mondo digitale.

Perché un accordo di protezione dei dati (DPA) è un requisito legale imprescindibile

Per qualsiasi azienda che operi o serva clienti in regioni dotate di leggi moderne sulla protezione dei dati, un accordo sui trattamenti (DPA) non è facoltativo. Ai sensi di normative come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), un DPA costituisce un requisito legale obbligatorio ogni volta che un titolare del trattamento incarica un responsabile del trattamento di gestire dati personali. Ciò è espressamente indicato nell’articolo 28 del GDPR, che impone la stipula di un contratto vincolante tra le due parti. I rischi di non conformità sono gravi e possono avere un impatto devastante su un’azienda. Le autorità di controllo possono infliggere pesanti sanzioni pecuniarie in caso di violazioni, che ai sensi del GDPR possono arrivare fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale annuo dell’azienda, a seconda di quale sia l’importo più elevato. Al di là delle sanzioni pecuniarie, il danno reputazionale derivante da una violazione della privacy dei dati può essere ancora più costoso, portando a una perdita di fiducia da parte dei clienti che è difficile da recuperare.

Quando è necessario un accordo sul trattamento dei dati?

È necessario stipulare un accordo sul trattamento dei dati (DPA) ogni volta che si concede a un fornitore di servizi terzo l’accesso ai dati personali dei propri clienti, dipendenti o utenti. Il concetto fondamentale è semplice: se si utilizza uno strumento esterno per archiviare, gestire o interagire con qualsiasi informazione personale relativa ai clienti, è necessario un DPA. Ciò vale per una vasta gamma di software aziendali di uso comune. Ecco alcuni scenari chiari e concreti in cui è richiesto un DPA:

• Quando si utilizza una piattaforma con casella di posta condivisa come Trengo per gestire le e-mail dei clienti e i ticket di assistenza.
• Quando si integra l'API di WhatsApp Business tramite un provider per gestire le chat e le richieste dei clienti.
• Quando utilizzi uno strumento di chat live sul tuo sito web per interagire con i visitatori in tempo reale.
• Quando si utilizza un software basato su cloud, che si tratti di un CRM, di un servizio di assistenza, di un sistema di automazione del marketing o di un software di comunicazione, che memorizza i dati dei clienti.
• Quando si utilizzano strumenti di analisi che elaborano i dati degli utenti o fornitori di servizi di hosting cloud che archiviano i propri database.

Cosa dovrebbe contenere un accordo sul trattamento dei dati? Una lista di controllo delle clausole fondamentali

Un accordo sulla protezione dei dati (DPA) completo deve essere dettagliato e specifico. Sebbene esistano modelli predefiniti, è fondamentale assicurarsi che il proprio accordo contenga tutte le clausole necessarie previste dalla legge. Di seguito è riportata una lista di controllo degli elementi essenziali che ogni DPA dovrebbe includere, come previsto da normative quali il GDPR.

Oggetto, durata, natura e finalità del trattamento

La presente clausola costituisce il fondamento dell’accordo. Deve descrivere chiaramente “cosa, per quanto tempo, come e perché” del trattamento dei dati. Specifica i dati oggetto di trattamento, la durata del contratto, i tipi di attività di trattamento che il responsabile del trattamento svolgerà (ad esempio, conservazione, recupero) e la finalità generale (ad esempio, fornire servizi di assistenza clienti).

Tipi di dati personali e categorie di interessati

La DPA deve specificare esattamente quali tipi di dati personali saranno trattati. Questi potrebbero includere informazioni di contatto (nomi, indirizzi e-mail, numeri di telefono), dati relativi alle comunicazioni (registri delle chat, contenuti delle e-mail) o dati tecnici (indirizzi IP). Deve inoltre identificare le categorie di soggetti i cui dati vengono trattati, quali clienti, visitatori del sito web o dipendenti.

Obblighi del responsabile del trattamento

Questa è una sezione fondamentale che delinea i doveri del responsabile del trattamento. Uno degli obblighi principali è che il responsabile del trattamento debba agire esclusivamente in base alle istruzioni documentate del titolare del trattamento. Non può utilizzare i dati per i propri scopi. Questa clausola garantisce che tu, in qualità di titolare del trattamento, mantenga il controllo sui tuoi dati.

Misure di riservatezza e sicurezza

Il responsabile del trattamento deve impegnarsi a garantire la riservatezza dei dati personali. L’accordo sul trattamento dei dati (DPA) dovrebbe specificare in dettaglio le misure di sicurezza tecniche e organizzative adottate dal responsabile del trattamento per proteggere i dati. Tra queste figurano misure di protezione quali la crittografia dei dati in transito e in archiviazione, i controlli di accesso, i test di sicurezza periodici e la formazione del personale. È proprio in questo ambito che un partner affidabile come Trengo dimostra il proprio impegno a rispettare standard di sicurezza rigorosi.

Ricorso a sub-responsabili del trattamento

La presente clausola stabilisce se il responsabile del trattamento possa avvalersi di altre società (sub-responsabili del trattamento) per l’assistenza nel trattamento dei dati. In tal caso, il responsabile del trattamento deve ottenere la previa autorizzazione scritta del titolare del trattamento. Inoltre, il responsabile del trattamento principale è tenuto a stipulare un accordo sul trattamento dei dati (DPA) con i propri sub-responsabili del trattamento che imponga gli stessi obblighi in materia di protezione dei dati, garantendo che la catena di sicurezza rimanga inalterata.

