Come Footy è riuscita a estendere la comunicazione personalizzata su WhatsApp a oltre 500 squadre contemporaneamente

Footy, un'organizzazione calcistica amatoriale in rapida espansione nei Paesi Bassi, gestisce oltre 800 squadre di calcio in più di 10 città. Ogni stagione coordina le iscrizioni, i calendari e i pagamenti, attività che si basano in gran parte sulla comunicazione tramite WhatsApp.

Ma man mano che Footy cresceva, i suoi processi di comunicazione non riuscivano a stare al passo.

Grazie all'implementazione della messaggistica proattiva su WhatsApp con Trengo, Footy ha trasformato l'invio manuale di messaggi in massa in un flusso di lavoro scalabile, personalizzato e automatizzato, che le ha permesso di raggiungere istantaneamente centinaia di squadre di calcio.

La sfida: ampliare la portata della comunicazione su WhatsApp senza perdere il tocco personale

Man mano che Footy cresceva, aumentava anche il volume delle comunicazioni. Ciò che un tempo funzionava per piccoli gruppi diventava più difficile da gestire su larga scala.

Per inviare aggiornamenti o richieste di registrazione, il team doveva cercare manualmente ogni squadra su Trengo e inviare i messaggi uno per uno. Questo metodo si è rivelato ben presto insostenibile quando si è trattato di gestire più di 500 squadre contemporaneamente.

Allo stesso tempo, le opzioni di invio di messaggi di massa già disponibili non soddisfacevano le loro esigenze. I messaggi erano generici, privi di personalizzazione e non offrivano alcun modo chiaro per monitorare le risposte o le azioni intraprese.

Ciò ha comportato diverse difficoltà:

• Fasi di lavoro che richiedono molto tempo: l'invio di messaggi in massa potrebbe richiedere ore a causa delle operazioni manuali
• Mancanza di personalizzazione: non è possibile inserire dettagli specifici della squadra, come i nomi o le informazioni sul campionato
• Mancanza di visibilità sulle risposte: è difficile tenere traccia delle conferme, dei pagamenti o dei follow-up

Di conseguenza, procedure fondamentali come le iscrizioni stagionali sono diventate lente, manuali e difficili da gestire.

La soluzione: messaggistica proattiva su WhatsApp con Trengo

Per risolvere il problema, Footy ha implementato Proactive Support, un'estensione personalizzata di Trengo che consente l'invio di messaggi WhatsApp in massa con personalizzazione completa.

Disponibile come widget nella barra laterale di Trengo, la soluzione si integra perfettamente nel loro flusso di lavoro esistente. Invece di inviare i messaggi uno per uno, Footy può ora caricare un file CSV con i dati delle squadre e raggiungere centinaia di squadre con un'unica operazione.

Ciò che fa la differenza è che la scalabilità non va a discapito della personalizzazione. Grazie all'uso di variabili dinamiche, ogni messaggio include automaticamente dettagli rilevanti quali i nomi delle squadre, le informazioni sul campionato o le istruzioni di pagamento, facendo sì che ogni messaggio sembri fatto su misura.

Tra gli elementi chiave della soluzione figurano:

• Comunicazione tramite CSV: basta un unico caricamento per inviare messaggi istantanei a centinaia di team
• Modelli personalizzati: le variabili dinamiche garantiscono una comunicazione pertinente e su misura
• Nessuna configurazione tecnica: completamente gestito all'interno di Trengo, senza bisogno di sviluppatori

Dall'invio dei messaggi alla gestione delle conversazioni

Oltre all'invio dei messaggi, Proactive Support ha anche rivoluzionato il modo in cui Footy gestisce le risposte e i follow-up. I messaggi possono includere pulsanti interattivi come "Conferma partecipazione" o "Paga ora", consentendo alle squadre di agire direttamente all'interno di WhatsApp.

Quando una squadra clicca su un pulsante, Trengo applica automaticamente etichette come "Confermato", fornendo a Footy una panoramica immediata dello stato di ciascuna squadra.

Grazie a questa configurazione, Footy è ora in grado di gestire momenti cruciali di comunicazione su larga scala:

• Iscrizioni stagionali: invia le richieste di iscrizione a centinaia di squadre e monitora automaticamente le conferme
• Promemoria di pagamento: avvisa i team in merito alle fatture in sospeso con azioni di pagamento dirette
• Prossime opportunità di automazione: aggiornamenti sui risultati, modifiche al calendario e cancellazioni per maltempo

Il risultato: una comunicazione più veloce, più intelligente e scalabile

Abbandonando i flussi di lavoro manuali, Footy ha raggiunto un nuovo livello di efficienza e controllo.

• Un notevole risparmio di tempo: le campagne che prima richiedevano ore ora vengono completate in pochi minuti
• Scalabilità senza limiti: comunica facilmente con oltre 500 team contemporaneamente, con un aumento del volume del 60% già nel primo mese. 
• Visibilità completa: saprai sempre chi ha risposto e chi necessita di un follow-up
• Maggiore coinvolgimento: i messaggi e i pulsanti personalizzati garantiscono risposte più rapide

«Prima, inviare aggiornamenti a centinaia di team richiedeva ore di lavoro manuale. Ora possiamo raggiungere tutti all’istante con messaggi personalizzati e sapere esattamente chi ha risposto. Ha cambiato completamente il modo in cui comunichiamo su larga scala.»

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