Diritti degli interessati

Gli interessati godono di diritti sui propri dati, quali il diritto di accesso, di rettifica o di cancellazione. Il DPA deve specificare in che modo il responsabile del trattamento assisterà il titolare del trattamento nell’evadere tempestivamente ed efficacemente tali richieste da parte degli interessati.

Notifiche relative alle violazioni dei dati

In caso di violazione dei dati, il tempo è un fattore fondamentale. La legge sulla protezione dei dati deve obbligare il responsabile del trattamento a informare il titolare del trattamento “senza indebito ritardo” dopo aver preso conoscenza della violazione. Ciò consente al titolare del trattamento di adempiere ai propri obblighi legali di segnalare la violazione alle autorità di controllo e, se necessario, alle persone interessate.

Cancellazione o restituzione dei dati

L'accordo deve prevedere un piano di cessazione ben definito. Questa clausola specifica cosa ne sarà dei dati personali al termine del contratto. Il responsabile del trattamento deve essere tenuto a cancellare tutti i dati personali oppure a restituirli al titolare del trattamento, nonché a cancellare le copie esistenti, a meno che la legge non ne imponga la conservazione.

Come stipulare un accordo sulla protezione dei dati (DPA) con i propri fornitori di servizi

L’implementazione di un Accordo sul trattamento dei dati (DPA) dovrebbe essere un processo semplice con qualsiasi azienda SaaS affidabile. Questi fornitori comprendono i propri obblighi legali e in genere rendono il processo agevole per i propri clienti. Il DPA viene spesso presentato come un’appendice o un accordo supplementare ai Termini di servizio principali. In molti casi, viene automaticamente incorporato nei termini che accetti al momento della registrazione. Per altri servizi, potrebbe essere necessario richiedere il DPA, che potrà poi essere esaminato e firmato elettronicamente. È fondamentale esaminare i contratti stipulati con tutti i fornitori di software per assicurarsi che sia in vigore un DPA. Piattaforme affidabili come Trengo semplificano questa operazione, mettendo a disposizione di tutti i clienti un DPA chiaro ed esaustivo, per garantire la piena conformità sin dal primo giorno.

Un Accordo sul trattamento dei dati (DPA) è un contratto legale obbligatorio che tutela la vostra azienda, salvaguarda i dati dei vostri clienti e costituisce un pilastro fondamentale della moderna protezione dei dati. Trasforma un requisito legale in un’opportunità per dimostrare il vostro impegno in materia di sicurezza e costruire un rapporto di fiducia duraturo. Garantire la conformità tra tutti i vostri fornitori di software non è solo una buona pratica, ma è essenziale per una crescita sostenibile. Garantire la conformità non deve necessariamente essere complicato. Grazie alla piattaforma sicura di Trengo e al DPA completo, puoi unificare le comunicazioni con i tuoi clienti in tutta sicurezza. Scopri come Trengo protegge i tuoi dati.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra un DPA e il GDPR?

Il GDPR è una legge, mentre un DPA è un contratto previsto da tale legge. Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è una normativa completa in materia di protezione dei dati che stabilisce le regole per il trattamento dei dati personali. Un accordo sul trattamento dei dati (DPA) è il documento specifico e giuridicamente vincolante che due parti (un titolare del trattamento e un responsabile del trattamento) sottoscrivono per dimostrare in che modo intendono rispettare tali regole nel corso della loro collaborazione.

Qual è la differenza tra un accordo di riservatezza (NDA) e un accordo sul trattamento dei dati?

Un accordo di riservatezza (NDA) tutela le informazioni riservate, mentre un accordo sul trattamento dei dati (DPA) disciplina il trattamento legittimo dei dati personali. Un accordo di riservatezza è finalizzato a impedire la divulgazione di informazioni aziendali riservate (riservatezza). Un accordo sul trattamento dei dati è specificamente concepito per soddisfare i requisiti della normativa sulla protezione dei dati (conformità e protezione). Sebbene un accordo sul trattamento dei dati includa clausole di riservatezza, il suo scopo principale è quello di regolamentare le attività di trattamento dei dati, il cui ambito di applicazione è molto più ampio rispetto alla semplice prevenzione della divulgazione.

Un “Data Processing Addendum” è la stessa cosa di un DPA?

Sì, a tutti gli effetti, i termini sono usati in modo intercambiabile. Un “addendum” è un documento allegato a un contratto principale già esistente, come i Termini di servizio. Che si chiami “Accordo sul trattamento dei dati” o “Addendum sul trattamento dei dati”, svolge la stessa funzione giuridica, ovvero definire i termini per il trattamento dei dati personali tra un titolare del trattamento e un responsabile del trattamento.

Cosa succede se si trattano dati senza un accordo di trattamento dei dati (DPA)?

Il trattamento dei dati in assenza del necessario accordo di elaborazione dei dati (DPA) costituisce una violazione diretta di normative quali il GDPR. Ciò può comportare gravi conseguenze, tra cui multe ingenti, azioni legali da parte degli interessati e la sospensione delle attività di trattamento dei dati. Inoltre, comporta un enorme rischio di responsabilità civile per la vostra azienda, poiché non esiste un quadro giuridico che disciplini il modo in cui il vostro fornitore gestisce i dati sensibili dei vostri clienti, e danneggia gravemente la fiducia dei clienti.

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